Ordinanza sui registri e l'archiviazione - Organizzazione

1. L'Archivio di Stato è diretto dalla Conservatrice o dal Conservatore degli Archivi di Stato e risponde al Dipartimento del Presidente.

1. Le corporazioni e istituzioni di diritto pubblico del Cantone e dei Comuni, che sono un organo pubblico ai sensi del § 3 comma 1 della Legge sull'informazione e la protezione dei dati, sono soggette al § 2 comma 1 lettera c della Legge sugli archivi.

1. Quando il Consiglio di Governo e i comuni affidano compiti pubblici a enti e istituti di diritto pubblico del Cantone e dei comuni, nonché a persone e organizzazioni private, essi decidono contemporaneamente se tali enti siano soggetti alla legge sugli archivi ai sensi del § 2 comma 2.

2. Se le basi giuridiche esistenti o i contratti con tali persone e istituzioni non contengono disposizioni sull'archiviazione ai sensi del § 2 comma 2 della legge sugli archivi, il Consiglio di Governo e i comuni decidono rispettivamente su tale archiviazione quando le basi giuridiche esistenti o i contratti con tali persone e istituzioni vengono revisionati.

1. Il Consiglio di Stato si assicura che le istituzioni intercantonali, a cui partecipa, rispettino le norme archivistiche ai sensi della legge sugli archivi, in particolare proponendo, al momento della creazione di tali istituzioni o della modifica delle loro basi giuridiche, disposizioni ai sensi della legge sugli archivi riguardanti l'obbligo di offerta, il diritto all'uso e i diritti delle persone interessate.

1. L'Archivio di Stato sostiene le misure statali generali per promuovere la trasparenza dell'amministrazione.

1. Tra i materiali di documentazione che servono a integrare il restante materiale d'archivio si annoverano in particolare materiale iconografico, stampati, ritagli di giornale e una biblioteca.

1. L'Archivio di Stato è autorizzato a cedere materiali documentari a istituzioni idonee a condizione che l'interesse pubblico alla conservazione, all'accessibilità e alla disponibilità di tali documenti non venga compromesso. Ciò vale anche per i documenti di origine privata, ma nel caso di documenti depositati, solo se i depositanti acconsentono.

1. L'Archivio di Stato è l'organo specialistico cantonale per la sorveglianza dei comuni in materia d'archivio.

1. Quelle parti degli archivi dei comuni che sono depositate nell'archivio di Stato sono mantenute, catalogate e rese disponibili dall'archivio di Stato.

1. Supporti di informazione sono tutti i materiali utilizzati per la memorizzazione o la riproduzione di dati in forma analogica e digitale.

1. Sono considerati strumenti ausiliari necessari per la comprensione e l’uso dei documenti sia i mezzi di ricerca nel senso tradizionale sia i metadati nei sistemi elettronici.

a) I mezzi di ricerca nel senso tradizionale comprendono in particolare elenchi, registri, schedari, liste, panoramiche di ordinamento e piani di registrazione.

b) I metadati nei sistemi elettronici includono le informazioni aggiuntive circa

- la struttura (suddivisione, layout, formato ecc.),

- il contesto di elaborazione (persone, enti coinvolti, dispositivi di emissione, transazioni ecc.),

- il contenuto dei dati primari, senza i quali questi non possono essere compresi, letti ed elaborati.

1. Documenti provenienti da sistemi elettronici sono

a) Documenti che sono generati come prodotti intermedi, accessori o finali di processi di elaborazione elettronica e che possono esistere in forma digitale o analogica;

b) Documenti che sono accessibili esclusivamente in forma digitale e sono leggibili solo tramite strumenti elettronici (documenti digitali).

