Loi sur l'archivage - Objet

1. Cette loi régit la sauvegarde des documents d'archives dignes d’intérêt, l'accès aux archives cantonales et communales, ainsi que l'organisation et l'activité des archives du canton et des communes.

2. Elle ne s'applique pas aux communautés religieuses de droit public au sens de l'art. 109 ss. Cst.

1. Les archives du canton et des communes servent les exigences de documentation des autorités et les besoins d'information du public.

2. L'archivage doit garantir la traçabilité des actions de l'État, assurer durablement la transmission authentique de l'histoire du canton et des communes, et préserver le patrimoine culturel d'Appenzell Rhodes-Extérieures.

1. Les documents sont des informations enregistrées, indépendamment de leur support. Cela inclut également tous les outils nécessaires à leur compréhension et utilisation.

2. Sont considérés comme dignes d'archivage les documents qui, en raison de leur importance juridique, administrative, politique, économique, sociale, scientifique ou culturelle, sont importants pour une transmission authentique.

3. Archives désignent les documents que l'archive compétente a désignés pour une conservation permanente.

4. Un organisme public est une autorité, un titulaire d'une fonction publique ou une organisation qui remplit les tâches publiques du canton, des communes, ou des corporations et établissements de droit public.

1. Les organes publics prennent en compte les exigences de l'archivage dans la gestion des documents et notamment lors de l'acquisition et de l'exploitation de systèmes de traitement électronique des données.

2. Les documents doivent être systématiquement classés et conservés en toute sécurité.

3. À moins qu'une disposition légale spécifique ne l'exige, les documents ne peuvent être détruits que si les archives compétentes les ont jugés non dignes d'archivage.

1. Les organismes publics vérifient régulièrement quels documents ne sont plus nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.

2. Tous les documents qui ne sont plus nécessaires doivent être proposés pour transfert aux archives compétentes.

3. Les archives compétentes déterminent les exceptions à l'obligation de proposition.

1. Sont tenus de fournir des informations

a) le Conseil cantonal et ses organes, à l'exception des groupes parlementaires ;

b) le Conseil d'État, ses commissions et ses représentations ;

c) l'administration cantonale ;

d) les tribunaux, les autorités de conciliation et le ministère public ;

e) les offices des poursuites et les offices des faillites ;

f) le parlement communal et la commission de révision des affaires ;

g) le conseil municipal, ses commissions et l'administration communale ;

h) les associations intercommunales ;

i) les corporations et établissements de droit public ;

j) toutes les personnes physiques et morales, dans la mesure où elles s'acquittent de tâches publiques du canton ou des communes.

1. L'archive compétente évalue, après consultation de l'entité proposant, la valeur archivistique des documents et décide de manière définitive des documents qu'elle accepte pour une conservation permanente.

2. Les documents qui ne sont pas pris en charge par les archives sont gérés par les entités proposant conformément aux réglementations qui leur sont applicables.

1. Des mesures techniques, de conservation et organisationnelles doivent être mises en place pour garantir la préservation à long terme et l'utilisabilité des archives.

2. Les archives doivent être conservées dans des locaux séparés et appropriés.

1. Les archives sont un patrimoine culturel inaliénable. Aucune propriété privée ni aucun autre droit réel ne peuvent y être établis.

2. Les droits existants sur les archives d'origine non étatique restent préservés.

1. Documents ne présentant ni l'intérêt de protection public ni privé sont accessibles au grand public conformément aux conditions d'utilisation.

1. La consultation des documents présentant des intérêts de protection publics ou privés est régie par la loi sur l'information.

2. Les archives compétentes décident si, et dans quelle mesure, une consultation des documents protégés peut être accordée. En cas de doute, elles sollicitent l'avis de l'entité déposante et de l'organe de contrôle de la protection des données.

1. Les intérêts de protection publics sont considérés comme éteints au plus tard 30 ans après la création d’un document.

2. Les intérêts de protection privés sont considérés comme éteints au plus tard 120 ans après la création d’un document.

3. Restent réservées les dispositions spéciales du droit supérieur et les stipulations divergentes dans les accords de transfert concernant les archives non étatiques.

1. Les organismes déposants peuvent, dans le cadre de l'accomplissement de leurs tâches, consulter les archives qu'ils ont déposées, mais ils ne sont pas autorisés à les modifier.

1. Si l'inexactitude des données personnelles est rendue crédible, la personne concernée peut exiger que sa contre-présentation soit ajoutée aux archives.

