Legge sulla gestione dei documenti e sull'archiviazione (GAA) - Definizioni (GAA)

1. In questo decreto si intende per

a) organo pubblico: (Ai privati che svolgono compiti statali si applicano le stesse norme dell'organo pubblico.) Organo, autorità o ufficio di

1. Cantone;

2. Ente autonomo di diritto pubblico del Cantone;

3. Comune;

4. Impresa comunale autonoma di diritto pubblico;

5. Associazione comunale e consorzio;

b) archivio competente: l'Archivio di Stato che agisce per conto degli organi pubblici del Cantone e gli archivi comunali che agiscono per conto degli organi pubblici dei comuni;

c) documento

1. Registrazione dell'organo pubblico che concerne l'adempimento di un compito statale e che è contenuta su un qualsiasi supporto informativo;

2. Strumenti necessari per la comprensione e l'utilizzo di una registrazione;

d) atto: insieme dei documenti relativi a un affare;

e) gestione degli atti: registrazione sistematica delle operazioni aziendali;

f) significatività archivistica: qualità di un documento basata sulla sua importanza storica, giuridica o amministrativa;

g) archiviazione: indicizzazione, conservazione, preservazione e comunicazione dei documenti di rilevanza archivistica;

h) bene archivistico: documenti valutati come di rilevanza archivistica dall'archivio competente e conservati permanentemente da quest'ultimo.

1. La gestione dei documenti e l'archiviazione servono in particolare a

a) garantire la sicurezza giuridica;

b) assicurare la tracciabilità dell'operato dell'organo pubblico;

c) mantenere una gestione amministrativa continua ed efficace;

d) garantire la conservazione duratura, affidabile e autentica dei documenti;

e) promuovere la ricerca storica.

1. Cantone e comuni adottano le misure costruttive, spaziali e operative necessarie per la conservazione sicura e duratura degli archivi.

1. L'Archivio di Stato è l'organismo tecnico supremo del cantone per la gestione e l'archiviazione degli atti.

2. Può emanare direttive tecniche generali sulla gestione e l'archiviazione degli atti.

3. Le direttive tecniche dell'Archivio di Stato relative alla gestione elettronica degli affari sono emanate in accordo con il dipartimento responsabile della gestione elettronica degli affari.

1. Il comune gestisce l'archivio comunale. Può creare un archivio comunale comune mediante accordo con un altro comune.

2. I comuni speciali possono consegnare il loro materiale d'archivio all'archivio del comune politico o a un altro comune speciale per la conservazione permanente.

3. I comuni stipulano un accordo.

1. Archivio di Stato e archivi comunali collaborano.

2. L'Archivio di Stato

a) consiglia e supporta gli archivi comunali nell'adempimento dei loro compiti;

b) esercita la supervisione tecnica sugli archivi comunali.

1. Il comune può consegnare materiale d'archivio, in particolare documenti del periodo antecedente alla fondazione del cantone, all'archivio di stato per la conservazione permanente.

2. Il comune e l'archivio di stato stipulano un accordo.

1. L'archivio competente svolge i suoi compiti in modo indipendente e professionale.

1. L'archivio competente

a) assiste l'ente pubblico nel

1. tenuta e gestione degli atti;

2. preparazione della consegna degli atti all'archivio competente;

b) valuta e acquisisce dall'ente pubblico i documenti di rilevanza archivistica;

c) può acquisire documenti di rilevanza archivistica di altra provenienza, in particolare da privati;

d) garantisce la conservazione degli archivi;

e) fornisce informazioni e accesso ai documenti d'archivio;

f) partecipa all'analisi e all'utilizzo delle proprie collezioni.

1. L'ente pubblico è responsabile della gestione degli atti. La gestione degli atti può avvenire in formato elettronico.

1bis Le linee guida tecniche determinano i requisiti per la gestione elettronica degli atti e per la conversione dei documenti fisici in documenti elettronici. I documenti acquisiti elettronicamente secondo queste linee guida possono essere considerati originali.

2. L'ente pubblico assicura che i passaggi essenziali e il risultato delle operazioni commerciali siano evidenti e comprensibili dai documenti. Garantisce l'autenticità e la completezza dei documenti. Inoltre, adotta misure organizzative e tecniche per proteggere i documenti da perdita e furto, nonché da accesso e modifica non autorizzati.

2bis Il trattamento dei dati personali, nonché dei dati personali particolarmente protetti e dei profili di personalità, è consentito se

a) è indispensabile per garantire una corretta gestione degli atti e

b) viene eseguito da persone incaricate di garantire una corretta gestione degli atti.

3. L'ente pubblico conserva i documenti fino all'esecuzione della decisione dell'archivio competente riguardo alla loro rilevanza archivistica.

1. L'ente pubblico offre i documenti, di cui non ha più bisogno per l'adempimento dei propri compiti, all'archivio competente per la presa in carico.