1. Gli organi pubblici conservano i documenti in forma ordinata fino alla consegna all’Archivio di Stato e li proteggono da danneggiamenti e perdite. A tal proposito si deve considerare in particolare

a) Le transazioni aziendali devono poter essere ricostruite in qualsiasi momento a partire dai documenti conservati. A questo scopo, i documenti devono essere completi e affidabili.

b) L'affidabilità e l'autenticità dei documenti offerti, in particolare di quelli provenienti da sistemi elettronici, devono essere garantite con adeguate disposizioni organizzative e tecniche.

c) Gli strumenti tecnici impiegati devono essere conformi agli standard tecnici del cantone, in particolare nel campo dell'automazione d'ufficio.

d) Si devono utilizzare supporti informativi resistenti all'invecchiamento, che garantiscano una durata di vita sufficiente. Devono essere usati inchiostri e altri strumenti che non deteriorino i supporti informativi.

2. L’Archivio di Stato emana direttive sull’ordinamento e la protezione dei documenti presso gli organi pubblici.

1. Ogni organo pubblico redige un indice di organizzazione dei suoi archivi, insieme agli strumenti di ricerca complementari, e li aggiorna. Deposita i suoi documenti secondo questa organizzazione. Gli archivi centrali di organi con un ampio campo d'attività utilizzano un piano di archiviazione come indice di organizzazione.

2. L'organo pubblico si consulta con l'archivio di Stato al momento della creazione di tali indici di organizzazione e strumenti di ricerca, affinché questi possano essere successivamente acquisiti dall'archivio di Stato il più possibile invariati e continuare a essere utilizzati per la documentazione dei documenti correlati.

3. Gli indici di organizzazione vigenti sono resi accessibili all'archivio di Stato e i cambiamenti fondamentali sono comunicati a quest'ultimo immediatamente dopo la loro introduzione. L'indice di organizzazione include

a) una sistematica per l'organizzazione dei documenti,

b) scadenze legali e amministrative per la conservazione,

c) disposizioni per la gestione dei documenti,

d) eventuali decisioni dell'archivio di Stato sulla valutazione dei documenti.

1. Ogni organo pubblico designa una persona responsabile della gestione ordinata e della conservazione dei documenti.

1. L'Archivio di Stato contribuisce, nella sua funzione consultiva degli organi pubblici ai sensi del § 5 comma 4 della legge sull'archivio, affinché

a) i documenti, indipendentemente dal supporto informativo, possano essere gestiti nell'ambito di una gestione documentale legale, sicura ed efficiente ai fini dello scambio di informazioni, della conservazione, dell'uso e dell'archiviazione,

b) il trattamento dei documenti, dal momento della loro creazione fino alla loro archiviazione definitiva nell'Archivio di Stato, avvenga secondo principi uniformi,

c) le persone responsabili della gestione e conservazione dei documenti siano formate continuamente.

1. Se l'Archivio di Stato acquisisce documenti ai sensi dell'articolo 5, comma 6, della legge sugli archivi, che l'organo responsabile necessita ancora per l'adempimento delle proprie funzioni, viene stipulato un accordo scritto con quest'ultimo. Nel suddetto accordo vengono in particolare stabiliti

a) le modalità di utilizzo,

b) il carico dei costi,

c) il momento della valutazione definitiva, ovvero l'offerta ai sensi dell'articolo 7, comma 1, della legge sugli archivi.

1. L'Archivio di Stato verifica se le condizioni di cui al § 6 comma 4 della legge sugli archivi siano soddisfatte e decide se il materiale d'archivio statale possa essere conservato in un luogo diverso dall'Archivio di Stato.

2. Il presupposto per l'archiviazione in un altro luogo è in particolare che, attraverso misure tecniche e organizzative, sia escluso l'accesso ai dati personali ai sensi del § 12 comma 3 della legge sugli archivi.

3. Se il materiale d'archivio statale è conservato in un luogo diverso dall'Archivio di Stato, rimangono riservate all'Archivio di Stato in particolare le seguenti decisioni

a) Utilizzo del materiale d'archivio prima della scadenza dei termini di protezione ai sensi del § 10 comma 5 e 6 della legge sugli archivi,

b) Utilizzo da parte di organi pubblici ai sensi del § 12 comma 3 della legge sugli archivi,

c) Tutela dei diritti delle persone interessate.

