Ordonnance sur la gestion administrative des offices d'enregistrement (Amtschreibereiverordnung, ASV) - Domaine de compétence (ASV)

1. L'administration comprend

a) le bureau du registre foncier ;

b) le bureau des successions ;

c) le bureau des poursuites ;

d) le bureau des faillites ;

e) le registre du commerce.

2. Le présent règlement régit les activités du bureau du registre foncier et du bureau des successions.

1. Le greffier ou la greffière est à la tête du greffe.

2. Le greffier ou la greffière et le suppléant ou la suppléante sont habilités à la suppléance exceptionnelle dans tous les greffes.

1. Le registre des régimes matrimoniaux (registre principal, répertoire des personnes et pièces justificatives) ainsi que les déclarations concernant le maintien de l’union des biens (art. 9e al. 1 Titre final (TF) du Code civil suisse (CCS) du 10 décembre 1907) et l'assujettissement au nouveau droit (art. 10b al. 1 TF CCS) sont conservés auprès de l'office de l'état civil.

2. Outre les registres prescrits par le droit fédéral, les registres suivants doivent être tenus

a) Registre des dispositions testamentaires remises en dépôt et des notifications conformément à l'article 18 alinéa 2 ECLC : dans ce registre doivent également être répertoriées toutes les dispositions pour cause de mort et les contrats de mariage notariés par l'office de l'état civil, ainsi que tous les autres actes établis par l'office ayant une signification patrimoniale ou successorale ;

b) Registre des cautionnements ;

c) Registre des protêts de lettre de change.

1. Les actes doivent être rédigés par écrit. L'écriture doit être bien lisible.

2. Les ratures, espaces, abréviations non couramment utilisées, effacements et écritures superposées sont à éviter.

3. Pour la rédaction de l'acte, seul du papier aux formats normalisés et de bonne qualité doit être utilisé.

1. Modifications et insertions doivent être apposées en marge ou à la fin. Les ajouts doivent être signés séparément.

2. Sous réserve de la correction des erreurs manifestes d'écriture et de calcul, qui peuvent être rectifiées par le greffier ou la greffière lui-même/elle-même. La correction doit être notifiée par écrit aux parties.

1. Lors de la conclusion de l'authentification, il convient d'apposer le cachet officiel à côté de la signature de la greffière ou du greffier à des fins de régularité.

1. L'acte authentique doit généralement être rédigé en langue allemande. À titre exceptionnel, il peut également être rédigé dans l'une des autres langues officielles de la Confédération.

2. Les certifications peuvent également être effectuées dans d'autres langues.

1. Le greffier ou la greffière peut établir des expéditions électroniques des actes publics qu’il ou elle a dressés, à condition qu’il ou elle soit inscrit(e) au registre suisse des officiers publics.

2. Le greffier ou la greffière ainsi que les employés habilités à certifier des greffes peuvent attester électroniquement la conformité des copies électroniques qu’ils ont établies avec les documents originaux sur papier ainsi que l’authenticité des signatures, à condition qu’ils soient inscrits au registre suisse des officiers publics.

3. La procédure et les spécifications techniques sont régies par le droit fédéral.

4. Le département inscrit les personnes visées aux paragraphes 1 et 2 dans le registre suisse des officiers publics et effectue les modifications nécessaires.

1. Le greffier ou la greffière vérifie l'identité des parties et des autres participants, si ceux-ci ne lui sont pas personnellement connus.

2. Le greffier ou la greffière examine si les parties et les autres participants possèdent les qualités requises pour l'authentification publique.

1. Dans l'acte, il convient d'indiquer les noms des parties ainsi que, le cas échéant, les témoins, les représentants, les traducteurs ainsi que les experts.

2. La désignation des parties doit comprendre

a) pour les personnes physiques : le nom, le(s) prénom(s), la date de naissance, le sexe, l'état civil, le lieu d'origine ou la nationalité, le lieu de résidence et l'adresse, ainsi que, pour les personnes mariées ou vivant en partenariat enregistré, le nom de naissance ou le nom qu'elles portaient avant le mariage ou l'enregistrement du partenariat ;

b) pour les personnes morales ainsi que les sociétés en nom collectif et en commandite : la dénomination ou le nom, le siège avec adresse et la forme juridique, si celle-ci ne ressort pas du nom ou de la raison sociale, ainsi que le numéro IDE.

