Ordinanza 3 dell' 11 agosto 1999 sull'asilo relativa al trattamento di dati personali (OAsi 3) - Campo d’applicazione (OA3)

La presente ordinanza si applica in quanto gli Accordi di associazione alla normativa di Dublino non prevedano disposizioni derogatorie.

Gli Accordi di associazione alla normativa di Dublino sono menzionati nell’allegato 4.

La Segreteria di Stato della migrazione (SEM) gestisce, per l’adempimento dei suoi compiti legali, i seguenti sistemi d’informazione: a. sistema d’informazione centrale sulla migrazione (SIMIC) conformemente all’ordinanza SIMIC del 12 aprile 2006 ; b. banca dati Kompass; c. amministrazione dei prestiti; d. ... e. banca dati sul finanziamento, la statistica e il controlling (FiSCo); f. banca dati sui casi medici; g. banca dati Aiuto individuale al ritorno; h. ... i. sistema d’informazione per i centri della Confederazione e per gli alloggi negli aeroporti (MIDES); j. sistema d’informazione AURORA conformemente all’articolo 12 dell’ordinanza dell’11 agosto 1999 concernente l’esecuzione dell’allontanamento e dell’espulsione di stranieri k. banca dati sul pool d’interpreti (DOPO); l. lo strumento di gestione dei termini (tool FM) .

Nella banca dati Kompass sono raccolti documenti contenenti informazioni sui Paesi d’origine dei richiedenti l’asilo.

Non vi figurano dati personali particolarmente degni di protezione. Se un documento proveniente da una fonte non pubblica contiene nomi di persone, il documento è anonimizzato prima di essere registrato nel sistema.

Hanno accesso ai dati i collaboratori della SEM e del Tribunale amministrativo federale.

La SEM può rendere accessibili le informazioni registrate in Kompass alle seguenti autorità mediante procedura di richiamo: a. alle autorità cantonali degli stranieri; b. ai rappresentanti delle autorità dell’amministrazione federale che per adempiere i loro compiti abbisognano di informazioni relative ai Paesi d’origine dei richiedenti l’asilo; c. alle autorità analoghe di Stati esteri nonché alle organizzazioni internazionali con le quali la Svizzera intrattiene uno scambio istituzionalizzato di informazioni sui Paesi.

L’amministrazione dei prestiti gestisce i prestiti concessi ai rifugiati riconosciuti.

Hanno accesso ai dati i collaboratori della SEM che si occupano dell’amministrazione dei prestiti.

Nella banca dati FiSCo sono registrati i dati necessari per il versamento delle somme forfettarie di cui agli articoli 20, 22–24 a, 26–29 e 31 dell’ordinanza 2 dell’11 agosto 1999 sull’asilo (OAsi 2) e all’articolo 15 dell’ordinanza del 15 agosto 2018 sull’integrazione degli stranieri (OIntS) nonché per le analisi statistiche concernenti tali somme.

La banca dati FiSCo dispone di un’interfaccia con il sistema SIMIC per consultare i seguenti dati personali di richiedenti l’asilo, persone ammesse provvisoriamente, persone bisognose di protezione, rifugiati e apolidi: cognome, nome, data di nascita, sesso, cittadinanza, indirizzo di domicilio (dal – al), numero SIMIC, numero N, data d’entrata in Svizzera, stato della procedura (con data), tipo d’affare (con data), modalità di trattamento (con data), passaggio in giudicato delle decisioni nella procedura d’asilo (con data), allontanamento e termine di partenza, codice d’ammissione, scopo del soggiorno, categoria di permesso (con data), data e motivo della partenza, impiego asilo e impiego LStrI (dal – al), numero AVS, attribuzione e ripartizione (con data).

Hanno accesso ai dati i collaboratori della SEM che si occupano del versamento delle somme forfettarie e delle relative analisi statistiche.

I collaboratori del Cantone incaricati dell’attuazione di questo sussidio hanno un accesso in modalità lettura ai dati relativi al loro Cantone limitato agli ultimi quattro anni civili.

