Ordinanza sugli archivi (ArchivVO) - Piano di Registratura (ArchivVO)

1. Ogni autorità elabora un piano di registrazione che costituisce la base per l'archiviazione dei documenti nell'archivio di Stato.

2. Il piano di registrazione contiene

a) una sistematica che rappresenta i settori di competenza e eventuali strumenti di reperimento (registri, elenchi);

b) termini legali e amministrativi di conservazione;

c) disposizioni sulla gestione dei documenti;

d) decisioni dell'archivio di Stato sulla valutazione dei documenti.

3. L'autorità consegna all'archivio di Stato una copia del piano di registrazione e segnala tutte le modifiche e gli aggiornamenti.

4. Essa designa una persona responsabile del piano di registrazione e dell'archivio ufficiale. Tale persona garantisce che il piano di registrazione sia elaborato o aggiornato entro 5 anni dall'entrata in vigore del presente regolamento e che i documenti siano archiviati di conseguenza.

1. Ogni autorità è responsabile di una corretta gestione dei documenti, di una archiviazione sistematica e di una conservazione completa dei documenti. Emette le disposizioni organizzative interne necessarie per la tracciabilità della sua attività amministrativa.

2. Le disposizioni organizzative disciplinano in modo vincolante, in ogni autorità, i compiti, le competenze, le procedure e i mezzi.

3. L'archivio di Stato consiglia e forma le autorità in materia di gestione, archiviazione e conservazione dei documenti.

1. Ogni autorità conserva i propri documenti indipendentemente dal supporto fino alla consegna all'archivio di Stato o fino alla distruzione, in maniera adeguata e sicura, proteggendoli da uso improprio, danneggiamento e perdita. Devono essere conservate anche la documentazione di progetto, sistema e applicazione per i sistemi informatici.

1. L'Archivio di Stato è autorizzato a esaminare le registrazioni e gli archivi ufficiali, nonché a verificare l'archiviazione, la conservazione e lo stato dei documenti.

2. Per adempiere ai suoi compiti, in particolare per esaminare la rilevanza archivistica dei documenti, ha accesso a tutti i documenti e sistemi, oltre che alla documentazione di progetto, di sistema e delle applicazioni.

3. Emana disposizioni nei confronti delle autorità per una corretta gestione, archiviazione, conservazione e consegna dei documenti.

1. Le autorità offrono i documenti non più costantemente necessari al più tardi dieci anni dopo l'ultimo incremento all'archivio di Stato per la valutazione dell'importanza archivistica e l'eventuale acquisizione, qualora non vi siano termini di conservazione e nessun accordo con esso applicabile.

2. Il termine può essere prorogato dall'archivio di Stato, se l'autorità obbligata a offrire può dimostrare in modo giustificato di aver ancora bisogno dei documenti.

3. Le autorità organizzano i documenti in modo tale da poter essere valutati e consegnati all'archivio di Stato senza sforzo aggiuntivo.

4. I documenti che sono soggetti a un termine di conservazione o protezione devono essere indicati al momento dell'offerta.

5. In caso di scioglimento di un'autorità, i documenti di quest'ultima devono essere offerti all'archivio di Stato in accordo con il successore legale.

1. L'autorità obbligata a offrire propone quali documenti siano meritevoli di archiviazione dal punto di vista giuridico e amministrativo.

2. L'archivio di Stato valuta i documenti offerti secondo criteri storici e di archivistica. Decide, tenendo conto delle proposte dell'autorità obbligata a offrire, se i documenti debbano essere archiviati permanentemente.

1. I documenti di rilevanza archivistica devono essere depositati in contenitori conformi alle norme archivistiche, etichettati e consegnati senza necessità di solleciti all'Archivio di Stato, insieme a un elenco di consegna, nel momento concordato.

2. L'elenco di consegna deve contenere almeno le seguenti informazioni

a) l'entità di una consegna (numero di volumi, scatole, ecc.);

b) il contenuto della consegna (elenco dei fascicoli);

c) il periodo che i documenti coprono (data della registrazione più vecchia e più recente).

3. L'autorità obbligata alla consegna organizza il trasporto in accordo con l'Archivio di Stato.

4. L'Archivio di Stato redige, sulla base dell'elenco di consegna, un protocollo di accesso che deve essere firmato dall'autorità cedente.

1. I documenti non meritevoli di archiviazione e non più necessari devono essere distrutti con l'approvazione dell'Archivio di Stato, nel rispetto della protezione dei dati. Sono fatte salve eventuali scadenze di conservazione.

1. Il materiale archivistico deve essere utilizzato presso l'Archivio di Stato.

2. L'Archivio di Stato è aperto al pubblico nel limite dei posti disponibili nella sala di lettura e in conformità al regolamento d'uso emanato dallo stesso.

3. L'Archivio di Stato può mettere a disposizione delle copie al posto degli originali, qualora ciò sia necessario per la protezione del materiale archivistico.

4. Il materiale archivistico in cattive condizioni di conservazione può essere inibito all'uso.

1. L'Archivio di Stato concede l'accesso al materiale d'archivio prima della scadenza del termine di protezione solo a seguito di una richiesta scritta.

2. Nella richiesta devono essere specificati gli interessi per l'accesso, lo scopo e il contesto di utilizzo, nonché l'ulteriore uso dei dati, comprese le intenzioni di pubblicazione.

3. L'Archivio di Stato può concedere l'accesso con imposizioni e condizioni; in particolare, può far anonimizzare i dati o vietare la creazione di riproduzioni.

1. Chiunque ignori le disposizioni, tratti i documenti d'archivio con negligenza e li danneggi o violi in modo grave il regolamento d'uso, sarà escluso dall'uso dall'Archivio di Stato.

1. L'Archivio di Stato può prestare materiale d'archivio alle autorità depositarie o per scopi espositivi. Può subordinare il prestito a oneri e condizioni.

2. Materiale d'archivio particolarmente prezioso, suscettibile di danno o molto frequentemente utilizzato non viene concesso in prestito.

1. Il materiale d'archivio può essere alienato solo se

a) è presente in due o più esemplari identici e le copie non sono più necessarie;

b) non ha alcun legame con il Cantone di Soletta;

c) serve all'armonizzazione degli inventari tra l'Archivio di Stato e altri archivi e biblioteche cantonali e comunali.

2. Lo scambio di materiale d'archivio è consentito, a condizione che permetta di colmare lacune negli inventari dell'Archivio di Stato.

1. L'Archivio di Stato garantisce la conservazione dei beni archivistici e adotta le misure conservative, restaurative o tecniche necessarie a tal fine.

2. L'archiviazione digitale a lungo termine può essere effettuata congiuntamente con altri enti di diritto pubblico. Gli accordi amministrativi corrispondenti richiedono l'approvazione del Consiglio di Stato.

1. Le seguenti istruzioni sono abrogate

a) Istruzioni sulla gestione dei documenti dell'11 agosto 1992;

b) Istruzioni per l'Archivio di Stato dell'11 agosto 1992.

1. Questo regolamento entra in vigore insieme alla legge sugli archivi il 1° gennaio 2007.

2. Resta salvo il diritto di opposizione del Consiglio cantonale.