1 Grundlagen und Organisation, öffentliche Abgaben » 14 Behörden und Verwaltung » 140 Allgemeines (ArchV)

Nachvollziehbarkeit des staatlichen Handelns

1 Die öffentlichen Organe stellen sicher, dass ihre Geschäftstätigkeit aufgrund

ihrer Unterlagen jederzeit überprüft und nachvollzogen werden kann.

2 Sie bewahren deshalb vollständige und authentische Unterlagen gemäss den

Grundsätzen der Archivierung (§§ 6 - 11 ArchG) unbefristet auf.

Archivwürdigkeit

1 Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind für

a) die Wahrung der Interessen der öffentlichen Organe;

b) die Wahrung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter;

c) die Verwaltungstätigkeit, Gesetzgebung und Rechtsprechung;

d) die Nachvollziehbarkeit der Tätigkeiten und Organisation der Behörden;

e) die Wissenschaft, Forschung und Kultur.

2 Sind Unterlagen nicht archivwürdig, können sie nach einer Aufbewahrungsfrist

von 20 Jahren vernichtet werden, sofern sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht

mehr benötigt werden und keine besonderen gesetzlichen Bestimmungen dage-

gen sprechen.

Registraturpläne und Zwischenarchive

1 Registraturpläne bestimmen die Systematik der Aktenablage. Zwischenarchive

sind physische Aufbewahrungsorte für Unterlagen vor ihrer Archivierung.

2 Die öffentlichen Organe erstellen Registraturpläne für ihre Ablagen und führen

diese nach.

3 Sie bezeichnen hierfür eine verantwortliche Person.

Aufgaben des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv erfüllt die Aufgaben gemäss Archivgesetz. Zusätzlich hat es

a) archivtechnische Weisungen zu dieser Verordnung zu erlassen;

b) Merkblätter zuhanden der öffentlichen Organe zur Verfügung zu stellen;

c) die kantonale Sammlung der Altertümer zu verwalten, zu dokumentieren und

nach Möglichkeit in geeigneter Weise der Öffentlichkeit zu präsentieren;

d) die kantonale Kunstsammlung zu verwalten;

e) eine archäologische Fundortkartei zu führen und die organisatorischen und

administrativen Belange von archäologischen Untersuchungen sicherzustel-

len;

f) den Kulturgüterschutz in fachlichen Belangen zu unterstützen;

g) die Benutzer seiner Bestände im Rahmen seiner Möglichkeiten in ihren

Forschungen zu unterstützen.

2 Das Staatsarchiv erlässt in Absprache mit dem Amt für Informatik Weisungen

für die elektronische Archivierung.

II. Archivgut des Kantons

Anbietepflicht

1 Archivwürdige Unterlagen müssen dem Staatsarchiv angeboten werden, wenn

sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, spätestens je-

doch 20 Jahre nach dem Abschluss des Geschäfts.

2 Die Ablieferungsbedingungen der analogen wie auch der digitalen Unterlagen

werden mit einer Vereinbarung zwischen dem Staatsarchiv und der abliefernden

Stelle geregelt.

Bewertung durch das Staatsarchiv

1 Die öffentlichen Organe des Kantons bezeichnen die Unterlagen, die sie ge-

mäss § 2 Bst. d ArchG als archivwürdig erachten und bereiten sie organisato-

risch und konservatorisch so auf, dass ihre Archivwürdigkeit ohne zusätzlichen

Aufwand bewertet werden kann.

2 Das Staatsarchiv bewertet die Unterlagen und entscheidet über ihre Archivwür-

digkeit nach Anhörung des abliefernden öffentlichen Organs.

3 Das Staatsarchiv entscheidet, ob Unterlagen in analoger, in elektronischer

Form oder in beiden Formen archiviert werden.

Ablieferung

1 Die Staatskanzlei ist zur Ablieferung der archivwürdigen Unterlagen des Kan-

tonsrates und des Regierungsrates verpflichtet.

