Regolamento sulla gestione e la sicurezza delle informazioni (IVSV) (IVSV)

Questa ordinanza disciplina la gestione e la protezione delle

informazioni degli organi pubblici del Cantone e dei Comuni.

B. Sistema di classificazione e dossier

**Il Sistema di Classificazione e Ricerca**

L'organo pubblico gestisce le proprie pratiche con un sistema di classificazione e ricerca che consente un'assegnazione univoca e una ricerca mirata delle informazioni.

1 L'organo pubblico conserva in un dossier tutte le informazioni necessarie per la trattazione e la tracciabilità di una pratica.

2 Le informazioni che, per ragioni tecniche, organizzative o legali, sono conservate separatamente, vengono referenziate nel dossier.

1 L'organo pubblico designa per ogni caso di gestione un'unità responsabile.

2 Quest'ultima è responsabile della completezza del dossier.

1 Dossier werden mit Informationen versehen, die für die Be- Metadaten

arbeitung und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz

der dazugehörigen Informationen nötig sind (Metadaten).

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170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)

Dossier- abschluss

2 Sie enthalten insbesondere folgende Metadaten

a. Titel des Geschäftsfalls,

b. Eröffnungs- und Abschlussdatum,

c. federführende Stelle.

***

1 I dossier sono corredati delle informazioni necessarie per il tratta- Metadati

mento e l'attribuzione di un caso di gestione, nonché per la protezione

delle informazioni ad esso correlate (metadati).

1. 1. 20 - 107

1

170.8 O sull'amministrazione e la sicurezza delle informazioni (OASI)

Chiusura del dossier

2 Essi contengono in particolare i seguenti metadati

a. titolo del caso di gestione,

b. data di apertura e di chiusura,

c. unità amministrativa responsabile.

1 Terminato un affare, l'organo direttivo verifica la completezza del dossier e lo chiude.

2 Esso può rimuovere le informazioni che non sono necessarie per la tracciabilità dell'affare.

Scelta del supporto d'informazione

C. Supporto d'informazione

1 L'organo pubblico stabilisce in quale forma tiene i propri dossier. Tiene i dossier in forma elettronica, nella misura in cui ciò sia possibile ed economico. Per il resto, tiene i dossier in forma fisica o, per particolari motivi, in forma mista.

2 Esso stabilisce inoltre

a. per i dossier in forma elettronica: la gestione delle informazioni fisiche, in particolare quelle che devono essere conservate in originale per garantirne l'efficacia giuridica o a fini probatori,

b. per i dossier in forma fisica: la gestione delle informazioni elettroniche.

3 Se l'organo pubblico non tiene i propri dossier esclusivamente in forma elettronica, riferisce annualmente i motivi alla propria autorità superiore o all'autorità di vigilanza.

Mezzi tecnici

1 Se un organo pubblico introduce nuovi mezzi tecnici, in particolare nuovi sistemi di gestione delle informazioni, garantisce che le informazioni e i metadati esistenti possano continuare a essere utilizzati.

2 Utilizza mezzi tecnici che consentono il trasferimento delle informazioni gestite in formati idonei all'archiviazione.

Obbligo di offerta

D. Obbligo di offerta e archiviazione

1 L’organo pubblico seleziona i dossier quando

a. il loro termine di conservazione è scaduto,

b. il relativo compito pubblico è venuto meno.

2

O sulla gestione delle informazioni e la sicurezza informatica (GISI) 170.8

2 Offre i dossier selezionati unitamente ai relativi metadati all’archivio competente e consegna i dossier scelti dall’archivio.

3 Distrugge o cancella irreversibilmente

a. i dossier non ripresi dall’archivio,

b. i duplicati delle informazioni consegnate all’archivio.

4 I dossier degni di essere archiviati che l’archivio non può riprendere immediatamente per motivi di capacità sono conservati dall’organo pubblico.

