Loi sur la gestion des documents et l'archivage (GAA) - Termes (GAA)

1. Dans le présent décret, les termes suivants signifient

a) organisme public : (Sont assimilés à l'organisme public les particuliers qui remplissent des tâches publiques.) Organisme, autorité ou service de

1. Canton ;

2. Établissement de droit public autonome du canton ;

3. Commune ;

4. Entreprise municipale autonome de droit public ;

5. Association de communes et syndicat intercommunal ;

b) archives compétentes : les archives d'État agissant pour les organismes publics du canton et les archives communales agissant pour les organismes publics des communes ;

c) document

1. Enregistrement de l'organisme public concernant l'accomplissement d'une tâche publique et contenu sur tout support d'information ;

2. Moyens nécessaires à la compréhension et à l'utilisation d'un enregistrement ;

d) dossier : ensemble des documents relatifs à une affaire ;

e) gestion des dossiers : enregistrement systématique des opérations commerciales ;

f) valeur archivistique : qualité d'un document en raison de son importance historique, juridique ou administrative ;

g) archivage : traitement, conservation, préservation et transmission de documents ayant une valeur archivistique ;

h) archives : documents que les archives compétentes ont évalués comme étant d'une valeur archivistique et qui sont conservés de façon permanente par celles-ci.

1. La gestion des dossiers et l'archivage servent notamment

a) à la sécurité juridique ;

b) à la traçabilité des actions de l'organisme public ;

c) à la gestion administrative continue et efficace ;

d) à la transmission durable, fiable et authentique des documents ;

e) à la recherche historique.

1. Le canton et les communes prennent les mesures structurelles, spatiales et opérationnelles nécessaires pour l'entreposage sûr et durable des archives.

1. L'Archive d'État est l'organe technique suprême du canton pour la gestion et l'archivage des documents.

2. Elle peut émettre des directives techniques générales concernant la gestion et l'archivage des documents.

3. Les directives techniques de l'Archive d'État relatives à la gestion électronique des affaires sont émises en accord avec le département responsable de la gestion électronique des affaires.

1. La commune tient les archives communales. Elle peut, par accord avec une autre commune, créer des archives communales conjointes.

2. Les communes spécialisées peuvent confier leurs archives aux archives de la commune politique ou à celles d'une autre commune spécialisée pour une conservation permanente.

3. Les communes concluent un accord.

1. Les Archives d'État et les archives communales collaborent.

2. Les Archives d'État

a) conseillent et soutiennent les archives communales dans l'accomplissement de leurs tâches ;

b) exercent la supervision technique sur les archives communales.

1. La commune peut remettre des archives, notamment des documents datant d'avant la création du canton, aux Archives d'État pour une conservation permanente.

2. La commune et les Archives d'État concluent un accord.

1. L'archive compétente exerce ses fonctions de manière indépendante sur le plan professionnel.

1. L'archive compétente

a) conseille l'organisme public en matière de

1. gestion des dossiers et administration des documents ;

2. préparation de la remise des documents à l'archive compétente ;

b) évalue et reprend de l'organisme public les documents dignes d'être archivés ;

c) peut reprendre des documents dignes d'archive provenant d'autres sources, notamment de particuliers ;

d) assure l'archivage ;

e) fournit des renseignements sur les archives et permet leur consultation ;

f) participe à l'évaluation de ses fonds.

**1. L'organisme public est responsable de la gestion des dossiers. La gestion des dossiers peut se faire par voie électronique.**

**1bis Les directives techniques spécialisées établissent les exigences pour la gestion électronique des dossiers et pour la conversion des documents physiques en documents électroniques. Les documents saisies électroniquement selon ces directives peuvent être considérés comme originaux.**

**2. L'organisme public veille à ce que les étapes essentielles de travail ainsi que le résultat des transactions soient clairs et compréhensibles à partir des documents. Il garantit l'authenticité et l'intégralité des documents. De plus, il prend des mesures organisationnelles et techniques pour garantir la sécurité des documents contre la perte, le vol, ainsi que contre toute consultation ou modification non autorisée.**

**2bis Le traitement des données personnelles ainsi que des données personnelles particulièrement protégées et des profils de personnalité est autorisé, s'il:**

a) est indispensable pour assurer une gestion correcte des dossiers et

b) est effectué par des personnes chargées de garantir une gestion correcte des dossiers.

**3. L'organisme public conserve les documents jusqu'à l'exécution de la décision de l'archive compétente concernant leur valeur archivistique.**

1. L'organisme public offre les documents qu'il n'a plus besoin pour s'acquitter de ses tâches aux archives compétentes pour prise en charge.

