Ordinanza sull'Archivio di Stato - Ambito di applicazione

1. Questo regolamento disciplina

a. l'archiviazione dei documenti

1. del Consiglio Cantonale,

2. del Consiglio di Governo e dell'amministrazione cantonale,

3. dei tribunali, fatto salvo quanto previsto dalla legislazione sull'organizzazione giudiziaria, e

4. di ulteriori persone fisiche e giuridiche di diritto pubblico e privato, nella misura in cui svolgano compiti cantonali;

b. l'utilizzo del materiale d'archivio da parte degli organi del Cantone, della popolazione e di terzi.

2. Inoltre, l'Archivio di Stato archivia documenti che gli vengono consegnati come depositi da comuni, corporazioni o privati, secondo disposizioni legali o accordi particolari.

1. L'archiviazione è finalizzata alla conservazione sicura e all'organizzazione appropriata dei documenti di valore giuridico, politico, economico, storico, sociale e culturale per l'amministrazione, la sicurezza giuridica e la ricerca.

2. I documenti ai sensi del presente regolamento sono tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal supporto su cui sono conservate, che sono state ricevute o create dal Cantone nello svolgimento di compiti pubblici, nonché tutti gli strumenti ausiliari e i dati supplementari necessari per la comprensione e l'utilizzo di tali informazioni.

3. Sono considerati beni archivistici i documenti che sono stati presi in consegna dall'archivio di Stato per la conservazione. Sono degni di archiviazione se hanno importanza amministrativa o giuridica duratura o se possiedono un grande valore informativo.

1. L'Archivio di Stato è responsabile dell'archiviazione dei documenti ai sensi di questo regolamento, salvo che la legislazione o il Consiglio di Governo indichino espressamente un altro ente.

2. All'Archivio di Stato competono in particolare

a. Acquisire, visionare, selezionare, ordinare, rendere accessibile, conservare in modo protettivo, inclusi la microfilmatura e il restauro, e mediare il patrimonio archivistico secondo principi professionali;

b. Consigliare gli enti obbligati a offrire documenti nell'organizzazione e nella gestione delle loro registrature e archivi interni, nonché emanare linee guida corrispondenti;

c. Raccogliere fonti per la storia del cantone e pubblicazioni ufficiali in accordo con la biblioteca cantonale;

d. Informazione e documentazione archivistica per il Consiglio Cantonale, il Consiglio di Governo e la Cancelleria di Stato;

e. Visite guidate agli archivi e mostre archivistiche;

f. Pubblicazioni scientifiche;

g. Preparare misure per la protezione del patrimonio archivistico in caso di catastrofi;

h. Consigliare i comuni e le corporazioni nell'organizzazione e gestione degli archivi;

i. Impegnarsi per la sicurezza degli archivi e dei lasciti di persone di diritto privato e pubblico.

1. I documenti devono essere conservati dalle strutture obbligate all'offerta in registri ordinati o archivi intermedi. Il piano di registrazione delle singole strutture obbligate all'offerta deve essere redatto in accordo con l'Archivio di Stato e sottoposto a verifica periodica.

1. Sono obbligati all’offerta gli uffici o le persone conformemente all’art. 1 cpv. 1 di questo regolamento. Essi devono offrire all'archivio di Stato tutta la documentazione di cui non necessitano più in modo permanente.

2. I registri e gli archivi temporanei degli uffici obbligati all'offerta devono essere esaminati ogni dieci anni, di norma, riguardo all'obbligo di offerta.

1. L'archivio di Stato stabilisce, in collaborazione con gli enti o le persone obbligate a fornire i documenti, quali documenti siano di valore archivistico e debbano essere consegnati.

1. I documenti devono essere consegnati all'archivio di Stato in condizioni ordinate e pulite. Per ogni consegna è necessario redigere e allegare un rapporto di consegna e un elenco.

2. I documenti relativi alle decisioni del Consiglio di Governo o del Consiglio Cantonale devono essere trasmessi dai dipartimenti con le proposte della Cancelleria di Stato e non possono più essere ritirati. Eventuali deroghe devono essere concordate con la Cancelleria di Stato e annotate in un elenco.

3. Le pubblicazioni ufficiali devono essere consegnate all'archivio di Stato immediatamente dopo la loro pubblicazione, di solito in tre copie.

