Ordinanza sull'Archivio di Stato e l'archiviazione dei documenti amministrativi (Ordinanza sull'archiviazione) (Archivverordnung) - Scopo e Ambito di Applicazione

1. Questo regolamento disciplina la conservazione e l'accesso agli atti amministrativi del cantone e i compiti dell'archivio di Stato.

2. Si applica a

a) i registri degli uffici e delle istituzioni dell'amministrazione cantonale

b) i registri del Gran Consiglio e del Consiglio di Stato

c) l'archivio di Stato

3. Per la Banca Cantonale di Sciaffusa vale solo § 14 paragrafo 3.

4. Resta salva la possibilità di disposizioni derogatorie di altri atti normativi.

1. Sono considerati atti amministrativi tutti i supporti scritti, visivi e sonori, nonché i supporti informatici ed altri supporti di informazione, che derivano dall'attività degli uffici pubblici e delle amministrazioni o che sono ad essa correlati.

1. Gli uffici e gli enti dell'amministrazione cantonale raccolgono, nell'ambito delle loro attività, gli atti amministrativi in un archivio.

2. Sono esclusi gli atti di scarsa o soltanto temporanea rilevanza che non sono collegati a un procedimento amministrativo.

3. Gli archivi degli uffici e degli enti devono limitarsi agli atti che derivano direttamente dalla loro attività o che sono necessari per l'adempimento delle loro funzioni. Per i dati personali, rimangono in vigore le disposizioni della normativa sulla protezione dei dati.

4. Della documentazione di particolare importanza devono essere redatte copie di utilizzo. Gli originali devono essere conservati separatamente e in sicurezza. Possono essere consegnati all'archivio di Stato per la conservazione.

1. Gli uffici e le istituzioni designano una persona responsabile per l'archivio.

1. Gli uffici e le istituzioni regolano la creazione e l'aggiornamento dell'archivio in un piano di archiviazione.

2. Il piano di archiviazione tiene conto anche delle raccolte di dati gestite con mezzi informatici e regola, nel quadro delle disposizioni sulla protezione dei dati, la loro sicurezza tramite stampe, copie di sicurezza e simili, nonché la loro conservazione.

3. Nel piano di archiviazione sono stabiliti i periodi di archiviazione. Di norma, non devono essere inferiori a dieci anni né superiori a venti anni.

4. Si fissano inoltre i requisiti per la resistenza all'invecchiamento dei supporti di scrittura e di immagine utilizzati.

5. Una copia del piano di archiviazione, così come tutte le sue modifiche e integrazioni, deve essere consegnata all'archivio di Stato prima della sua entrata in vigore.

1. I documenti vengono conservati negli archivi degli uffici amministrativi e delle istituzioni per tutto il tempo necessario allo svolgimento continuo dell'attività amministrativa, tuttavia di norma per almeno dieci anni.

2. I documenti sono resi accessibili tramite appositi elenchi, schedari e simili.

1. I registri sono regolarizzati al termine di ciascun periodo di registrazione in accordo con l'Archivio di Stato.

2. Gli atti di un periodo di registrazione che non sono più necessari devono essere offerti all'Archivio di Stato per il ritiro totale. Senza il consenso dell'Archivio di Stato, non possono essere eliminati atti, ad eccezione delle copie e duplicati in eccesso.

3. I fondi archivistici, che sono ritirati dall'Archivio di Stato, devono essere consegnati con un elenco. L'Archivio di Stato conferma la ricezione all'ente che consegna mediante una copia dell'elenco.

4. Gli atti che non vengono ritirati dall'Archivio di Stato devono essere eliminati nel rispetto della tutela dei dati.

1. La Cancelleria di Stato gestisce l'archivio degli atti del Consiglio di Governo.

2. Gli atti del Consiglio di Governo sono le deliberazioni e la corrispondenza del Consiglio stesso nonché gli altri atti amministrativi che hanno un nesso immediato con questi.

3. Gli atti del Consiglio di Governo possono essere consultati dai dipartimenti, dagli uffici e dalle istituzioni. Possono essere prestati loro, se necessario.

1. Categorie di atti del Consiglio di Stato che, per volume o natura, non sono adatti alla conservazione nell'archivio della Cancelleria di Stato o che continuano ad essere frequentemente richiesti da un altro ufficio o ente, possono essere conservati integralmente presso l'ufficio o ente interessato previa autorizzazione della Cancelleria di Stato. Una copia del piano di archivio deve essere consegnata alla Cancelleria di Stato.

2. Gli atti del processo preliminare di legislazione restano presso l'ufficio competente fino all'entrata in vigore della relativa emanazione.

3. Gli atti delle decisioni del Consiglio di Stato impugnate restano presso l'ufficio competente fino alla conclusione definitiva del procedimento di ricorso.

1. I Dipartimenti, Servizi e Istituti devono assicurarsi che un esemplare dei seguenti documenti venga consegnato alla Cancelleria dello Stato

a) Contratti e Accordi

b) Concessioni

c) Pareri giuridici

d) Decisioni dei Tribunali Amministrativi

1. Per il resto, si applicano ai verbali del Consiglio di Stato le disposizioni del 2º Capitolo.

1. La Cancelleria di Stato gestisce l'archivio degli atti del Gran Consiglio secondo le istruzioni dell'Ufficio del Gran Consiglio, che decide anche sull'accesso agli atti.

2. Gli atti che sono ancora necessari per gli affari correnti del Consiglio restano presso la segretaria o il segretario del Gran Consiglio.