1. Si une partie est muette, sourde, aveugle ou autrement altérée dans sa perception sensorielle ou sa capacité d'expression, l'authentification publique ne peut être effectuée que si le greffier ou la greffière s'est assuré que la partie est capable de comprendre le contenu de l'acte. Il doit être consigné dans l'acte authentique comment le contenu de ce dernier a été porté à la connaissance de la partie.

2. En cas de nécessité, une personne experte doit être consultée. Celle-ci doit être présente lors de l'authentification. Elle confirme par sa signature sur l'acte avoir communiqué à la partie le contenu de celui-ci en son âme et conscience.

1. Les plans qui font partie intégrante des actes publics doivent être datés et signés par les parties ainsi que par le greffier ou la greffière.

2. Si un plan appartient à plusieurs actes, le greffier ou la greffière doit le signer uniquement lors de la création du premier acte.

3. Pour les plans de mutation, la signature du greffier ou de la greffière n'est pas requise.

1. Lors de chaque transaction, il convient d'examiner si l'approbation d'une autorité est requise pour sa validité.

2. Lors de la conclusion d'actes juridiques auprès de l'office des actes officiels concernant des personnes sous tutelle ou mineures, il est nécessaire de solliciter l'avis de l'autorité de protection de l'enfant et de l'adulte pour savoir si l'acte requiert leur approbation ou l'intervention d'une curatrice ou d'un curateur.

3. Les autorisations requises doivent être obtenues par l'office des actes officiels. À titre exceptionnel, la fourniture de ces autorisations peut être laissée à la charge des parties.

4. Si un acte authentique ou une copie de celui-ci doit être délivré avant la fourniture de la déclaration d'approbation, son absence doit être mentionnée dans l'acte ou la copie.

1. Si un acte juridique nécessitant une inscription au livre foncier est encore conditionnel ou à terme au moment de son authentification, il doit être noté dans l'acte que l'inscription au journal ne doit avoir lieu que lorsque la condition est réalisée ou que le délai est écoulé.

1. Lors de l'authentification d'actes juridiques concernant des droits sur des biens immobiliers, dont certains se trouvent dans d'autres districts cadastraux du canton, le greffier ou la greffière effectue d'office l'inscription auprès des autres bureaux du registre foncier.

1. Si plusieurs exemplaires d'un acte sont établis, le nombre d'exemplaires simultanément créés ainsi que leurs destinataires doivent être indiqués dans chacun d'eux.

1. Les documents doivent être classés selon le type de transaction et conservés en sécurité, numérotés de manière continue et reliés périodiquement (§ 49 Contrôles des transactions authentifiées). Si les pièces relatives à l'authentification ne sont pas conservées avec l'acte original, le lieu de conservation doit être indiqué avec le numéro de référence sur l'acte original.

1. L'acte contient toutes les clauses essentielles du contrat.

1. Les contrats de transfert de propriété doivent contenir une description complète du bien-fonds selon le registre foncier. Dans le cas de parcellisations à des zones de voirie publique ou d'affaires similaires, une description abrégée du bien-fonds suffit, de même que pour les avant-contrats.

1. Les parties à l'achat doivent être informées des servitudes, des charges foncières, des préemptions et des annotations existantes, à moins qu'elles ne leur soient déjà suffisamment connues.

1. Si plusieurs biens immobiliers sont vendus dans le même contrat de vente, le contrat doit contenir non seulement le prix de vente global, mais également le prix de vente de chaque bien immobilier individuellement.

1. Si les dettes hypothécaires ne sont pas reprises par la partie acquérante, celle-ci doit être informée dans le contrat de transfert de propriété de la persistance de la responsabilité hypothécaire.

2. Si, dans le contrat de transfert de propriété, l'obligation de dette pour une créance, pour laquelle une cédule hypothécaire au porteur ou de propriétaire établie sur le bien immobilier sert de gage, est reprise, il convient de veiller à ce que la créance et la débitrice de la cédule soient transférées à la partie acquérante.

