Ordonnance relative à l'archivage électronique de l'Office des migrations (OAEG) (ELARV)

10 En vue de l’exécution des tâches définies par la loi fédérale du Collectes de

16 décembre 2005 sur les étrangers et l’intégration (LEI)³ et la loi données

sur l’asile du 26 juin 19985, ainsi que par les ordonnances y relatives,

l’Office des migrations exploite les collections de données électroniques

suivantes

a. l’archive électronique (ELAR),

b. le système d’appui aux processus et de monitoring (PuM),

c. le système d’échange de données entre l’Office des migrations et

les contrôles des habitants (MiGEK).

11

1 Le ELAR sert

Archives

a. à la conservation électronique des dossiers en matière d’asile et de Électroniques

droit des étrangers,

b. à la mise à disposition des documents pour le traitement des affaires.

2 Le ELAR traite en particulier les données personnelles et les données

personnelles sensibles suivantes:10

a. nom, prénom, alias, sexe, date de naissance, adresse, situation

familiale et liens de parenté et nationalité,

b. statut en matière de droit des étrangers,

c. mesures de renvoi, d’éloignement, d’exécution et de contrainte,

d. données de procédure,

e. formation et certificats de travail,

f. activité professionnelle et lieu de travail,

g. numéro AVS,

h. lieu d’origine,

i. état civil,

j. situation financière,

k. procédures et condamnations pénales ainsi que mesures admini-

stratives,

l. perception de prestations de l’aide sociale et des assurances so-

ciales,

m. état de santé,

n. mesures du droit de la protection de l’enfant et de l’adulte.

Système de

soutien aux

processus

et de suivi

MiGEK

1. 23-119

1

142.51 O sur les Archives Électroniques du Service des Migrations (O-AELAR)

7 1 Le PuM sert

a. au suivi des procédures en matière d’asile et de droit des étrangers,

notamment en ce qui concerne les délais de procédure,

b. à la mise à disposition des documents pour le traitement des affaires,

c. à l’établissement d’évaluations statistiques.

2 Il contient des données personnelles issues du ELAR et du Système

central d’information sur la migration (ZEMIS), ainsi que des données

relatives à l’état d’avancement et au déroulement des procédures en

matière d’asile et de droit des étrangers.

9 1 Le MiGEK sert

a. à la simplification et au soutien de la collaboration ainsi qu’à

la communication sécurisée entre l’Office des migrations et les

bureaux du contrôle des habitants du canton de Zurich,

b. à la transmission électronique mutuelle de données et de docu-

ments dans le domaine du droit des étrangers et de l’asile, en

particulier

1. des demandes d’octroi et de prolongation d’autorisations et de

pièces d’identité relevant du droit des étrangers,

2. des annonces de mutations concernant la situation personnelle

de la personne étrangère,

c. à la prise de rendez-vous pour la saisie de données pour le

livret pour étrangers.

2 Le MiGEK contient des données personnelles issues de l’ELAR et du

ZEMIS ainsi que des données relatives à la prise de rendez-vous

pour la saisie des données pour le livret pour étrangers.

3 Les droits d’accès suivants s’appliquent

a. L’Office des migrations est autorisé à traiter toutes les données.

b. Les bureaux communaux du contrôle des habitants sont autorisés

1. à traiter les données des personnes étrangères domiciliées dans

leur commune, qui sont nécessaires pour l’annonce de muta-

tions d’adresse, y compris les arrivées et départs, les change-

ments d’état civil, les changements d’état civil, les change-

ments de données personnelles, pour la prise de rendez-vous

pour la saisie des données nécessaires au livret pour étrangers

ainsi que pour la transmission des demandes d’autorisation,

V sur les archives électroniques de l'Office des migrations (ELARV) 142.51

2. à consulter et à traiter les données des personnes étrangères

domiciliées dans le canton de Zurich en dehors de leur com-

mune, si cela est nécessaire pour enregistrer une arrivée ou un

départ vers une autre commune.

1. Le Service des migrations obtient les données personnelles contenues Acquisition de

dans l'ELAR, le PuM et le MiGEK en règle générale auprès des registres données personnelles

de personnes tenus par la Confédération dans le domaine des étrangers

et de l'asile, des contrôles des habitants, des autorités sociales communales,

du Service social cantonal, des organes de police et des organes de la justice

pénale.10

2. Pour le surplus, il obtient les données auprès des personnes concernées et,

dans les cas particuliers, auprès d'autres services officiels et personnes.

