Risoluzione della Commissione dello Stato sulla conservazione e l'archiviazione di dati (StKB AAD) - Scopo (STKBAAD)

1. Questa decisione disciplina la conservazione e l'archiviazione dei dati nonché le relative competenze.

2. Con la regolamentazione si persegue lo scopo di garantire la tracciabilità delle azioni statali, facilitare una gestione amministrativa continua e assicurare in modo sostenibile la trasmissione del patrimonio storico e culturale nel Cantone.

1. La deliberazione si applica al cantone, ai distretti, ai comuni, alle corporazioni di diritto pubblico, agli enti di diritto pubblico delle corporazioni cantonali e ad altri enti, nella misura in cui svolgono compiti pubblici. Non si applica alla Banca Cantonale di Appenzello.

2. Sono fatte salve disposizioni divergenti sulla conservazione e l'archiviazione secondo il diritto superiore e altri atti.

3. Per i tribunali e le autorità di conciliazione, la presente deliberazione si applica analogicamente, a meno che le presidenze dei tribunali non stabiliscano disposizioni diverse.

1. I dati sono considerati unità di informazione analogiche e digitali disponibili in vari formati come numeri, testi, immagini, file video o audio.

2. I dati rilevanti per il business contengono informazioni necessarie per comprendere, eseguire e tracciare un affare.

3. Le spedizioni centrali in entrata sono spedizioni che arrivano tramite il servizio di messaggeria e supporto.

4. La conservazione si riferisce all'archiviazione e alla gestione dei dati da parte dell'ufficio responsabile del processo commerciale.

5. L'archiviazione si riferisce alla conservazione permanente, senza limiti di tempo, e alla corretta conservazione e accessibilità dei dati che hanno rilevanza legale o storica da parte degli archivi.

6. Come bene d'archivio si intendono i dati che vengono conservati a scopo di archiviazione permanente nell'Archivio di Stato o in un archivio autorizzato dall'Archivio di Stato. I dati restituiti o eliminati dall'Archivio di Stato o da un archivio autorizzato dall'Archivio di Stato non sono considerati beni d'archivio.

1. Per la conservazione dei dati, sono responsabili gli uffici a cui sono assegnate le relative attività.

2. Se diversi uffici sono coinvolti nella stessa attività, è l'ufficio competente per materia a essere responsabile della conservazione dei dati. In caso di dubbio, essi si accordano sulla competenza per la conservazione. Nella misura in cui anche gli altri uffici conservino i dati, le disposizioni sulla conservazione sicura si applicano anche a loro.

1. Devono essere conservati i dati rilevanti per gli affari.

2. La conservazione deve essere effettuata in modo sistematico, preferibilmente in dossier elettronici o in dossier cartacei, in maniera adeguata e sicura.

3. Inoltre, la conservazione deve essere effettuata in modo da garantire la riservatezza, la disponibilità, l'integrità e la tracciabilità dei dati.

4. L'Archivio di Stato può emanare direttive sulla conservazione al fine di garantire in futuro un'archiviazione ordinata e completa.

1. Il periodo di conservazione è di 10 anni, salvo istruzioni o termini di legge differenti.

2. Il periodo di conservazione inizia generalmente con la conclusione dell'affare.

3. Le unità responsabili comunicano alla Cancelleria del Consiglio eventuali termini di conservazione e momenti d'inizio del decorso dei termini differenti. La Cancelleria del Consiglio tiene un elenco delle eccezioni.

1. Per la conservazione si applica o il primato digitale o il primato cartaceo.

1. Per l'amministrazione cantonale vige il primato digitale.

2. La Commissione di Stato può stabilire il primato cartaceo per uffici dell'amministrazione cantonale, in particolare quando

a) disposizioni superiori prescrivono una conservazione su carta;

b) mancano applicazioni specializzate per la conservazione sicura dei dati elettronici;

c) esistono fatti o circostanze che rendono difficile o impossibile la conservazione dei dati elettronici.

3. Per gli enti di diritto pubblico nonché per le altre corporazioni e persone giuridiche di diritto cantonale, vige il primato cartaceo. Esse possono autonomamente passare al primato digitale, qualora siano soddisfatte le condizioni necessarie.

4. Se compiti cantonali sono svolti da terzi, in particolare da altri cantoni, il primato per la conservazione si orienta secondo il diritto applicabile al terzo.

1. Nel primato cartaceo, i dati sono conservati fondamentalmente in formato cartaceo.

2. I dati creati o ricevuti elettronicamente devono essere archiviati in formato cartaceo, qualora ciò sia possibile con uno sforzo ragionevole. Nei casi giustificati in cui si decide di non seguire tale procedura, l'ubicazione di archiviazione dei dati elettronici deve essere indicata mediante un segnaposto nel dossier cartaceo.