1. Déterminer le moment du transfert des risques et avantages.

1. Si des biens meubles sont vendus avec l'immeuble, les objets doivent être énumérés dans le contrat d'achat ou dans un inventaire spécial, et le prix correspondant doit être spécifié séparément.

1. Lorsqu'un droit de préemption, d'achat ou de rachat est établi, ou lorsqu'un avant-contrat est conclu, il convient de veiller à ce que le déroulement ultérieur de l'acte juridique soit précisément décrit dans l'acte.

1. Si un droit de préemption est inscrit au registre foncier, l'agent des affaires foncières doit s’efforcer d’être autorisé par la partie vendeuse dans le contrat de vente à émettre la notification prévue à l’article 681a, paragraphe 1 du CC, et à recevoir valablement une déclaration d’exercice ou de renonciation éventuelle.

2. À moins que la partie vendeuse n’en décide autrement, ce qui doit être consigné dans le contrat de vente, la demande d’inscription au registre foncier ne doit intervenir qu’après l’expiration du délai légal d’exercice ou après la réception de la déclaration de renonciation.

3. Si la partie vendeuse n’accorde pas l’autorisation d'inscription à la partie bénéficiaire du droit de préemption, elle peut exiger que l’ancienne partie acheteuse soit inscrite au registre foncier en tant que propriétaire, indépendamment du fait que la partie bénéficiaire du droit de préemption intente une action en justice ou non.

4. Si un droit d’achat ou un droit de préemption limité est inscrit au registre foncier et qu’une partie du terrain est vendue, il convient de s’efforcer de faire en sorte que la partie vendeuse et la partie acheteuse, ou la partie bénéficiaire du droit de préemption, s'entendent sur l’étendue et la continuation du droit inscrit.

5. Si un bien-fonds est fusionné avec un bien-fonds grevé d’un droit de préemption, un règlement de la mention doit être également recherché. Si un accord n’est pas possible, la fusion doit tout de même être effectuée. Il convient de préciser que le droit de préemption ne se rapporte qu’à la surface antérieure. Le registre foncier doit décrire l'étendue en surface du droit inscrit.

1. Lors de l'établissement de droits de construction rapproché et d'autres droits, représentant une suppression ou une modification des restrictions légales de la propriété, il convient de faire référence à la réserve du droit public.

1. Si, lors des parcelles, la procédure selon l'article 743 du Code civil suisse (CC) doit être suivie, l'acte doit préciser quelles notifications doivent être émises.

1. Les contrats portant sur la constitution d'une hypothèque doivent être signés par le débiteur ou la débitrice et par le propriétaire ou la propriétaire du bien immobilier à hypothéquer.

1. Les inventaires et les certificats d'absence de patrimoine reçus par le maire ou la mairesse doivent être comparés avec le registre de l'état civil. Le maire et la mairesse doivent, si nécessaire, être incités à remplir leurs obligations.

1. Le président ou la présidente de la commune, qui a dressé l'inventaire de la succession, ne peut représenter aucun héritier ni aucune héritière.

1. Le greffier ou la greffière doit vérifier le registre des héritiers à l'aide des documents de l'état civil et le compléter si nécessaire.

1. Le greffier ou la greffière doit, dans la mesure du possible, vérifier si le défunt ou la défunte a laissé une disposition à cause de mort ou un contrat de mariage.

1. Les dispositions à cause de mort et les contrats de mariage doivent être communiqués aux héritiers et héritières après le décès de la testatrice ou du testateur, généralement avec la convocation, mais au plus tard lors de l'audience d'inventaire, par le ou la greffière. À moins que les héritiers et héritières n'y renoncent, une copie de la disposition ou du contrat de mariage doit leur être remise.

2. Si une disposition à cause de mort existe et qu'aucun inventaire n'est établi, elle doit être communiquée sans délai par écrit aux héritiers et héritières ; le cas échéant, ceux-ci et celles-ci doivent être convoqués à une audience. Les héritiers et héritières doivent être informés qu'ils peuvent demander un inventaire. Un procès-verbal de l'ouverture orale doit être dressé. Les dossiers doivent être annexés aux certificats de carence de patrimoine.

