Ordinanza del 5 novembre 2014 sull'elaborazione di dati personali nell'Intranet e nell'Extranet del DFAE (DFAE) - Oggetto (WEB-DFAE)

La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).

L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.

L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone: a. gli impiegati del DFAE; b. altri impiegati dell’Amministrazione federale; c. i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale); d. i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.

Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013 sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE: a. gli impiegati del DFAE; b. altri impiegati dell’Amministrazione federale; c. i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;

Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE: a. le persone di cui al capoverso 1; b. i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.

Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.

I diritti d’accesso possono essere limitati.

Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).

Il numero personale non è visibile.

Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.

L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.

I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.

Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.

Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate: a. dall’ordinanza del 31 agosto 2022 sulla protezione dei dati; b. dall’ordinanza dell’8 novembre 2023 sulla sicurezza delle informazioni.

La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.