Ordonnance d'exécution de la loi sur les registres des habitants et autres registres de personnes et d'objets (Ordonnance sur les registres des habitants, ERV) (Einwohnerregisterverordnung, ERV) - Bureau pour l'harmonisation des registres (ERV)

1. Le Département de l'économie et des affaires sociales est responsable de la coordination, de l'exécution et du contrôle de la qualité de l'harmonisation des registres conformément à la législation supérieure, ainsi que de la fourniture de données à la Confédération lors de leur reprise par le canton.

2. Il est en outre le service de conseil et le point de contact cantonal en matière d'harmonisation des registres.

1. Dans le présent règlement, on entend par

a) GWR : registre fédéral des bâtiments et des logements ;

b) OFS : Office fédéral de la statistique ;

c) Sedex : plateforme centrale informatique et de communication de la Confédération (échange sécurisé de données) ;

d) Infostar : registre de l'état civil ;

e) ZEMIS : système central d'information sur les migrations ;

f) UPI : identifiant unique de personne.

1. Le logiciel pour les registres des habitants doit être publié comme certifié pour Sedex par l'OFS.

2. Le logiciel doit prendre en charge les messages Sedex suivants (envoi et réception)

a) Transmission trimestrielle des données statistiques à l'OFS (type de message 99) ;

b) Utilisation régulière du service de validation (type de message 94) ;

c) Interrogation UPI (type de message 85) ;

d) Mise à jour du répertoire des communes (type de message 71) et du répertoire des États et territoires (type de message 72).

3. À partir du 1er janvier 2012, les messages suivants doivent également être pris en charge

a) Comparaison UPI (type de message 86) ;

b) Réception des avis de mutation d'Infostar (type de message 20001) et de ZEMIS (type de message 20101) ;

c) Avis de déménagement entre les registres des habitants (type de message 93) ;

d) Avis de mutation à une plateforme cantonale (type de message 10001) ;

e) Transmission complète des données à une plateforme cantonale (type de message 10099).

1. La commune gère son administration des constructions à l'aide d'un logiciel approprié, avec lequel les déclarations de statistiques de construction au GWR sont également effectuées. Ce logiciel doit être certifié pour les services web actuels de l'OFS et permettre une concordance des données communales avec le GWR.

2. Il est également possible d'utiliser le logiciel du GWR.

1. Les caractéristiques doivent être gérées avec leurs manifestations, nomenclatures et codifications, en premier lieu selon les catalogues de caractéristiques de la Confédération.

2. En second lieu, les caractéristiques doivent être gérées conformément aux normes de l'Association pour la définition des standards de l'eGovernment, dans la mesure où les caractéristiques correspondantes sont définies.

3. La commune tient dans le registre des habitants, pour les ressortissants étrangers inscrits dans Infostar, non seulement le nom officiel figurant dans ce dernier, mais aussi le nom enregistré dans ZEMIS conformément au passeport étranger.

1. La commune peut exiger la présentation des documents officiels suivants pour la collecte des caractéristiques

a) Certificat d'état civil, certificat de famille ou certificat de partenariat;

b) Carte d'identité;

c) Passeport;

d) Permis de conduire;

e) Permis pour étrangers.

2. Si ces documents ne suffisent pas, la commune est autorisée à demander d'autres documents appropriés, comme un contrat de travail ou un contrat de location.

3. Elle peut exiger la mention de la profession et de l'employeur.

4. Elle peut demander à faire comparaître la personne, si cela est nécessaire pour la collecte des caractéristiques.

5. Les événements d'état civil concernant les citoyens suisses qui se sont produits à l'étranger ne doivent être inscrits au registre des habitants que s'ils sont enregistrés dans Infostar.

6. Si la commune soupçonne des erreurs dans Infostar ou ZEMIS, elle doit attirer l'attention des autorités compétentes sur ces erreurs.

1. Tous les projets de construction et de transformation soumis à autorisation doivent être enregistrés dans le registre foncier dès le dépôt de la demande de permis de construire.

2. Tous les changements de statut de ces projets doivent être mis à jour.

1. La commune détermine les données à transmettre, le groupe de personnes concerné, ainsi que la forme et la périodicité de la transmission.

1. Les informations concernant les appartements doivent notamment inclure le nombre de pièces, l'étage et l'emplacement de ceux-ci.

2. La commune doit s'assurer que les efforts requis des particuliers soient réduits au minimum.

1. La déclaration doit notamment contenir l'adresse de l'entreprise et indiquer les locaux nécessaires à l'exploitation de l'entreprise.

2. Si un propriétaire d'une entreprise individuelle n'a pas de domicile au lieu de son entreprise, il doit déposer une attestation de résidence actuelle auprès de la commune du lieu de l'entreprise.

