Regolamento sull'organizzazione e il funzionamento delle commissioni dello Stato (ROFC) - Oggetto (KOMR)

1. Questo regolamento stabilisce le norme generali sulle commissioni dello Stato, in particolare quelle riguardanti la loro organizzazione e il loro funzionamento.

2. La durata del mandato e l'indennità dei membri delle commissioni sono disciplinate dalla legislazione speciale.

1. Il presente regolamento si applica alle commissioni che sono istituite mediante un decreto normativo (commissioni permanenti) o tramite una disposizione (commissioni non permanenti).

2. Una commissione è un organo istituito per adempiere a compiti pubblici per conto dello Stato ed è composta almeno in parte da membri che esercitano la loro funzione a titolo accessorio; la designazione concreta di tale organo non è determinante.

3. Le commissioni istituite in applicazione del diritto federale sono soggette al presente regolamento nella misura in cui la loro composizione, organizzazione o modalità operative ricadono sotto la competenza delle autorità friburghesi.

1. Al presente regolamento non sono sottoposte

a) le commissioni parlamentari;

b) le commissioni del potere giudiziario;

c) le commissioni che sono organi di istituzioni con personalità giuridica propria;

d) le commissioni che si basano su un atto inter-cantonale;

e) le commissioni d'esame.

1. Le disposizioni di questo regolamento si applicano nella misura in cui la legislazione speciale non contenga regole divergenti.

1. I membri delle commissioni sono selezionati principalmente sulla base della loro competenza e della loro disponibilità di tempo.

2. L'autorità di nomina garantisce un equilibrio il più possibile equilibrato

a) tra donne e uomini;

b) tra le diverse opinioni, lingue, regioni e fasce d'età.

3. Se la percentuale di donne o di uomini è inferiore al 30 percento, la direzione competente fornisce una giustificazione scritta al riguardo.

1. I membri informano senza indugio l'autorità di nomina e la presidenza della commissione qualora le condizioni determinanti per la loro nomina abbiano subito un cambiamento sostanziale.

2. L'autorità di nomina può mantenere una persona in carica fino alla nomina di un successore, ma per non più di un anno.

3. Essa può revocare dall'incarico una persona che danneggi il lavoro o la reputazione della commissione. Salvo nei casi gravi, tale decisione deve essere preceduta da un'ammonizione.

4. Un membro che non appartiene più al gruppo di persone rappresentato deve dimettersi dall'incarico. Tuttavia, se tale appartenenza non è prescritta dalla legge, il gruppo di persone interessato può richiedere all'autorità di nomina che questo membro continui a esercitare il proprio mandato.

1. La Cancelleria di Stato tiene un registro delle commissioni e dei loro membri.

2. A tal fine gestisce una banca dati che contiene le seguenti informazioni

a) Nomi, cognomi, sesso, lingua madre, data di nascita, funzione professionale e indirizzo dei membri;

b) la data in cui sono stati nominati e quella in cui il loro mandato scade;

c) eventualmente la qualifica con cui appartengono alla commissione e la funzione che vi svolgono;

d) informazioni relative al segretariato.

3. Queste informazioni possono essere trasmesse alle direzioni e agli uffici competenti; possono inoltre essere consultate online da queste autorità.

4. La Cancelleria di Stato pubblica una versione semplificata del registro delle commissioni e dei loro membri; questa versione è anche accessibile su Internet.

1. In assenza di una disposizione di legge contraria, la commissione è assegnata amministrativamente alla direzione di cui fa parte.

2. L'assegnazione deve essere indicata sulla corrispondenza, a meno che la commissione non eserciti le sue competenze in maniera indipendente sulla base della legge.

1. La direzione può assegnare il segretariato a una persona esterna, in particolare quando deve essere garantita l'indipendenza di una commissione o quando è necessaria una persona con competenze speciali.

2. Il segretariato si occupa in particolare dell'invio della corrispondenza, della preparazione della documentazione per le riunioni, della stesura dei verbali, della creazione dei documenti per la compensazione e dell'esecuzione dei compiti assegnati dalla commissione o dal presidente. In collaborazione con la direzione, si assicura la conservazione e l'archiviazione dei dossier.

1. La Presidente o il Presidente garantisce che la commissione adempia ai suoi compiti in modo tempestivo e adeguato. Lei o lui esercita la supervisione sulle modalità di lavoro del segretariato.

2. La Presidente o il Presidente, insieme al segretariato, ha in particolare le seguenti competenze

a) Lei o lui pianifica e organizza i lavori.

b) Lei o lui convoca le riunioni, propone l'ordine del giorno e guida le discussioni.

c) Lei o lui gestisce le questioni correnti.

d) Lei o lui rappresenta la commissione.