4. L'Archivio di Stato riceve in copia tutti gli schemi di ordinamento e gli strumenti di ricerca del materiale d'archivio che è conservato in un altro luogo.

1. Per la valutazione della documentazione proveniente da sistemi elettronici, gli organismi pubblici consultano l'Archivio di Stato già nella fase di pianificazione di nuovi sistemi.

2. Per l'adempimento delle sue funzioni, l'Archivio di Stato ha accesso a tutti i sistemi i cui dati devono essere esaminati per determinarne l'importanza archivistica, soprattutto alla documentazione di progetto, di sistema e delle applicazioni pertinenti.

3. Se si stabilisce che un sistema progettato genera documentazione rilevante per l'archiviazione, l'Archivio di Stato deve essere coinvolto nel relativo progetto in modo adeguato.

1. Se i documenti provenienti da sistemi elettronici, che l'Archivio di Stato considera degni di essere archiviati, vengono depositati e conservati in modo completo e preservandone l'affidabilità e l'autenticità in forma analogica (su carta o microfilm), l'organo responsabile può essere esonerato dall'obbligo di offrire i dati contenuti nel sistema.

1. Gli organi pubblici selezionano i documenti di cui non hanno più bisogno e li offrono all'Archivio di Stato, di norma entro dieci anni dalla conclusione dei documenti conformemente al § 10 comma 3 della legge sugli archivi.

2. I documenti provenienti da sistemi elettronici, in particolare i documenti digitali, devono essere offerti all'Archivio di Stato al più presto possibile secondo il § 19.

1. Documenti e contratti, che sono stipulati dal Consiglio di Governo o soggetti alla sua approvazione, devono essere consegnati all'Archivio di Stato immediatamente dopo la loro redazione.

1. L'Archivio di Stato esamina, insieme all'organo pubblico che ha prodotto la documentazione, i documenti per valutarne il valore permanente e decide quindi sulla loro dignità archivistica.

1. Gli organi pubblici stipulano accordi di consegna con l'Archivio di Stato, che

a) regolano la periodicità delle consegne,

b) nel senso di una delegazione di competenze, conferiscono agli organi produttori degli atti la competenza di distruggere documenti precisamente definiti basandosi su criteri formali e sostanziali, senza dover consultare preventivamente l'Archivio di Stato.

1. Alle consegne deve essere allegato un elenco dei documenti consegnati con una breve descrizione del contenuto, compreso il riferimento ai dati personali, e la durata delle singole serie. Per i fascicoli che l'Archivio di Stato ha autorizzato alla distruzione, deve essere redatto un verbale e consegnato all'Archivio di Stato.

1. L'utilizzo del materiale d'archivio avviene presso l'Archivio di Stato. L'Archivio di Stato può consentire l'accesso attraverso un sistema elettronico per determinati strumenti ausiliari e documenti.

2. L'Archivio di Stato può richiedere la presentazione di un documento d'identità prima dell'utilizzo.

3. Il prestito di materiale d'archivio a terzi è di norma possibile solo per mostre, e precisamente

a) se lo stato di conservazione ne consente il prestito,

b) se le condizioni della mostra, riguardo a trasporto, sicurezza e conservazione, corrispondono agli standard,

c) se la tutela dei diritti d'autore sul materiale d'archivio è garantita,

d) se il prestatario si assume i costi per le copie di sicurezza,

e) se il prestito non costituisce un onere sproporzionato.

4. Il diritto all'utilizzo include i mezzi di ricerca, purché non ne derivino compromissioni dell'interesse pubblico o di prevalenti interessi meritevoli di protezione delle persone coinvolte o di terzi.

5. Le riproduzioni vengono realizzate o autorizzate, purché

a) lo stato di conservazione del materiale d'archivio e le capacità dell'Archivio di Stato lo consentano,

b) non vengano compromessi interessi pubblici e privati meritevoli di protezione, inclusi i diritti d'autore.

