1 Fondamenti e Organizzazione, tributi pubblici » 14 Autorità e amministrazione » 140 Disposizioni generali (ArchG)

Gegenstand und Zweck

1 Il presente decreto disciplina

a) la tutela, l'ordinamento e l'archiviazione a lungo termine dei documenti degli

organi pubblici;

b) l'accesso ai documenti d'archivio;

c) la presentazione dei documenti d'archivio di rilevanza nazionale.

2 L'archiviazione serve in particolare a

a) garantire la tracciabilità delle azioni statali degli organi pubblici;

b) assicurare una gestione amministrativa continua ed efficace;

c) la trasmissione durevole, affidabile e autentica dei documenti;

d) promuovere la scienza, la ricerca e la cultura.

3 Rimangono impregiudicate le disposizioni speciali degli atti normativi federali e cantonali.

Definizioni

1 Ai sensi della presente legge si intendono

a) organi pubblici: autorità e uffici amministrativi del Cantone, dei distretti, dei

comuni e dei loro enti, dei consorzi e delle corporazioni e di altre organizza-

zioni e persone di diritto pubblico e privato, nella misura in cui sono incaricati

dell'adempimento di compiti pubblici;

b) archivi: istituzioni per l'archiviazione dei documenti degli organi pubblici;

c) documenti: documenti ufficiali e non ufficiali nonché sistemi con informa-

zioni registrate, indipendentemente dal supporto dati, nonché tutti i mezzi au-

siliari e i dati complementari necessari per la comprensione delle informa-

zioni e il loro utilizzo;

d) valore archivistico: sono documenti di valore archivistico quelli che rivesto-

no un valore duraturo per gli organi pubblici, per il pubblico e in particolare

per la ricerca storica;

e) beni archivistici: documenti che l'archivio ha valutato come di valore archi-

vistico e ha acquisito per la conservazione;

f) archiviazione: conservazione, indicizzazione e messa a disposizione permanen-

te dei beni archivistici degli organi pubblici a fini giuridici, amministrativi, cul-

turali e scientifici.

2 La Schwyzer Kantonalbank e l'Istituto di assicurazioni sociali Svitto non rientrano

nella definizione di organi pubblici ai sensi della presente legge.

**II. Competenze**

Organizzazione dell'archivio

1. Archivio di Stato

1 Il Cantone gestisce l'Archivio di Stato. Esso è l'organo tecnico superiore del Can-

tone per l'archiviazione.

2 Oltre ai compiti d'archivio, esso ha in particolare le seguenti aree di competenza

a) consiglia gli organi pubblici e gli altri archivi;

b) esercita la vigilanza specialistica sugli altri archivi e può impartire direttive tec-

nico-specialistiche;

c) collabora alla ricerca sul patrimonio archivistico e alle relative pubblicazioni e

cura in particolare la storia cantonale e locale, nella misura in cui siano disponi-

bili risorse personali e materiali a tale scopo.

2. Altri Archivi

1 I Distretti, i Comuni e gli altri enti di diritto pubblico devono tenere archivi propri

o comuni. Essi disciplinano autonomamente l'organizzazione dei propri archivi.

2 Gli archivi possono, nel rispetto del § 20 della legge del 23 maggio 2007 sulla

trasparenza amministrativa e la protezione dei dati (ÖDSG), far archiviare o valutare

documenti da terzi. L'Archivio di Stato deve essere consultato preventivamente.

3. Compiti degli archivi

1 In particolare, gli archivi hanno i seguenti compiti

a) essi consigliano l'organo pubblico nella gestione dei documenti e nella preparazione della consegna dei documenti;

b) essi valutano e acquisiscono dall'organo pubblico i documenti degni di essere archiviati;

c) essi possono acquisire documenti degni di essere archiviati di altra provenienza, in particolare da privati;

d) essi assicurano l'archiviazione;

e) essi forniscono informazioni sulla consultazione del materiale archivistico;

f) essi partecipano alla valorizzazione dei loro fondi.

2 Il Cantone offre una soluzione archivistica per i compiti di archiviazione elettronica, a disposizione di tutti gli organi pubblici. Per l'utilizzo della soluzione archivistica, vengono riscosse tasse proporzionali a copertura dei costi dagli organi pubblici coinvolti.