1. L'archivio competente valuta i documenti e decide, previa consultazione dell'ente pubblico, sulla rilevanza archivistica.

1. L'organismo pubblico distrugge i documenti valutati non degni di archiviazione dall'archivio competente. Garantisce la distruzione riservata.

2. Sono fatte salve particolari disposizioni di legge relative alla ulteriore conservazione dei documenti.

1. L'ente pubblico consegna i documenti valutati come meritevoli di archiviazione all'archivio competente.

2. L'archivio competente disciplina in particolare

a) la preparazione dei documenti;

b) la redazione dell'elenco di consegna.

1. L'archivio competente si occupa della corretta classificazione e della conservazione permanente, nonché della duratura salvaguardia e della diffusione dei beni archivistici.

2. Garantisce l'autenticità e l'integrità dei beni archivistici.

1. Gli archivi sono inalienabili.

2. Non possono essere acquistati né per usucapione né in buona fede. Un diritto alla restituzione non si prescrive.

1. Il materiale archivistico è liberamente accessibile dopo la scadenza del termine di protezione.

2. I documenti che erano già liberamente accessibili prima della consegna all'archivio competente rimangono liberamente accessibili.

1. L'accesso comprende

a) Consultazione del materiale d'archivio. Questa avviene di norma in loco;

b) Informazioni sul contenuto del materiale d'archivio;

c) Consegna o invio di una copia di un documento.

1. Il periodo ordinario di protezione è di 30 anni.

2. Il periodo di protezione inizia a decorrere dalla data del documento più recente che fa parte dell'affare.

3. Per i beni archivistici contenenti documenti con dati personali particolarmente degni di protezione o profili della personalità secondo la legge sulla protezione dei dati del 20 gennaio 2009, il periodo di protezione termina dieci anni dopo la morte della persona interessata. Se la data di morte è sconosciuta e non può essere accertata, il periodo di protezione termina 100 anni dopo la nascita della persona interessata.

1. Se per determinate categorie di documentazione d'archivio esiste un interesse pubblico preponderante o un interesse privato degno di protezione contro l'accesso da parte di terzi, il governo, così come il tribunale cantonale e il tribunale amministrativo, possono tramite ordinanza e il consiglio tramite regolamento prolungare il termine di protezione per ulteriori 20 anni al massimo. Il regolamento del consiglio è esente dal referendum facoltativo.

2. Se in un caso specifico esiste per la documentazione d'archivio un interesse pubblico preponderante o un interesse privato degno di protezione contro l'accesso da parte di terzi, l'archivio competente, dopo aver ascoltato l'organismo pubblico che ha consegnato i documenti, può prolungare il termine di protezione.

1. L'archivio competente può concedere, su richiesta, l'accesso ai documenti d'archivio prima della scadenza del termine di protezione, se non vi sono interessi pubblici o privati da tutelare contrari a tale accesso o se la persona interessata acconsente all'ispezione.

2. La domanda deve essere motivata e presentata in forma scritta all'archivio competente.

3. Entro il termine ordinario di protezione, l'archivio competente ascolta l'organo che ha consegnato i documenti.

1. L'archivio competente concede alla persona interessata, in base alla legge sulla protezione dei dati del 20 gennaio 2009, l'accesso ai documenti d'archivio.

2. La persona interessata non può richiedere né la rettifica né la distruzione dei dati.

3. Può far annotare dall'archivio competente che essa considera i dati come inesatti, oppure può allegare una controreplica ai documenti d'archivio.

1. L'archivio competente concede all'ente pubblico che ha consegnato il documento l'accesso durante il periodo di protezione, qualora il documento sia necessario.

2. Non è consentito l'accesso agli archivi contenenti dati personali particolarmente degni di protezione o profili della personalità ai sensi della legge sulla protezione dei dati del 20 gennaio 2009, salvo in presenza di un prevalente interesse pubblico o con il consenso della persona interessata.

3. L'ente pubblico non modifica il materiale d'archivio.

1. L'accesso ai documenti d'archivio di privati è regolato dal contratto di acquisizione.

2. In assenza di disposizioni contrattuali, questo decreto è applicato mutatis mutandis.

1. L'accesso ai documenti d'archivio è generalmente gratuito.

2. L'archivio competente impone una tassa quando

a) fornisce servizi speciali;

b) l'accesso comporta uno sforzo considerevole.

3. Il governo stabilisce le tariffe.

1. Con la sanzione si punisce chi intenzionalmente

a) sottrae, elimina o distrugge documenti destinati alla conservazione negli archivi;

b) modifica o distrugge materiale d'archivio;

c) divulga informazioni contenute in materiale d'archivio soggette a periodo di protezione o altrimenti espressamente sottratte al pubblico.

1. Il governo determina l'inizio dell'esecuzione del presente decreto.