# Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) (170.8) **Acronyms:** IVSV, OGSI **Jurisdiction:** CH-ZH **Canonical URL:** https://legislator.ch/law/ch/zh/170.8/170-8-ivsv-verordnung-ueber-die-informationsverwaltung-und-sicherheit-ivsv **Official Source:** https://www.zhlex.zh.ch/bin/zhweb/publish/lawcollection-directlink?Open&Ordnr=170.8 ## Provisions ### Art. 1 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) Diese Verordnung regelt die Verwaltung und den Schutz von Informationen der öffentlichen Organe von Kanton und Gemeinden. B. Ordnungssystem und Dossiers ### Art. 2 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) Das öffentliche Organ verwaltet seine Geschäftsfälle mit einem Ordnungs- Ordnungssystem, das eine eindeutige Zuordnung und eine zielgerich- system tete Suche von Informationen ermöglicht. ### Art. 3 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Das öffentliche Organ legt alle für die Bearbeitung und die Dossiers Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsfalls notwendigen Informationen in einem Dossier ab. 2 Auf Informationen, die aus technischen, organisatorischen oder rechtlichen Gründen gesondert abgelegt werden, wird im Dossier ver- wiesen. ### Art. 4 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Das öffentliche Organ bezeichnet für jeden Geschäftsfall eine Federführung federführende Stelle. 2 Diese ist für die Vollständigkeit des Dossiers verantwortlich. ### Art. 5 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Dossiers werden mit Informationen versehen, die für die Be- Metadaten arbeitung und die Zuordnung eines Geschäftsfalls sowie für den Schutz der dazugehörigen Informationen nötig sind (Metadaten). 1. 1. 20 - 107 1 170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) Dossier- abschluss 2 Sie enthalten insbesondere folgende Metadaten a. Titel des Geschäftsfalls, b. Eröffnungs- und Abschlussdatum, c. federführende Stelle. ### Art. 6 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Ist ein Geschäftsfall beendet, überprüft die federführende Stelle die Vollständigkeit des Dossiers und schliesst es ab. 2 Sie kann Informationen, die für die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsfalls nicht notwendig sind, entfernen. Wahl des Informations- trägers C. Informationsträger ### Art. 7 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Das öffentliche Organ legt fest, in welcher Form es seine Dossiers führt. Es führt die Dossiers in elektronischer Form, soweit dies möglich und wirtschaftlich ist. Im Übrigen führt es die Dossiers in physischer Form oder aus besonderen Gründen in gemischter Form. 2 Es legt zudem fest a. für Dossiers in elektronischer Form: den Umgang mit physischen Informationen, insbesondere solchen, die zur Wahrung der Rechtswirksamkeit oder zu Beweiszwecken im Original aufbewahrt werden müssen, b. für Dossiers in physischer Form: den Umgang mit elektronischen Informationen. 3 Führt das öffentliche Organ seine Dossiers nicht ausschliesslich in elektronischer Form, erstattet es der vorgesetzten Stelle oder der Aufsichtsbehörde jährlich Bericht über die Gründe. Technische Mittel ### Art. 8 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Führt ein öffentliches Organ neue technische Mittel, insbesondere neue Informationsverwaltungssysteme, ein, stellt es sicher, dass die vorhandenen Informationen und Metadaten weiter verwendet werden können. 2 Es verwendet technische Mittel, welche die Übertragung der verwalteten Informationen in archivtaugliche Formate ermöglichen. Anbietungs- pflicht D. Anbietungspflicht und Archivierung ### Art. 9 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Das öffentliche Organ sondert Dossiers aus, wenn a. ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, b. die entsprechende öffentliche Aufgabe dahingefallen ist. 2 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) 170.8 2 Es bietet die ausgesonderten Dossiers zusammen mit den dazu- gehörigen Metadaten dem zuständigen Archiv an und liefert die vom Archiv ausgewählten Dossiers ab. 3 Es vernichtet oder löscht unwiederbringlich a. die vom Archiv nicht übernommenen Dossiers, b. Doppel der dem Archiv abgelieferten Informationen. 4 Archivwürdige Dossiers, die das Archiv aus Kapazitätsgründen nicht sofort übernehmen kann, bewahrt das öffentliche Organ weiter auf. ### Art. 10 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) Das öffentliche Organ Übrige Pflichten a. gewährt dem Archiv Zugang zu seinen Informationen, soweit dies des öffentlichen für dessen Aufgabenerfüllung notwendig ist, Organs b. hört das Archiv bei Projekten zur elektronischen Informationsver- waltung an. ### Art. 11 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) Das Archiv kann für die Anbietung und die Übernahme von Weisungsrecht Informationen Weisungen erlassen. E. Informationssicherheit ### Art. 12 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Die federführende Stelle beurteilt die Risiken und den Zuständigkeit Schutzbedarf für die von ihr verwalteten Informationen. Sie weist diese einer der vom Regierungsrat festgelegten Schutzstufen zu. 2 Das öffentliche Organ legt gestützt darauf in einem Plan angemes- sene Massnahmen zum Schutz der Informationen fest. Es gibt dazu die Wirkung, die Kosten und die Termine an. ### Art. 13 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) Zur Erreichung der Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG prüft Massnahmen das öffentliche Organ insbesondere folgende Massnahmen a. für das Schutzziel Vertraulichkeit: die Definition und Vergabe res- triktiver Berechtigungen, die Verschlüsselung sowie die Anonymi- sierung bei der Übermittlung, b. für das Schutzziel Unversehrtheit: die Verwendung alterungsbestän- diger Informationsträger und deren sichere Aufbewahrung, c. für das Schutzziel Verfügbarkeit: den Aufbau von Redundanzen sowie die Umsetzung von Vorsorgemassnahmen für Notfälle und Krisenlagen, d. für das Schutzziel Zurechenbarkeit: die Verwendung digitaler Zer- tifikate und Signaturen, 1. 20-1 . 1. 20 - 107 3 170.8 V über die Informationsverwaltung und -sicherheit (IVSV) e. für das Schutzziel Nachvollziehbarkeit: die Protokollierung und Überwachung von Zugriffen und Änderungen, f. für alle Schutzziele: Personensicherheitsprüfungen sowie die Sen- sibilisierung der Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Informa- tionen. Überprüfung Informations- bearbeitung durch Dritte F. Qualitätssicherung ### Art. 14 : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) 1 Das öffentliche Organ stellt die Einhaltung dieser Verord- nung durch seine Verwaltungseinheiten sicher. 2 Es überprüft regelmässig die Einhaltung der Verordnung und die Zweckmässigkeit der getroffenen Massnahmen zum Schutz der Infor- mationen. Werden die Schutzziele gemäss § 7 Abs. 2 IDG nicht mehr erreicht, passt es die Massnahmen an. 3 Es dokumentiert die Ergebnisse der Überprüfung und die Anpas- sung der Massnahmen. ### Art. 15. Beauftragt das öffentliche Organ Dritte mit der Informations- : Verordnung über die Informationsverwaltung und sicherheit (IVSV) bearbeitung, sorgt es dafür, dass die Vorgaben dieser Verordnung ein- gehalten werden. 4 1 OS 74, 558; Begründung siehe ABI 2019-09-13. 2 Inkrafttreten: 1. Januar 2020. 3 LS 170.4.