Ordinanza sugli archivi

1 Il presente regolamento disciplina

a. la conservazione degli atti degli organi pubblici dell’amministrazione

cantonale in vista dell’acquisizione e dell’archiviazione da parte

dell’Archivio di Stato,

b. l’organizzazione, i compiti e i diritti dell’Archivio di Stato.

2 Esso si applica per analogia agli organi pubblici dei Comuni, nella

misura in cui questi non abbiano emanato proprie disposizioni.

Campo d’applicazione

1 Le registrazioni elettroniche e di altro tipo sono, in particolare, i termini

informazioni digitali e analogiche memorizzate su supporti magnetici,

ottici o di altro tipo.

2 I documenti supplementari comprendono in particolare

a. strumenti di controllo e di ricerca come elenchi, piani di classificazione,

controlli di gestione, schedari, liste in qualsiasi forma di registrazione,

b. ausili tecnici e dati necessari per rendere le informazioni comprensibili e utilizzabili.

3 Le giacenze di atti sono strutture degli organi pubblici che servono alla

conservazione ordinata degli atti prima che questi siano offerti a un archivio

con personale specializzato per l'acquisizione.

4 Le pubblicazioni ufficiali sono pubblicazioni una tantum o periodiche

prodotte su incarico o con la collaborazione di organi pubblici e destinate

al pubblico o accessibili a una cerchia ristretta di destinatari. Sono considerate pubblicazioni ufficiali, in particolare, le seguenti pubblicazioni di organi pubblici:6

a. pubblicazioni stampate accessibili al pubblico,

b. manuali e istruzioni di servizio,

c. rapporti di commissioni e di esperti,

d. relazioni e studi.

1 Archivi con personale specializzato Oltre all'Archivio di Stato, sono considerati archivi con personale specializzato

gli Archivi comunali di Zurigo e Winterthur, l'Archivio universitario

nonché gli ulteriori archivi designati dalla Direzione della giustizia e degli interni.

5

2 Ad essi spettano, nei confronti degli organi pubblici nel loro

ambito di competenza, analogamente i diritti dell'Archivio di Stato.

1. 1. 20-107

1

Termini di protezione

170.61

Ordinanza sugli archivi

7

1 Qualora la data di decesso o di nascita di una persona non sia

determinabile, il periodo di protezione termina 80 anni dopo la chiusura

degli atti.

2 Sussistono importanti motivi per la consultazione di atti archiviati contenenti

dati personali di persone decedute ai sensi dell’articolo 11 capoverso 2 della

legge sugli archivi³, qualora

a. la consultazione avvenga nell’interesse preponderante del successore

giuridico della persona deceduta oppure questi abbia dato il suo consenso

o il suo consenso possa essere presunto in base alle circostanze,

b. gli atti siano necessari per scopi legislativi, giurisprudenziali, statistici

o scientifici, oppure per una decisione in merito ai diritti dei successori

giuridici di persone decedute.

3 L’archivio decide in merito alle domande di consultazione.

Passaggio

della responsabilità

ai fini della protezione dei dati

Organo responsabile ai sensi della Legge sull'informazione e

Valore archivistico

7 Con l'assunzione degli atti, l'Archivio di Stato diventa responsabile del

della protezione dei dati del 12 febbraio 2007 (LPDG)2. La conservazione su

mandato ai sensi dell'articolo 13 resta riservata.

1 I fascicoli sono degni di conservazione d’archivio quando si prevede

che abbiano un valore durevole per

a. la documentazione dell’organizzazione e dell’attività dell’organo

pubblico;

b. la salvaguardia di interessi legittimi delle persone interessate o

di terzi;

c. la comprensione del presente e della storia;

d. la legislazione, l’attività amministrativa o la giurisprudenza;

e. la scienza e la ricerca.

2 L’Archivio di Stato valuta la dignità archivistica dei fascicoli dopo

aver sentito gli organi pubblici. Decide in via definitiva.

II. Obbligo di consegna degli stampati ufficiali

Articoli 7–10

2

Ordinanza sugli archivi

170.61

6 1 Gli organi pubblici consegnano allo Staatsarchiv (Archivio di Stato)

un esemplare di ogni pubblicazione ufficiale immediatamente dopo la

sua ultimazione. Sono escluse dall’obbligo di consegna le stampe con

scarso contenuto informativo, quali materiale pubblicitario, inviti e

modulistica.

2 I manuali e le istruzioni di servizio sono soggetti all’obbligo di con-

segna se hanno validità intersettoriale o sono vincolanti per almeno 50

persone. L’obbligo di consegna si riferisce anche alle loro modifiche

e aggiornamenti.