1. Documenti soggetti all'obbligo di offerta non possono essere distrutti senza il consenso dell'Archivio di Stato.

2. L'Archivio di Stato generalmente non distrugge documenti senza il consenso dell'ente consegnante.

3. Alla scadenza dei termini di conservazione legali o concordati con l'ente consegnante, decide l'Archivio di Stato cosa fare con tali documenti.

1. I documenti che erano già accessibili al pubblico prima della loro consegna all'archivio statale rimangono pubblici e possono essere resi disponibili al pubblico attraverso un portale archivistico su Internet.

2. Inoltre, i beni archivistici sono messi a disposizione del pubblico per la consultazione, salvo diverse disposizioni legali e di quanto stabilito dall'art. 10 di questo regolamento, dopo la scadenza di un termine di protezione di 30 anni.

3. Il termine di protezione è calcolato a partire dalla data del documento più recente di un affare o dossier.

4. La consultazione di lasciti o depositi di persone fisiche o giuridiche è regolata dalle disposizioni dei contratti di acquisizione. In assenza di tali disposizioni, si applicano quelle per i beni archivistici del Cantone.

1. Il materiale d'archivio, che è indicizzato secondo i nomi di persona e contiene dati personali particolarmente degni di protezione, è soggetto a un periodo di protezione di 50 anni, salvo che la persona interessata abbia acconsentito alla consultazione.

2. Se per determinate categorie di materiale d'archivio o in casi specifici vi è un interesse pubblico o privato prevalente e degno di protezione contro la consultazione da parte di terzi, il Consiglio di Governo, ovvero, per gli atti giudiziari, il Tribunale Superiore, su richiesta dell'ente consegnante o dell'Archivio di Stato, può limitare nel tempo o vietare la consultazione dopo la scadenza del periodo di protezione.

1. Le autorità conferenti possono, su richiesta dell'Archivio di Stato, rendere accessibili al pubblico i beni archivistici prima della scadenza dei termini di protezione stabiliti agli artt. 9 e 10 del presente regolamento o consentire a singole persone l'accesso, se

a. non contraddice a disposizioni di legge e

b. non vi sono interessi pubblici o privati prevalenti meritevoli di protezione.

2. L'accesso può essere collegato a condizioni e requisiti; in particolare, può essere richiesta l'anonimizzazione dei dati personali.

3. Le autorità conferenti possono in qualsiasi momento prendere visione dei documenti da loro consegnati. Tuttavia, i beni archivistici non possono più essere modificati.

4. Rimane riservata, sulla base di una disposizione dell'autorità conferente

a. la concessione dell'accesso per l'edizione degli atti in contenziosi legali;

b. la fornitura di informazioni e l'accesso alle persone interessate secondo le normative sulla protezione dei dati. Le persone interessate non possono richiedere la distruzione o la correzione dei dati, ma possono solo far annotare il carattere controverso o errato degli stessi.

1. L'utilizzo di materiale d'archivio per scopi commerciali richiede un'autorizzazione da parte del Consiglio di Stato. Questa autorizzazione può essere subordinata ad un accordo contrattuale riguardante l'entità dell'uso e un'eventuale partecipazione agli utili da parte del Cantone.

1. Il materiale archivistico può essere prestato solo eccezionalmente e solo per scopi pubblici, per la ricerca o per l'uso da parte delle autorità. In tali casi, devono essere adottate le necessarie misure di sicurezza.

2. L'utilizzo del materiale archivistico deve avvenire nei locali e durante gli orari di apertura ordinari dell'Archivio di Stato. Le sale di deposito sono chiuse al pubblico. Trascrizioni, copie, foto o altre riproduzioni possono essere realizzate solo con il permesso dell'Archivio di Stato.

1. Di tutti i lavori e le pubblicazioni che si basano, interamente o in parte, su materiale d'archivio dell'Archivio di Stato, deve essere fornita gratuitamente a quest'ultimo una copia di riferimento.

1. Con l'entrata in vigore del presente regolamento, le istruzioni relative all'Archivio di Stato del 17 febbraio 1981 sono abrogate.

1. Il Consiglio di Stato stabilisce quando il presente regolamento entra in vigore. Essa è soggetta a referendum facoltativo.