§ 13 Verordnung über die Registraturen und das Archivieren - Ordnung und Sicherung

1. Die öffentlichen Organe bewahren die Unterlagen bis zur Anbietung an das Staatsarchiv in geordneter Form auf und schützen sie vor Beschädigung und Verlust. Dabei ist insbesondere zu berücksichtigen

a) Geschäftsvorgänge müssen aus den aufbewahrten Unterlagen jederzeit nachvollziehbar sein. Die Unterlagen müssen zu diesem Zweck vollständig und verlässlich sein.

b) Die Verlässlichkeit und Authentizität angebotener Unterlagen, insbesondere solcher aus elektronischen Systemen, ist mit angemessenen organisatorischen und technischen Vorkehrungen sicherzustellen.

c) Die eingesetzten technischen Hilfsmittel müssen mit technischen Standards des Kantons konform sein, insbesondere im Bereich der Büroautomation.

d) Es sind alterungsbeständige Informationsträger zu verwenden, die Gewähr für eine ausreichende Lebensdauer bieten. Es sind Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel zu verwenden, die den Informationsträger nicht zersetzen.

2. Das Staatsarchiv erlässt Weisungen zur Ordnung und Sicherung von Unterlagen bei den öffentlichen Organen.

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