1 Fondamenti e Organizzazione, tributi pubblici » 14 Autorità e amministrazione » 140 Disposizioni generali (ArchV)

Trasparenza dell'agire statale

1 Le autorità pubbliche garantiscono che la loro attività amministrativa, sulla

base dei relativi documenti, possa essere in qualsiasi momento verificata e resa trasparente.

2 Esse conservano pertanto, a tempo indeterminato, documenti completi e autentici conformemente ai

principi dell'archiviazione (artt. 6 - 11 LArch).

Archiviabilità

1 Le documentazioni sono archiviabili se hanno un valore permanente per

a) la salvaguardia degli interessi degli organi pubblici;

b) la salvaguardia di legittimi interessi di persone interessate o di terzi;

c) l'attività amministrativa, la legislazione e la giurisprudenza;

d) la tracciabilità delle attività e dell'organizzazione delle autorità;

e) la scienza, la ricerca e la cultura.

2 Se le documentazioni non sono archiviabili, possono essere distrutte dopo un

periodo di conservazione di 20 anni, a condizione che non siano più necessarie per

l'adempimento dei compiti e che non vi siano particolari disposizioni di legge

contrarie.

Piani di classificazione e archivi intermedi

1 I piani di classificazione determinano la sistematica dell'archiviazione dei fascicoli. Gli archivi intermedi sono luoghi di conservazione fisica dei documenti prima della loro archiviazione definitiva.

2 Gli enti pubblici predispongono i piani di classificazione per i loro archivi e li aggiornano.

3 Essi designano una persona responsabile a tale scopo.

Funzioni dell'Archivio di Stato

1 L'Archivio di Stato svolge le funzioni previste dalla legge sugli archivi. Inoltre, ha il compito di

a) emanare direttive archivistiche tecniche relative alla presente ordinanza;

b) mettere a disposizione dei soggetti pubblici note informative;

c) gestire, documentare e, ove possibile, presentare al pubblico in modo appropriato la collezione cantonale di antichità;

d) gestire la collezione d'arte cantonale;

e) tenere un registro dei siti archeologici e garantire gli aspetti organizzativi e amministrativi delle indagini archeologiche;

f) supportare la protezione dei beni culturali in questioni specialistiche;

g) supportare gli utenti dei suoi fondi nelle loro ricerche, nei limiti delle sue possibilità.

2 L'Archivio di Stato emana, in consultazione con l'Ufficio per l'Informatica, direttive per l'archiviazione elettronica.

II. Beni archivistici del Cantone

Obbligo di offerta

1. I documenti degni di archiviazione devono essere offerti all'Archivio di Stato quando non sono più costantemente necessari per l'adempimento dei compiti, ma al più tardi 20 anni dopo la conclusione dell'affare.

2. Le condizioni di consegna dei documenti analogici e digitali sono regolate da un accordo tra l'Archivio di Stato e l'ente consegnante.

Valutazione da parte dell'Archivio di Stato

1 Gli organi pubblici del Cantone designano i documenti che, ai sensi del

§ 2 lett. d ArchG, considerano degni di essere archiviati e li preparano dal

punto di vista organizzativo e conservativo in modo tale che la loro archivio-

bilità possa essere valutata senza ulteriori oneri.

2 L'Archivio di Stato valuta i documenti e decide sulla loro archivio-

bilità dopo aver sentito l'organo pubblico versante.

3 L'Archivio di Stato decide se i documenti debbano essere archiviati in forma

analogica, elettronica o in entrambe le forme.

Consegna

1. La Cancelleria di Stato è obbligata a consegnare i documenti archiviabili del

Gran Consiglio e del Consiglio di Stato.

2. I Dipartimenti, gli Uffici, i Servizi e gli Istituti sono obbligati a consegnare i

documenti archiviabili di loro competenza.

3. I Tribunali e le Autorità di perseguimento penale consegnano i documenti

archiviabili in base ad accordi specifici con l'Archivio di Stato.

Documenti provenienti da sistemi elettronici

1 Già nella pianificazione di nuovi sistemi elettronici, l'Archivio di Stato

e l'Ufficio per l'informatica devono essere consultati in merito a questioni di archiviazione

in forma adeguata.

2 L'Archivio di Stato ottiene l'accesso a tutti i documenti elettronici che devono essere

valutati in merito alla loro dignità archivistica, nella misura in cui ciò sia necessario per

l'adempimento dei suoi compiti.

3 I documenti elettronici, dopo la loro consegna all'Archivio di Stato, devono essere

cancellati dai sistemi dell'organo pubblico competente. Una cancellazione

successiva è consentita previo accordo con l'Archivio di Stato.

Conferimento dei documenti

1 Gli organi pubblici del Cantone sono responsabili del conferimento dei documenti

all’Archivio di Stato. Il conferimento dei documenti avviene previa intesa delle

parti coinvolte.

2 I documenti devono essere offerti all’Archivio di Stato in modo tale da poter

essere letti e consultati in qualsiasi momento.

3 Ai documenti da consegnare deve essere allegato un elenco dei documenti,

che contenga le seguenti informazioni

a) descrizione del contenuto;

b) riferimento a dati personali;

c) periodi di conservazione di documenti seriali;

d) portata e volume.

Protocollo di consegna

L'Archivio di Stato redige un protocollo di consegna dei documenti versati.

