Buts (CPDT-JUNE)

1 La présente convention a pour but d'instaurer une législation et des institutions communes aux cantons du Jura et de Neuchâtel (ci-après : "les cantons") dans les domaines de la protection des données et de la transparence.

2. Elle vise à protéger la personnalité et les droits fondamentaux des personnes qui font l'objet d'un traitement de données personnelles.

3. Elle a également pour buts de permettre la formation autonome des opinions, de favoriser la participation des citoyens à la vie publique et de veiller à la transparence des activités des autorités.

[2] 1 La présente convention s'applique aux entités suivantes (ci-après: les entités)

a) aux autorités législatives, exécutives, administratives et judiciaires cantonales, et aux organes qui en dépendent;

b) aux communes et aux organes qui en dépendent;

c) aux collectivités et établissements de droit public cantonaux et communaux;

d) aux personnes physiques et morales et aux groupements de personnes de droit privé qui accomplissent des tâches d'intérêt public ou déléguées par une entité au sens des lettres a à c ;

e) aux institutions, établissements ou sociétés de droit privé ou de droit public cantonal dans lesquels une ou plusieurs entités au sens des lettres a à c disposent ensemble au moins d'une participation majoritaire, dans la mesure où ils accomplissent des tâches d'intérêt public.

[3] 1 La présente convention règle les traitements de données concernant les personnes physiques et morales effectués par les entités.

2. Si cela est nécessaire et dans le cadre des principes de la présente convention, les cantons peuvent adopter des lois spéciales y dérogeant, celle-ci s'appliquant alors à titre de droit supplétif.

3. En matière de transparence, la présente convention fixe les principes communs applicables. La politique d'information et ses modalités sont laissées au soin des cantons.

1 Sont chargés de veiller à l'application de la présente convention

a) le préposé à la protection des données et à la transparence (ci-après : "le préposé");

b) la commission de la protection des données et de la transparence (ci-après: "la commission").

2. Ces organes s'acquittent de leurs tâches de manière autonome et disposent à cette fin des moyens nécessaires et, en particulier, de leur propre budget.

3. Le préposé et les membres de la commission sont soumis au secret de fonction. Ils peuvent en être déliés par l'exécutif cantonal concerné, lorsqu'un intérêt privé ou public prépondérant l'exige; lorsque les deux cantons sont touchés, le préposé et la commission peuvent être déliés conjointement du secret par le Gouvernement jurassien et le Conseil d'Etat neuchâtelois (ci-après: "les exécutifs cantonaux").

[4] 1 Le préposé, ainsi que le président et les membres de la commission, sont nommés conjointement par les exécutifs cantonaux.

1bis Ils doivent posséder les qualifications ou l’expérience, en particulier dans le domaine de la protection des données à caractère personnel, nécessaires à l’exercice de leur fonction et de leurs pouvoirs.

2. Ils exercent leur fonction en toute indépendance.

3. Ils ne peuvent exercer une autre activité que si elle est compatible avec leur fonction.

[5] 1 Le siège du préposé est déterminé conjointement par les exécutifs cantonaux.

2. Il est nommé pour une durée de cinq ans.

3. Il dispose d'un secrétariat permanent dont les exécutifs cantonaux définissent la dotation, le fonctionnement et le statut. Il engage son personnel.

4. Les rapports de fonction du préposé sont reconduits tacitement pour une nouvelle période de cinq ans, à moins que les exécutifs cantonaux, au plus tard six mois auparavant, décident conjointement de ne pas les renouveler pour des motifs objectifs suffisants.

5. En cours de période, les exécutifs peuvent conjointement révoquer le préposé, s’il a violé gravement ses devoirs de fonction ou s’il a perdu durablement la capacité d’exercer celle-ci.

6. Le préposé peut mettre fin aux rapports de fonction moyennant un préavis de six mois.

7. Le taux d'occupation du préposé et son traitement sont fixés conjointement par les exécutifs cantonaux. Pour le surplus, son statut est régi par la législation sur le personnel de la fonction publique du canton siège.

8. En cas de litige, le préposé peut interjeter recours au Tribunal cantonal du canton siège.

[6] 1 La commission est composée de cinq membres.

2. Elle comprend au moins un juriste et un spécialiste en informatique. Les cantons sont équitablement représentés en son sein.

3. Son siège est déterminé conjointement par les exécutifs cantonaux. Dans la mesure nécessaire, elle bénéficie de l'appui du greffe de l'autorité judiciaire de première instance dont relève son siège.

4. Les membres de la commission sont nommés pour une durée de cinq ans. Ils peuvent être reconduits dans leur fonction, sous réserve des prescriptions relatives à l'âge de la retraite. Ils sont rémunérés selon les modalités fixées par les exécutifs cantonaux.

5. La commission se réunit au moins une fois par année et, pour le surplus, selon les affaires à traiter.

6. Elle peut délibérer valablement en présence d'au moins trois de ses membres.

[7] 1 Le préposé est chargé de promouvoir la protection des données et la transparence, en informant et sensibilisant le public et les entités au sujet des principes inscrits dans la présente convention.