3. In casi urgenti, la Presidente o il Presidente adotta le misure e le decisioni indispensabili; lei o lui riferisce alla commissione al riguardo. Chi è coinvolto da tale decisione può richiedere una delibera della commissione entro dieci giorni.

1. La Commissione può istituire delle sottocommissioni per esaminare questioni particolari. Per la delega di competenze decisionali è necessaria un'autorizzazione espressa dalla legislazione speciale.

2. La Commissione può istituire un ufficio che effettui una verifica preliminare degli argomenti di discussione e presenti le sue proposte, oltre a gestire affari di importanza secondaria o urgenti. In quest'ultimo caso, l'articolo 10, comma 3, si applica mutatis mutandis.

3. Può incaricare la Presidente o il Presidente, un membro, un comitato o il segretariato di istruire determinate questioni.

1. **Se l'informazione della direzione non è garantita in altro modo, la commissione presenta alla direzione, rispettivamente alla fine dell'anno solare, un rapporto di attività. Se necessario, lo integra con commenti sulla situazione nel suo settore di attività.**

2. **Informa immediatamente la direzione sui fatti e le decisioni rilevanti per l'esercizio delle sue competenze.**

1. Se la gestione del bilancio non è assunta dalla Direzione, la Commissione la gestisce secondo le norme applicabili alle unità amministrative, in particolare per quanto riguarda il preventivo e la contabilità.

2. La Direzione finanziaria, in collaborazione con la Direzione competente, assicura l'utilizzo degli strumenti adeguati.

1. La Presidente o il Presidente convoca la commissione ogniqualvolta la trattazione degli affari lo richieda.

2. Inoltre, la commissione è convocata

a) su richiesta di un quarto dei membri,

b) o su richiesta della direzione, a meno che non si tratti di una commissione che esercita le sue competenze in modo indipendente.

3. Per quanto possibile, le riunioni sono pianificate lungo un certo periodo di tempo.

1. La convocazione viene inviata almeno dieci giorni prima della data della riunione. Restano riservati i casi urgenti.

2. La convocazione indica la data, l'ora, il luogo e l'ordine del giorno della riunione oltre, eventualmente, alla durata prevista della riunione. I documenti necessari sono allegati alla convocazione o messi a disposizione secondo le indicazioni nella convocazione.

1. Ogni membro partecipa alle riunioni alle quali è stato regolarmente invitato, a meno che sussista un valido motivo di impedimento o una dispensa da parte della Presidente o del Presidente.

2. Qualora un membro sia impedito - anche solo parzialmente - a partecipare a una riunione, è tenuto a comunicarlo immediatamente alla Presidente o al Presidente.

3. Un membro può essere invitato a non lasciare la riunione se altrimenti la commissione non sarebbe più in grado di deliberare, salvo che abbia comunicato tempestivamente il suo impedimento alla Presidente o al Presidente.

1. Un membro non può essere presente durante la discussione di un affare se egli stesso o una persona con cui ha un rapporto di stretta parentela, affinità, obbligo o dipendenza ha un interesse particolare in tale affare. Questa disposizione non si applica se il membro fa parte della commissione per rappresentare tale interesse.

2. Se la commissione deve prendere una decisione che rientra nella legge sulla giustizia amministrativa (VRG), i casi di ricusazione e la procedura di ricusazione sono determinati da questa legge.

3. Queste regole si applicano anche alla persona che gestisce il segretariato.

4. Se qualcuno si astiene, questo deve essere annotato nel verbale.

1. L'ordine del giorno elenca in forma concisa tutti gli argomenti da trattare e indica l'ordine in cui saranno affrontati.

2. Per quanto possibile, la presidente o il presidente stabilisce l'ordine del giorno della prossima riunione alla fine della seduta e lo fa inserire nel verbale; inoltre, stabilisce la data e il luogo della prossima riunione oppure li ricorda.

3. Ogni membro può richiedere una modifica dell'ordine del giorno prima della riunione o all'inizio della stessa.

1. Le riunioni della commissione non sono pubbliche.

2. La commissione può invitare terze persone a partecipare a una riunione o a una parte di essa e concedere loro, se del caso, voto consultivo.

3. La commissione può coinvolgere esperti con il consenso della direzione. Questa, in accordo con la direzione finanziaria, decide in merito alla compensazione.

4. Le terze persone e gli esperti sono soggetti all'obbligo speciale di riservatezza ai sensi dell'articolo 7, comma 2, della legge del 9 settembre 2009 sull'informazione e l'accesso ai documenti; la presidenza fornisce loro istruzioni speciali per mantenere il segreto dopo la riunione.

