Ordonnance sur la tenue des dossiers et la gestion des affaires (Ordonnance GEVER) (GEVER-Verordnung) - Champ d'application

1. Ce règlement régit la gestion des dossiers des services cantonaux et de la chancellerie d'État.

2. Les Archives de l'État peuvent

a. pour les corporations et établissements de droit public cantonal ou les particuliers qui assument des tâches cantonales, émettre des instructions sur la gestion des dossiers et

b. formuler des recommandations pour l'autorité de surveillance de la protection des données, le contrôle financier, le médiateur ainsi que les tribunaux.

1. La tenue des dossiers soutient le traitement des affaires et permet la traçabilité et la transparence des actions de l'État. Elle sert ainsi à la sécurité juridique ainsi qu'à une gestion administrative efficiente.

2. La tenue des dossiers selon ce règlement permet aux services et à la Chancellerie d'État

a. d'organiser et de gérer le classement de leurs affaires;

b. de soutenir leurs opérations avec des processus définis;

c. d’établir un contrôle des affaires en interne ainsi qu'envers des tiers ou le conseil d'État.

**1. Tenue des dossiers :** Création, traitement et classement systématiques de tous les documents qui documentent l'accomplissement des tâches légales.

**2. Documents :** Les documents désignent toutes les informations enregistrées, ainsi que tous les outils et données complémentaires nécessaires à la compréhension et à l'utilisation de ces informations.

**3. Pertinence administrative :** Sont considérés comme pertinents administrativement les documents nécessaires au suivi d'une affaire ou à la preuve de l'activité administrative. Les documents pertinents administrativement sont traités dans le système GEVER ou dans des applications spécialisées.

**4. Système GEVER :** Un système de gestion des activités administratives (système GEVER) est un système informatique qui couvre les fonctions de dépôt de dossiers, de commande de processus et de contrôle des activités basées sur un système d'organisation et un principe de dossier, et qui répond aux exigences de la norme ISO 15489. Dans le contexte GEVER, les termes suivants sont particulièrement importants

a. Activité : Le traitement des tâches s'effectue sous forme d'activités. Une activité comprend un processus administratif ainsi que les documents y afférents. En règle générale, un dossier est tenu pour chaque activité.

b. Dossier : Le dossier est l'ensemble de tous les documents pertinents administrativement créés, reçus, traités, classifiés, assignés et enregistrés relatifs à une activité. Les dossiers sont affectés à une position dans le système d'organisation.

c. Système d'organisation : Le système d'organisation est hiérarchiquement structuré et représente systématiquement toutes les tâches d'une entité administrative et de la chancellerie d'État.

**5. Application spécialisée :** Une application spécialisée est un système informatique de soutien à une tâche spécialisée particulière ou à un processus administratif spécialisé. Les documents dans les applications spécialisées sont généralement structurés en modèles de base de données.

1. La tenue et l'archivage des dossiers se font en principe sous forme numérique.

2. L'échange de documents dans le cadre de la gestion des affaires se fait en principe de manière numérique sans interruption de support.

3. Le document numérique est considéré comme la version référente aux fins de la gestion des affaires.

1. Toutes les unités administratives de l'administration cantonale ainsi que la Chancellerie d'État traitent leurs affaires principalement dans le système GEVER, défini comme standard par le Conseil d'État (système GEVER cantonal).

2. Avant l'acquisition ou le remplacement d'applications spécifiques, les unités administratives et la Chancellerie d'État, en collaboration avec les Archives d'État, examinent s'il est possible de remplir leurs missions légales avec le système GEVER défini comme standard.

3. Les systèmes de classement parallèles pour les documents pertinents aux affaires ne sont pas autorisés. La législation spéciale reste réservée.

1. La tenue des dossiers dans le système GEVER comprend l'enregistrement complet, approprié et systématique des transactions commerciales de tous les domaines de tâches et est basée sur les critères d'authenticité, de fiabilité, d'intégrité et d'utilisabilité conformément à la norme ISO 15489.

2. Elle s'effectue sur la base d'un système de classement.

3. Les documents pertinents pour l'activité doivent être enregistrés de manière complète et fiable et rassemblés dans des dossiers.

1. Les services et la chancellerie d'État sont responsables de

a. l'enregistrement, la gestion, l'indexation et le suivi de leur correspondance et de leurs affaires, afin que leurs actions puissent être retracées à tout moment ;

b. la mise en œuvre de la primauté numérique et de l'obligation GEVER ;

c. la réglementation des processus internes, des compétences et des procédures de gestion des dossiers ;

d. la promulgation et la mise en œuvre des réglementations internes nécessaires à cet effet ;

e. l'élaboration et la maintenance de leur système de classification ;

f. la remise des documents dignes d'être archivés issus des systèmes qu'ils utilisent (applications métiers).

2. Les services et la chancellerie d'État se conforment, dans l'accomplissement de ces tâches, aux directives des Archives de l'État.

1. Les Archives d'État sont l'autorité compétente pour les questions d'archivage numérique et de gestion des dossiers.

2. Les Archives d'État conseillent et soutiennent les services et la Chancellerie d'État

a. dans la mise en œuvre efficace de ce règlement ;

b. en fournissant des outils pour la gestion des dossiers et l'archivage.

3. Les Archives d'État établissent des directives et imposent des conditions pour la gestion des dossiers, si la mise en œuvre de ce règlement l'exige.

4. Elles décident des exceptions concernant le principe numérique et l'obligation GEVER.

5. Les Archives d'État coordonnent et vérifient la gestion correcte des dossiers et de l'archivage.

1. L'introduction est effectuée par les services conformément à la planification globale en accord avec les Archives d'État et l'équipe de compétence GEVER.