2. Il se prononce sur les projets d’actes législatifs ayant un impact sur la protection des données et la transparence, assiste et conseille les particuliers et les entités dans ces deux domaines.

3. Il donne les avis et les conseils prévus par la présente convention, concilie les parties et adresse les rapports mentionnés à l'article 13.

4. En matière de protection des données, il tient en particulier le registre public des fichiers, surveille l'application de la présente convention, peut émettre des recommandations, saisir la commission et interjeter des recours.

5. Il suit les évolutions pertinentes, notamment dans le domaine des technologies de l’information et de la communication, dans la mesure où elles ont une incidence sur la protection des données à caractère personnel.

6. Il collabore avec les organes d’autres cantons, de la Confédération et d’Etats étrangers qui accomplissent les mêmes tâches que lui.

1 La commission rend les décisions prévues par la présente convention.

2. Elle adresse le rapport mentionné à l'article 13.

3. Elle s'organise librement et peut se doter d'un règlement interne.

[8] 1 Sur propositions du préposé et de la commission, les budgets qui leur sont alloués annuellement sont préparés conjointement par les exécutifs cantonaux.

1bis A la demande du préposé ou de la commission, leurs propositions de budget sont transmises aux législatifs cantonaux.

2. Dans le cadre de leur rapport annuel, le préposé et la commission présentent les comptes de l'exercice précédent.

3. Les procédures relatives au budget et aux comptes propres à chaque canton sont réservées pour le surplus.

1 Les charges et les revenus sont répartis entre les cantons au prorata de leurs populations résidantes respectives au 31 décembre de l'année précédente.

2. Les exécutifs cantonaux peuvent, selon les circonstances, convenir d'une clef de répartition différente.

Au surplus, les modalités financières sont réglées par les chefs de Département des finances des cantons.

1 Pour chaque exercice, le préposé et la commission adressent aux autorités législatives et exécutives cantonales, jusqu'au 31 mars de l'année suivante, un rapport de leur activité.

2. Ils en assurent la publicité.

3. Le préposé peut en outre adresser en tout temps un rapport spécial à ces autorités.

[9] On entend par

a) données personnelles (ci-après: "les données"), toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable;

b) données sensibles

1. les données sur les opinions ou les activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales;

2. les données sur la santé, sur la sphère intime ou sur l’origine raciale ou ethnique;

3. les données génétiques;

4. les données biométriques identifiant une personne physique de façon unique;

5. les données sur des poursuites ou sanctions pénales et administratives;

6. les données sur des mesures d’aide sociale.

c) profilage , toute forme de traitement automatisé de données consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique;

c bis ) profilage à risque élevé , tout profilage entraînant un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée, parce qu’il conduit à un appariement de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique;

d) fichier , tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique;

e) personne concernée , la personne physique ou morale au sujet de laquelle des données sont traitées;

f) responsable du traitement , l’entité qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données;

g) traitement , toute opération relative à des données – quels que soient les moyens et les procédés utilisés – notamment la collecte, la conservation, l'exploitation, la modification, la communication, l'archivage, l’effacement ou la destruction de données;

h) communication , le fait de rendre des données accessibles, par exemple en autorisant leur consultation, en les transmettant ou en les diffusant;

i) communication en ligne , procédure automatisée permettant à une entité de disposer de données sans l’intervention de celle qui les communique;

j) loi au sens formel , les textes législatifs soumis au référendum obligatoire ou facultatif, ainsi que les règlements adoptés en assemblée communale;

k) sous-traitant , la personne privée ou l'entité qui traite des données pour le compte du responsable du traitement;

l) destinataire , la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service, l’agence ou tout autre organisme qui reçoit communication de données ou à qui des données sont rendues accessibles;

m) décision individuelle automatisée , toute décision prise exclusivement sur la base d’un traitement de données automatisé, y compris le profilage, et qui a des effets juridiques sur la personne concernée ou qui l’affecte de manière significative;

n) violation de la sécurité des données , toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite la perte de données, leur modification, leur effacement ou leur destruction, leur divulgation ou un accès non autorisé à ces données.

[10] Le présent chapitre ne s'applique pas

a) aux délibérations des autorités législatives cantonales et communales, ainsi qu'à celles de leurs commissions;

b) au traitement de données dans le cadre de procédures juridictionnelles et d’arbitrages pendants, à condition que les dispositions de procédure applicables assurent une protection au moins équivalente à celle découlant du présent chapitre;

c) aux données que les entités traitent dans le cadre d'une activité soumise à la concurrence économique régie par le droit privé.

[11] 1 Des données peuvent être traitées si une base légale le prévoit ou si leur traitement est nécessaire à l'accomplissement d'une tâche légale.

2. Les données sensibles et les profilages à risques élevés ne peuvent être traités que si une base légale formelle l’autorise expressément. Une base légale matérielle suffit si les conditions suivantes sont remplies

a) le traitement est indispensable à l’accomplissement d’une tâche clairement spécifiée dans une loi au sens formel;

b) le traitement n'est pas susceptible d'entraîner des risques particuliers pour la personnalité et les droits fondamentaux des personnes concernées.