III. Principi dell'archiviazione

Fondamentali

1 Gli organi pubblici sono responsabili di una diligente tenuta dei documenti.

2 I documenti degli organi pubblici sono raccolti, ordinati e conservati in modo

tale che i processi essenziali e i risultati dell'azione statale possano essere

ricostruiti.

3 Gli organi pubblici assicurano che nelle loro unità organizzative siano tenuti

registri e archivi.

Obbligo di offerta

Gli organi pubblici offrono all'archivio competente i documenti di cui non hanno più bisogno per l'adempimento dei loro compiti, affinché ne valuti l'idoneità archivistica e li acquisisca.

Valutazione

L'archivio competente valuta la documentazione e decide in merito all'idoneità archivistica dopo aver sentito l'organo pubblico.

Ablieferung

1. Gli organi pubblici predispongono i documenti da versare, creano gli elenchi di

versamento e li versano all'archivio competente.

2. Per il versamento della documentazione degna di archiviazione dei tribunali e delle

autorità di perseguimento penale, devono essere concluse apposite convenzioni

con l'archivio competente.

Archiviazione

1 L'archivio competente ordina e apre i documenti degni di essere archiviati con i

necessari piani d'archivio e strumenti di ricerca.

2 Si occupa della conservazione permanente del materiale d'archivio e ne garantisce

l'autenticità e l'integrità.

3 L'autenticità e l'integrità dei documenti analogici e digitali devono essere assicurate

con adeguate misure organizzative e tecniche.

Ritiro e distruzione

1 Gli organi pubblici ritirano i documenti valutati dall’archivio competente come

non meritevoli di archiviazione e li distruggono.

2 Essi garantiscono che tali documenti contenenti dati personali o contenuti

confidenziali siano distrutti in modo sicuro.

3 Rimangono riservate le disposizioni legislative speciali relative all’ulteriore

conservazione dei documenti.

Locali dell'Archivio

1 I beni archivistici devono essere, per quanto possibile, collocati in locali di protezione dei beni culturali.

2 Laddove ciò non sia possibile, i beni archivistici devono essere collocati in locali asciutti, ben ventilati, il più possibile protetti da incendi, infiltrazioni d'acqua e furti.

Materiale d'archivio di altra provenienza

1. Gli archivi possono acquisire documentazione degna di essere archiviata, proveniente da fonti non pubbliche.

2. Tale documentazione è soggetta alle disposizioni concernenti il materiale archivistico statale, salvo diverso accordo con i depositanti, i donatori o i venditori.

Rapporti di proprietà

1 Il materiale d'archivio statale è proprietà inalienabile dell'ente pubblico.

2 I terzi non possono acquisire materiale d'archivio nemmeno per usucapione.

IV. Accessibilità e utilizzo del materiale d'archivio

Termini di protezione

1 I beni archivistici sono soggetti, indipendentemente dalla loro ubicazione, a un termine di protezione di

35 anni. Determinante è l'anno di chiusura di un fascicolo.

2 Non si applicano termini di protezione

a) per l'accesso ai documenti ufficiali ai sensi del § 5 ÖDSG;

b) per il diritto di informazione ai sensi della legge sulla protezione dei dati ai sensi del § 24 ÖDSG;

c) per il trattamento di dati personali per scopi non personali

ai sensi del § 19 ÖDSG;

d) per i documenti che erano accessibili al pubblico prima della loro consegna.

3 Per i beni archivistici dei tribunali a partire dal 1848 e delle autorità di perseguimento penale vige

un termine di protezione generale. Le eccezioni devono essere autorizzate dal tribunale competente, dalla

Corte Cantonale o dall'autorità di perseguimento penale competente.

Modifica del termine di protezione

1 L'Ufficio di deposito può fissare il termine di protezione a 50 anni, se ciò è

richiesto dall'interesse pubblico o da interessi particolarmente meritevoli di tutela

delle persone interessate. Può prolungare il termine di protezione di 20 anni, se

esiste un interesse preponderante meritevole di tutela.