Archiviazione di documenti elettronici

1 L'Archivio di Stato è responsabile della messa a disposizione di un archivio centrale e di

un sistema di repertorio per l'archiviazione di documenti elettronici degli

organi pubblici del Cantone.

2 L'ubicazione dell'archivio centrale è determinata in accordo con l'Ufficio dell'Informatica.

III. Pubblicità e utilizzo del patrimonio archivistico cantonale

Diritto di consultazione

1 I fondi dell'Archivio di Stato sono a disposizione del pubblico con riserva di

§§ 1 cpv. 3 e 15-18 LArch.

2 L'Archivio di Stato può mettere a disposizione, in luogo degli originali, copie (ad es. microfilm) o

digitalizzazioni, se ciò è necessario per la protezione del materiale d'archivio.

Accesso tramite Internet

L'Archivio di Stato può, nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione

dei dati, rendere accessibili tramite Internet strumenti di ricerca elettronici,

trascrizioni, immagini e fotografie.

Limitazione del diritto di consultazione

1 L’Archivio di Stato può limitare o negare la consultazione se il documento archivistico interessato non può essere presentato, o può esserlo solo con particolari misure di protezione, a causa della sua età o della sua natura.

2 La consultazione di documenti archivistici può essere negata per onere sproporzionato, in particolare se le risorse di personale non sono sufficienti.

Regolamento d'uso

1 L'Archivio di Stato disciplina l'uso dei suoi fondi in un regolamento.

2 In caso di violazioni del regolamento o di inosservanza delle istruzioni del

personale dell'Archivio di Stato, la Direzione può escludere le persone da ogni

ulteriore utilizzo.

IV. Beni archivistici dei distretti, comuni e altri organismi pubblici

Ambito di applicazione

1 Le disposizioni dei §§ 1-3, 5-6, 12-15 e 19 si applicano per analogia anche

agli archivi dei distretti e dei comuni nonché degli altri organi pubblici

ai sensi del § 2 lett. a ArchG.

2 I consigli distrettuali e comunali nonché gli uffici competenti degli altri

organi pubblici disciplinano più dettagliatamente la gestione dei loro archivi.

3 I notai (Urkundspersonen) ai sensi del § 10 EGzZGB3 non sono soggetti alla vigilanza e

al potere direttivo dell'Archivio di Stato. Per essi vale la legislazione speciale e

la vigilanza spetta al Tribunale cantonale.

Mitwirkung des Staatsarchivs

1. L'Archivio di Stato consiglia i distretti, i comuni e gli altri organi pubblici in tutte le questioni archivistiche e mette a disposizione i mezzi ausiliari necessari.

2. All'Archivio di Stato devono essere trasmessi i regolamenti archivistici, i piani archivistici e gli inventari.

3. L'Archivio di Stato esercita la sorveglianza specialistica di regola nell'ambito dell'esame comunale.

Archiviazione Elettronica nell'Archivio di Stato

Per l'utilizzo della soluzione archivistica cantonale per l'archiviazione elettronica,

l'Archivio di Stato emana direttive in consultazione con l'Ufficio dell'Informatica.

**V. Materiale archivistico di altra provenienza**

Archivio di terzi

1 Prima dell'apertura di un deposito, deve essere stipulato un contratto tra l'archivio competente e il depositante.

2 L'archivio competente redige un verbale di presa in carico della documentazione consegnata.

VI. Museo dei Brevi Federali

Compiti del Museo dei Brevi Federali

1 L'archivio, ai sensi dell'art. 20 della Legge sugli Archivi, è reso permanentemente

accessibile al pubblico presso il Museo dei Brevi Federali.

2 Il Museo dei Brevi Federali deve mantenere il suo carattere di centro di

documentazione dell'evoluzione della Confederazione e di testimonianza della

comprensione storica del suo periodo di fondazione. Esso è di importanza

nazionale e serve come luogo di accoglienza per visite ufficiali.

3 Con l'esposizione permanente, con mostre temporanee nonché con adeguati

mezzi e offerte di informazione, in particolare anche per le scuole, deve essere

promossa la comprensione del periodo iniziale della Confederazione e della più

antica storia costituzionale svizzera.

Organizzazione

1 La Direzione del Museo è responsabile della mostra permanente, delle mostre speciali, nonché della garanzia dell'assistenza ai visitatori e delle offerte all'interno del museo.

2 L'Ufficio della cultura emana un regolamento interno. Gli orari di apertura del Bundesbriefmuseum devono corrispondere agli usi e costumi dei musei nazionali.

Trattamento dei beni esposti

1 La conservazione e l'esposizione dei beni esposti di rilevanza nazionale

devono essere effettuate in modo professionale. A tale scopo, se necessario,

possono essere consultati esperti esterni.

2 Il prestito di singoli reperti può avvenire solo in via eccezionale e con l'autorizzazione

del Consiglio di Stato.

VII. Disposizioni finali

Abrogazione del diritto previgente

Con l'entrata in vigore della presente ordinanza, l'ordinanza concernente gli archivi del Cantone Svitto del 10 maggio 1994 è abrogata.

Entrata in vigore

1 La presente ordinanza è pubblicata nel Foglio ufficiale e inserita nella Raccolta

ufficiale delle leggi.

2 Essa entra in vigore il 1° aprile 2016.5

1 RU 24-64.

2 RSZ 140.610.

3 RSZ 210.100.

4 RU 18-435.

5 FF 2016 568.