[12] 1 Seules peuvent être traitées les données nécessaires et propres à atteindre le but visé.

2. Les données doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

[13] 1 Le traitement des données doit être effectué conformément au principe de la bonne foi.

2. Les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables pour la personne concernée et doivent être traitées ultérieurement de manière compatible avec ces finalités.

[14] 1 Celui qui traite des données doit s'assurer que les données sont exactes et complètes.

2. Il prend toute mesure appropriée permettant de rectifier, d’effacer ou de détruire les données inexactes ou incomplètes au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées ou traitées. Le caractère approprié de la mesure dépend notamment du type de traitement et de son étendue, ainsi que du risque que le traitement des données en question présente pour la personnalité ou les droits fondamentaux des personnes concernées.

[15] 1 Les entités doivent assurer, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées, une sécurité adéquate des données par rapport au risque encouru. Les mesures doivent permettre d’éviter toute violation de la sécurité des données.

2. Les entités veillent à l'intégrité, à la disponibilité et à la confidentialité des données.

[17] Les responsables du traitement de données tiennent un répertoire de leurs fichiers.

[18] 1 Le préposé tient un registre public inventoriant les fichiers de données sensibles et de profilage à risques élevés.

2. Ces fichiers lui sont annoncés par les responsables du traitement avant d'être opérationnels.

Toute personne peut consulter gratuitement les répertoires et le registre public.

[20] 1 L’entité responsable soumet pour préavis au préposé

a) tout projet législatif touchant à la protection des données;

b) tout projet lorsque l’analyse d’impact relative à la protection des données révèle que, malgré les mesures prévues par le responsable du traitement, le traitement envisagé présente encore un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée;

c) tout projet de sous-traitance à l’étranger.

2. Le préposé peut établir une liste des opérations de traitement présentant des risques élevés au sens de l'alinéa 1, lettre b .

3. Si le préposé a des objections concernant le traitement envisagé, il propose au responsable du traitement des mesures appropriées.

[21] 1 Lorsque le traitement envisagé est susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée, le responsable du traitement procède au préalable à une analyse d’impact relative à la protection des données. S’il envisage d’effectuer plusieurs opérations de traitement semblables, il peut établir une analyse d’impact commune.

2. L’existence d’un risque élevé dépend de la nature, de l’étendue, des circonstances et de la finalité du traitement. Un tel risque existe notamment dans les cas suivants

c) la surveillance systématique de grandes parties du domaine public.

3. L’analyse d’impact contient une description du traitement envisagé, une évaluation des risques pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée, ainsi que les mesures prévues pour protéger la personnalité et les droits fondamentaux de la personne concernée.

4. Le préposé se prononce sur l’analyse d’impact et les mesures de sécurité envisagées.

5. Le responsable du traitement est délié de son obligation d’établir une analyse d’impact si une base légale prévoit le traitement et que son adoption a été précédée d’une analyse répondant aux exigences des alinéas 1 à 4.

[22] 1 Le responsable du traitement annonce dans les meilleurs délais au préposé les cas de violation de la sécurité des données entraînant vraisemblablement un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée.

2. L’annonce doit au moins indiquer la nature de la violation de la sécurité des données, ses conséquences et les mesures prises ou envisagées pour remédier à la situation.

3. Le sous-traitant annonce dans les meilleurs délais au responsable du traitement tout cas de violation de la sécurité des données.

4. Le responsable du traitement informe par ailleurs la personne concernée lorsque cela est nécessaire à sa protection ou lorsque le préposé l’exige.

5. Il peut restreindre l’information de la personne concernée, la différer ou y renoncer, dans les cas suivants

a) un intérêt privé ou public prépondérant d’un tiers s’y oppose;

b) un devoir légal de garder le secret l’interdit;

c) le devoir d’informer est impossible à respecter ou nécessite des efforts disproportionnés;

d) l’information de la personne concernée peut être garantie de manière équivalente par une communication publique;

e) la communication des informations est susceptible de compromettre une enquête, une instruction ou une procédure judiciaire ou administrative.

6. Une annonce fondée sur le présent article ne peut être utilisée dans le cadre d’une procédure pénale contre la personne tenue d’annoncer qu’avec son consentement.

[23] 1 Le responsable du traitement informe la personne concernée de manière adéquate de la collecte de données, que celle-ci soit effectuée auprès d’elle ou non.

2. Lors de la collecte, il communique à la personne concernée les informations nécessaires pour qu’elle puisse faire valoir ses droits selon la présente loi et, pour que la transparence des traitements soit garantie; il lui communique au moins

a) l’identité et les coordonnées du responsable du traitement;

b) la finalité du traitement;

c) le cas échéant les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels des données sont transmises.

3. Si les données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, il lui communique en outre les catégories de données traitées.

4. Lorsque des données sont communiquées à l’étranger, il lui communique également le nom de l’Etat ou de l’organisme international en question et, le cas échéant, les garanties et les exceptions prévues par la législation fédérale sur la protection des données.

