Ordinanza sull'atto pubblico e l'autenticazione - Redazione dell'Atto

1. L'atto deve essere redatto in caratteri chiaramente leggibili e senza spazi vuoti.

2. La persona autorizzata e le altre persone coinvolte non possono utilizzare né firme a facsimile né altre firme stampate tipograficamente.

3. La carta e la scrittura dell'atto devono essere durevoli.

4. L'atto può essere redatto in originale in più esemplari. Il numero degli esemplari deve essere menzionato nell'atto.

5. Gli atti di più pagine devono essere solidamente spillati o legati con nastro adesivo, tranne l'esemplare per la persona autorizzata. Almeno in questo esemplare, le singole pagine devono essere timbrate o paragonate dalla persona autorizzata.

6. Gli allegati che costituiscono parte integrante di un atto devono essere collegati a quest'ultimo o chiaramente contrassegnati come allegati.

7. Se richiesto dal diritto estero, le singole pagine di un atto e gli allegati relativi devono essere collegati con nastro e sigillo.

1. Le persone fisiche che, oltre all'ufficiale rogante, partecipano all'atto notarile devono essere indicate con nome, cognome, data di nascita, luogo d'origine o cittadinanza, indirizzo di residenza e, se necessario, con ulteriori informazioni. A seconda del contratto, devono essere indicati anche lo stato civile e il regime patrimoniale.

2. Per quanto riguarda le società di persone e le persone giuridiche, devono essere indicati la denominazione sociale iscritta nel registro delle imprese, la forma giuridica, la sede, nonché, con le indicazioni richieste per le parti dell'atto, le persone che agiscono e il tipo di loro potere di firma.

1. L'inserimento di testi e formulari preesistenti tra l’entrata e la menzione notarile è consentito, se altrimenti si genererebbe uno sforzo sproporzionato e un aumentato rischio di errore.

2. Se vengono utilizzati formulari, il riempimento degli spazi vuoti previsti non è considerato una correzione.

1. In un atto non è consentito radere. Le parti cancellate devono rimanere leggibili.

2. Le correzioni devono essere effettuate nell'atto o in un'appendice autenticata e devono essere chiaramente indicate. Se possibile, è necessario redigere un atto corretto.

3. Le correzioni che modificano il contenuto possono essere effettuate solo durante il processo di autenticazione. Per i fatti e i rapporti giuridici, nonché per l'introduzione e il verbale di autenticazione, la competenza alla correzione spetta al soggetto rogante; per le dichiarazioni individuali e per le dichiarazioni protocollari che richiedono una firma, la competenza alla correzione è condivisa tra le parti dichiaranti e il soggetto rogante. Ogni correzione deve essere firmata di mano propria con nome o iniziali dalle persone competenti alla correzione.

4. Gli errori di scrittura evidenti possono essere corretti anche dopo la conclusione del processo di autenticazione. Ogni tale correzione deve essere vistata dal soggetto rogante.

1. La persona che redige l'atto può utilizzare un timbro che riproduce il sigillo dello Stato. Esso è composto dallo stemma dello Stato e da un'iscrizione che indica l'ufficio, la funzione ufficiale o, nel caso di un avvocato o un'avvocatessa, la dicitura «Notaio Pubblico». Timbri e traduzioni dell'iscrizione devono rispettare le disposizioni della Cancelleria dello Stato. Timbri a secco sono consentiti.

2. Dove è richiesta l'apposizione di un sigillo, la persona che redige l'atto utilizza un sigillo adesivo o cartaceo. I sigilli a secco non sono consentiti.

1. L'avvocata o l'avvocato mantiene un registro alfabetico e cronologico dei dati essenziali della documentazione notarile. I registri devono essere tenuti in formato cartaceo o elettronico. Di quelli elettronici viene prodotto un estratto annuale. Gli studi legali in associazione possono mantenere un registro complessivo. In tali registri, i documenti devono poter essere attribuiti all'avvocata o all'avvocato che ha autenticato l'atto.

2. L'avvocata o l'avvocato adotta misure affinché i documenti e i registri passino a una successora o a un successore, nel caso di cessazione dell'attività professionale. In mancanza di una successora o un successore, i documenti e i registri devono essere consegnati entro sei mesi al notariato distrettuale, nel cui ambito l'avvocata o l'avvocato ha la sua residenza o sede professionale, per la loro custodia. Se necessario, il consiglio dell'ordine degli avvocati dispone la consegna.

3. La consultazione dei documenti e dei registri conservati presso il notariato distrettuale, nonché la creazione di copie o estratti da essi, richiedono l'autorizzazione del notariato distrettuale stesso. L'autorizzazione è concessa a condizione che venga dimostrato un interesse degno di protezione.