1. L'archive compétente évalue les documents et décide, après consultation de l'organisme public, de leur valeur archivistique.

1. L'organisme public détruit les documents que les archives compétentes ont jugés non dignes d'archivage. Il assure la destruction confidentielle.

2. Sont réservées les dispositions légales particulières concernant la conservation ultérieure des documents.

1. L'organisme public remet les documents jugés dignes d'archives aux archives compétentes.

2. Les archives compétentes réglementent notamment

a) la préparation des documents ;

b) l'établissement de l'inventaire de remise.

1. L'archive compétente assure le traitement professionnel et la conservation permanente ainsi que la préservation durable et la diffusion des documents d'archives.

2. Elle garantit l'authenticité et l'intégrité des documents d'archives.

1. Les archives sont inaliénables.

2. Elles ne peuvent être acquises ni par possession trentenaire ni de bonne foi. Une action en restitution ne se prescrit pas.

1. Les archives sont librement accessibles après l'expiration du délai de protection.

2. Les documents qui étaient déjà librement accessibles avant la remise à l'archive compétente restent librement accessibles.

1. L'accès comprend

a) Consultation des archives. Celle-ci s'effectue généralement sur place ;

b) Information sur le contenu des archives ;

c) Remise ou envoi de la copie d’un document.

1. La durée ordinaire de protection est de 30 ans.

2. La période de protection commence à courir à partir de la date du document le plus récent faisant partie de l'affaire.

3. Pour les archives contenant des documents qui incluent des données personnelles particulièrement sensibles ou des profils de personnalité selon la Loi sur la protection des données du 20 janvier 2009, la période de protection se termine dix ans après le décès de la personne concernée. Si la date du décès est inconnue et ne peut être établie, la période de protection se termine 100 ans après la naissance de la personne concernée.

1. Lorsqu'il existe, pour certaines catégories de fonds d'archives, un intérêt public primordial ou un intérêt privé digne de protection s'opposant à l'accès par des tiers, le gouvernement ainsi que le tribunal cantonal et le tribunal administratif peuvent, par ordonnance, et le conseil par règlement, prolonger le délai de protection pour une durée maximale de 20 ans supplémentaires. Le règlement du conseil est exempté du référendum facultatif.

2. Lorsqu'il existe, dans un cas particulier concernant des fonds d'archives, un intérêt public primordial ou un intérêt privé digne de protection s'opposant à l'accès par des tiers, les archives compétentes peuvent, après consultation de l'organisme public qui a livré les documents, prolonger le délai de protection.

1. L'archive compétente peut, sur demande, accorder l'accès aux archives avant l'expiration du délai de protection, si aucun intérêt public ou intérêt privé digne de protection ne s'y oppose, ou si la personne concernée consent à la consultation.

2. La demande doit être motivée et présentée par écrit à l'archive compétente.

3. Pendant la période ordinaire de protection, l'archive compétente consulte l'organisme qui a livré les documents.

1. L'archive compétente accorde, conformément à la loi sur la protection des données du 20 janvier 2009, à la personne concernée par le droit de la protection des données l'accès aux archives.

2. La personne concernée ne peut ni exiger la rectification ni la destruction des données.

3. Elle peut demander à l'archive compétente de signaler qu'elle considère les données comme incorrectes, ou de joindre une contre-déclaration aux archives.

1. Les archives compétentes accordent à l'organisme public, qui a remis le document, un accès pendant la période de protection, si le document est nécessaire.

2. Aucun accès n'est accordé aux archives contenant des données personnelles particulièrement dignes de protection ou des profils de personnalité, conformément à la loi sur la protection des données du 20 janvier 2009, sauf en cas d'intérêt public prépondérant ou avec le consentement de la personne concernée.

3. L'organisme public ne modifie pas les archives.

1. L'accès aux archives privées est régi par le contrat de transfert.

2. En l'absence de dispositions contractuelles, le présent décret est appliqué de manière appropriée.

1. L'accès aux archives est généralement gratuit.

2. L'archive compétente perçoit une redevance lorsque

a) elle fournit des prestations particulières ;

b) l'accès entraîne un effort considérable.

3. Le gouvernement fixe les tarifs.

1. Est passible d'une amende quiconque intentionnellement

a) soustrait à l'archivage, élimine ou détruit des documents ayant une valeur archivistique ;

b) modifie ou détruit des archives ;

c) divulgue des informations issues des archives qui sont soumises à une période de protection ou qui ont été d'une autre manière expressément retirées du public.

1. Le gouvernement détermine le début de l'exécution de ce décret.