Tutte le persone che hanno diritti di scrittura e lettura in FiSCo possono registrarvi osservazioni supplementari riguardanti il finanziamento di un caso specifico.

La banca dati sui casi medici contiene fatti e decisioni relativi ai casi medici. Essa è intesa ad agevolare una prassi unitaria riguardo ai casi medici.

Hanno accesso ai dati i collaboratori della SEM che si occupano dei casi medici.

Nella banca dati Aiuto individuale al ritorno sono registrati i conteggi degli aiuti individuali al ritorno versati ai richiedenti l’asilo.

Hanno accesso alla banca dati i collaboratori della SEM che si occupano del controllo e della valutazione dell’aiuto individuale al ritorno.

MIDES serve al trattamento dei dati personali relativi ai richiedenti l’asilo e alle persone bisognose di protezione.

L’allegato 5 elenca in modo esaustivo i dati contenuti in MIDES e determina la portata dell’accesso e il diritto a trattare i dati.

La SEM stabilisce in un apposito regolamento in particolare le misure organizzative e tecniche da adottare allo scopo di evitare il trattamento non autorizzato dei dati e disciplina la verbalizzazione automatica del trattamento dei dati e la sicurezza dei dati.

Nella banca dati DOPO sono registrati i dati relativi alle persone indispensabili per la pianificazione e l’attuazione delle audizioni, segnatamente: a. generalità; b. piani d’impiego; e c. dati rilevanti per la retribuzione delle seguenti persone: 1. interprete, 2. verbalista, 3. specialista in materia di provenienza, 4. esperto LINGUA, 5. intervistatore LINGUA, 6. valutatore di prestazioni d’interpretariato, 7. incaricato dell’audizione nel pool degli auditori.

Hanno accesso a questi dati i collaboratori della SEM che si occupano della pianificazione e dell’attuazione delle audizioni nonché della retribuzione secondo il capoverso 1 lettera c.

I fornitori di prestazioni incaricati della consulenza e della rappresentanza legale secondo l’articolo 102 f capoverso 2 LAsi ottengono i seguenti diritti d’accesso: a. diritto d’accesso al piano d’impiego dei rappresentanti legali della loro organizzazione e della loro regione, contenente i colloqui previsti e le disponibilità; b. diritto di lettura dei colloqui previsti; c. diritto di registrare e di modificare nel loro piano d’impiego personale le disponibilità dei rappresentanti legali della loro organizzazione e della loro regione; d. diritto di lettura del piano d’impiego della loro regione.

Le persone seguenti hanno accesso esclusivamente ai propri piani d’impiego: a. interprete; b. verbalista; c. specialista in materia di provenienza; d. esperto LINGUA; e. intervistatore LINGUA; f. valutatore di prestazioni d’interpretariato; g. incaricato dell’audizione nel pool degli auditori; h. rappresentante legale.

La banca dati DOPO presenta le seguenti interfacce: a. con il sistema SIMIC, per consultare i dati dei richiedenti l’asilo necessari per la pianificazione dell’audizione, in particolare i numeri di riferimento, la nazionalità, la lingua nonché la data e il luogo in cui è stata depositata la domanda d’asilo; b. con il sistema di gestione del personale BV PLUS, per trasferire i dati rilevanti per la retribuzione secondo il capoverso 1 lettera c; c. con il sistema standardizzato GEVER Confederazione, per la gestione elettronica dei fascicoli personali e per garantire miglioramenti nella gestione dei processi.

Il tool FM presenta interfacce con i sistemi SIMIC, MIDES e DOPO per la visualizzazione centralizzata dei dati pertinenti indispensabili alla procedura d’asilo.

L’allegato 6 definisce l’insieme dei dati di cui al capoverso 1, la loro provenienza nonché le interfacce tra il tool FM e i sistemi SIMIC, MIDES e DOPO.