1. Si la disposition pour cause de mort contient une institu­tion d'héritier et que la légitimité des héritiers institués n'est pas contestée dans un délai d'un mois, le greffier ou la greffière délivre un certificat d'hérédité sur demande des héritiers institués. S'il n'y a pas d'héritiers institués, les héritiers légaux peuvent, sur demande motivée, demander la délivrance d'un certificat d'hérédité, de même si des héritiers institués existent à côté d'eux.

2. Le certificat doit mentionner son objet. Il ne peut être délivré de certificats d'hérédité libellés en termes généraux.

1. L'inscription des actifs dans l'inventaire doit généralement se faire selon l'ordre indiqué dans le procès-verbal.

2. Dans l'inventaire, les terrains doivent être inscrits individuellement avec une description complète de chaque parcelle ainsi que l'estimation du maire ou de la mairesse. Le cas échéant, il convient d'indiquer si les terrains ont été acquis avant ou pendant le mariage. Pour chaque propriété, le motif d'acquisition doit être précisé.

3. À la suite des terrains, les biens mobiliers doivent être répertoriés selon leur catégorie, en indiquant leur valeur. Ils ne doivent être énumérés individuellement que si le partage l'exige. Il convient ensuite d'inscrire les liquidités, les valeurs mobilières, les créances, les participations et les autres actifs.

4. Les terrains, valeurs mobilières et créances peuvent également être mentionnés dans un registre qui doit être annexé à l'inventaire en tant que partie intégrante.

5. Si des valeurs patrimoniales sont soumises à un usufruit, la valeur en capital de l'usufruit doit être calculée. Il convient d'appliquer le taux d'intérêt fixé par le tribunal cantonal.

6. Les passifs doivent être classés en fonction des dettes hypothécaires, des dettes courantes (y compris les créances selon l'art. 334 du CC), des frais liés au décès, des dettes de cautionnement et des obligations de garantie.

7. La totalité des actifs et passifs doit être évaluée à la valeur de la date du décès.

1. Le patrimoine net inventorié doit être déterminé au moyen d'un bilan.

1. Les contrats de mariage et les dispositions à cause de mort doivent être inscrits dans l'inventaire quant à leur contenu essentiel.

1. Lorsque le partage de la succession le rend nécessaire, une séparation des biens doit être effectuée. À cet effet, le greffier ou la greffière doit établir le régime matrimonial.

2. Si, dans le cadre des régimes matrimoniaux anciens, il n'y a que des biens apportés ou des biens propres d'une importance négligeable, il peut être renoncé à leur séparation.

3. Si la succession est tout d'abord acceptée sans partage, il convient néanmoins d'encourager la réalisation de la séparation des biens. Lors de la séparation des biens, les frais funéraires et les avances sur héritage ne doivent pas être pris en compte, à moins que les parties ne conviennent autrement. Les frais funéraires doivent être déduits de la succession de la défunte ou du défunt.

1. Le contrat de partage doit en règle générale inclure la disposition de l'ensemble des actifs et passifs. Si la totalité de la succession n'est pas partagée, le contrat de partage doit indiquer ce qui reste en copropriété des héritiers et héritières.

2. Si le jour du décès n'est pas retenu comme jour de partage, une nouvelle masse doit être constituée.

3. La représentation comptable exacte peut être confiée au ou à la greffière, qui l'authentifie dans un avenant sans nécessiter la participation des parties. Sauf renonciation des héritiers et héritières, l'avenant doit leur être porté à connaissance.

1. La vente des biens immobiliers de la défunte ou du défunt doit se faire par adjudication, sauf si tous les héritiers et héritières consentent à une vente de gré à gré. La liquidation des autres biens se fera à l'appréciation de la greffière ou du greffier.

1. Si le testateur ou la testatrice demande la restitution du testament ou si la personne mandante demande la restitution du mandat pour cause d'inaptitude, ce document doit être remis. La réception doit être attestée et l'attestation doit être insérée à la place du document retiré.