2 Die Departemente, Ämter, Dienststellen und Anstalten sind zur Ablieferung der

archivwürdigen Unterlagen aus ihrem Zuständigkeitsbereich verpflichtet.

3 Die Gerichte und Strafverfolgungsbehörden liefern die archivwürdigen Unterla-

gen gemäss besonderer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv ab.

Unterlagen aus elektronischen Systemen

1 Bereits bei der Planung neuer elektronischer Systeme sind das Staatsarchiv

und das Amt für Informatik bezüglich Archivierungsfragen in angemessener

Form beizuziehen.

2 Das Staatsarchiv erhält Zugang zu allen elektronischen Unterlagen, die auf ihre

Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufga-

ben erforderlich ist.

3 Elektronische Unterlagen sind nach ihrer Ablieferung an das Staatsarchiv in

den Systemen des zuständigen öffentlichen Organs zu löschen. Eine Löschung

zu einem späteren Zeitpunkt ist nach Absprache mit dem Staatsarchiv zulässig.

Überführung der Unterlagen

1 Die öffentlichen Organe des Kantons sind für die Überführung der Unterlagen

ins Staatsarchiv verantwortlich. Die Überführung der Unterlagen erfolgt nach

Absprache der Beteiligten.

2 Die Unterlagen sind dem Staatsarchiv so anzubieten, dass sie jederzeit gelesen

und erschlossen werden können.

3 Den abzuliefernden Unterlagen ist ein Verzeichnis der Unterlagen beizulegen,

das folgende Informationen enthält

a) Inhaltsbeschreibung;

b) Hinweis auf Personendaten;

c) Laufzeiten serieller Unterlagen;

d) Umfang und Volumen.

Übernahmeprotokoll

Das Staatsarchiv erstellt ein Übernahmeprotokoll der abgelieferten Unterlagen.

Archivierung von elektronischen Unterlagen

1 Das Staatsarchiv ist für die Bereitstellung eines zentralen Speichers sowie

eines Verzeichnissystems für die Archivierung von elektronischen Unterlagen der

öffentlichen Organe des Kantons verantwortlich.

2 Der Standort des zentralen Speichers wird in Absprache mit dem Amt für In-

formatik bestimmt.

III. Öffentlichkeit und Nutzung des kantonalen Archivguts

Einsichtsrecht

1 Die Bestände des Staatsarchivs stehen der Öffentlichkeit unter Vorbehalt von

§§ 1 Abs. 3 und 15-18 ArchG zur Verfügung.

2 Das Staatsarchiv kann anstelle von Originalen Kopien (z.B. Mikrofilm) oder

Digitalisate zur Verfügung stellen, wenn es zum Schutz des Archivguts nötig ist.

Zugang über Internet

Das Staatsarchiv kann unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmun-

gen elektronische Findmittel, Transkriptionen, Bilder und Fotos im Internet

zugänglich machen.

Beschränkung des Einsichtsrechts

1 Das Staatsarchiv kann die Einsichtnahme beschränken oder verweigern, wenn

das betroffene Archivgut wegen seines Alters oder seiner Beschaffenheit nicht

oder nur unter besonderen Schutzmassnahmen vorgelegt werden kann.

2 Die Einsichtnahme in Archivgut kann wegen unverhältnismässigen Aufwands

verweigert werden, namentlich wenn die personellen Ressourcen nicht ausrei-

chen.

Nutzungsreglement

1 Das Staatsarchiv regelt die Benützung seiner Bestände in einem Reglement.

2 Bei Widerhandlungen gegen das Reglement oder bei Nichteinhalten von Wei-

sungen des Personals des Staatsarchivs kann die Amtsleitung Personen von der

weiteren Nutzung ausschliessen.

