Règlement d'organisation de la Chancellerie d'État (Do LKA) - Structure (LKA)

1. La Chancellerie d'État se compose de

a. la Chancellerie d'État au sens strict ;

b. les Archives d'État.

1. La chancelière ou le chancelier dirige la chancellerie d'État, notamment par le biais de mandats de prestations et d'accords d'objectifs.

2. La suppléance incombe à la deuxième chancelière ou au deuxième chancelier.

3. L'autorité d'engagement des collaborateurs de la chancellerie d'État au sens strict est la chancelière ou le chancelier.

4. L'autorité d'engagement des collaborateurs des archives d'État est la chancelière ou le chancelier en collaboration avec l'archiviste d'État ou l'archiviste.

1. Un échange a lieu chaque année entre le membre du Conseil d'État responsable de la surveillance de la Chancellerie d'État et le/la Chancelier/Chancelière.

2. La présidence du Conseil d'État est invitée.

1. La chancelière ou le chancelier établit, dans une réglementation des compétences, les attributions financières détaillées et les droits de signature des collaborateurs.

1. Les processus et les tâches de la Chancellerie d'État sont enregistrés et documentés numériquement.

2. Les employés de la Chancellerie d'État sont responsables dans leur domaine de travail de

a. mettre à jour les processus et contenus existants dans les outils prévus à cet effet ;

b. enregistrer de nouveaux processus et contenus.

3. Les responsables de département vérifient régulièrement les processus et contenus dont ils sont responsables.

1. La gestion des dossiers de la Chancellerie d'État est assurée par un système de gestion des affaires (système GEVER).

2. La Chancellerie d'État garantit la séparation de la gestion électronique des affaires entre le Grand Conseil et le Conseil d'État par des mesures techniques et organisationnelles.

3. Il incombe à la Chancellerie d'État d'assurer le contrôle des affaires en cours, des soumissions et des mandats du Grand Conseil et du Conseil d'État.

1. La Chancellerie d'État est responsable de l'organisation interne du canton, du fonctionnement et du développement ultérieur des canaux de communication suivants

a. le site internet cantonal ;

b. les canaux de médias sociaux cantonaux ;

c. l'intranet cantonal (domaine de la communication) ;

d. le média d'information interne pour l'administration cantonale.

1. La Chancellerie d'État assume, en tant qu'éditrice des recueils de lois systématiques et chronologiques, les tâches suivantes

a. la consultation de l'administration cantonale et des communes en matière de technique législative et de rédaction ;

b. l'examen technique et rédactionnel des actes dans le cadre de la procédure de co-rapport ;

c. la publication des actes ainsi que la maintenance des recueils de lois.

2. La Chancellerie d'État assume, en tant qu'éditrice du Bulletin officiel, les tâches conformément à l'ordonnance sur la loi de publication.

1. La Chancellerie d'État fournit les services de chancellerie suivants

a. le traitement du courrier entrant et sortant ;

b. l'attribution ou la réponse directe à toutes les demandes et soumissions, y compris les plaintes adressées au Conseil exécutif ;

c. l'organisation d'événements pour le Conseil législatif régional ;

d. le service de cérémonie lors des sessions du Conseil législatif régional ;

e. l'exploitation de la zone d'accueil dans le bâtiment du gouvernement ;

f. la régulation de l'utilisation et de la location des locaux dans le bâtiment du gouvernement ainsi que leur gestion et entretien ;

g. les certifications pour l'utilisation dans les échanges avec les autorités nationales et étrangères.

2. Les certifications pour l'utilisation dans les échanges avec les autorités nationales et étrangères peuvent être signées par les collaborateurs matériellement compétents. La chancelière ou le chancelier d'État peut autoriser d'autres collaborateurs de la Chancellerie d'État à signer des certifications.

1. La Chancellerie d'État fournit au Conseil cantonal, y compris à ses organes, les services suivants

a. la préparation, la conduite et le suivi des séances y compris la rédaction des procès-verbaux ;

b. le conseil de la présidence du Conseil cantonal, des organes dirigeants et des présidences des commissions cantonales tant en matière de questions techniques et de procédures qu'en matière de planification, d'organisation et de gestion d'entreprise ;

c. la gestion des secrétariats des commissions y compris la participation à l'élaboration des rapports des commissions ;

d. la gestion du secrétariat de la Conférence interparlementaire du nord-ouest de la Suisse (CIP NOCH) ainsi que d'autres commissions interparlementaires ;

e. la gestion des données personnelles et le paiement des indemnités journalières.

1. La Chancellerie d'État fournit les services suivants au Conseil exécutif

a. la préparation, la conduite et le suivi des séances du Conseil exécutif, y compris la rédaction des procès-verbaux ainsi que l'émission des décisions;

b. la tenue d'un registre des affaires en suspens;

c. la consultation du Conseil exécutif sur des questions de planification, d'organisation et de gestion des affaires;

d. la mise en œuvre du principe de transparence pour les affaires du Conseil exécutif ainsi que les autres obligations qui lui sont confiées par le règlement sur l'information et la protection des données;

e. la garantie de la représentation lors d'occasions officielles ainsi qu'au niveau intercantonal ou transfrontalier, si nécessaire en compagnie d'une huissière d'État ou d'un huissier d'État.