3. Pour les personnes morales, ainsi que pour les sociétés en nom collectif et en commandite, un extrait du registre du commerce doit être déposé.

1. Les ressortissants étrangers doivent déposer une attestation de l'état civil auprès de la commune de résidence, si une inscription dans Infostar existe.

2. Si aucune telle inscription n'existe, les documents correspondants doivent être déposés, dans la mesure où ils peuvent être fournis.

1. La commune de domicile délivre le certificat de résidence en vue de l'enregistrement d'une résidence secondaire dans une commune de séjour. Le certificat contient

a) toutes les caractéristiques minimales ;

b) la commune de séjour ;

c) mention équivalente "pour l'enregistrement au séjour" ;

d) la date de délivrance.

2. La désignation alternative pour le certificat de résidence pour les Suissesses et les Suisses est certificat d'origine.

1. La commune de résidence peut exiger un nouvel certificat de domicile tous les douze mois. Une mise à jour du certificat avec le cachet et la signature de la commune de domicile est autorisée.

2. En cas de changement de commune de domicile ou d'état civil, un nouveau certificat de domicile doit être déposé.

1. À d'autres fins justifiées, la commune de domicile délivre, sur demande, une attestation de résidence.

2. Avec l'attestation de résidence, la personne concernée certifie qu'elle s'est correctement enregistrée auprès de la commune pour l'établissement.

3. Une mise à jour de l'attestation de résidence avec cachet et signature est autorisée.

1. La commune définit l'ensemble des logements à numéroter.

1. Le schéma de numérotation ainsi que le placement des plaques de numéros physiques sont conformes à la directive sur la numérotation des logements publiée par l'OFS.

2. Les numérotations existantes peuvent être adoptées.

1. La commune détermine le type de plaques pour une numérotation physique. Elle peut autoriser d'autres plaques pour certains bâtiments sur demande. Les coûts sont à la charge des responsables.

1. Les listes de logements et d'occupants à fournir à la demande des communes contiennent notamment le nombre de pièces, l'étage, la position sur l'étage, les locataires ainsi que, dans la mesure où elles sont connues, les autres occupants.

2. Après la clôture de la numérotation, la commune retourne les listes corrigées avec les occupants et le numéro officiel de l'appartement aux fournisseurs de données d'origine.

1. Le bureau du registre foncier informe la commune de chaque changement de propriétaire dans un délai d'un mois, à condition que le numéro officiel de l'appartement ait été introduit dans la commune concernée.

2. La commune informe, en cas de changement de propriétaire, l'acquéreur ou l'acquéreuse du numéro officiel de l'appartement.

1. La commune fournit directement à la Confédération les données de ses registres d'habitants conformément au droit supérieur. En cas de qualité suffisante des données, le canton se charge de la livraison.

2. Les communes reçoivent les notifications de mutations électroniques d'Infostar et de ZEMIS via Sedex.

1. Lorsqu'une personne change de commune de domicile, l'ancienne commune de domicile transmet les données correspondantes à la nouvelle commune de domicile. La nouvelle commune de domicile informe les communes de résidence du déménagement.

2. Lorsqu'une personne établit une résidence dans une commune, la commune de domicile transmet les données correspondantes à la nouvelle commune de résidence.

3. Lorsqu'une personne quitte une commune de résidence, celle-ci signale le départ à la commune de domicile.

1. La commune fournit au canton l'intégralité des données de son registre des habitants deux fois par an, à la mi-année et à la fin de l'année, ainsi qu'en cas de nécessité d'un alignement des données.

2. Les mutations des données doivent être fournies quotidiennement.

3. Les livraisons se font selon la norme eCH-0020.

1. Les communes ou le canton utilisent le service de validation de la Confédération au moins une fois par mois.

2. Sur la base des retours du service de validation, les caractéristiques doivent être corrigées et complétées en conséquence.

1. Les registres doivent être sécurisés contre le vol et la perte de données.

1. Le gouvernement approuve le concept d'autorisation et prend des mesures en cas d'utilisation illégale des données.

1. Le département de l'économie publique et des affaires sociales demande l'approbation du concept d'autorisation et la mise en œuvre de mesures.

2. Il examine les demandes d'accès aux données et contrôle les journaux pour s'assurer de l'utilisation légitime des données.

3. De plus, il veille à la publication du concept d'autorisation.

1. L'Office de l'informatique exploite la plateforme de données. Il est chargé du soutien technique et de la consultation des autorités et services autorisés à y accéder, ainsi que de la conclusion d'accords entre ceux-ci et le canton concernant des services particuliers et leur rémunération.

2. L'administration fiscale est responsable, en ce qui concerne le registre des personnes, du soutien professionnel et de la consultation des autorités et services autorisés à y accéder ainsi que des fournisseurs de données. Elle coordonne le traitement des préoccupations professionnelles des parties concernées.