Nessuno dei dati di cui al capoverso 1 è registrato nel tool FM. Possono essere registrati soltanto i commenti legati alle diverse tappe della procedura.

Hanno accesso al tool FM gli utenti che hanno già accesso ai sistemi SIMIC, MIDES e DOPO.

La SEM stabilisce in un apposito regolamento in particolare le misure organizzative e tecniche da adottare allo scopo di evitare il trattamento non autorizzato dei dati e disciplina la verbalizzazione automatica del trattamento dei dati e la sicurezza dei dati.

Le autorità federali e cantonali che intendono comunicare al Paese d’origine o di provenienza dati di richiedenti l’asilo, rifugiati riconosciuti e persone bisognose di protezione che si trovano in Svizzera devono dapprima accertarsi presso la SEM che in primo grado la domanda d’asilo è stata respinta o è stata emanata una decisione di non entrata nel merito o che con la comunicazione non mettono in pericolo né le persone interessate né i loro congiunti.

Se per l’esecuzione di un allontanamento è necessario trasmettere al Paese d’origine o di provenienza le impronte digitali della persona interessata, da tale trasmissione non deve trasparire che la persona interessata ha presentato una domanda d’asilo in Svizzera.

La SEM comunica alle competenti autorità preposte al perseguimento penale informazioni e mezzi di prova qualora sussistano seri motivi di sospettare che sia stato commesso un crimine di cui all’articolo 1 capoverso F lettere a e c della Convenzione del 28 luglio 1951 sullo statuto dei rifugiati.

Per accertare l’identità di richiedenti l’asilo e persone bisognose di protezione le autorità competenti possono rilevare i seguenti dati biometrici: a. impronte digitali; b. fotografie.

L’accesso ai dati di cui al capoverso 1 è retto dall’allegato 1 dell’ordinanza del 12 aprile 2006 concernente il sistema d’informazione centrale sulla migrazione (ordinanza SIMIC). I dati biometrici sono registrati nel sistema AFIS. Esso non contiene dati personali relativi agli interessati.

Non sono rilevati i dati biometrici di fanciulli di età inferiore a 14 anni accompagnati da un genitore.

Sono rilevati i dati biometrici di fanciulli di età inferiore a 14 anni non accompagnati unicamente se l’esame di tali dati consente di dedurre informazioni sulla loro identità.

Nei casi in cui la domanda è presentata dall’estero, al confine, all’aeroporto o in un Cantone, spetta alle autorità ivi competenti rilevare i dati biometrici.

Nel caso di domande di persone che si trovano in carcere, la SEM esige dall’Ufficio federale di polizia (Fedpol) le impronte digitali rilevate dalla polizia. Vi appone il numero di controllo del processo e trasmette indi il modulo a Fedpol, che lo registra separatamente come modulo concernente l’asilo.

La SEM può incaricare ditte private di rilevare e esaminare i dati biometrici nei centri della Confederazione e negli aeroporti, a condizione che tali ditte possano garantire l’osservanza delle disposizioni sulla protezione dei dati.

Se necessario per chiarire reati, la SEM mette i dati biometrici a disposizione degli organi di polizia che eseguono indagini. Questi dati possono essere trasmessi dagli organi di polizia ad autorità estere soltanto con il consenso della SEM.

Se dati biometrici di uffici di polizia esteri (INTERPOL) concordano con quelli della SEM, quest’ultima decide, giusta l’articolo 97 capoverso 1 della LAsi, circa l’ammissibilità della trasmissione del risultato alle autorità estere.

È data una protezione adeguata dei dati della persona interessata ai sensi dell’articolo 102 c capoverso 3 LAsi se le garanzie adeguate adempiono i requisiti degli articoli 9–12 dell’ordinanza del 31 agosto 2022 sulla protezione dei dati (OPDa).