**1. L'atto relativo alle delibere assembleari contiene:**

a) il luogo, la data ed eventualmente l'orario dell'assemblea, la ragione sociale della società, il nome della persona che presiede l'assemblea, della persona che redige il verbale e delle persone che contano i voti;

b) le constatazioni della persona che presiede l'assemblea riguardo alla convocazione dell'assemblea secondo la legge e lo statuto, il numero dei partecipanti e i diritti da loro rappresentati, la capacità deliberativa dell'assemblea e eventuali obiezioni a queste constatazioni;

c) le proposte e ulteriori dichiarazioni dei partecipanti la cui verbalizzazione è richiesta;

d) in caso di votazioni, il rapporto dei voti, le delibere adottate nel loro testo integrale e la menzione dei documenti su cui si sono basate le delibere;

e) le firme della persona che presiede l'assemblea e della persona che redige il verbale;

f) la firma del notaio con certificazione della sua partecipazione all'assemblea.

**2. Se la procedura è stabilita in anticipo, l'assemblea può essere condotta in presenza contemporanea dei partecipanti come una stipula notarile.**

**3. In caso contrario, il notaio annota il corso dell'assemblea in modo adeguato e redige l'atto notarile contemporaneamente o in un successivo momento. Se il diritto sostanziale richiede la co-firma di determinate persone, il notaio raccoglie le loro firme prima di firmare egli stesso.**

**4. In caso di verbalizzazione di delibere di un'assemblea generale virtuale o di delibere dell'organo supremo di gestione e amministrazione, adottate con mezzi elettronici senza luogo di riunione, il notaio è considerato presente ai sensi dell'art. 23 cpv. 1 della legge d'introduzione al Codice civile svizzero del 3 luglio 1911, se partecipa ai dibattiti e alle votazioni sulle delibere da verbalizzare in egual modo agli altri partecipanti tramite un accesso elettronico all'assemblea generale virtuale o alla riunione virtuale dell'organo supremo di gestione e amministrazione.**

1. Vengono autenticati fatti giuridicamente rilevanti e rapporti giuridici, per i quali sussiste un interesse legittimo alla loro attestazione in un atto pubblico e di cui l'ufficiale rogante comprende il significato giuridico.

2. Se l'interesse all'autenticazione o il significato giuridico dell'autenticazione non sono evidenti, l'ufficiale rogante deve esaminare questi aspetti e indicarli nell'atto, così come i dati personali della persona che ha richiesto l'autenticazione.

3. L'ufficiale rogante chiarisce i fatti con diligenza e senza indugio e certifica l'esito delle sue indagini in modo completo e chiaro. Non è necessario indicare i registri, i documenti consultati e ulteriori azioni di indagine eventualmente svolte.

1. La persona autorizzata a redigere atti redige documenti secondo il diritto straniero quando

a) comprende gli atti giuridici da autenticare ed è in grado di spiegarli alle parti dell'atto;

b) determina il diritto straniero applicabile in modo tale da poter formulare il documento secondo le indicazioni delle parti dell'atto o verificare un progetto presentato dalle parti dell'atto rispetto alla sua compatibilità con il diritto straniero;

c) il documento è presumibilmente riconosciuto come atto pubblico nel luogo di destinazione e produce gli effetti giuridici desiderati;

d) tale documento non genera una falsa apparenza giuridica e non può dare adito ad alcun abuso.

2. Nella misura in cui il diritto straniero non trova applicazione, si applica sussidiariamente il diritto svizzero.

1. L'assunzione del giuramento, della dichiarazione giurata e di forme dichiarative analoghe si conforma, se del caso, alle disposizioni relative al rilascio di atti secondo il diritto estero. La persona dichiarativa deve presentarsi personalmente davanti al pubblico ufficiale rogante.

2. Qualora il diritto estero non sia applicabile, l'ufficiale rogante attesta che la persona dichiarativa ha firmato il documento alla sua presenza e ha dichiarato sotto giuramento o con giuramento solenne che il contenuto del documento corrisponde alla verità.

1. L'autenticazione di una firma consiste nell'attestazione da parte di chi autentica che la persona firmataria ha apposto la firma in sua presenza o l'ha riconosciuta come propria.

2. Il riconoscimento della firma può essere effettuato da una persona delegata, se esiste una procura appositamente rilasciata e autenticata dalla persona firmataria e autenticatrice è a conoscenza dell'identità della persona firmataria.

3. Se chi autentica non conosce la persona firmataria o la persona delegata, verifica la loro identità.

4. Se eccezionalmente viene autenticata una firma in bianco, chi autentica ne fa menzione nell'annotazione di autenticazione.