5. Si les données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, il lui communique les informations mentionnées aux alinéas 2 à 4 au plus tard un mois après qu’il a obtenu les données. S’il communique les données avant l’échéance de ce délai, il en informe la personne concernée au plus tard lors de la communication.

[24] 1 Le responsable du traitement est délié du devoir d’information au sens de l’article 24 si l’une des conditions suivantes est remplie

a) la personne concernée dispose déjà des informations correspondantes;

b) le traitement des données est prévu par la loi;

c) le responsable du traitement est une personne privée et il est lié par une obligation légale de garder le secret.

2. Lorsque les données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, le devoir d’information ne s’applique pas non plus dans les cas suivants

b) la communication de l’information nécessite des efforts disproportionnés.

3. Le responsable du traitement peut restreindre ou différer la communication des informations, ou y renoncer si l’une des conditions suivantes est remplie

a) des intérêts privés d’un tiers ou publics prépondérants l’exigent;

b) l’information empêche le traitement d’atteindre son but;

c) la communication des informations est susceptible de compromettre une enquête, une instruction ou une procédure judiciaire ou administrative.

[25] 1 En cas de traitement conjoint, les entités concernées s'accordent sur la répartition des responsabilités et des obligations découlant de la présente convention.

2. L'accord passé conformément à l'alinéa 1 n'est pas opposable à la personne concernée, qui peut faire valoir les droits découlant de la présente convention auprès d’une des entités concernées.

[26] Les données dont le responsable du traitement n’a plus besoin et qui ne doivent pas être conservées à titre de preuve ou par mesure de sûreté sont traitées conformément à la législation cantonale concernée relative aux archives.

[27] 1 Les entités ne sont en droit de communiquer des données, d'office ou sur requête, que si

a) une base légale l’autorise ou si la communication est nécessaire à l’accomplissement d’une tâche légale; en présence de données sensibles ou de profilages, l’autorisation ou la tâche doit reposer sur une loi au sens formel;

b) la personne concernée y a en l'espèce consenti ou a rendu ses données accessibles à tout un chacun et ne s'est pas opposée formellement à la communication au sens de l'article 36;

b bis ) la personne concernée n’est pas en mesure de donner son consentement, la communication des données est dans son intérêt et son consentement peut être présumé conformément aux règles de la bonne foi;

c) le destinataire rend vraisemblable que la personne concernée ne refuse son accord ou ne s’oppose à la communication que dans le but de l’empêcher de se prévaloir de prétentions juridiques ou de faire valoir d’autres intérêts légitimes; la personne concernée sera auparavant invitée à se prononcer selon l'article 30;

d) les données sont contenues dans un document officiel auquel l'accès est demandé selon le chapitre IV, et que la communication est justifiée par un intérêt public prépondérant.

2. Les entités sont en droit de communiquer sur demande le nom, le prénom, l'adresse, l'état civil, la profession, le sexe et la nationalité, la provenance et la destination d'une personne même si les conditions de l'alinéa 1 ne sont pas remplies, mais pour autant que cela soit dans l’intérêt de la personne concernée ou que le destinataire justifie d’un intérêt digne de protection.

3. Abrogé .

1 La communication de données est refusée ou restreinte lorsque

a) un intérêt prépondérant public ou privé, en particulier de la personne concernée, l’exige;

b) une base légale interdit la communication.

2. Lorsque les raisons qui justifient le refus ou la restriction ne sont que temporaires, la communication doit être accordée dès que ces raisons cessent d’exister.

3. Lorsque la communication doit être refusée, restreinte ou différée, elle peut néanmoins être accordée en étant assortie de charges qui sauvegardent les intérêts à protéger.

4. L’entité doit indiquer sommairement et par écrit les motifs de sa position, de même que la possibilité de saisir le préposé au sens de l’article 40.

1 Des données ne peuvent être communiquées à l’étranger que si les conditions requises par la législation fédérale sur la protection des données sont remplies.

2. Les entités informent le préposé des garanties prises en vertu de cette législation avant la communication de données.

[28] Si une entité en a régulièrement besoin pour l'accomplissement des tâches légales qui lui incombent, l'exécutif concerné peut lui rendre accessibles en ligne les données nécessaires, après consultation du préposé.

[29] 1 La remise à des particuliers de listes de données est interdite, sauf autorisation de l'exécutif cantonal ou communal compétent.

2. Une telle autorisation ne peut être octroyée que si le requérant justifie d'un intérêt digne de protection, s'engage à utiliser les données transmises dans le but idéal pour lequel elles ont été requises et à ne pas les communiquer à des tiers; la remise de listes répétitives doit de plus répondre à un intérêt public.

3. La remise à des particuliers de listes de données sensibles ou de profilages à risques élevés, de même que leur commercialisation, sont interdites, à moins qu’une base légale ne les justifie.

1 Lorsque la communication de données peut porter atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé, les entités ou les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’être entendu.

2. Lorsque l’entité ou la personne concernée entend communiquer les données malgré une opposition, elle doit en aviser l’opposant en indiquant sommairement et par écrit les motifs de sa position, de même que la possibilité de saisir le préposé au sens de l’article 40.