3 L’organo pubblico soggetto all’obbligo di consegna può stabilire

un termine di protezione fino a 30 anni per le pubblicazioni ufficiali

non destinate al pubblico. Durante il termine di protezione, le pubblica-

zioni sono trattate come atti protetti.

4 In casi motivati, lo Staatsarchiv (Archivio di Stato) può concludere

accordi diversi con l’organo soggetto all’obbligo di consegna. Esso

regola in particolare la consegna delle pubblicazioni ufficiali in forma

elettronica.

III. Archivio di Stato

1. Organizzazione e compiti

L'Archivio di Stato è un ufficio della Direzione della Giustizia e degli Affari Interni ed è diretto dalla o dal responsabile dell'Archivio di Stato.

Il Dipartimento dell'Archivio di Stato ha il compito di

a. selezionare, valutare e registrare i documenti degni di essere

conservati,

b. conservare i fondi,

c. garantire la fruibilità dei fondi,

d. promuovere e facilitare le ricerche sulla storia cantonale, locale e

personale tramite consulenza, elaborazione di registri e

documentazioni, nonché pubblicazione di fonti e inventari,

e. rendere noti i propri fondi attraverso attività di pubbliche relazioni,

f. esercitare la vigilanza tecnica sugli archivi e consigliare e supportare

gli organi pubblici in materia di archiviazione dei documenti,

Compiti

1. 20-1 . 1. 20 - 107

3

170.61 Regolamento sull'archivio

g. acquisire registrazioni e materiale documentario di provenienza privata,

laddove ciò sia rilevante per l'integrazione dei fondi e per la storia

di Zurigo.

1 Il Dipartimento degli Archivi può, d’intesa con un organo pubblico,

conservare gli atti per i quali non sussiste ancora alcun obbligo di

offerta e di cui non è ancora stata stabilita l’idoneità archivistica.

2 Fino alla loro acquisizione nel patrimonio archivistico del Dipartimento

degli Archivi, l’organo pubblico rimane responsabile della protezione dei

dati. Al Dipartimento degli Archivi è consentita unicamente l’elaborazione

ai fini di una futura archiviazione.

**Il 15. L’Archivio di Stato emana un regolamento per l’utilizzo

dei suoi archivi e delle sue strutture.**

**2. Diritti dell’Archivio di Stato**

**Articoli 15 e 16.10**

**Parte 1.2.2**

Sezioni dell'Archivio di Stato possono, in base ad un accordo, essere conservate presso un altro ente, purché siano garantite la conservazione, l'accessibilità e la protezione contro l'uso non autorizzato. La vigilanza sull'archiviazione e la responsabilità in materia di protezione dei dati rimangono in capo all'Archivio di Stato.

Al Staatsarchiv è da opere, che interamente o in parte si basano

sull'utilizzo dei suoi fondi, da consegnare un esemplare gratuito.

1. Come parti più antiche dell'archivio ai sensi del § 6 comma 2 della legge sugli archivi³ si intendono i fondi di oltre 50 anni.

2. Dopo l'acquisizione di questi fondi, l'Archivio di Stato ne dispone autonomamente.

3. Accessibilità del materiale d'archivio

7 1 I fondi archivistici dell’Archivio di Stato sono a disposizione del

pubblico, in linea di principio gratuitamente, per la consultazione nel

quadro del Regolamento d’uso e nel rispetto dei termini legali di protezione.

2 La consultazione avviene sotto sorveglianza. L’Archivio di Stato

può richiedere che l’utente si identifichi.

4

Ordinanza sugli archivi

170.61

7 Limitazione e diniego di consultazione

a. Le limitazioni del diritto alla consultazione si basano sull'IDG2. Inoltre, l'Archivio di Stato può limitare o negare la consultazione se

a. lo stato del materiale archivistico lo richiede,

b. l'accordo con i depositanti di materiale archivistico di provenienza privata lo prevede.

b. Ove necessario per la protezione del materiale archivistico, possono essere messe a disposizione copie anziché gli originali.

1. **Prestito di documenti d’archivio a terzi è di regola possibile solo per mostre e alle seguenti condizioni:**

a. lo stato di conservazione dei documenti d’archivio ne permette il prestito;

b. le condizioni espositive per quanto riguarda il trasporto, la sicurezza e le condizioni conservative corrispondono alle condizioni di archiviazione;

c. i diritti d’autore sui documenti d’archivio sono garantiti;

d. il/la beneficiario/a del prestito si fa carico dei costi per le copie di sicurezza;

e. il prestito non causa un onere sproporzionato.