Nel quadro dell’applicazione degli Accordi d’associazione alla normativa di Dublino , prima del trasferimento di un richiedente l’asilo nel competente Stato vincolato da un accordo di associazione alla normativa di Dublino (Stato Dublino), la SEM deve comunicare a detto Stato i seguenti dati: a. i dati personali di cui all’allegato VI del regolamento (CE) 1560/2003 ; e b. le informazioni riguardanti lo stato di salute fisica e mentale della persona interessata, di cui all’allegato IX del regolamento (CE) 1560/2003, laddove siano necessarie ai fini dell’assistenza medica e del trattamento medico.

Le informazioni di cui al capoverso 1 lettera b possono essere trasmesse soltanto tra professionisti sanitari o tra persone soggette a un corrispondente segreto professionale e soltanto con il consenso esplicito della persona interessata o del suo rappresentante. Se, per motivi fisici o giuridici, la persona interessata non è in grado di dare il proprio consenso, le informazioni possono essere comunicate eccezionalmente senza consenso esplicito qualora la tutela di interessi vitali della persona interessata o di una terza persona lo richieda.

La procedura è retta dagli articoli 31 e 32 del regolamento (UE) 604/2013 e dagli articoli 8 paragrafo 3 e 15 a del regolamento (UE) 1560/2003.

La SEM può, in singoli casi, comunicare alle autorità federali, cantonali e comunali nonché a organizzazioni private i dati personali di cui hanno bisogno per l’adempimento dei loro compiti legali.

Di norma i dati personali non sono comunicati a privati. In via eccezionale può essere comunicato l’indirizzo, se la persona che chiede l’informazione dimostra che ne ha bisogno per far valere pretese giuridiche esistenti o per la difesa di altri interessi degni di protezione.

La SEM può consegnare liste con dati personali alle autorità federali, cantonali e comunali nonché a organizzazioni private, se esse ne hanno bisogno per l’adempimento dei loro compiti legali e se il trattamento da parte dell’autorità richiedente è compatibile con lo scopo definito in materia dalla legge.

La consegna di liste con dati personali a privati è vietata.

Possono essere valutati i seguenti dati personali ottenuti grazie a supporti elettronici di dati, compresi i dati personali degni di particolare protezione ai sensi dell’articolo 5 lettera c della legge federale del 25 settembre 2020 sulla protezione dei dati (LPD): a. dati riguardanti l’identità e la cittadinanza; ne fanno parte, nello specifico, indirizzi, numeri telefonici, registrazioni di suoni e immagini nonché documenti; b. dati riguardanti l’itinerario di viaggio; ne fanno parte, nello specifico, dati di navigazione e registrazioni di suoni e immagini nonché documenti.

Non possono essere valutati i dati personali rientranti nella sfera di protezione di un segreto professionale secondo l’articolo 321 del Codice penale cui la persona stessa è vincolata.

I dati personali ottenuti grazie a supporti elettronici di dati possono essere trattati esclusivamente da collaboratori della SEM: a. che svolgono compiti legati all’accertamento dell’identità e della cittadinanza dei richiedenti l’asilo; b. competenti per l’esecuzione della procedura d’asilo; c. che svolgono compiti legati al sostegno dei Cantoni nell’esecuzione degli allontanamenti nel settore dell’asilo.

La SEM provvede affinché i collaboratori di cui al capoverso 1 beneficino della formazione inerente alla protezione dei dati necessaria per l’esercizio della loro attività.

Allo scopo di garantire la proporzionalità di una valutazione di dati occorre tenere conto delle informazioni e dichiarazioni fornite dall’interessato e dei documenti ufficiali quali atti di nascita o patenti di guida che permettono di trarre conclusioni inequivocabili sull’identità, la nazionalità o l’itinerario di viaggio. La SEM esamina se le informazioni desiderate possono essere acquisite tramite altre misure idonee, nello specifico quelle previste dall’articolo 26 capoverso 2 o 3 LAsi.

Le misure idonee vengono applicate qualora rappresentino un’ingerenza minore nei diritti fondamentali del richiedente l’asilo.

La SEM disciplina i dettagli procedurali a livello d’istruzione.