[30] 1 Toute personne peut demander au responsable du traitement si des données la concernant sont traitées.

2. La personne concernée reçoit les informations nécessaires pour qu’elle puisse faire valoir ses droits selon la présente convention et pour que la transparence du traitement soit garantie. Dans tous les cas, elle reçoit les informations suivantes

a) l’identité et les coordonnées du responsable du traitement;

b) les données traitées en tant que telles;

c) la finalité du traitement;

d) la durée de conservation des données ou, si cela n’est pas possible, les critères pour fixer cette dernière;

e) les informations disponibles sur l’origine des données, dans la mesure où ces données n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée;

f) le cas échéant, l’existence d’une décision individuelle automatisée ainsi que la logique sur laquelle se base la décision;

g) le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels des données ont été communiquées, ainsi que les informations prévues à l’article 24, alinéa 4.

3. Le responsable du traitement qui fait traiter des données par un sous-traitant demeure tenu de fournir les renseignements demandés.

4. Nul ne peut renoncer par avance au droit d’accès.

[31] 1 Sous réserve de dispositions spéciales contraires, l’accès aux données comprend la consultation sur place et l’obtention des données par écrit.

2. Le responsable du traitement peut aussi communiquer oralement les données si la personne concernée s’en satisfait.

[32] 1 L’accès aux données est refusé ou restreint lorsque

b) une loi au sens formel le prévoit.

2. Lorsque les renseignements ne peuvent être communiqués directement à la personne concernée parce qu’elle en serait par trop affectée ou parce que des explications complémentaires sont nécessaires, le responsable du traitement les transmet à un tiers mandaté à cet effet qui jouit de la confiance de celle-ci.

[33] Quiconque a un intérêt légitime peut requérir du responsable du traitement qu’il

c) constate le caractère illicite du traitement.

[34] 1 Quiconque a un intérêt légitime peut demander au responsable du traitement que les données soient dans les meilleures délais

b) détruites ou effacées, si elles sont inutiles, périmées ou contraires au droit.

2. Si l’exactitude ou l’inexactitude d’une donnée ne peut être prouvée, le responsable du traitement ajoute à la donnée la mention de son caractère litigieux.

3. La personne concernée peut demander que la rectification, l’effacement, la destruction des données, l’interdiction du traitement, l’interdiction de la communication à des tiers ou la mention du caractère litigieux soient communiqués à des tiers.

4. Au lieu d’effacer ou de détruire les données, le responsable du traitement limite le traitement dans les cas suivants

a) l’exactitude des données est contestée par la personne concernée et leur exactitude ou inexactitude ne peut pas être établie;

b) des intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent;

c) un intérêt public prépondérant l’exige;

d) l’effacement ou la destruction des données est susceptible de compromettre une enquête, une instruction ou une procédure administrative ou judiciaire.

[35] 1 La personne concernée qui a un intérêt légitime peut s’opposer à ce que le responsable du traitement communique des données déterminées.

2. L’opposition peut être écartée si

a) le responsable du traitement est juridiquement tenu de communiquer les données, ou si

b) un intérêt public prépondérant exige la communication, notamment lorsque le défaut de communication risque de compromettre l’accomplissement des tâches du responsable du traitement.

3. Sous réserve des cas graves et urgents, le responsable du traitement sursoit à la communication de données jusqu’à droit connu quant à l’opposition.

[36] Lorsque le responsable du traitement entend ne pas donner suite à une requête fondée sur les articles 31 à 36, il en informe par écrit la personne concernée avec de brefs motifs et lui indique la possibilité de saisir le préposé pour conciliation.

[37] 1 Les demandes fondées sur la présente convention ne sont soumises à aucune exigence de forme.

2. En cas de besoin, l’entité peut demander qu’elles soient formulées par écrit.

3. Les demandes sont adressées au responsable du traitement.

L’entité traite les demandes avec diligence et rapidité.

[38] 1 En cas de divergence quant à l'application du présent chapitre, le responsable du traitement, une entité ou une personne concernée peut demander au préposé de tenir une séance de conciliation.

2. A cette fin, ils lui adressent une requête écrite sommairement motivée avec pièces à l'appui.

[39] 1 Au cours de la séance, le préposé s’efforce d’amener les parties à un accord.

2. Si l’une des parties ne comparaît pas, la conciliation est réputée avoir échoué; les frais peuvent être mis à la charge de la partie défaillante.

3. Si la conciliation aboutit, la convention conclue entre les parties est portée au procès-verbal.

4. Les propos tenus durant la séance sont confidentiels.

[40] 1 Si la conciliation échoue ou si la convention au sens de l'article 41, alinéa 3, n'est pas exécutée, le responsable du traitement, l'entité ou la personne concernée, ainsi que le préposé, peuvent transmettre la cause pour décision à la commission.

2. Avant de statuer, la commission leur permet d'exercer leur droit d'être entendu.

[41] 1 La décision de la commission est sujette à recours devant le Tribunal cantonal du canton siège de l’entité.

