Règlement d'application de la loi sur l'archivage et les archives publiques (RLArch) (RLARCH)

Le présent règlement précise

a) les tâches des services du Canton, des entités et des organismes assujettis à la loi ;

b) l'accès aux archives ;

c) le rôle et les compétences des Archives de l'État.

1 L’institution archivistique est l’entité qui, dotée de ressources adéquates et de personnel possédant des compétences spécifiques, conserve et gère les archives de sa compétence.

2 Sont définis comme services d’archivage interne les unités du Canton, les entités publiques et les organismes assujettis à la loi qui ne dépendent pas d’une institution archivistique et s’occupent de manière autonome de l’archivage de leurs propres documents.

3 Les archives individuelles conservées par les institutions archivistiques et par les services d’archivage interne sont les ensembles de documents destinés à la conservation permanente et liés entre eux par un rapport donné par la provenance, en ce qu’ils sont attribuables à un unique producteur, ou par d’autres éléments de contenu, dans le cas de recueils et de collections.

4 Est défini comme archive administrative l’ensemble des documents appartenant aux dossiers courants et clos conservés auprès du service producteur, en tant qu’ils sont encore utiles pour l’activité administrative courante.

1 L’Archivio di Stato institue et gère sous forme électronique la liste actualisée des entités et organismes assujettis à la loi.

2 Les services qui archivent en propre sont indiqués séparément.

3 L’Archivio di Stato assure la publication de ces listes sur Internet.

Les services du Canton, les entités et les organismes assujettis à la loi veillent à ce que les documents qu'ils élaborent permettent en tout temps de vérifier leur activité.

1 Les organes et services assujettis à la loi adoptent les mesures organisationnelles, administratives et techniques nécessaires à la production et à la gestion de documents aptes à l’archivage.

2 Ils désignent une personne de référence pour la gestion et la conservation des documents, et en informent les Archives de l’État.

3 Ils définissent un système de classification des documents qui reflète leurs tâches et activités (plan de classification, plan de tri ou similaire), et ordonnent leurs documents selon ce système.

4 Le système de classification constitue la base de l’archivage des documents ; il est actualisé périodiquement.

1. Les documents qui composent l'archive administrative sont conservés par le service producteur tant que subsistent des exigences d'utilisation spécifiques et objectives ; pour les dossiers conclus, le délai maximum de conservation est en règle générale de dix ans.

2. Les documents de l'archive administrative doivent être, si possible, conservés séparément des documents archivés en vertu de la loi.

1 Les services qui n’archivent pas eux-mêmes offrent à l’institution archivistique compétente les documents qu’ils n’utilisent plus fréquemment ou qui ne répondent plus à des besoins objectifs d’utilisation ; en règle générale, l’offre a lieu dans les dix ans suivant la date du dernier ajout.

2 Le délai visé à l’alinéa 1 peut être prolongé par l’institution archivistique compétente si le service concerné rend vraisemblable qu’il a encore besoin de ces documents pour l’accomplissement de ses tâches.

3 En cas de dissolution d’un service du Canton, d’une entité ou d’un organisme, les documents y afférents doivent être offerts, en accord avec l’éventuel successeur, à une institution archivistique.

1 Le service tenu d’offrir ses documents désigne les documents qui ont une valeur archivistique du point de vue juridique et administratif et, dans la mesure du possible, ceux qui pourraient avoir une valeur archivistique d’une autre nature.

2 Lors de l’offre des documents, les éventuelles restrictions à la consultation au sens de l’art. 10 de la loi doivent être signalées.

L’institution archivistique compétente, considérant les indications fournies par le service tenu de verser ses documents, décide en matière d’archivage permanent des documents selon les principes de la loi. Elle évalue les documents offerts sous l’angle historique et des principes de l’archivage.

1 L’inaliénabilité des archives publiques concerne également celles relatives à des entités et organismes n’existant plus.

2 Les archives ne peuvent être aliénées que si elles sont disponibles en deux ou plusieurs exemplaires identiques et que les copies ne sont plus nécessaires.

1 Les services qui archivent en propre réglementent les modalités et les détails de la gestion et de l'archivage de leurs documents selon les principes de la loi.

2 Ils relèvent de personnes possédant les compétences techniques et les connaissances nécessaires en matière archivistique, et mettent à disposition les ressources logistiques et financières.

3 L'art. 9 est applicable par analogie.

1 La responsabilité technique pour la gestion et l'archivage corrects des documents des services qui archivent en propre incombe aux organes exécutifs respectifs, aux directions, respectivement aux sujets désignés par les lois spéciales et, pour les services du canton, au fonctionnaire dirigeant concerné.

2 La responsabilité civile est régie par la loi sur la responsabilité civile des collectivités publiques et de leurs agents du 24 octobre 1988.

Lorsque le service d’auto-archivage a l’intention de confier l’archivage ou la gestion des documents à des tiers par le biais de mandats, celui-ci, en accord avec les Archives de l’État, garantit le respect de la loi en régissant préalablement les conditions et les modalités au moyen d’une convention.