2. Il n'existe aucun droit à la rectification ou à la destruction des archives.

1. La consultation des archives est gratuite. Les services spéciaux sont payants.

2. L'utilisation des archives peut, dans certains cas, être assortie de conditions et obligations particulières pour des raisons de conservation ou de droits d'auteur.

3. Les usagers sont responsables envers la collectivité de tout dommage qu'ils causent lors de l'utilisation des archives et du matériel d'archives.

4. Toute personne qui enfreint de manière grave ou répétée le règlement d'utilisation peut être exclue de l'accès ultérieur aux archives.

5. Le règlement d'utilisation en précise les modalités.

1. L'archive d'État est l'archive compétente pour les documents des organes cantonaux et de leurs prédécesseurs juridiques. Elle sert d'archive pour les institutions intercantonales avec la participation d'Appenzell Rhodes-Extérieures, selon convention.

2. Elle s'engage pour la préservation des archives privées et des archives des communautés religieuses de droit public.

3. Elle assure la conservation à long terme, le traitement scientifique et la transmission des archives.

4. Elle garantit, en collaboration avec la bibliothèque cantonale, une transmission documentaire coordonnée pour Appenzell Rhodes-Extérieures.

1. Les Archives de l'État sont dirigées par l'archiviste de l'État. Elles sont rattachées sur le plan organisationnel à la Chancellerie d'État.

2. Le Conseil d'État adopte un règlement d'utilisation.

1. Les Archives d'État

a) soutiennent les organes cantonaux dans la gestion des documents ;

b) décident de la valeur archivistique des documents des organes cantonaux ;

c) assurent la conservation sécurisée et le catalogage approprié de leur fonds d'archives ;

d) exploitent un système d'archivage électronique ;

e) gèrent une bibliothèque de référence et entretenent des collections de documentation régionale ;

f) peuvent acquérir des fonds d'archives importants d'importance cantonale provenant de tiers ;

g) constituent un centre d'information et rendent les fonds d'archives accessibles sous une forme appropriée ;

h) conseillent les communes sur les questions d'archivage ;

i) mènent et accompagnent des projets de recherche, de publication et de médiation sur la culture régionale ;

j) collaborent techniquement avec d'autres archives et institutions.

1. L'archive d'État a, dans le cadre de ses missions, accès à tous les documents des entités soumises à l'obligation de dépôt. Elle émet des directives concernant la conservation et la remise des documents présentant un intérêt archivistique.

2. Elle peut accéder aux archives communales à des fins de recherche et d'information.

3. Elle peut conclure des accords relatifs aux archives avec des partenaires publics et privés.

1. Les dispositions des Archives d'État peuvent faire l'objet d'un recours auprès du Conseil d'État.

1. Les Archives communales sont l'archive compétente pour les documents des organes communaux et de leurs prédécesseurs juridiques. Elles peuvent également recevoir d'autres biens d'archives importants pour l'histoire de la commune.

2. Les Archives communales sont placées sous la surveillance du Conseil communal. Celui-ci établit un règlement d'utilisation et désigne une personne responsable de toutes les tâches attribuées aux archives par la loi.

3. La personne responsable des archives a, dans le cadre de ses fonctions, accès à tous les documents des instances tenues de proposer des documents. Elle émet des directives concernant la conservation et la remise des documents archivables.

4. Dans le cas des syndicats intercommunaux et autres organes intercommunaux, les communes concernées désignent, par accord, quelles archives communales sont compétentes.

1. Les archives communales et les archives d'État assurent une archivage coordonnée.

2. Les archives d'État soutiennent les communes dans les domaines de l'évaluation des documents et de l'inventaire des archives.

1. La protection juridique en matière d'archives communales est régie par la loi communale.

1. Quiconque intentionnellement endommage, dissimule, aliène ou soustrait d'une autre manière à une archivation ordonnée des documents désignés comme dignes d'archive, est puni d'une amende.

2. Quiconque intentionnellement ou par négligence grave enfreint le règlement d'utilisation ou des dispositions prises au cas par cas concernant l'utilisation des biens d'archive, est puni d'une amende.

1. La loi communale du 7 juin 1998 est modifiée comme suit

2. Le règlement du 14 novembre 1988 sur la gestion des archives est abrogé.

1. Cette loi est soumise au référendum facultatif.

2. Le Conseil d'État détermine l'entrée en vigueur.