2. La procédure est régie par la législation sur la procédure et la juridiction administratives du canton concerné.

3. Le responsable du traitement, l'entité ou la personne concernée, ainsi que le préposé, ont qualité pour recourir.

Pour le surplus, la législation sur la procédure et la juridiction administratives du canton siège de l’entité est applicable.

[42] 1 Le préposé surveille l’application par les entités des dispositions de la présente convention en matière de protection des données.

2. A cet effet, il contrôle les installations et les modalités de traitement des données.

3. Le préposé agit d’office, sur demande d’une personne concernée, du responsable du traitement ou d’une entité.

4. Dans l’accomplissement de ses tâches, le préposé a un pouvoir d’investigation complet; le secret de fonction et le secret professionnel ne peuvent lui être opposés.

5. Les entités et personnes concernées sont tenues de collaborer.

[43] 1 S’il apparaît qu’il y a violation ou risque de violation de prescriptions sur la protection des données, le préposé demande au responsable du traitement d’y remédier. En tant que besoin, il prend des mesures provisoires tendant à protéger les personnes concernées.

2. S’il n’est pas donné suite à sa demande, il émet une recommandation à l’attention du responsable du traitement et en informe l’entité dont dépend ce dernier.

3. Si cette recommandation est rejetée ou n’est pas suivie, le préposé peut porter l’affaire pour décision auprès de la commission.

4. Le préposé, le responsable du traitement et l'entité concernée ont qualité pour recourir contre la décision de la commission.

5. Pour le surplus, la législation sur la procédure et la juridiction administratives du canton siège de l’entité est applicable.

Les entités peuvent installer un système de vidéosurveillance aux conditions suivantes

a) l'installation constitue le moyen le plus adéquat pour atteindre le but poursuivi et;

b) elle est prévue expressément dans une base légale.

L'entité qui envisage d'installer un système de vidéosurveillance doit au préalable consulter le préposé.

La base légale fondant la vidéosurveillance contient au moins

f) le cercle des personnes autorisées à consulter les données.

1 La durée de conservation des données est en principe de 96 heures.

2. Si le but de l'installation le rend nécessaire, la durée de conservation peut être plus longue, mais au maximum de quatre mois.

L'existence de l'installation doit être rendue visible, avec indication de la base légale sur laquelle elle se fonde, ainsi que de l'entité responsable.

[44]

1 Les entités sont en droit de traiter les données à des fins de recherche, de planification et de statistique, indépendamment du but pour lesquels ces données ont été collectées, aux conditions suivantes

a) le destinataire ne communique des données à des tiers qu’avec le consentement de l’entité qui les lui a transmises;

b) les résultats sont publiés sous une forme ne permettant pas d’identifier les personnes concernées.

2. Si nécessaire, et dans la mesure où le but du traitement le permet, les données sont rendues anonymes.

[45] 1 Le traitement de données peut être confié à un sous-traitant pour autant qu'un contrat ou la loi le prévoie et que les conditions suivantes soient réunies

a) seul est effectué le traitement que le responsable du traitement serait en droit d'effectuer lui-même;

b) aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne l’interdit;

c) la sécurité des données est assurée;

d) les données sont traitées uniquement en Suisse, excepté si le traitement n’y est possible qu'à un coût disproportionné ou s’il ne peut être effectué qu’à l’étranger.

2. Le responsable du traitement demeure responsable de la protection des données; il veille notamment à ce que le sous-traitant respecte la présente convention et qu'il n'effectue pas d'autre traitement que celui confié. Le responsable du traitement doit en particulier s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données.

2bis Le sous-traitant ne peut à son tour confier un traitement à un tiers qu'avec l'autorisation préalable du responsable du traitement.

3. Le sous-traitant est soumis aux mêmes contrôles que le responsable du traitement.

[46] 1 Sous réserve de dispositions spéciales du droit fédéral ou cantonal, celui qui, intentionnellement, aura communiqué d’une manière illicite des données sensibles ou des profils à risques élevés, dont il a eu connaissance dans le cadre de son activité pour le compte d’une entité ou lors de sa formation, sera puni de l’amende.

2. La communication demeure punissable alors même que l’activité pour le compte de l’entité ou la formation ont pris fin.

[47] 1 Les entités répondent de tout préjudice qu’un traitement illicite de données a causé à une personne concernée ou à un tiers.

1bis En cas de traitement conjoint, les entités répondent solidairement du préjudice.

2. Pour le surplus, les dispositions légales relatives à la responsabilité propres à chaque canton sont applicables.

3. En cas de préjudice causé par le préposé ou la commission, les cantons en répondent conjointement selon la clé de répartition de l'article 11. L’action récursoire et les modalités sont régies par le droit du canton siège.

1 Les entités communiquent régulièrement et spontanément des informations sur leurs activités et leurs projets, à moins qu'un intérêt prépondérant public ou privé ne s'y oppose.

2. Elles donnent l'information de manière exacte, complète, claire et rapide.

3. Elles en assurent la diffusion par des voies appropriées compte tenu de l’importance de l’information.

4. L'information portant sur une décision prise à huis clos est donnée de manière adéquate et respectueuse des intérêts ayant justifié le huis clos.