1. La commissione è abilitata a deliberare quando è presente almeno la metà dei membri.

2. Tuttavia, su un argomento non iscritto all'ordine del giorno, si può prendere una decisione che rientra nella legge sulla procedura amministrativa solo se sono presenti almeno due terzi dei membri.

1. Lo svolgimento delle deliberazioni si basa sull'ordine del giorno.

2. La presidente o il presidente stabilisce l'ordine in cui i membri prendono la parola. Di regola, lei o lui interviene per ultimo e riassume le opinioni espresse se necessario.

3. La persona che gestisce il segretariato può esprimersi con voto consultivo.

4. Le posizioni delle commissioni consultive includono anche un riassunto delle opinioni di minoranza, qualora un quarto dei membri lo richieda.

1. Le delibere sono adottate a maggioranza dei voti espressi; le astensioni non sono conteggiate.

2. In caso di parità di voti, la Presidente o il Presidente ha il voto decisivo.

1. La Presidente o il Presidente ripete le proposte e indica l'ordine in cui si procederà alla votazione su di esse.

2. Se la commissione discute un progetto che le è stato previamente sottoposto, di norma si vota prima sugli emendamenti che si escludono a vicenda, confrontando ogni volta due proposte. Alla fine, il testo del progetto è confrontato con l'unico emendamento rimanente.

3. Una votazione segreta viene effettuata se la legislazione speciale lo prevede per il caso in questione o se un quarto dei membri la richiede.

1. Di ogni seduta è redatto un verbale; questo riporta il luogo, la data e la durata della seduta, i presenti, gli affari trattati, le mozioni su cui si è votato, le decisioni e i risultati delle votazioni.

2. Salvo diversa decisione, il verbale riassume inoltre brevemente le discussioni; devono risultare evidenti le principali opinioni espresse e le ragioni delle decisioni o dei pareri della commissione.

3. Il verbale è messo a disposizione dei membri il più possibile prima della seduta successiva. I membri devono richiedere eventuali correzioni o integrazioni al più tardi all'inizio della prima seduta dopo che è stato loro messo a disposizione il verbale.

4. Il verbale è firmato dalla persona che lo ha redatto.

1. La Commissione può condurre una consultazione dei membri

a) al fine di raccogliere opinioni per la preparazione delle deliberazioni;

b) al fine di approvare la versione riveduta di un documento discusso in una riunione.

2. La Commissione può adottare decisioni urgenti tramite circolazione. Altre decisioni possono essere adottate al di fuori di una riunione solo se la legislazione speciale lo consente.

1. È vietato ai membri della commissione diffondere fatti di cui sono venuti a conoscenza nell'esercizio del loro mandato e che per la loro natura o le circostanze, o secondo istruzioni specifiche, devono essere mantenuti segreti.

2. Questi obblighi permangono anche dopo la cessazione del mandato.

3. I membri sono inoltre tenuti alla riservatezza su fatti che non sono soggetti al segreto d'ufficio. Devono, in particolare, rispettare le competenze informative della presidente o del presidente e della direzione competente ed evitare di esprimersi pubblicamente qualora ciò possa compromettere il lavoro della commissione o dello Stato in generale.

4. Queste regole si applicano anche alla persona che conduce il segretariato.

1. In linea generale, la Direzione informa il pubblico; essa può autorizzare la Commissione a fornire di propria iniziativa informazioni, anche di natura politica.

2. Se la Commissione è autorizzata a fornire informazioni di propria iniziativa, essa è equiparata ad un'unità amministrativa, e si applicano le norme sull'informazione del pubblico riguardo all'attività dell'amministrazione cantonale.

3. In tal caso, la Presidente o il Presidente esercita le competenze attribuite ai capi delle unità amministrative; per la segreteria e i membri si applicano le disposizioni applicabili al personale di queste unità.

4. Inoltre, la Presidente o il Presidente è competente a trattare le richieste di accesso ai documenti della Commissione secondo la legislazione pertinente.

1. Le commissioni non permanenti sono istituite

a) mediante un decreto del Consiglio di Stato;

b) mediante un decreto di una direzione o di un ente con personalità giuridica propria, adottato in base a una speciale autorizzazione legislativa.

1. Il decreto d'istituzione contiene in particolare i seguenti elementi

a) Descrive il mandato della commissione e indica le scadenze per la sua realizzazione.

b) Elenca i nomi, l'anno di nascita e la professione dei membri e, se del caso, ne specifica la qualità e la funzione all'interno della commissione.

c) Regola la redazione dei rapporti e, se del caso, l'informazione al pubblico.

d) Richiama l'applicabilità di questo regolamento e delle disposizioni relative alla compensazione dei membri.

1. Nella disposizione con cui, nell'ambito di un'organizzazione di progetto, viene istituita una commissione, possono essere previste disposizioni divergenti da questo regolamento.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2006.