1 La personne concernée est tenue de fournir à l'Office des migrations

les informations nécessaires à l'ELAR.

Devoir de

collaboration

2 L'Office des migrations peut exiger la traduction en allemand des des personnes

documents en langue étrangère.

concernées

10 1 Les autorités cantonales et communales compétentes communiquent à

l’Office des migrations les données suivantes concernant les personnes

étrangères

a. arrivée, présence et départ,

b. naissances et décès,

c. modifications des données personnelles, notamment concernant l’état

civil et les relations familiales,

d. ouverture et clôture d’enquêtes pénales,

e. condamnations définitives prononcées par les tribunaux et les autorités

d’enquête pénale,

f. décisions des autorités d’exécution des peines,

g. début, étendue et fin du versement de l’aide sociale,

h. refus de célébration de mariage ou de conclusion d’un partenariat

enregistré et faits indiquant un mariage ou un partenariat enregistré

abusif en vue de contourner les prescriptions d’admission,

i. mesures du droit de la protection de l’enfant et de l’adulte au sens des

art. 82 ss de l’ordonnance du 24 octobre 2007 relative à l’admission,

au séjour et à l’exercice d’une activité lucrative (OASA)4,

j. annonces à l’office de placement, refus de demandes d’indemnités de

chômage, retraits de la capacité de placement et fins du versement des

indemnités de chômage,

k. versement de prestations complémentaires au sens de l’art. 82d OASA,

l. décisions relatives aux exclusions scolaires définitives d’élèves

étrangers au sens de l’art. 82e OASA.

2 Dans les procédures de réexamen du droit de séjour pour les motifs de

révocation prévus aux art. 62 ou 63 LEI, l’Office des migrations peut

charger les polices cantonales et communales de procéder à des enquêtes.

**Obligations des autorités**

1. 1. 23-119

3

142.51 O sur l’archivage électronique de l’Office des migrations (OAEOM)

**Traitement des données par la Police cantonale**

**Communication de données**

**Organe responsable**

**Sécurité des données**

**Entrée en vigueur**

10 La Police cantonale est autorisée à traiter les données personnelles

contenues dans le ELAR aux fins de l'accomplissement de ses tâches

dans le domaine de l'exécution des mesures de contrainte du droit des

étrangers et de l'asile.

1 Lorsqu’une personne étrangère est en détention pénale ou fait

l’objet de mesures de contrainte, le Service des migrations communique

ses décisions et les données personnelles qu’elles contiennent aux

autorités d’exécution des peines.

2 Sur demande, le Service des migrations communique les données

personnelles du ELAR et du PuM10

a. aux autorités fédérales, cantonales et communales pour l’accomplissement

de leurs tâches légales;

b. à des particuliers pour l’accomplissement d’un contrat de prestations.

6 Le Bureau des migrations est l'organisme responsable au sens de

1 L'accès à ELAR, PuM et MiGEK s'effectue selon les profils d'utilisateur et est sécurisé par des mots de passe.10

2 La transmission des données à des systèmes tiers est chiffrée.

4

1 RS 59, 252.

2 LS 170.4.

3 RS 142.20.

4 RS 142.201.

5 RS 142.31.

V sur l’archive électronique de l’Office des migrations (ELARV)

142.51

6 Version selon décision du Conseil-exécutif du 28 mai 2008 (RS 63, 331; FO

2008, 916). En vigueur depuis le 1er octobre 2008.

7 Inséré par décision du Conseil-exécutif du 31 mai 2016 (RS 71, 366; FO

2016-06-10). En vigueur depuis le 1er octobre 2016.

8 Version selon décision du Conseil-exécutif du 31 mai 2016 (RS 71, 366; FO

2016-06-10). En vigueur depuis le 1er octobre 2016.

9 Inséré par décision du Conseil-exécutif du 6 juillet 2022 (RS 77, 459; FO

2022-07-15). En vigueur depuis le 1er novembre 2022.

10 Version selon décision du Conseil-exécutif du 6 juillet 2022 (RS 77, 459; FO

2022-07-15). En vigueur depuis le 1er novembre 2022.

11 Abrogé par décision du Conseil-exécutif du 6 juillet 2022 (RS 77, 459; FO

2022-07-15). En vigueur depuis le 1er novembre 2022.

1. 1. 23-119

5