IV. Archivgut der Bezirke, Gemeinden und weiteren öffentlichen Organe

Geltungsbereich

1 Die Bestimmungen von §§ 1-3, 5-6, 12-15 und 19 gelten sinngemäss auch für

die Archive der Bezirke und Gemeinden sowie der weiteren öffentlichen Organe

gemäss § 2 Bst. a ArchG.

2 Die Bezirks- und Gemeinderäte sowie die zuständigen Stellen der weiteren

öffentlichen Organe regeln die Führung ihrer Archive näher.

3 Urkundspersonen gemäss § 10 EGzZGB3 unterstehen nicht der Aufsicht und

dem Weisungsrecht des Staatsarchivs. Für sie gilt die Spezialgesetzgebung und

die Aufsicht obliegt dem Kantonsgericht.

Mitwirkung des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv berät die Bezirke, Gemeinden und die weiteren öffentlichen

Organe in allen Archivfragen und stellt die notwendigen Hilfsmittel zur Verfü-

gung.

2 Dem Staatsarchiv sind Archivreglemente, Archivpläne und Inventare zuzustel-

len.

3 Das Staatsarchiv nimmt die fachliche Aufsicht in der Regel im Rahmen der

Kommunaluntersuche wahr.

Elektronische Archivierung im Staatsarchiv

Für die Benützung der kantonalen Archivlösung zur elektronischen Archivierung

erlässt das Staatsarchiv in Absprache mit dem Amt für Informatik Weisungen.

V. Archivgut anderer Herkunft

Archivgut Dritter

1 Vor der Eröffnung eines Depots muss zwischen dem zuständigen Archiv und

dem Deponenten ein Vertrag abgeschlossen werden.

2 Das zuständige Archiv erstellt ein Übernahmeprotokoll über die abgelieferten

Unterlagen.

VI. Bundesbriefmuseum

Aufgaben des Bundesbriefmuseums

1 Das Archivgut gemäss § 20 ArchG wird dauernd im Bundesbriefmuseum der

Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

2 Das Bundesbriefmuseum hat seinen Charakter als Dokumentationsstätte der

Entwicklung der Eidgenossenschaft und als Zeugnis des historischen Verständ-

nisses seiner Gründungszeit zu bewahren. Es ist von nationaler Bedeutung und

dient als Empfangsort offizieller Besuche.

3 Mit der Dauerausstellung, mit Wechselausstellungen sowie geeigneten Informa-

tionsmitteln und -angeboten, insbesondere auch für Schulen, ist das Verständnis

für die Frühzeit der Eidgenossenschaft und die ältere schweizerische Verfas-

sungsgeschichte zu fördern.

Organisation

1 Die Museumsleitung ist für die Dauerausstellung, Sonderausstellungen sowie

die Sicherstellung der Besucherbetreuung und der Angebote im Museum ver-

antwortlich.

2 Das Amt für Kultur erlässt eine Hausordnung. Die Öffnungszeiten des Bundes-

briefmuseums müssen den Usanzen nationaler Museen entsprechen.

Behandlung des Ausstellungsgutes

1 Die Aufbewahrung und Darstellung des national bedeutenden Ausstellungsgu-

tes hat fachgerecht zu erfolgen. Dazu können bei Bedarf externe Fachleute

beigezogen werden.

2 Eine Ausleihe einzelner Exponate kann nur ausnahmsweise und mit Bewilli-

gung des Regierungsrates vorgenommen werden.

VII. Schlussbestimmungen

Aufhebung bisherigen Rechts

Mit Inkrafttreten dieser Verordnung wird die Verordnung über das Archivwesen

des Kantons Schwyz vom 10. Mai 1994 aufgehoben.

Inkrafttreten

1 Diese Verordnung wird im Amtsblatt veröffentlicht und in die Gesetzsammlung

aufgenommen.

2 Sie tritt am 1. April 2016 in Kraft.5

1 GS 24-64.

2 SRSZ 140.610.

3 SRSZ 210.100.

4 GS 18-435.

5 Abl 2016 568.