1. Lors de l'authentification des décisions, le greffier ou la greffière doit être présent(e) personnellement à l'assemblée et tenir un procès-verbal précis des décisions prises.

2. Ce procès-verbal doit mentionner le lieu et le moment de l'assemblée ainsi que la procédure d'adoption de chaque décision individuelle.

3. Sur demande, les propositions doivent être explicitement mentionnées dans le procès-verbal. Le procès-verbal doit être signé par le président ou la présidente, le rédacteur ou la rédactrice du procès-verbal ainsi que par le greffier ou la greffière.

1. L'établissement d'un inventaire public des biens d'une personne placée sous tutelle ou curatelle est effectué sur ordre de l'autorité de protection de l'enfant et de l'adulte par le greffier ou la greffière.

1. Les copies des protêts de lettres de change doivent être conservées de manière ordonnée et sécurisée, numérotées de manière continue et reliées périodiquement.

1. Les états et les événements ne peuvent être constatés par le greffier ou la greffière que sur la base des observations faites par ceux-ci. Le greffier ou la greffière doit rédiger une description précise de l'état ou de l'événement observé et mentionner qui a demandé cette constatation.

1. Le commissaire-priseur ou la commissaire-priseuse doit établir les conditions de la vente aux enchères en collaboration avec la personne qui effectue la vente aux enchères.

2. Lorsque la copropriété ou la propriété indivise est mise aux enchères par décision du juge et que les conditions de la vente aux enchères ne sont pas fixées par le juge, les personnes effectuant la vente aux enchères doivent être renvoyées au juge en cas d'absence d'accord.

1. Là où il existe des dispositions relatives au plafonnement des prix et où plusieurs offrent le prix maximum, le sort doit décider, à moins que les conditions de vente aux enchères n'en disposent autrement.

2. Sont réservées les dispositions légales contraires.

1. Les soumissionnaires ou soumissionnaires agissant au nom d'autrui doivent se munir d'une procuration avant de soumettre une offre. Le mandant ou la mandante doit être annoncé(e) par le directeur ou la directrice de la vente aux enchères.

1. Les actes notariés doivent être inscrits dans les contrôles appropriés des affaires sous un numéro d'ordre. Les contrôles suivants doivent être tenus

a) Contrôle des achats : On doit y inscrire tous les contrats d'achat, d'échange et de donation concernant des biens immobiliers, ainsi que tous les contrats relatifs à la dissolution de propriétés communes et indivises, pour autant que seuls des biens immobiliers soient concernés ;

b) Contrôle des gages immobiliers : On doit y inscrire tous les contrats de gage immobilier ;

c) Contrôle des contrats de servitudes et des autres actes juridiques réels : On doit y inscrire tous les contrats portant sur les servitudes et les charges foncières, les associations et lotissements de propriétés foncières, ainsi que les avant-contrats et similaires, authentifiés par le greffe ;

d) Contrôle des inventaires : On doit y inscrire tous les inventaires et partages successoraux, pour autant qu'il ne s'agisse pas de simples divisions de propriétés foncières ;

e) Contrôle des actes notariés : On doit y inscrire les actes suivants établis par le greffier ou la greffière

1. les dispositions pour cause de mort ;

2. tous les autres actes publics, tels que les contrats de mariage, les contrats de rente, dans la mesure où ils ne concernent pas les institutions d'héritier, et les actes issus du droit des sociétés.

f) Contrôle des adjudications volontaires ;

g) Contrôle des mandats pour cause d'inaptitude : On doit y inscrire tous les mandats pour cause d'inaptitude.

1. Contre une décision du greffe, un recours peut être formé devant la Cour supérieure dans un délai de 10 jours à compter de la notification.

2. La procédure de recours est régie, sous réserve de dispositions fédérales contraires, par les dispositions de la loi sur la protection juridique en matière administrative (VRG) du 15 novembre 1970 concernant la procédure devant les autorités judiciaires administratives.

3. Le recours est exclu lorsqu'une possibilité de recours est prévue par le droit fédéral ou lorsque la voie de l'action judiciaire doit être empruntée.