1 Les entités informent, en règle générale, par l'intermédiaire des médias, qu'elles considèrent comme des partenaires privilégiés.

2. Elles prennent en compte, dans la mesure du possible, les besoins et les contraintes des différents médias.

Selon les moyens dont elles disposent, les entités mettent à disposition du public, par le biais des technologies modernes d'information et de communication, les informations qu'elles ont transmises aux médias et d'autres documents jugés importants.

1 Les objets portés à l'ordre du jour des législatifs cantonaux, ainsi que les dates, heures et lieux des sessions, sont portés à la connaissance du public.

2. Les documents destinés aux délibérations du plénum sont rendus publics lorsqu'ils sont remis aux parlementaires.

3. Les débats du législatif sont consignés rapidement par écrit et rendus accessibles au public.

4. Sont réservés les cas où un intérêt prépondérant public ou privé s’oppose à la diffusion.

1 Les exécutifs cantonaux donnent une information régulière et suivie sur les objets qu'ils traitent, les décisions qu'ils prennent, les travaux importants de leur administration, de même que sur les intentions et projets de nature à intéresser le public.

2. Ils rendent publics les documents indispensables à la compréhension de leurs décisions, à moins qu'un intérêt public ou privé prépondérant ne s'y oppose.

3. Ils règlementent les modalités de l'information relative à l'activité de l'administration et des commissions cantonales.

1 Les autorités judiciaires informent le public de leurs activités juridictionnelles et administratives de nature à l'intéresser.

2. Le Tribunal cantonal de chaque canton peut édicter un règlement relatif aux modalités de l'information.

1 Les autorités judiciaires communiquent des informations sur les procédures en cours dans la mesure où l'intérêt public l'exige, notamment

a) lorsque la collaboration du public est nécessaire pour élucider un crime ou un délit;

b) en raison de la gravité particulière, du caractère ou de la notoriété d'une affaire;

c) lorsque la nécessité s'impose de prévenir ou de corriger des informations erronées de nature à inquiéter l'opinion publique;

d) lorsque la mise en garde du public ou sa protection le requiert.

2. En informant, les autorités judiciaires veillent au respect des intérêts légitimes des parties ou des tiers, de même qu'au respect de la présomption d'innocence, et tiennent compte des intérêts de l'enquête.

3. Les règles particulières en matière de procédure sont réservées.

Dans les limites de la présente convention et du règlement au sens de l'article 62, alinéa 2, l'agenda des audiences publiques des tribunaux est accessible aux journalistes qui en ont fait la demande.

1 Les conseils communaux informent le public selon les principes énoncés à l'article 61.

2. Les dates, heures et lieux des séances des législatifs communaux, leurs ordres du jour et les rapports à l'intention de leurs membres sont rendus publics. Ces documents sont envoyés aux médias qui en font la demande.

3. L'information est destinée en priorité à la population de la commune.

1 Les sessions des législatifs cantonaux et communaux sont publiques.

2. Les exceptions prévues par le droit cantonal sont réservées.

3. Les audiences et prononcés de jugements des autorités judiciaires sont publics, sous réserve des exceptions prévues par les dispositions de procédure.

Les séances des autres entités ne sont pas publiques, à moins que celles-ci n'en décident autrement.

1 Au cours des séances publiques, les prises de vue et de son ou leur retransmission sont autorisées à la condition qu'elles ne perturbent pas le déroulement des débats et qu'elles ne portent pas atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé.

2. Pour les audiences et prononcés de jugements des autorités judiciaires, les prises de vue et de son ou leur retransmission ne sont autorisées qu'aux conditions fixées par le Tribunal cantonal de chaque canton.

[48] 1 Toute personne a le droit d’accéder aux documents officiels dans la mesure prévue par la présente convention.

2. L’accès aux documents officiels ayant trait aux procédures civiles, pénales, administratives contentieuses et aux arbitrages pendants est régi par les dispositions de procédure.

3. Les procès-verbaux des séances qui ne sont pas publiques ne sont pas accessibles.

4. Sont réservées les dispositions spéciales de lois cantonales qui déclarent secrètes certaines informations ou qui les déclarent accessibles à des conditions dérogeant à la présente convention.

1 Sont considérées comme documents officiels toutes les informations détenues par une entité et relatives à l’accomplissement d’une tâche publique et ce, quel qu’en soit le support.

2. Sont notamment des documents officiels les rapports, études, procès-verbaux approuvés, statistiques, registres, correspondances, directives, prises de position, préavis et décisions.

3. Ne sont pas des documents officiels les documents qui n’ont pas atteint leur stade définitif d’élaboration, qui sont destinés à l’usage personnel ou qui font l’objet d’une commercialisation, ainsi que les documents d'aide à la décision, telles des notes internes.

1 En principe, l’accès aux documents officiels comprend la consultation sur place, et cas échéant l’obtention de copies.

2. L’entité peut aussi donner oralement des renseignements sur le contenu d’un document officiel si le requérant s’en satisfait.