1. Les établissements de droit public suivants du canton ont accès aux données de la plateforme de données

a) Caisse de chômage des Grisons ;

b) Caisse de dommages élémentaires du canton des Grisons ;

c) Assurance des bâtiments des Grisons ;

d) Haute école pédagogique des Grisons ;

e) Caisse de pension des Grisons ;

f) Services psychiatriques des Grisons ;

g) Institution de l'assurance sociale du canton des Grisons.

1. Pour réglementer l'étendue de l'accès des services et autorités autorisés, un concept d'autorisation est émis.

2. Le concept contient, pour chaque service et autorité ayant droit d'accès, l'étendue de l'accès en indiquant le but de l'accès ou la mission légale, les bases légales, le groupe d'autorisation, la liste des caractéristiques, les fonctions, le territoire, les annonces d'événements ainsi que le type d'accès.

3. Les services et autorités autorisés signalent au service informatique, conformément à ses spécifications, les personnes actuelles appartenant à un groupe d'autorisation.

1. L'accès aux données est accordé uniquement après l'approbation du concept d'autorisation.

2. Toute modification ou adaptation du concept d'autorisation requiert une approbation.

3. Le concept d'autorisation est publié sur Internet.

1. Pour l'accès aux données de la plateforme de données, une demande doit être soumise au Département de l'économie et des affaires sociales en précisant toutes les informations nécessaires pour déterminer l'étendue de l'accès.

2. Après vérification de la conformité de la demande avec les dispositions légales, l'étendue de l'accès sera déterminée et incluse dans le concept d'autorisation avec les autres informations pertinentes.

1. Le protocole inclut au minimum la lecture, la modification et la suppression de données ainsi que les exportations de données.

2. Les accès aux données de la plateforme de données via des systèmes tiers, que la plateforme de données ne peut pas enregistrer, doivent être enregistrés par le système tiers. Si l'enregistrement requis n'est pas assuré, l'accès n'est pas accordé ou est retiré. Les protocoles doivent être mis à disposition pour vérification.

3. Les protocoles doivent être conservés pendant au moins un an.

4. Si la vérification des protocoles révèle des irrégularités, les mesures appropriées doivent être prises immédiatement.

1. Les organismes et autorités habilités à accéder doivent participer activement à une opération légale ainsi qu'à un fonctionnement technique et professionnel sans faute, et fournir toutes les informations requises par les services compétents.

1. Les ménages collectifs suivants établissent un séjour statistique pour leurs résidents (patients ou détenus)

a) Établissements pénitentiaires ;

b) Institutions de l'exécution des mesures stationnaires ;

c) Établissements de semi-détention ;

d) Centres minimaux ;

e) Cliniques psychiatriques.

1. Les personnes qui ont un séjour statistique dans une commune sont dispensées de l'obligation de s'inscrire et de se désinscrire concernant ce séjour, et n'ont pas à déposer de documents.

1. Les personnes ayant un séjour statistique ne sont pas inscrites dans le registre des habitants de la commune où se trouve le ménage collectif.

2. Dans la commune de résidence, la commune d'emplacement d'un tel ménage collectif ne doit pas être mentionnée en tant que caractéristique.

1. Les responsables des ménages collectifs selon cette section n'ont pas à notifier la commune de situation du ménage et la commune de résidence au sujet des résidents.

2. Les responsables de tels ménages collectifs doivent notifier le ménage au département au plus tard le 31 octobre de chaque année. Ils doivent indiquer les bâtiments concernés ainsi qu'une personne de contact pour les livraisons de données à l'OFS.

1. Les responsables des ménages collectifs selon cette section transmettent à l'OFS les données des résidents qui ont séjourné sans interruption dans le ménage collectif entre le 1er octobre et le 31 décembre.

2. Cette transmission de données doit se faire entre le 1er et le 15 janvier. Les données doivent être conservées jusqu'à la fin du mois d'avril.

3. Toutes les caractéristiques conformément aux exigences minimales de l'OFS pour ces personnes doivent être transmises.

4. La forme de cette transmission de données doit répondre aux exigences de l'OFS.

1. Les personnes ayant un séjour statistique ainsi que leurs représentants sont tenus de fournir aux responsables des ménages collectifs des informations véridiques sur les caractéristiques nécessaires et de justifier ces informations si nécessaire.

2. La commune de résidence est tenue, selon cette section, de communiquer gratuitement aux responsables des ménages collectifs, sur demande, les caractéristiques correspondantes des résidents.

**1. Avec l'entrée en vigueur de ce règlement, les dispositions transitoires pour l'exécution de la loi sur l'harmonisation des registres du 16 septembre 2008 ainsi que les dispositions d'application de la loi sur l'établissement des Suisses du 27 août 1984 sont abrogées.**

1. Ce règlement entre en vigueur avec la loi sur les registres de population.