1 Toute personne a le droit de consulter les archives publiques après l'expiration des délais de protection prévus aux articles 7, 9 et 10 de la loi.

2 Le droit de consulter les archives comprend notamment

a) la consultation des instruments de recherche;

b) la consultation des documents;

c) la reproduction photographique, photomécanique ou numérique, sous réserve de limitations relatives à la conservation;

d) la reproduction et l’utilisation des informations obtenues, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la personnalité et notamment à la protection des données.

3 Sous réserve des limitations prévues par la loi, les modalités de consultation des archives sont fixées au cas par cas, y compris par des charges et des conditions, notamment si l’exécution de la demande implique des engagements administratifs d'une certaine importance.

L’accès aux documents de l’archive administrative du service producteur est régi par la loi sur l’information et la transparence de l’État du 15 mars 2011 et par la loi sur la protection des données personnelles du 9 mars 1987.

1 Le délai de protection s'applique en principe à un dossier complet ou à une affaire entière.

2 L'année du document le plus récent est déterminante pour le calcul du délai de protection. Les documents ajoutés ultérieurement, qui ne contiennent pas d'informations pertinentes pour l'avancement de l'affaire, ne sont pas pris en considération pour le calcul du délai.

3 L'autorité compétente peut autoriser la consultation de dossiers ou d'affaires pour lesquels le délai de protection n'est pas encore échu si

a) la recherche se concentre sur des documents qui ne sont plus soumis au délai de protection, ou

b) la consultation de tous les documents est rendue nécessaire par des besoins de recherche fondés ou par d'autres objectifs d'intérêt public assimilables.

1 Si un intérêt public ou privé prépondérant et digne de protection s’oppose à la consultation par des tiers, le délai de protection ordinaire mentionné à l’art. 9 de la loi peut être prolongé pour certaines catégories d’archives ou dans un cas particulier.

2 Pour les catégories, le délai de protection prolongé est, en principe, globalement de 50 ans.

Les demandes de consultation des archives doivent en règle générale être formulées par écrit.

Demandes de consultation pendant

1 Les demandes de consultation pendant le délai de protection doivent être présentées et motivées par écrit.

2 La consultation pendant le délai de protection doit être autorisée si les documents demandés relatifs à des faits ou à des personnes étaient déjà accessibles au public avant l'expiration du délai de protection ; sont réservés de nouveaux intérêts publics ou privés prépondérants dignes de protection s'opposant à la consultation.

Demandes de consultation pendant le

1 Les demandes de consultation pendant le délai de protection prolongé au sens de l’art. 9 de la loi doivent être présentées et motivées par écrit.

2 Le requérant doit prouver que

a) le consentement de la personne concernée est donné; ou que

b) la personne concernée est décédée depuis au moins trois ans.

3 Les conditions de l’alinéa précédent ne doivent pas être remplies si la demande a pour objet une recherche non liée à des personnes spécifiques.

4 Si les documents requis relatifs à des faits ou des personnes étaient accessibles au public déjà avant l’expiration du délai de protection prolongé, l’art. 19 al. 2 est applicable.

1 L’autorisation de consulter les archives durant les délais de protection peut être subordonnée à des charges et conditions, telles que l’interdiction d’exploiter certaines parties de dossiers, l’obligation de rendre anonymes les données et l’obligation de présenter le produit de la recherche avant sa publication.

2 La personne autorisée peut être tenue de signer une déclaration écrite dans laquelle elle confirme avoir pris connaissance des charges et des conditions.

Voies de droit [3]

[3] Note marginale modifiée par le R 18.2.2014; en vigueur depuis le 1.3.2014 – RO 2014, 115.

1. En cas de refus même partiel de l’autorisation, le requérant peut demander l’émanation d’une décision formelle motivée et susceptible de recours conformément à l’art. 24 de la loi.

2. À défaut de normes particulières, les dispositions de la loi sur la procédure administrative du 24 septembre 2013 sont applicables à la procédure. [4]

[4] Al. modifié par le R du 18.2.2014; en vigueur depuis le 1.3.2014 - BO 2014, 115.

1. Les Archives de l'État pourvoient à la conservation correcte et illimitée des documents versés, quel que soit leur support.

2. Elles collaborent avec les services compétents du Canton afin que les conditions environnementales et techniques nécessaires soient garanties.

3. Pour la conservation et la restauration de types de supports particuliers, elles peuvent faire appel à la collaboration d'organismes et d'institutions spécialisés.

1 L'Archivio di Stato élabore et publie des inventaires, des répertoires et d'autres instruments de recherche.

2 Les modalités de consultation et de reproduction des documents sont régies par le règlement de l'Archivio di Stato.

1 L’Archivio di Stato [Archives d'État] assure et soutient l’édition scientifique de sources relatives au Tessin.

2 Il promeut par ses propres moyens, dans la mesure du possible, la recherche historique concernant le Tessin et la divulgation de ses résultats, et collabore à cette fin avec des instituts universitaires et d’autres entités actives dans le secteur.