3. L’usage des copies de documents officiels obtenues est soumis à la législation fédérale relative à la propriété intellectuelle.

1 L’accès à un document officiel est refusé lorsqu’un intérêt prépondérant public ou privé l’exige.

2. Un intérêt public prépondérant est notamment reconnu lorsque l’accès au document peut

e) influencer le processus décisionnel d’une entité.

3. Un intérêt privé prépondérant est notamment reconnu lorsque

a) le document officiel contient des données personnelles et que sa communication n’est pas autorisée par les règles applicables en matière de protection des données, à moins que la communication ne soit justifiée par un intérêt public prépondérant;

b) l’accès révèle des secrets professionnels, de fabrication ou d’affaires;

c) l’accès révèle des informations fournies librement par un tiers à une entité qui a garanti le secret.

4. L’accès à un document officiel peut être refusé lorsqu’il exige un travail manifestement disproportionné de l’entité.

1 Lorsque seules certaines parties d’un document officiel sont inaccessibles au sens de l’article 72, l’accès doit être accordé pour le reste, à moins que le document ne s’en trouve réduit au point de déformer son sens ou sa portée.

2. Lorsque l’accès à un document officiel doit être refusé, restreint ou différé, il peut néanmoins être accordé en étant assorti de charges qui sauvegardent les intérêts protégés au sens de l’article 72.

1 La demande d’accès n’a pas à être motivée et n’est soumise à aucune exigence de forme; cependant, l’autorité peut demander qu’elle soit formulée par écrit.

2. La demande doit contenir des indications suffisantes pour permettre l’identification du document officiel demandé.

1 La demande est adressée à l’entité qui a émis le document officiel.

2. Si celle-ci n’est pas soumise à la présente convention, la demande est adressée à l’entité qui est la destinataire principale du document officiel.

L’entité traite la demande avec diligence et rapidité.

Lorsque l’accès à un document officiel peut porter atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé selon l’article 72, les articles 30 et 36 sont applicables par analogie.

1 Lorsque l’entité entend refuser, restreindre, différer ou assortir de charges la communication d’un document officiel, elle en informe par écrit la personne concernée avec de brefs motifs et lui indique la possibilité de saisir le préposé pour conciliation.

2. Pour le surplus, les articles 40 à 44 sont applicables par analogie.

1 Dans l’accomplissement de ses tâches, le préposé a le droit de consulter tous les documents officiels.

2. Le secret de fonction et le secret professionnel ne peuvent lui être opposés.

1 Les entités veillent à ce que le classement des documents officiels facilite leur accès.

2. Tout document officiel archivé demeure accessible lorsque le demandeur aurait pu y avoir accès avant son archivage en vertu des principes ancrés dans la présente convention.

3. Pour le reste, les dispositions cantonales en matière d’accès aux archives sont réservées.

1 L’exercice des droits prescrits par la présente convention est gratuit.

2. Un émolument et des débours peuvent toutefois être perçus lorsque

a) une personne agit avec témérité ou légèreté, ou abuse d’une autre manière de ses droits;

b) le requérant a déjà obtenu le même renseignement dans les douze derniers mois et ne peut exciper d’un intérêt pressant;

c) le traitement de la demande nécessite un travail d’une certaine importance ou occasionne des débours conséquents;

d) une liste est communiquée (art. 29).

3. En matière de transparence, des débours peuvent en outre être perçus, en particulier pour l'obtention de copies.

1 En matière de protection des données, le préposé ou la commission peuvent facturer à l’entité responsable leur intervention au prix coûtant lorsque celle-ci a occasionné une activité disproportionnée due à sa négligence ou à son refus de collaborer.

2. Dans la mesure du possible, l’entité en aura été préalablement avertie et se sera vu impartir un délai suffisant pour remédier aux manquements constatés.

3. La commission et le préposé rendent une décision sujette à recours.

1 Les exécutifs cantonaux fixent conjointement le tarif des émoluments perçus par le préposé et la commission en vertu du présent chapitre.

2. Pour le surplus, la législation de chaque canton en matière d'émoluments est réservée.

Les affaires pendantes devant les autorités jurassiennes et neuchâteloises en matière de protection des données et de transparence sont transmises pour traitement aux organes prévus par la présente convention dès l'entrée en vigueur de celle-ci.

Les exécutifs cantonaux règlent les questions d’organisation et les modalités d’application de la présente convention par voie de règlements adoptés conjointement.

1 La présente convention est conclue pour une durée indéterminée.

2. Elle peut être dénoncée pour la fin d’une année civile moyennant un préavis de trois ans.

1 La présente convention est portée à la connaissance de la Confédération.

2. Les exécutifs cantonaux fixent conjointement la date de son entrée en vigueur.

Disposition transitoire à la modification des 15 et 16 février 2022 [49]

Les articles 23a, 23b et 24 ne sont pas applicables aux traitements qui ont débuté avant l’entrée en vigueur du nouveau droit, pour autant que les finalités du traitement restent inchangées et que de nouvelles catégories de données ne soient pas collectées.