Per preparare la valutazione dei dati personali, la SEM può trattare i dati personali ottenuti grazie a supporti elettronici avvalendosi di un software. Il software utilizzato dev’essere conforme a uno standard forense.

Se è impiegato un software, la SEM invita l’interessato a consegnarle i propri supporti elettronici di dati e a sbloccarli per la durata dell’impiego del software. Se ne esprime il desiderio esplicito, l’interessato può presenziare all’impiego del software.

La SEM garantisce che l’impiego del software non modifichi i dati personali.

I supporti elettronici di dati vanno restituiti all’interessato non appena l’impiego del software per il trattamento dei dati personali è terminato.

Se prevede una registrazione temporanea dei dati personali secondo l’articolo 8 a capoverso 5 LAsi fino all’ulteriore valutazione, la SEM invita l’interessato a consegnarle i propri supporti elettronici di dati e a sbloccarli per la durata del processo di registrazione temporanea. Se ne esprime il desiderio esplicito, l’interessato può presenziare all’intero processo di registrazione dei suoi dati personali.

I supporti elettronici di dati vanno restituiti all’interessato non appena il processo di registrazione temporanea è terminato.

Durante la registrazione temporanea e fino alla valutazione, i dati personali non possono essere trattati per altri scopi.

I dati possono essere registrati in via temporanea al più presto dopo l’esame della proporzionalità. La valutazione è eseguita il più celermente possibile dopo la registrazione temporanea.

Se i dati personali ottenuti grazie a supporti elettronici di dati non vengono registrati temporaneamente, in particolare per motivi tecnici, e se non è utilizzato nessun software, i dati personali di cui all’articolo 10 a sono consultati e valutati basandosi direttamente sul supporto di dati dell’interessato.

Immediatamente dopo la valutazione dei dati personali, i supporti elettronici di dati vanno restituiti all’interessato.

Qualsiasi valutazione dei dati personali ottenuti da supporti elettronici di dati si svolge in presenza dell’interessato.

Può essere svolta in assenza dell’interessato se questi ha presentato una previa dichiarazione scritta di rinuncia o si è rifiutato di partecipare. La SEM documenta per scritto il rifiuto di partecipare e i motivi addotti.

Dopo la valutazione dei suoi dati personali, l’interessato deve avere in ogni caso la possibilità di esprimersi sui risultati.

All’arrivo in un centro della Confederazione o in un alloggio presso un aeroporto, la SEM informa l’interessato sui suoi diritti e sui suoi obblighi per quanto riguarda il trattamento dei dati personali ottenuti grazie a supporti elettronici di dati.

Nel momento in cui è invitato a consegnare i suoi supporti elettronici di dati, la SEM informa l’interessato nel dettaglio per quanto riguarda: a. lo scopo della consegna dei supporti elettronici di dati; b. i dati personali che vengono trattati; c. il possibile trattamento dei dati personali di terzi figuranti sul supporto elettronico di dati dell’interessato, conformemente all’articolo 8 a capoverso 2 LAsi; d. la procedura e la durata della registrazione temporanea; e. l’impiego del software per il trattamento dei dati; f. la cancellazione dei dati personali registrati temporaneamente; g. le categorie di persone autorizzate a trattare i dati; h. la portata dell’obbligo di collaborare, le conseguenze dell’eventuale violazione di tale obbligo nonché le possibilità di ricorso secondo la legge sull’asilo; i. il sussistere del diritto di essere informati, del diritto di rettifica e del diritto alla cancellazione dei dati nonché le procedure per far valere questi diritti; j. il suo diritto di presenza durante il trattamento dei dati secondo gli articoli 10 d capoverso 2 e 10 e capoverso 1, durante la valutazione secondo l’articolo 10 g e il diritto di presenza della rappresentanza legale secondo l’articolo 10 i capoverso 1; k. il diritto di esigere una decisione d’accertamento secondo l’articolo 25 a della legge federale del 20 dicembre 1968 sulla procedura amministrativa.