2. **Per il prestito di documenti d’archivio di provenienza privata si applicano gli accordi stabiliti al momento dell’acquisizione.**

1 L'utilizzazione di documenti d'archivio a scopi commerciali ri-

chiede un'autorizzazione.

2 L'autorizzazione può essere subordinata a una regolamentazione

contrattuale della portata dell'utilizzazione e a una partecipazione agli

utili dell'Archivio di Stato.

1 Il presente articolo, in riferimento agli archivi di Stato, mira a definire le ipotesi di revoca o limitazione del diritto di utilizzo dei documenti d’archivio, ovvero i casi di gravi violazioni del regolamento di utilizzo degli stessi.

2 Sono considerate violazioni gravi, in particolare, il danneggiamento e la modifica intenzionali o gravemente colposi di documenti d’archivio, nonché la ripetuta alterazione dello stato di ordine degli stessi.

Betroffene Personen haben keinen Anspruch auf Berichti- Rechte

gung oder Vernichtung von archivierten Daten. Das Recht auf Anbrin- betroffener

gung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von

Daten ist gewährleistet.

Personen

1. 1. 20 - 107

5

170.61

Archivverordnung

IV. Archivkommission

Zusammen-

setzung

---

Diritto delle persone interessate

Le persone interessate non hanno alcun diritto alla rettifica o alla distruzione di dati archiviati. È garantito il diritto di apporre una annotazione in merito all'esattezza o inesattezza dei dati.

1. 1. 20 - 107

5

170.61

Ordinanza sugli archivi

IV. Commissione archivistica

Composizione

8 La Commissione degli archivi è composta dalla Segretaria generale

o dal Segretario generale della Direzione della giustizia e dell'interno, dall'Archivista di Stato, dagli Archivisti o dalle Archiviste comunali di Zurigo e Winterthur, da ulteriori rappresentanti di archivi comunali, dall'incaricata o dall'incaricato cantonale della protezione dei dati nonché da una rappresentante o da un rappresentante dei tribunali cantonali superiori.

Compiti

La Commissione archivistica consiglia il Consiglio di Stato e i

massimi tribunali cantonali in merito allo sviluppo e all'organizzazione

dell'archivistica nell'amministrazione, nonché in merito alla protezione dei dati

nell'archivistica.

Abrogazione di

Ordinanze

Disposizioni

transitorie

Entrata in vigore

V. Disposizioni finali e transitorie

Le seguenti ordinanze sono abrogate

a. Ordinanza sugli archivi comunali del 21 aprile 1960;

b. Ordinanza per gli archivi delle autorità distrettuali del 24 novembre 1921;

c. Ordinanza sull'Archivio di Stato del 10 aprile 1974.

1 Fascicoli consegnati di enti pubblici, che l’Archivio di Stato

non ha ancora acquisito, sono trattati, fino all’acquisizione o alla

restituzione, secondo le disposizioni concernenti la custodia per conto terzi.

2 Per i fascicoli processuali e i libri delle sentenze trasmessi all’Archivio

di Stato dagli archivi giudiziari e comunali, si applicano, fino alla modifica

dell’Ordinanza del Tribunale superiore sugli archivi dei tribunali, dei

giudici di pace, dei presidenti comunali, dei sindaci e degli uffici di

esecuzione forzata del 29 giugno 1994, i termini di protezione della Legge sugli archivi e

della presente ordinanza.

6

1 OS 54, 956. Numero d'ordine precedente LS 432.111.

2 LS 170.4.

3 LS 170.6.

4 LS 211.16.

Regolamento sugli archivi

170.61

5 Versione secondo la delibera del Consiglio di Stato del 22 settembre 2004 (RU 59, 288). In vigore dal

1° novembre 2004.

6 Inserito con delibera del Consiglio di Stato del 22 giugno 2005 (RU 60, 258). In vigore dal 1° agosto

2005.

7 Versione secondo la delibera del Consiglio di Stato del 28 maggio 2008 (RU 63, 334; BU 2008, 916). In vigore

dal 1° ottobre 2008.

8 Versione secondo la delibera del Consiglio di Stato del 25 febbraio 2015 (RU 70, 112; BU 2015-03-06). In vigore

dal 1° luglio 2015.

9 Versione secondo la delibera del Consiglio di Stato del 3 settembre 2019 (RU 74, 563; BU 2019-09-13).

In vigore dal 1° gennaio 2020.

10 Abrogato con delibera del Consiglio di Stato del 3 settembre 2019 (RU 74, 563; BU 2019-09-13).

In vigore dal 1° gennaio 2020.

1. 1. 20-107

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