Regolamento del Tribunale penale federale del 17 gennaio 2006 concernente l'archiviazione (l'archiviazione) - Scopo e campo d’applicazione

Il presente regolamento disciplina l’archiviazione dei documenti del Tribunale penale federale e la loro consultazione da parte di terzi.

Per i procedimenti in corso rimangono riservate le disposizioni del diritto processuale.

Per il rimanente sono applicabili le disposizioni della LAr e l’ordinanza dell’8 settembre 1999 sull’archiviazione.

I documenti del Tribunale penale federale che hanno valore archivistico vengono archiviati permanentemente.

Sono destinati all’archiviazione i documenti di valore giuridico, politico, economico, storico, sociale o culturale per la storia e l’evoluzione del Tribunale.

Gli atti procedurali relativi alle decisioni di tutte le corti del Tribunale penale federale sono archiviati permanentemente.

Il presidente del collegio giudicante può, in un caso concreto, aggiungere ulteriori atti al fascicolo.

Gli incarti concernenti controlli telefonici e inchieste mascherate vengono conservati separatamente. Salvo nei casi previsti dalla legge, essi non possono essere consultati da terzi.

Gli atti concernenti il personale sono archiviati secondo le disposizioni della legge federale del 25 settembre 2020 sulla protezione dei dati.

I documenti contabili vengono archiviati conformemente alla legislazione federale vigente.

Per la biblioteca e l’informatica sono applicabili disposizioni specifiche.

Il presidente del Tribunale e il segretario generale decidono nel loro ambito di competenza sulle modalità di archiviazione di altri atti amministrativi.

Gli atti messi a disposizione da altre autorità (atti procedurali, mezzi di prova ecc.) devono essere ritornati, dopo la chiusura del procedimento, all’autorità che li ha trasmessi.

Il segretario generale è responsabile dell’organizzazione e della gestione dell’archivio. Emana istruzioni interne in merito.

La cancelleria prepara gli atti destinati all’archiviazione.

Il responsabile della logistica e sicurezza si occupa del deposito adeguato degli atti pronti per l’archiviazione e degli spazi adibiti a tale scopo.

Vige in linea di principio il termine di protezione di 30 anni previsto dall’articolo 9 LAr.

Gli atti procedurali soggiacciono al termine di protezione più lungo di 50 anni, conformemente all’articolo 11 LAr, salvo che al procedimento abbiano partecipato esclusivamente aziende o istituti di diritto pubblico.

Per gli altri documenti vige il termine di protezione di 50 anni, nella misura in cui contengano dati personali degni di particolare protezione.

Per i verbali delle riunioni della Corte plenaria, della Direzione e delle diverse Corti vige il termine di protezione di 50 anni.

Il termine di protezione vale, di regola, per l’insieme degli atti procedurali.

Per il calcolo di tale termine è determinante per gli atti procedurali la data della sentenza, negli altri casi l’anno del documento più recente.

I documenti aggiunti ulteriormente che sono privi d’informazioni rilevanti non contano ai fini del calcolo del termine.

In singoli casi il termine di protezione può essere prorogato con decisione della Direzione del Tribunale, ove un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si opponga alla consultazione da parte di terzi.

Il segretario generale tiene un elenco accessibile al pubblico degli atti per i quali è stato stabilito un termine di protezione prorogato ai sensi del capoverso 1.

Nella misura in cui il richiedente dimostri un interesse degno di protezione, la consultazione durante il termine di protezione può essere in particolare accordata se: a. le persone interessate vi hanno acconsentito; b. le persone interessate sono decedute da almeno 3 anni; c. i documenti già erano accessibili al pubblico e non vi sono nuovi motivi che si oppongano alla consultazione; oppure d. giustificato per un’attività scientifica, salvaguardando lo scopo della protezione.

Allo scopo di proteggere i diritti della personalità, come pure specifici segreti, la consultazione può essere limitata a determinate parti degli atti. Gli atti di cui è ammessa la consultazione possono essere anonimizzati.

Scaduto il termine di protezione, chiunque ha diritto di consultare l’archivio del Tribunale.

Di regola, la consultazione avviene nei locali del Tribunale.

Per consultare documenti dell’archivio occorre presentare una domanda scritta al segretariato generale.

La domanda deve contenere: a. le generalità del richiedente; b. l’indicazione più esatta possibile dei documenti di cui è chiesta la consultazione; c. se la consultazione è chiesta durante il termine di protezione, il motivo della consultazione.

L’autorizzazione di consultare documenti archiviati è accordata dal segretario generale.

Il diniego o la restrizione della consultazione deve essere motivata. A richiesta è emanata una decisione impugnabile.

L’autorizzazione di consultare i documenti non esonera il richiedente dall’obbligo di rispettare nell’utilizzazione delle informazioni la protezione della personalità e di specifici segreti.

Nel singolo caso, la consultazione può essere sottoposta ad altre limitazioni.

Si può esigere che il richiedente dichiari per scritto di aver preso conoscenza delle limitazioni impostegli.

Le possibilità di ricorso sono disciplinate dagli articoli 82–89 della legge del 17 giugno 2005 sul Tribunale federale.

Le prestazioni di base fornite dal Tribunale per permettere la consultazione dei propri atti sono gratuite, sempre che non cagionino oneri straordinari.

I costi di prestazioni ulteriori, come pure della riproduzione di documenti, sono fatturati in base al dispendio di tempo e di materiale.

Per il rimanente è applicabile per analogia l’ordinanza del 24 agosto 1994 sulle tasse amministrative del Tribunale federale.

Il presente regolamento entra retroattivamente in vigore il 1° gennaio 2006.