1. Limitazione o esclusione dell'uso del materiale d'archivio oltre i consueti termini di protezione secondo la Legge sugli Archivi § 9 comma 2 lett. a avviene da parte dell'archivio di Stato previo consulto con l'ente depositante.

2. L'archivio di Stato tiene un elenco accessibile al pubblico di quel materiale d'archivio, il cui uso è limitato o escluso secondo il § 9 comma 2 lett. a della Legge sugli Archivi.

3. L'utilizzatrice o l'utilizzatore riceve, su richiesta, una disposizione in caso di limitazione o esclusione dell'uso secondo il § 9 comma 2 lett. a della Legge sugli Archivi.

1. Un onere amministrativo sproporzionato, che limita o esclude l'uso, può sorgere in particolare quando

a) lo stato di conservazione dell'archivio è insufficiente,

b) l'onere amministrativo per diverse richieste di consultazione simili non sarebbe possibile senza violare il principio di parità di trattamento,

c) i documenti digitali non possono essere resi accessibili e leggibili senza un notevole sforzo aggiuntivo.

1. Sono gratuiti in particolare

a) l'assistenza per l'uso degli strumenti di ricerca,

b) il servizio generale in sala di lettura, compresa la messa a disposizione del materiale d'archivio ordinato,

c) la consulenza per l'uso del materiale d'archivio, con riserva del comma 2 lett. a,

d) la risposta a semplici richieste scritte e telefoniche.

2. Sono considerate prestazioni speciali ai sensi del § 9 comma 3 della legge sugli archivi, soprattutto

a) le risposte a richieste e consulenze per l'utilizzo, che richiedono ricerche più approfondite,

b) la realizzazione di riproduzioni e template per le riproduzioni,

c) il rilascio di copie e certificazioni nonché di trascrizioni,

d) la messa a disposizione del materiale d'archivio per evidente vantaggio materiale.

3. Le riproduzioni e i template per le riproduzioni vengono realizzati dietro pagamento di una tassa. L'archivio di stato può esonerare parzialmente o totalmente dal pagamento della tassa, in particolare quando la riproduzione non serve ad evidenti vantaggi materiali.

4. I dettagli sono regolati nel regolamento sulle tasse dell'archivio di stato.

5. Per i progetti edilizi si applica il regolamento riguardante il prestito di atti edilizi.

1. Viola gravemente il regolamento di utilizzo e viene escluso dall'utilizzo in particolare,

a) chi intenzionalmente o per negligenza danneggia i materiali d'archivio,

b) chi ripetutamente crea disordine nei materiali d'archivio,

c) chi ripetutamente o gravemente viola le norme della sala di lettura,

d) chi ignora interessi degni di protezione delle persone interessate o di terzi, in particolare chi ignora disposizioni relative all'uso di materiali d'archivio prima della scadenza del periodo di protezione.

1. Chiunque pubblica un'opera che si basa in parti essenziali sull'utilizzo del materiale d'archivio statale, deve consegnare d'ufficio un esemplare di deposito all'archivio di Stato dopo la pubblicazione dell'opera.

2. Se la consegna di un esemplare di deposito è irragionevole per l'utente o la utente, in particolare a causa della bassa tiratura o degli alti costi dell'opera, egli o ella può lasciare un esemplare dell'opera all'archivio di Stato per la riproduzione o richiedere un equo compenso per la propria produzione.

3. Gli art. 1 e 2 si applicano analogamente alle pubblicazioni dell'utente o della utente in opere collettive o riviste, nonché alle opere non pubblicate, comprese quelle in formato digitale.

1. Documenti pubblici, che fin dalla loro creazione o nel corso del loro utilizzo erano destinati alla pubblicazione o erano accessibili al pubblico, possono essere divulgati nella misura e nell'ordine in cui sono stati o vengono pubblicati.

1. Parti di unità archivistiche possono essere rese accessibili prima della scadenza del termine di protezione dell'intera unità archivistica.

2. I presupposti per questo sono in particolare che

a) non vengano compromessi interessi pubblici e privati meritevoli di protezione,

b) la suddivisione richieda solo un minimo impegno operativo.