1. L'Archivio di Stato svolge i seguenti compiti

a) raccoglie e conserva gli atti amministrativi di valore permanente derivanti dall’attività delle autorità, degli uffici, degli istituti autonomi e non autonomi del Cantone, nonché dei tribunali

b) raccoglie inoltre, in integrazione e in coordinamento con gli archivi dei comuni e le biblioteche pubbliche, anche materiale di fonti importanti non governative per la storia del Cantone Sciaffusa, dei suoi comuni, nonché dei suoi cittadini e abitanti

c) organizza le sue collezioni tramite gli strumenti necessari (elenchi, cataloghi, biblioteca di consultazione) e strutture

d) fornisce, sulla base delle sue collezioni e nei limiti delle sue possibilità di personale, informazioni e redige perizie

e) consiglia e supporta gli uffici e gli istituti nella realizzazione dei piani di registrazione e nella gestione delle registrazioni

f) promuove la comprensione della storia del Cantone e la conservazione di documenti di importanza storica attraverso attività di ricerca e informazione proprie e attraverso il supporto di attività di ricerca di terzi

1. L'Archivio di Stato è l'archivio centrale e finale del Cantone.

2. Gli uffici cantonali e gli istituti non autonomi sono obbligati a consegnare i documenti. Per gli istituti non autonomi, il Consiglio di Stato o, con il consenso dell'Archivio di Stato, il dipartimento competente possono stabilire regolamenti differenti.

3. I tribunali cantonali, gli istituti cantonali autonomi, gli istituti con una gestione mista, nonché le corporazioni pubbliche di diritto cantonale, possono avvalersi dei servizi dell'Archivio di Stato come archivio finale. In tal caso, essi sono tenuti a un conferimento continuo dei loro atti amministrativi e a redigere e consegnare un piano di classificazione secondo il § 3.

4. Le autorità distrettuali e circondariali possono avvalersi dei servizi dell'Archivio di Stato come archivio finale alle stesse condizioni, purché l'archiviazione non sia garantita dalla sede principale del distretto o del circondario.

1. L'Archivio di Stato adotta misure adeguate per la conservazione e la protezione del materiale archivistico.

1bis. La conservazione e protezione dei dati in relazione all'archiviazione a lungo termine elettronica può essere effettuata dall'Archivio di Stato all'interno o al di fuori del Cantone di Sciaffusa, ma sempre in Svizzera.

2. Garantisce i documenti particolarmente preziosi o a rischio attraverso la loro registrazione su microfilm o altri supporti informativi idonei, che vengono conservati in un luogo separato dagli originali.

1. L'Archivio di Stato è aperto al pubblico per l'uso.

2. L'Archivio di Stato stabilisce gli orari di apertura e le condizioni di utilizzo in un regolamento d'uso.

1. Atti amministrativi redatti escludendo il pubblico sono accessibili ai privati o a entità diverse dagli enti depositanti solo dopo un periodo di 50 anni dalla loro conclusione. Per i dati personali particolarmente sensibili, il termine è di 100 anni. Restano salve disposizioni divergenti di altri decreti.

2. L'ente depositante decide in merito alla concessione eccezionale della consultazione durante il periodo di riservatezza.

3. In caso di dubbio, qualora siano coinvolti dati personali particolarmente sensibili, si deve consultare il Garante per la Protezione dei Dati.

4. Per i documenti di origine non ufficiale, possono essere concordate particolari restrizioni d'uso con i precedenti proprietari.

1. **Gli uffici e le istituzioni del cantone o dei comuni possono prendere in prestito temporaneamente dei documenti. Sono esclusi dal prestito documenti particolarmente preziosi, soggetti a deterioramento, nonché quelli frequentemente richiesti dall'archivio o dagli utenti.**

2. **A privati non vengono dati documenti in prestito.**

3. **Sulle concessioni di prestito per esposizioni decide l'Archivio di Stato.**

1. La riproduzione e pubblicazione di documenti richiede il consenso dell'Archivio di Stato.

2. Il consenso è concesso con la condizione che all'Archivio di Stato venga fornita una copia del volume o una stampa speciale gratuitamente.

1. L'utilizzo dell'Archivio di Stato è gratuito.

2. Per servizi speciali offerti a terzi possono essere addebitate delle tasse.

3. Le tasse sono determinate in modo analogo alle disposizioni del Regolamento delle tasse amministrative del 16 ottobre 1973.

4. Per incarichi di ricerca o perizie, l'Archivio di Stato fatturerà, a seconda del grado di difficoltà e dell'importanza dell'incarico per l'attività di ricerca propria dell'archivio, una tariffa oraria che varia da Fr. 100,00 a Fr. 200,00. La Cancelleria di Stato adeguerà il quadro tariffario se l'indice dei prezzi al consumo è variato di oltre il 5% dalla promulgazione del presente regolamento o dall'ultimo adeguamento; la base di calcolo è l'indice del dicembre 1993 fissato a 100.4 punti.

1. Gli uffici e gli istituti devono comunicare all'Archivio di Stato la persona responsabile della registratura entro il 31 marzo 1994.

2. L'Archivio di Stato stabilisce, previa consultazione con gli uffici, la data per la consegna dei piani di registratura.

1. I seguenti decreti sono abrogati

a) il Regolamento sull'organizzazione e la gestione della Cancelleria di Stato e dell'Archivio di Stato del 2 marzo 1881

b) la Direttiva del Consiglio di Stato riguardante gli atti del governo del 23 aprile 1969

1. Il presente regolamento entra in vigore il 15 febbraio 1994.

2. Deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale ed essere inserito nella raccolta legislativa cantonale.