2. Concernant les relations extérieures du canton, la Chancellerie d'État fournit en conseil et soutien du Conseil exécutif les prestations suivantes

a. la coordination de la représentation des intérêts du canton auprès de la Confédération;

b. la coordination et la représentation lors des conférences gouvernementales intercantonales;

c. la coordination et la représentation dans les instances de collaboration régionale et transfrontalière;

d. la gestion du secrétariat de la Conférence des gouvernements de la Suisse du Nord-Ouest (CGNO).

1. La Chancellerie d'État est responsable de la gestion de toutes les affaires liées à l'exercice des droits politiques conformément à la loi sur les droits politiques.

2. La Chancellerie d'État a les responsabilités suivantes concernant les élections et les votations

a. la coordination et la réalisation des élections et votations fédérales et cantonales en collaboration avec la Chancellerie fédérale et les communes;

b. la présentation de requêtes au Conseil d'État pour toutes les affaires touchant aux élections et votations, y compris les plaintes relatives aux droits de vote;

c. la préparation des explications relatives aux votations ainsi que des vidéos explicatives sur les élections et votations, fondées sur les explications de la direction compétente sur l'objet de la votation.

1. La Chancellerie d'État est responsable des tâches suivantes dans le domaine de la communication externe

a. la coordination des demandes des médias et du public ;

b. l'information sur les décisions du Conseil d'État ;

c. le conseil au Parlement cantonal et au Conseil d'État en matière de relations publiques.

1. La Chancellerie d'État est responsable de l'exploitation inter-administrations, du développement continu et du support d'un accès central aux services numériques des autorités du canton.

2. La Chancellerie d'État met à disposition les services numériques inter-administrations suivants

a. Plate-forme de services en ligne incluant le compte BL ;

b. Répertoire des services avec des informations sur les services, les prestations et les démarches administratives ;

c. Formulaires BL.

3. La Chancellerie d'État assure, dans son domaine de compétence, la représentation des intérêts auprès des instances intercantonales ainsi que des communes.

1. La Chancellerie conseille et soutient le Bureau de l'Ombudsman, l'Autorité de surveillance de la protection des données et le Contrôle financier dans les domaines suivants

a. Ressources Humaines (RH);

b. Contrôle de gestion et comptabilité;

c. Transformation numérique et développement organisationnel.

1. L'archiviste d'État dirige les Archives d'État, notamment à l'aide de mandats de prestations et de conventions d'objectifs.

2. La suppléance est assurée par l'archiviste d'État adjointe ou l'archiviste d'État adjoint.

1. La gestion des dossiers des Archives d'État est assurée par un système de gestion administrative (système GEVER).

2. Pour l'accomplissement de ses tâches essentielles, les Archives d'État utilisent des applications spécialisées appropriées.

1. Les Archives d'État constituent l'archive centrale de l'administration cantonale et agissent en tant que service spécialisé pour les questions de l'archivage numérique et de la gestion des documents selon la loi sur les archives et l'ordonnance GEVER. Elles fournissent les services suivants

a. le conseil et le soutien des services cantonaux et d'autres entités dans l'organisation de leur gestion des documents et de leur archivage ;

b. le conseil et le soutien des services cantonaux lors de l'introduction d'un système GEVER cantonal (service spécialisé en gestion des documents) ;

c. la coordination et la vérification de la gestion et de l'archivage appropriés des documents ;

d. la décision sur l'importance archivistique des documents ainsi que leur prise régulière en charge par les Archives d'État, y compris l'archivage des documents d'importance archivistique des personnes physiques et morales de droit privé ;

e. la prise en charge de toutes les informations décrivant les documents archivés et leur traitement en données d'indexation ;

f. la préservation à long terme et la mise à disposition de tous les documents archivés, indépendamment de leur forme originale.

1. Les Archives d'État permettent l'accès aux documents archivés conformément à la loi sur l'archivage, en respectant la loi sur l'information et la protection des données.

2. Les Archives d'État soutiennent l'administration cantonale, les particuliers et le public dans l'utilisation des documents archivés par les services suivants

a. Conseil sur les offres en salle de lecture ;

b. Fourniture d'informations et conseil pour la recherche d'archives ;

c. Commande de documents d'archives physiques et consultation ;

d. Prêt à durée déterminée des documents livrés au service concerné ;

e. Consultation des fonds numérisés ;

f. Exploitation et développement de la salle de lecture numérique.

3. L'archiviste d'État règle l'utilisation des espaces publics des Archives d'État (salle de lecture, bibliothèque spécialisée, salles de travail en groupe, salle de conférence, foyer) dans un règlement d'utilisation.

1. Les Archives d'État permettent, par le biais de diverses offres pédagogiques archivistiques, la transmission des documents archivés pour différents groupes cibles.

2. Les Archives d'État encouragent la recherche de l'histoire du canton par diverses activités.