5. I commi 1, 3 e 4 della presente disposizione si applicano opportunamente all'autenticazione di un segno manuale.

1. Può essere emessa un'autorizzazione generale alla legalizzazione, in cui le persone firmatarie si impegnano a riconoscere come autentiche tutte le firme presentate per la legalizzazione con la suddetta autorizzazione. Inoltre, si assumono la responsabilità per eventuali abusi che potrebbero essere commessi da dipendenti o terzi con l'autorizzazione alla legalizzazione.

2. L'autorizzazione deve essere effettuata su un modulo disponibile presso la Cancelleria dello Stato. La legalizzazione delle firme sull'autorizzazione deve avvenire in presenza delle persone emittenti.

3. L'autorizzazione alla legalizzazione deve essere rinnovata in caso di cambio di nome o di ragione sociale e in caso di cambio delle persone autorizzate a firmare, ma comunque entro tre anni.

4. La persona incaricata alla legalizzazione conserva una copia di ogni autorizzazione alla legalizzazione con le firme originali.

1. La certificazione di una copia consiste nell'attestazione, da parte della persona autorizzata alla certificazione, che la copia riproduce integralmente e correttamente un documento presentatole.

2. Se dalla copia non risulta evidente, nel certificato deve essere indicato se il documento presentato alla persona autorizzata alla certificazione era un documento originale, una copia certificata o una copia non certificata.

1. I paragrafi, le aggiunte, le cancellazioni e altre modifiche nel documento presentato al pubblico ufficiale devono essere esplicitamente menzionati nella copia.

2. Inoltre, le disposizioni relative all'autenticazione di una copia sono applicate mutatis mutandis.

1. L'estratto deve riprodurre letteralmente e integralmente le parti essenziali del documento presentato alla persona incaricata dell'autenticazione, conformemente all'uso dichiarato, e non deve dare adito a fraintendimenti. Le omissioni devono essere contrassegnate.

2. Inoltre, si applicano in modo appropriato le disposizioni riguardanti l'autenticazione di una copia e di una trascrizione.

1. L'Autenticazione della traduzione di un atto consiste nell'attestazione da parte della persona incaricata dell'autenticazione che la traduzione è corretta.

2. Se la persona incaricata dell'autenticazione non conosce sufficientemente la lingua straniera, deve avvalersi di una traduttrice o di un traduttore. Quest'ultima o quest'ultimo deve confermare sulla traduzione la sua correttezza. La persona incaricata dell'autenticazione deve integrare di conseguenza l'attestazione.

1. L'autenticazione della data consiste nella certificazione da parte della persona autorizzata, del momento e dell'individuo da cui è stato presentato un documento.

1. L'autenticazione è effettuata mediante un'apposita annotazione, che deve essere firmata dalla persona incaricata dell'autenticazione con l'indicazione del luogo e della data. È possibile utilizzare un timbro con l'annotazione di autenticazione. Nell'autenticazione di firme e segni manuali deve essere riportata anche la denominazione esatta della persona firmataria e del suo rappresentante.

2. Le autenticazioni devono essere effettuate sul documento a cui si riferiscono. Se ciò non è possibile o l'autenticazione si riferisce a più pagine, l'autenticazione deve essere collegata al documento o alle altre pagine, come un atto pubblico.

3. Le persone incaricate degli atti di autentica appongono la loro autenticazione con il proprio timbro, le altre persone incaricate dell'autenticazione con la loro denominazione legale e con un timbro fornito dalla Cancelleria dello Stato con l'iscrizione «Persona pubblica per le autenticazioni».

4. Le disposizioni relative alla sigillatura degli atti pubblici si applicano in modo appropriato.

1. Per le autenticazioni elettroniche ai sensi dell'art. 35ter paragrafo 2 della Legge d'introduzione al Codice civile svizzero del 3 luglio 1911/22 giugno 1942, i pubblici ufficiali utilizzano una firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato di un fornitore riconosciuto di servizi di certificazione ai sensi della Legge federale sulla firma elettronica del 18 marzo 2016.

1. L'Ufficio del Registro di Commercio e dei Notariati rilascia alle persone preposte alla stesura degli atti l'autorizzazione necessaria per la loro iscrizione nel Registro Svizzero delle Persone Preposte alla Stesura degli Atti.

1. L'avvocata o l'avvocato redige i registri relativi agli atti, che si trovano presso di lei o di lui al momento dell'entrata in vigore di questo decreto, entro due anni secondo l'art. 6 comma 1 di questo decreto.

1. Il Regolamento sulla Autenticazione delle Firme Private del 15 gennaio 1938 è abrogato.

1. Questo decreto è applicato a partire dal 1° gennaio 2006.