Das öffentliche Organ

**L'Organo pubblico**

Übrige Pflichten

**Altri doveri**

a. gewährt dem Archiv Zugang zu seinen Informationen, soweit dies des öffentlichen

für dessen Aufgabenerfüllung notwendig ist,

Organs

**a. concede all'Archivio l'accesso alle sue informazioni, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento dei compiti dell'Organo pubblico,**

b. hört das Archiv bei Projekten zur elektronischen Informationsver-

waltung an.

**b. consulta l'Archivio per i progetti di gestione elettronica delle informazioni.**

Il Garante può impartire direttive per l'offerta e l'acquisizione di informazioni.

E. Sicurezza delle informazioni

1 La posizione di guida valuta i rischi e l’esigenza

di protezione delle informazioni da essa gestite. Assegna tali

informazioni a uno dei livelli di protezione stabiliti dal Consiglio di Governo.

2 L'organismo pubblico, basandosi su quanto sopra, definisce in un piano

misure adeguate per la protezione delle informazioni. Indica a tal fine gli

effetti, i costi e le scadenze.

Zur Erreichung der Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG prüft

das öffentliche Organ insbesondere folgende Massnahmen

a. für das Schutzziel Vertraulichkeit: die Definition und Vergabe res-

triktiver Berechtigungen, die Verschlüsselung sowie die Anonymi-

sierung bei der Übermittlung,

b. für das Schutzziel Unversehrtheit: die Verwendung alterungsbestän-

diger Informationsträger und deren sichere Aufbewahrung,

c. für das Schutzziel Verfügbarkeit: den Aufbau von Redundanzen

sowie die Umsetzung von Vorsorgemassnahmen für Notfälle und

Krisenlagen,

d. für das Schutzziel Zurechenbarkeit: die Verwendung digitaler Zer-

tifikate und Signaturen,

1. 20-1 . 1. 20 - 107

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170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV)

e. für das Schutzziel Nachvollziehbarkeit: die Protokollierung und

Überwachung von Zugriffen und Änderungen,

f. für alle Schutzziele: Personensicherheitsprüfungen sowie die Sen-

sibilisierung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Informa-

tionen.

Überprüfung

Informations-

bearbeitung

durch Dritte

F. Qualitätssicherung

***

Al fine di raggiungere gli obiettivi di protezione ai sensi dell'art. 7 cpv. 2 IDG,

l'organo pubblico esamina in particolare le seguenti misure

a. per l'obiettivo di protezione della riservatezza: la definizione e l'attribu-

zione di autorizzazioni restrittive, la cifratura e l'anonimizzazione in

fase di trasmissione;

b. per l'obiettivo di protezione dell'integrità: l'uso di supporti d'informa-

zione resistenti all'invecchiamento e la loro conservazione sicura;

c. per l'obiettivo di protezione della disponibilità: la creazione di ridon-

danze e l'attuazione di misure precauzionali per situazioni di emer-

genza e di crisi;

d. per l'obiettivo di protezione dell'imputabilità: l'uso di certificati e firme

digitali;

1. 20-1 . 1. 20 - 107

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170.8 Ordinanza sull'amministrazione e la sicurezza delle informazioni (IVSV)

e. per l'obiettivo di protezione della tracciabilità: la protocollazione e il

monitoraggio degli accessi e delle modifiche;

f. per tutti gli obiettivi di protezione: le verifiche di sicurezza del persona-

le e la sensibilizzazione dei collaboratori nella gestione sicura delle

informazioni.

Verifica

Trattamento delle

informazioni

da parte di terzi

F. Garanzia di qualità

1. L'organo pubblico assicura il rispetto della presente ordinanza

da parte delle sue unità amministrative.

2 Esso verifica regolarmente il rispetto dell'ordinanza e l'adeguatezza

delle misure adottate per la protezione delle informazioni. Se gli obiettivi di

protezione di cui all'articolo 7 capoverso 2 della LIP non sono più raggiunti,

esso adegua le misure.

3 Esso documenta i risultati della verifica e l'adeguamento delle

misure.

l'elaborazione, garantisce il rispetto delle disposizioni del presente regolamento.

4

1 RS 74, 558; per la motivazione si veda GU 2019-09-13.

2 Entrata in vigore: 1° gennaio 2020.

3 CS 170.4.