Ordinanza sulla legge concernente la piattaforma dei registri degli abitanti e dei registri elettorali (VESP) - Oggetto (VESP)

1. Questo regolamento disciplina quali autorità hanno accesso ai dati della piattaforma del registro degli abitanti, la natura e il contenuto delle loro autorizzazioni di accesso, la conservazione dei dati personali nella piattaforma del registro degli abitanti, nonché gli standard di dati da utilizzare.

1. Non vi è diritto alla concessione di un'autorizzazione di accesso.

1. Gli organi di autorizzazione nel quadro della procedura di autorizzazione sono il o la responsabile per l'informazione e la protezione dei dati, il gruppo di coordinamento dei comuni GERES e il comitato di autorizzazione GERES.

2. Il gruppo di coordinamento dei comuni GERES è composto da due rappresentanti dell'Associazione dei Comuni del Cantone di Soletta (VSEG) e dell'Associazione del Personale Comunale del Cantone di Soletta (VGSo).

3. Il comitato di autorizzazione GERES è composto da quattro rappresentanti degli organismi cantonali, dal o dalla responsabile per l'informazione e la protezione dei dati, nonché da due rappresentanti dell'Associazione dei Comuni del Cantone di Soletta (VSEG) e dell'Associazione del Personale Comunale del Cantone di Soletta (VGSo).

4. La rappresentanza degli organismi cantonali è determinata dal dipartimento competente.

1. L'autorità che richiede l'accesso ai dati della piattaforma del registro degli abitanti deve presentare una domanda motivata al dipartimento competente.

2. Il dipartimento trasmette il modulo di domanda agli organi autorizzati.

1. Per ogni domanda di accesso alla piattaforma del registro degli abitanti è previsto un procedimento di autorizzazione a due fasi (fase di test e fase di produzione).

2. Con il consenso di tutti gli organi di autorizzazione, all'autorità richiedente viene concessa l'autorizzazione di test per l'accesso ai dati della piattaforma del registro degli abitanti.

3. La fase di test è limitata a un massimo di dodici mesi.

4. Al termine della fase di test, gli organi di autorizzazione esaminano se l'accesso richiesto può essere concesso definitivamente e presentano una proposta in tal senso al Consiglio di Governo.

5. Il Consiglio di Governo decide in via definitiva sull'accesso dell'autorità richiedente alla piattaforma del registro degli abitanti.

1. Il direttore o la direttrice di un'autorità stabilisce quali dipendenti esercitano l'autorizzazione d'accesso concessa all'autorità.

2. Egli o ella comunica i dipendenti autorizzati all'accesso, nonché eventuali modifiche in merito, al dipartimento competente.

1. Con il consenso di tutti gli organi autorizzati, il dipartimento competente può fornire una volta i dati della piattaforma di registrazione degli abitanti a un'autorità ai sensi del § 3 GESP.

2. Le autorità possono ottenere informazioni dalla piattaforma centrale di registrazione degli abitanti del cantone presso un ente centrale, a condizione che siano soddisfatte le condizioni per l'assistenza amministrativa.

1. Il dipartimento competente tiene un registro delle autorizzazioni, dal quale risulta a quali autorità sia stata concessa l'autorizzazione di accesso ai dati della piattaforma del registro degli abitanti, e dal quale risulta anche la natura e il contenuto della rispettiva autorizzazione di accesso.

2. Il registro delle autorizzazioni di cui al comma 1 viene aggiornato continuamente dal dipartimento competente.

3. Il dipartimento competente pubblica su Internet la natura e il contenuto delle autorizzazioni di accesso delle autorità.

1. Il responsabile dell'autorità autorizzata garantisce che

a) l'accesso sia consentito solo al numero di postazioni di lavoro strettamente necessario;

b) solo le persone autorizzate a effettuare richieste abbiano diritti di accesso;

c) le persone autorizzate a effettuare richieste utilizzino gli accessi esclusivamente per l'adempimento dei loro compiti legali.

1. Ogni interrogazione di dati dalla piattaforma del registro degli abitanti viene registrata elettronicamente. Deve essere utilizzata la versione determinata dal dipartimento competente ai sensi del § 14 comma 1.

2. La registrazione comprende

a) l'autorità richiedente e la persona richiedente,

b) la persona interrogata e i dati interrogati,

c) il momento dell'interrogazione.

3. Se gli organi autorizzativi concedono un'autorizzazione per un sistema terzo (Webservice), il sistema terzo deve garantire la registrazione elettronica.

4. I registri vengono cancellati dopo 12 mesi.

1. Il responsabile dell'autorità autorizzata all'accesso può esaminare i dati delle interrogazioni registrate a campione e in maniera riferita a persone, per rilevare eventuali irregolarità.

2. Le persone esaminate e il responsabile per l'informazione e la protezione dei dati vengono informati dal responsabile dell'entità sull'estensione e sul risultato delle verifiche effettuate.

1. Qualora il direttore o la direttrice riscontri irregolarità o addirittura un abuso, adotta le misure necessarie. In particolare, egli o ella può revocare il diritto di accesso alla persona interessata.

2. In caso di abuso da parte di un'autorità, viene effettuata una segnalazione agli organi di autorizzazione. Questi esaminano i fatti e, se del caso, propongono al consiglio di governo la revoca del diritto di accesso all'autorità.

1. Se il fabbisogno di un'autorità, in base al diritto di accesso concesso, non è più dimostrato parzialmente o totalmente, tale diritto sarà limitato o revocato su richiesta degli organi di autorizzazione dal consiglio di governo.

1. Per lo scambio di dati personali devono essere utilizzate le versioni degli standard per l'e-Government in Svizzera (standard eCH) determinate dal Dipartimento.

1. I seguenti dati delle persone registrate sulla piattaforma del registro degli abitanti vengono eliminati

a) una precedente data relativa a una caratteristica dieci anni dopo la sua modifica;

b) in caso di trasferimento o decesso di una persona, tutti i dati dieci anni dopo il trasferimento o decesso della persona interessata;

c) dati che, secondo la notifica di un comune, non sono più mantenuti nei registri, dieci anni dopo l'ultima notifica.

2. La cancellazione dei dati nei casi del paragrafo 1 avviene alla fine dell'anno solare corrente.

3. Finché la cancellazione di questi dati non è tecnicamente possibile, gli accessi a questi dati devono essere resi inattivi.

1. È fatta salva l'obbligo di offrire documenti all'archivio di Stato ai sensi del § 8 e seguenti della legge sugli archivi del 25 gennaio 2006.