1. Nel primato digitale, i dati sono fondamentalmente conservati in formato elettronico.

2. I dati su carta devono essere trasferiti in formato elettronico e conservati in forma elettronica. Se in casi giustificati ci si discosta da quanto sopra, nel dossier elettronico deve essere inserito un segnaposto che indichi i dati su carta.

1. La forma usuale di trasferimento dei dati da formato cartaceo a formato elettronico è la scansione. In casi particolari possono essere utilizzati altri procedimenti.

2. Quando il documento cartaceo viene distrutto dopo il trasferimento nel formato elettronico, si parla di scansione sostitutiva.

3. Nel trasferimento dei dati da formato cartaceo a formato elettronico, occorre garantire che il documento elettronico sia conforme al documento cartaceo. Inoltre, secondo lo stato della tecnica, deve essere garantito che le modifiche al documento elettronico siano riconoscibili e tracciabili.

4. I requisiti tecnici e organizzativi per il trasferimento in formato elettronico e per la conservazione elettronica sono stabiliti in una direttiva dalla commissione professionale.

1. Le spedizioni in arrivo centralmente vengono aperte, scansionate e assegnate elettronicamente dal Servizio di Supporto e Gendarmeria.

2. Sono escluse dalla scansione da parte del Servizio di Supporto e Gendarmeria le spedizioni per i seguenti uffici

a) Tribunali;

b) Ufficio del Catasto e delle Successioni;

c) Ufficio del Registro di Commercio;

d) Polizia Cantonale;

e) Cassa Cantonale di Assicurazione Appenzello Interno;

f) Procura della Repubblica;

g) Amministrazione delle imposte nel settore delle dichiarazioni fiscali;

h) Ufficio della Circolazione Stradale.

3. Le spedizioni in arrivo centralmente destinate agli uffici che sono escluse dalla scansione da parte del Servizio di Supporto e Gendarmeria vengono consegnate fisicamente e non aperte agli uffici competenti. Gli uffici sono responsabili dell’apertura, scansione e assegnazione elettronica.

4. Le spedizioni in arrivo direttamente agli uffici possono essere consegnate al Servizio di Supporto e Gendarmeria per la scansione e l'assegnazione elettronica. Ciò non si applica alle spedizioni destinate agli uffici esclusi dalla scansione da parte del Servizio di Supporto e Gendarmeria.

1. In particolare, le seguenti spedizioni che arrivano direttamente e centralmente presso gli uffici vengono consegnate fisicamente senza essere aperte

a) spedizioni che, in base al loro indirizzo o all'aspetto esteriore, sono considerate personali o confidenziali;

b) buste elettorali e di votazione;

c) offerte nel contesto degli appalti pubblici.

2. Se si riconosce solo dopo l'apertura che si tratta di una spedizione ai sensi del comma 1, la spedizione viene risigillata e consegnata fisicamente.

1. Le spedizioni che arrivano centralmente e direttamente presso gli uffici, e che non possono essere assegnate a causa dell'indirizzamento e dell'aspetto esteriore, possono essere aperte per chiarimenti dal personale responsabile della scansione. Le spedizioni secondo l'art. 12 comma 2 vengono nuovamente sigillate e consegnate fisicamente.

1. Sono esonerati dall'obbligo di digitalizzazione gli oggetti e i documenti che, a causa delle loro caratteristiche, non sono idonei a tale scopo. Tra questi rientrano in particolare

a) giornali e riviste;

b) prodotti stampati in formati speciali;

c) documenti in formati sovradimensionati (superiori ad A3);

d) documenti rilegati;

e) invii voluminosi.

2. Questi oggetti e documenti vengono consegnati fisicamente all'ufficio competente.

3. Se una spedizione contiene sia documenti e oggetti idonei che non idonei alla digitalizzazione, l'intera spedizione viene inoltrata fisicamente.

1. I documenti cartacei devono essere conservati fisicamente in un luogo sicuro per almeno 60 giorni dopo la creazione della scansione. Alla scadenza del termine, l'autorità responsabile della scansione garantisce la distruzione riservata dei documenti cartacei.

2. Il termine di 60 giorni non si applica ai documenti scansionati dagli enti responsabili per l'affare. Se i documenti non devono essere conservati in forma cartacea, può essere immediatamente disposta la distruzione riservata dei documenti cartacei.

