Ordinanza del Consiglio ecclesiastico evangelico del Canton Turgovia sulla gestione dei documenti e l'archiviazione - Oggetto e ambito di applicazione

1. Il regolamento disciplina la gestione dei documenti, dalla loro creazione fino all'archiviazione o alla distruzione. Definisce i requisiti per la gestione dell'archivio al fine di garantire la trasmissione permanente dell'attività delle parrocchie e della chiesa regionale.

Questo regolamento si applica alle parrocchie e alla chiesa regionale, nonché ai loro organi, commissioni, uffici parrocchiali e personale.

2. Gli enti di diritto pubblico e le associazioni e gli enti organizzati in forma privata che svolgono compiti della parrocchia o della chiesa regionale provvedono autonomamente alla gestione e archiviazione dei documenti secondo i principi di questo regolamento, oppure affidano tale incarico alla parrocchia o alla chiesa regionale.

1. La gestione degli atti e l'archiviazione servono in particolare a

1. garantire la certezza del diritto

2. rendere tracciabile l'operato delle autorità e delle amministrazioni ecclesiastiche

3. assicurare una gestione amministrativa efficiente, affidabile e continua

4. garantire la conservazione duratura, affidabile e autentica dei documenti

5. supportare la ricerca scientifica e privata

1. Definizioni

1. Tenuta della documentazione: Registrazione sistematica delle operazioni commerciali e gestione adeguata e conservazione dei documenti derivanti, indipendentemente dal supporto dei dati (nota anche come gestione della documentazione o gestione dei record).

2. Archivio: Gli archivi sono enti pubblici che acquisiscono la parte dei documenti prodotta dalle comunità ecclesiastiche o dalla Chiesa territoriale, che è degna di essere trasmessa, e la rendono accessibile al pubblico interessato.

3. Documentazione: Tutti i documenti pertinenti alle attività amministrative creati o ricevuti e conservati durante l'adempimento di un compito pubblico, compresi gli indici e i dati complementari necessari per la comprensione e l'uso di tali documenti. I documenti possono essere su carta, in formato elettronico o su un altro supporto informativo.

4. Attività: Lo svolgimento delle attività ecclesiastiche avviene sotto forma di attività specifiche. Ogni singola attività comprende i documenti rilevanti per essa.

5. Fascicolo: Complesso dei documenti rilevanti per un'attività specifica (anche chiamato pratica).

1. La parrocchia o la chiesa nazionale mantiene i propri documenti in modo tale che le azioni delle autorità, delle commissioni e dei collaboratori siano comprensibili e che sia garantita l'attuabilità della responsabilità.

2. I documenti devono essere completi, affidabili e comprensibili. Devono rappresentare il processo operativo in modo credibile e affidabile.

1. I supporti informativi devono essere scelti in modo tale che, con misure organizzative e tecniche, i documenti possano essere protetti da modifiche non autorizzate e accessi indebiti. Nella scelta del supporto informativo, devono essere considerate le esigenze relative all'archiviazione.

1. I documenti devono essere protetti dalla perdita e dal danneggiamento.

1. Documenti non più necessari devono essere offerti per l'assunzione all'archivio di norma entro 10 anni dalla chiusura del fascicolo.

2. L'ufficio che tiene gli atti distrugge i documenti valutati dall'archivio come non meritevoli di conservazione.

1. Senza il consenso della persona incaricata della gestione degli archivi, non è permesso distruggere alcun documento.

1. Il consiglio parrocchiale ovvero il consiglio della chiesa nomina una persona responsabile per la gestione dei documenti e ne stabilisce i doveri.

1. In ogni parrocchia, una delle persone del clero è responsabile per i registri parrocchiali.

1. I registri parrocchiali devono essere tenuti in forma di libro e redatti a mano oppure stampati periodicamente e rilegati in modo da essere idonei all'archiviazione.

1. Sono tenuti i seguenti registri parrocchiali

1. Registro dei battesimi: In questo registro vengono iscritti, nell'ordine dell'esecuzione del battesimo, i nomi di tutti i battezzati nella parrocchia. I bambini nati da matrimoni di confessione mista sono da annotare con una nota specifica.

2. Registro delle confermazioni: I nomi di tutti i confermati nella parrocchia vengono registrati annualmente.

3. Registro dei matrimoni: Tutti i matrimoni celebrati nella parrocchia devono essere iscritti cronologicamente, indipendentemente dalla residenza degli sposi.

4. Registro delle esequie (in precedenza registro dei defunti): In questo registro tutte le esequie religiose tenute nella parrocchia vengono iscritte cronologicamente.