3 Il encourage l’organisation d’événements, de cours et de manifestations pour favoriser la diffusion de l’archivistique et la connaissance du patrimoine documentaire tessinois.

1 Les Archives de l'État fournissent des conseils aux services du Canton en matière d'archivistique ainsi que pour l'introduction et l'application de systèmes de gestion des documents.

2 Elles fournissent également des conseils aux autres services qui archivent en propre.

3 Elles mettent à disposition des modèles et des schémas de référence pour la définition des systèmes de classification et pour la réglementation des archives.

Compétences décisionnelles en matière financière

[5] Les compétences décisionnelles en matière de dépenses de gestion courante sont attribuées comme suit

a) au directeur des Archives de l’État jusqu’à CHF 10'000.– ;

b) au directeur de la Division de la culture et des études universitaires pour les montants supérieurs à CHF 10'000.– et jusqu’à CHF 30'000.– ;

c) au directeur du Département de l’éducation, de la culture et du sport pour les montants supérieurs à CHF 30'000.– et jusqu’à CHF 100'000.– ;

d) au Conseil d’État pour les montants supérieurs à CHF 100'000.–.

[5] Art. introduit par le R 23.12.2014 ; en vigueur depuis le 30.12.2014 - BU 2014, 593.

1 Pour assurer une pratique uniforme et le respect des principes de la loi, les Archives d'État peuvent inspecter les archives des services du Canton et des services qui archivent en propre.

2 Les inspections concernent en particulier

a) le respect des conditions environnementales, notamment la protection contre le feu, l'humidité, les dommages naturels et le vol ;

b) le respect des conditions de sécurité, en particulier les modalités d'exclusion des accès non autorisés ;

c) l'ordre des archives ;

d) l'application d'une gestion documentaire efficace.

3 Les Archives d'État établissent un rapport écrit pour chaque inspection effectuée et en envoient une copie au service ou à l'entité concernée.

4 En cas de constatation de situations non conformes, les Archives d'État invitent le service concerné à y remédier ; en cas de manquement, elles prennent les mesures nécessaires et signalent en outre le cas à l'Autorité de surveillance compétente.

1 Les services du Canton et le Centre des systèmes d’information consultent les Archives de l’État dès la phase de planification de nouveaux systèmes d’information. Lors de la réalisation des projets, les Archives de l’État s’assurent de leur conformité aux exigences de l’archivage.

2 Les Archives de l’État peuvent accéder à tous les systèmes d’information du Canton, afin de déterminer la valeur archivistique des données y figurant ; le secret de fonction ne peut leur être opposé.

3 Les modalités de conservation des documents sur support informatique sont définies d’un commun accord par les Archives de l’État et le Centre des systèmes d’information.

1 Les services tenus d’offrir leurs documents aux Archives de l’État procèdent selon les modalités spécifiées aux art. 7 et 8.

2 Au moment de l’offre, les documents produits par les services du Canton doivent être accompagnés d’une liste qui comprend au moins les informations suivantes

a) description du contenu des documents et de leurs dates extrêmes ;

b) présence de données personnelles ;

c) délais de conservation.

3 Le service tenu d’offrir ses documents s’efforce de les préparer de manière à ce qu’ils puissent être évalués aux fins de la détermination de leur valeur archivistique et, le cas échéant, archivés sans frais supplémentaires.

4 Il assure leur remise en accord avec les Archives de l’État.

5 Les détails relatifs à l’obligation d’offrir et au versement des documents sont régis par des instructions spécifiques des Archives de l’État.

1 Les services de base des Archives de l’État au public, tels que l’aide à l’identification et à la consultation des documents, sont gratuits, pour autant que l’engagement soit compatible avec une gestion administrative rationnelle.

2 Pour les services supplémentaires au public, tels que notamment le soutien approfondi pour l’initiation ou l’achèvement de recherches ou les reproductions de documents, les coûts sont facturés sur la base du temps passé et des frais de matériel.

3 Le conseil en matière archivistique fourni par les Archives de l’État aux services qui archivent eux-mêmes est gratuit dans la mesure où il revêt un caractère ponctuel et implique une charge de temps limitée ; les interventions plus importantes sont convenues avec les demandeurs et facturées.

4 Les tarifs appliqués se réfèrent au tarif pour la facturation des prestations externes par les employés de l’administration cantonale.

Les sanctions disciplinaires sont appliquées par l’Autorité de surveillance compétente conformément au droit spécial.

Les contraventions relèvent de la compétence du Département de l'éducation, de la culture et du sport.

[6] Le présent règlement est publié au Bulletin officiel des lois et actes exécutifs et entre en vigueur le 1er juin 2012.

Publié au BO 2012, 129.

[6] Art. modifié par le R 28.3.2012; en vigueur depuis le 1.6.2012 - BO 2012, 147.