3. Dopo aver ricevuto i documenti scansionati, l'ente responsabile per l'affare valuta se i documenti debbano essere conservati in originale in forma cartacea e, se del caso, dispone immediatamente l'invio fisico degli originali cartacei da parte dell'ente responsabile della scansione.

4. In particolare, i documenti devono essere conservati in forma cartacea quando

a) è richiesta la conservazione in forma cartacea;

b) sono necessari per provare un fatto rilevante dal punto di vista giuridico, specialmente a causa delle firme autografe;

c) il loro ulteriore utilizzo nella procedura è necessario;

d) devono essere restituiti al mittente o consegnati a un terzo, specialmente allegati presentati in originale;

e) il Gran Consiglio richiede per essi una firma autografa (Art. 11a cpv. 1 EG ZGB).

5. La Commissione degli Stati stabilisce i dettagli per la conservazione temporanea e la distruzione dei documenti cartacei, che sono stati scansionati e assegnati elettronicamente, mediante direttiva.

1. Il diritto di accesso a dati non archiviati è disciplinato dalla legge sulla protezione dei dati, l'informazione e l'archiviazione.

2. Le richieste di accesso a dati non archiviati sono decise dalla direzione dell'ente che conserva i dati.

3. Per i dati che contengono informazioni personali particolarmente sensibili, la decisione spetta al più alto organo esecutivo responsabile dell'ente, nelle istituzioni cantonali alla direzione dell'organizzazione.

1. Le corporazioni, istituzioni, enti e responsabili di compiti pubblici sono tenuti a offrire i dati all'archivio statale quando il periodo di conservazione è scaduto o i dati sono raramente necessari nella pratica.

2. L'archivio statale decide il valore archivistico dei dati.

1. Devono essere offerti tutti i dati che sono importanti per la valutazione a lungo termine di un compito pubblico. Ciò si presume in particolare quando i dati

a) riguardano le basi del lavoro amministrativo e la formazione della volontà politica (ad es. verbali, deliberazioni, descrizioni di progetti);

b) documentano i decreti cantonali (ad es. regolamenti inclusi progetti e relazioni);

c) riflettono la struttura dell'organizzazione (ad es. pianta organica, mansionari);

d) riportano in sintesi l'attività propria (ad es. rapporti annuali);

e) documentano eventi particolari;

f) hanno rilevanza sociale o scientifica.

2. Non devono essere offerti all'Archivio di Stato in generale, in particolare

a) Collezioni di stampe ufficiali della Confederazione;

b) Collezioni di circolari di uffici federali;

c) Doppioni di documenti;

d) Offerte non vincolanti, bolle di consegna, lettere informative e pubblicitarie;

e) Inviti a conferenze organizzate da terzi;

f) Documenti contabili.

3. L'Archivio di Stato può determinare o concordare con gli uffici responsabili quali gruppi o tipi di dati non devono essere offerti all'Archivio di Stato.

1. La consegna dei dati deve essere notificata.

2. La notifica avviene tramite lista di offerta. Può essere effettuata elettronicamente.

3. L'archivio nazionale verifica la lista, la corregge e la restituisce agli enti che offrono.

4. La consegna viene effettuata secondo questa lista.

1. La preparazione della consegna spetta agli uffici che cedono i documenti e comprende in particolare l'esclusione dei documenti non da consegnare e la corretta etichettatura dei contenitori fisici e dei file elettronici. Graffette e raccoglitori non devono essere rimossi dai dossier cartacei. I dati elettronici non devono essere crittografati al momento della consegna all'Archivio di Stato.

2. Per la preparazione e la consegna dei dati, l'Archivio di Stato stabilisce quanto necessario in un'istruzione.

1. I dati che non devono essere consegnati all'Archivio di Stato vengono eliminati o cancellati, a meno che non debbano essere conservati per un determinato periodo in base ad altre disposizioni legislative o istruzioni amministrative.

2. La conservazione dei dati fino alla consegna o dei dati non considerati degni di archiviazione non avviene presso l'Archivio di Stato. L'Archivio di Stato può concedere eccezioni.

1. Responsabile dell'archiviazione è l'Archivio Statale.

2. È sotto la direzione della Direttrice o del Direttore dell'Archivio Statale.

1. L'Archivio di Stato garantisce la conservazione permanente dei beni archivistici per il pubblico. Si occupa della custodia adeguata e dell'accessibilità del materiale archivistico.