1. L'estensione del termine di protezione ai sensi del § 10 comma 4 della legge sugli archivi avviene di comune accordo tra l'archivio di Stato e l'ente conferente.

2. L'estensione viene motivata per iscritto.

3. L'utente ha diritto di consultare questa motivazione, a meno che l'interesse pubblico non osti in modo cogente alla consultazione o vengano compromessi gli interessi legittimi di persone o terzi coinvolti.

4. L'archivio di Stato tiene una lista accessibile al pubblico di quel materiale d'archivio di cui è stato esteso il termine di protezione.

1. Le richieste per l'utilizzo di materiale d'archivio prima della scadenza dei termini di protezione devono essere presentate per iscritto.

2. Chi presenta una richiesta per l'utilizzo di questo materiale d'archivio deve fornire un'identificazione.

3. Nella richiesta devono essere indicati: lo scopo dell'utilizzo, inclusa l'eventuale pubblicazione pianificata, e, se disponibile, il contesto d'uso (in particolare eventi universitari, opere collettive, serie di conferenze, attività di pubbliche relazioni).

4. L'archivio di Stato può consultare l'organo pubblico che consegna il materiale e decide sulle richieste in particolare sulla base dei seguenti aspetti

a) Scopo dell'utilizzo,

b) Età dei documenti,

c) Contenuto dei documenti,

d) Proporzionalità dello sforzo necessario per l'esame, soprattutto dal punto di vista del principio di uguaglianza.

5. Sulle richieste di utilizzo di materiale d'archivio medico decide l'archivio di Stato in accordo con l'ente che ha consegnato il materiale. L'archivio di Stato decide autonomamente se, in base al contenuto e all'età dei documenti, evidentemente non vengono più compromessi interessi la cui tutela è servita dal segreto professionale medico.

6. Sono considerati familiari ai sensi della legge sugli archivi i coniugi, i partner registrati, le persone che intrattengono una convivenza di fatto, nonché, dopo la loro morte, i discendenti diretti capaci di intendere e di volere e, se non ci sono discendenti diretti, i genitori e i fratelli capaci di intendere e volere.

1. L'organo consegnante, che viene consultato dall'archivio di Stato per la riduzione dei termini di protezione, non ottiene per questo il diritto di riutilizzare il proprio materiale d'archivio precedente, se questo contiene dati personali (§ 12 comma 1 frase 1 Legge sugli archivi).

1. L'ente pubblico consegnante e altri enti pubblici aventi diritto ai sensi dell'articolo 12, comma 2 della legge sugli archivi, possono utilizzare il loro materiale d'archivio anche al di fuori dell'archivio di Stato.

2. Si applicano le seguenti condizioni

a) I documenti devono essere conservati, ordinati e catalogati in modo tale da escludere il danneggiamento del materiale d'archivio e la perdita di parti del materiale d'archivio.

b) L'uso dei documenti da parte del pubblico deve essere garantito in modo adeguato durante il periodo del prestito.

c) Il prestito è temporalmente limitato.

1. Non è adeguato lo sforzo per individuare i dati della persona interessata, in particolare quando non vi sono mezzi di ricerca o quando mancano indicazioni concrete sul periodo o sulle autorità coinvolte.

2. Su richiesta, l'Archivio di Stato fornisce l'informazione per iscritto.

3. L'accesso ai documenti d'archivio può essere concesso in particolare quando non vengono compromessi interessi degni di tutela di terzi e interessi pubblici degni di tutela.

4. Le persone interessate ricevono, su richiesta, un provvedimento in caso di limitazione o rifiuto dell'informazione o dell'accesso.

1. Questo regolamento deve essere pubblicato; esso entra in vigore contemporaneamente alla legge sull'archivistica (Legge sull'Archivistica) dell'11 settembre 1996 il 1° novembre 1998.

2. Il regolamento relativo alle registrazioni dell'amministrazione pubblica e le consegne all'archivio di Stato del 26 gennaio 1956 è abrogato.