2. Il consiglio della chiesa definisce i dati da registrare nei registri.

1. La Chiesa regionale e ogni parrocchia mantengono ciascuna un proprio archivio.

1. L'archivio comprende tutti i documenti meritevoli di conservazione delle autorità, delle commissioni, degli uffici parrocchiali e dei dipendenti.

1. Alla scadenza del termine di conservazione, l'archivio assume la custodia dei documenti meritevoli di essere tramandati per l'archiviazione permanente.

1. In particolare vengono archiviati i seguenti documenti

1. Direzione

1.1. Messaggi di votazione

1.2. Protocolli elettorali

1.3. Verbali delle assemblee parrocchiali, del direttivo parrocchiale, della commissione di vigilanza e delle altre commissioni e organi di direzione

1.4. Allegati alle riunioni del direttivo parrocchiale, della commissione di vigilanza e delle altre commissioni e organi di direzione

1.5. Relazioni annuali del direttivo parrocchiale, della commissione di vigilanza e delle altre commissioni e organi di direzione

1.6. Fondamenti giuridici della parrocchia (Istruzioni e regolamenti interni)

1.7. Documenti di settore, documenti sull’organizzazione della parrocchia

1.8. Documenti relativi a passaggi di consegne e visite pastorali

1.9. Documenti relativi a ingressi e uscite

1.10. Casi di contenzioso e ricorso

1.11. Pubblicazioni e stampati della parrocchia

2. Finanze, Personale, Immobili

2.1. Conto consuntivo originale della parrocchia, inclusi i rapporti dei revisori e l’approvazione da parte del consiglio ecclesiastico; fascicoli dei dipendenti (fascicoli del personale)

2.2. Fascicoli edilizi

2.3. Fascicoli catastali

3. Celebrazioni ecclesiastiche, Pastorale, Formazione, Vita comunitaria (Compiti fondamentali della parrocchia)

3.1. Registri parrocchiali inclusi i certificati di benedizione

3.2. Selezione di prediche

3.3. Selezione di documenti relativi a eventi e proposte

3.4. Selezione di fotografie e immagini

4. Altri documenti importanti per la comprensione permanente delle attività della parrocchia.

2. Per la chiesa nazionale valgono, mutatis mutandis, gli stessi principi.

1. I documenti archiviati sono registrati in un elenco d'archivio.

1. Gli archivi possono acquisire materiali di provenienza privata come complemento, purché essi siano rilevanti per la storia della comunità ecclesiastica o della chiesa regionale.

1. I documenti archiviati sono pubblicamente e gratuitamente accessibili al termine dei periodi di protezione, secondo le disposizioni del regolamento per gli utenti.

1. Il termine generale di protezione per i documenti è di 20 anni dalla chiusura del dossier.

2. Il termine di protezione per i documenti contenenti dati personali particolarmente sensibili è di 100 anni dalla chiusura del dossier.

3. I documenti che erano liberamente accessibili prima dell'archiviazione rimangono tali anche dopo.

4. Le persone interessate hanno accesso ai propri dati o possono acconsentire alla divulgazione dei propri dati.

5. Su richiesta, il consiglio parrocchiale o il consiglio ecclesiastico può concedere l'accesso ai documenti durante il termine di protezione in corso, a condizione che le ragioni indicate prevalgano sugli interessi pubblici o privati degni di protezione.

1. La comunità ecclesiastica ovvero la chiesa nazionale provvede alla conservazione duratura e alla leggibilità del materiale d'archivio.

2. Essa garantisce l'autenticità e l'integrità del materiale d'archivio.

1. La responsabilità per l'archivio è a carico del consiglio parrocchiale o del consiglio ecclesiastico.

1. Il consiglio parrocchiale o il consiglio ecclesiastico incarica una persona della gestione dell'archivio.

2. Il consiglio parrocchiale o il consiglio ecclesiastico può delegare singoli compiti a terzi.

1. La parrocchia o la chiesa regionale può depositare i suoi archivi presso terzi e incaricare questi ultimi della gestione dell'archivio. I dettagli devono essere regolati in un contratto di servizi. Il deposito d'archivio rimane di proprietà della parrocchia.

2. L'istituzione di un deposito d'archivio di una parrocchia richiede l'approvazione del consiglio della chiesa.

1. Il Consiglio ecclesiastico o un terzo da esso indicato consiglia le comunità ecclesiastiche in merito a questioni di gestione della documentazione e archiviazione.

1. Il Consiglio parrocchiale o un terzo da esso designato ispeziona periodicamente la gestione degli atti e dei registri, nonché gli archivi delle parrocchie.

1. Il regolamento entra in vigore il 1º gennaio 2019 e sostituisce il regolamento sulla tenuta dei registri parrocchiali e l'istituzione e gestione degli archivi parrocchiali nelle parrocchie del 6 febbraio 1980.