2. Nell'ambito del suo incarico, sono affidati all'archivio in particolare i seguenti compiti

a) Consulenza agli enti responsabili nella gestione dei dati e supporto nella consegna;

b) Valutazione dei dati;

c) Decisione riguardo l'acquisizione, l'eliminazione o l'archiviazione;

d) Garanzia dell'accessibilità del materiale archivistico;

e) Promozione della conoscenza del materiale archivistico;

f) Supporto e, in alcuni casi, collaborazione nella valutazione dei materiali archivistici;

g) Collaborazione con altri archivi e con organizzazioni professionali;

h) Redazione di un regolamento d'uso per l'Archivio di Stato.

3. Per i dati senza un legame diretto con un compito pubblico, di norma viene effettuata solo una classificazione a livello di inventario; altrimenti, per questi dati si applicano le stesse norme previste per gli altri beni archivistici.

1. L'Archivio di Stato serve principalmente all'archiviazione di dati che sono stati creati o ricevuti nell'esercizio di compiti pubblici.

2. Può acquisire per l'archiviazione dati che sono stati creati o ricevuti senza riferimento a un compito pubblico.

3. L'acquisizione di documenti d'archivio privati viene di norma regolata contrattualmente.

4. L'Archivio di Stato acquisisce i dati secondo il primato esistente e li archivia fondamentalmente nello stesso primato.

1. L'Archivio di Stato è aperto al pubblico nei limiti dei posti di lettura disponibili. Il materiale d'archivio è disponibile in formato cartaceo o elettronico. Non vi è alcun diritto di consultare il materiale d'archivio in una forma specifica. L'uso può essere soggetto a restrizioni e condizioni per motivi legali, tecnici o conservativi.

2. Chi ripetutamente viola il regolamento d'uso o le istruzioni dell'Archivio di Stato può essere escluso dall'ulteriore utilizzo dell'archivio.

3. L'uso è generalmente gratuito. Servizi speciali possono essere addebitati in base al costo dell'impegno richiesto.

1. Archivio non più soggetto al periodo di protezione è pubblico.

2. L'ufficio che ha consegnato l'archivio può consultarlo in qualsiasi momento. Tuttavia, l'archivio non deve essere modificato.

3. Sulle richieste di consultazione di terzi relative a documenti d'archivio protetti decide l'archivista regionale o l'archivista regionale, nel caso di dati personali particolarmente meritevoli di tutela decide la commissione di stato.

1. Quando il materiale d'archivio viene utilizzato per una pubblicazione, deve essere fornita al Landesarchiv una copia di riferimento senza che sia richiesta e, nel caso di prodotti non stampati, una copia elettronica.

1. I beni archivistici non possono essere prestati o ceduti.

2. Sulle eccezioni motivate, ad esempio per scopi conservativi o scientifici o per esposizioni, decide l'Archivio di Stato.

1. Se una persona interessata contesta l'esattezza dei dati personali in un determinato materiale d'archivio, può richiedere che venga inserita una nota di contestazione. Il materiale d'archivio non può essere modificato.

1. L'Archivio di Stato può autorizzare enti, corporazioni, istituzioni e altri organismi incaricati di compiti pubblici a effettuare l'archiviazione autonoma. I doveri e i diritti derivanti dalla presente delibera devono essere documentati in un accordo di prestazione.

2. L'Archivio di Stato può emettere direttive per tali archivi e in particolare stabilire cosa bisogna fare per l'accesso e la conservazione dei dati esistenti o futuri.

3. Per questo materiale d'archivio si applica un periodo di tutela di 30 anni, e di 90 anni per i dati personali particolarmente sensibili. Le richieste di accesso da parte di terzi sono decise dall'organo esecutivo supremo di questo ente.

4. Se l'archivio è un archivio di Stato, si applicano le regole di archiviazione, utilizzo, consultazione e accesso in vigore presso di esso.

1. Gli organi esecutivi supremi stabiliscono quando per le loro sedi avviene il passaggio dal primato della carta al primato digitale. Dal momento del passaggio, il primato digitale si applica alle pratiche aperte ex novo.

2. Le pratiche in corso al momento del passaggio possono essere proseguite in formato cartaceo o elettronico. I capi delle sedi determinano quale formato sia rilevante per queste pratiche. Se viene dichiarato rilevante il primato digitale, i dati già raccolti su carta devono essere convertiti in formato elettronico fino alla chiusura della pratica, ma al più tardi entro un anno dal cambiamento del primato. La responsabilità della conversione spetta all'ufficio competente per il processo gestionale. Le disposizioni di questa delibera si applicano alla conversione mutatis mutandis. La Commissione di Stato stabilisce ulteriori dettagli in una direttiva.

3. Per le pratiche chiuse al momento del passaggio, rimane in vigore il primato della carta. Ciò vale anche per i dati dei procedimenti di istanza inferiore conclusi, a meno che il diritto federale non disponga diversamente.