2 I termini di protezione possono essere abbreviati dall'Ufficio di deposito per interi

fondi o singoli documenti, se il materiale d'archivio è necessario per scopi

scientifici o per meritevoli fini personali e se è garantito che interessi degni di

protezione non vengano lesi.

3 In particolare, il termine di protezione può essere abbreviato per i documenti

riguardanti funzionari pubblici o personaggi della storia contemporanea, tenendo

conto dei loro interessi meritevoli di protezione.

Diritto di consultazione

1 Il materiale d'archivio è liberamente accessibile al pubblico dopo la scadenza del

periodo di protezione.

2 L'ente versante può utilizzare il proprio materiale d'archivio in qualsiasi momento.

3 Altri organismi pubblici possono utilizzare il materiale d'archivio durante il periodo di

protezione con il consenso dell'ente versante o dell'ente ad esso superiore.

Limitazione del diritto di consultazione

Gli archivi competenti possono limitare, differire o negare la consultazione se

a) la conservazione del bene archivistico è gravemente compromessa dall'uso;

b) l'onere per l'archivio è sproporzionato.

Gebühren

1 L'accesso ai documenti d'archivio è di regola gratuito.

2 La procedura di consenso per l'accesso ai documenti d'archivio dei tribunali e

delle autorità preposte all'esecuzione penale è a pagamento (§ 15 cpv. 3).

3 Il Consiglio di Stato designa per l'Archivio di Stato l'utilizzo a pagamento dei

documenti d'archivio e fissa le tariffe. Gli organi pubblici possono emanare regolamenti

sulle tasse per i loro archivi.

Presentazione di beni archivistici di rilevanza nazionale

I Patti federali dal 1291 al 1513, i diplomi di libertà degli Svizzeri dal 1240,

importanti documenti della Confederazione e bandiere cantonali e di guerra

del Cantone Svitto sono esposti nel Museo dei Patti Federali.

Ausleihe von Archivgut

1 In linea di principio, il materiale archivistico non viene prestato.

2 L'archivio competente può concedere eccezioni temporanee per uffici, archivi, bi-

blioteche, musei, a condizione che la sicurezza sia garantita e che non si tratti

di dati personali degni di protezione.

3 Il prestito di documenti archivistici e oggetti da collezione particolarmente importanti degli ar-

chivi deve essere autorizzato dall'autorità esecutiva competente.

V. Disposizioni procedurali e finali

Diritto processuale

I procedimenti e la tutela giuridica si uniformano alla legge sulla giustizia amministrativa e alla legge sull'organizzazione giudiziaria.

Modifica del diritto vigente

I seguenti decreti sono modificati come segue

a) Legge sulla trasparenza dell'amministrazione e sulla protezione dei dati del

23 maggio 2007

Art. 22 cpv. 1 e 2

1I dati personali, che non sono più necessari agli organi pubblici per l'adempimento

dei loro compiti, devono essere conservati, anonimizzati se necessario, archiviati

o distrutti, fatto salvo l'obbligo legale di cancellazione.

Il capoverso 2 è abrogato.

b) Legge sull'organizzazione dei comuni e dei distretti del 29 ottobre

1969

Art. 41 cpv. 2

2 Il Cantone emana disposizioni più dettagliate.

Referendum, Esecuzione, Entrata in vigore

1 La presente legge è soggetta a referendum conformemente agli §§ 34 o 35 della Costituzione cantonale.

2 Essa è pubblicata nel Bollettino Ufficiale e, dopo l'entrata in vigore, è inserita nella Raccolta delle leggi.

3 Il Consiglio di Stato è incaricato dell'esecuzione e stabilisce il momento dell'entrata in vigore.

1 RS 24-57 con modifiche del 21 maggio 2025 (Legge d'introduzione alle leggi federali sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti e sull'assicurazione per l'invalidità, RS 27-67c).

2 Il cpv. 2 nella versione del 21 maggio 2025.

3 RSZS 140.410.

4 RSZS 234.110.

5 RSZS 231.110.

6 RSZS 140.410.

7 RSZS 152.100.

8 1° aprile 2016 (GU 2016 563); le modifiche del 21 maggio 2025 sono entrate in vigore il 1° gennaio 2026 (GU 2025 2274).