L’informazione di cui al capoverso 2 avviene per scritto e in una lingua che l’interessato comprende. Quest’ultimo conferma per scritto di aver ottenuto le informazioni di cui al capoverso 2.

La rappresentanza legale può presenziare al trattamento dei dati personali. La SEM informa il prestatore di servizi o la rappresentanza legale in merito al previsto trattamento dei supporti elettronici di dati e a tutti gli appuntamenti.

Nell’ambito del trattamento dei dati personali la SEM si avvale, all’occorrenza, di un interprete.

La verifica dei risultati delle consultazioni Eurodac è affidata a un esperto in dattiloscopia dei Servizi AFIS DNA dell’Ufficio federale di polizia (fedpol).

In caso di risultato positivo della consultazione Eurodac, la SEM lo rende accessibile ai Servizi AFIS DNA. L’esperto procede alla verifica il più presto possibile e trasmette senza indugio l’esito della sua verifica alla SEM.

Se dalla verifica emerge che le impronte digitali non corrispondono, la SEM cancella senza indugio il risultato della consultazione.

La SEM informa la Commissione europea e l’Agenzia eu-LISA quanto prima possibile ma al più tardi entro tre giorni lavorativi della mancata corrispondenza delle impronte digitali.

I Servizi AFIS DNA devono parimenti esaminare le impronte digitali, se: a. dopo la concessione della protezione internazionale a una persona da parte di uno Stato Dublino e dopo il corrispondente contrassegno dei dati in Eurodac, la SEM è informata del fatto che essa ha già registrato i dati di tale persona e ottiene le impronte digitali del sistema centrale per apposizione del contrassegno; oppure b. al momento della cancellazione anticipata dei dati di una persona in Eurodac, la SEM è informata del fatto che essa ha già registrato i dati di tale persona e ottiene le impronte digitali del sistema centrale per cancellazione.

Chiunque fa valere il proprio diritto d’accesso, il proprio diritto di rettifica o il proprio diritto di cancellazione dei dati Eurodac deve fornire tutte le indicazioni necessarie alla propria identificazione, comprese le impronte digitali, e presentare una domanda scritta alla SEM.

La SEM tratta la domanda di diritto d’accesso d’intesa con l’autorità che ha registrato i dati o con lo Stato che ha trasferito i dati all’unità centrale.

Essa registra le domande di diritto d’accesso e le trasmette all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). Informa l’IFPDT in merito alle modalità secondo cui ha trattato le domande.

Se una persona fa valere il proprio diritto di rettifica o di cancellazione di dati Eurodac che non sono stati registrati da autorità svizzere, la SEM contatta entro un termine adeguato gli Stati che hanno registrato i dati e trasmette loro la domanda. La SEM informa la persona interessata della trasmissione della domanda.

La SEM tratta senza indugio le domande d’accesso, di rettifica o di cancellazione.

Essa conferma per scritto e senza indugio alla persona interessata tutte le rettifiche o cancellazioni di dati. Se non è disposta a rettificare o cancellare i dati, ne rende noti i motivi.

Le indicazioni necessarie per l’identificazione di cui al capoverso 1, comprese le impronte digitali, sono cancellate senza indugio dopo il trattamento della domanda.

La responsabilità in caso di danni in relazione con la gestione di Eurodac è retta dalla legge del 14 marzo 1958 sulla responsabilità, in particolare dagli articoli 19 a–19 c, che si applicano per analogia.

Nell’esercizio delle proprie funzioni, l’IFPDT coopera con il Garante europeo della protezione dei dati; per quest’ultimo funge da referente nazionale.

L’IFPDT è l’autorità nazionale secondo gli articoli 29 paragrafi 11–13 e 30 del regolamento (UE) 603/2013 . Gli incombono i compiti definiti in tali articoli.

La sicurezza dei dati è retta: a. dall’OPDa ; b. dall’ordinanza dell’8 novembre 2023 sulla sicurezza delle informazioni; c. ...

I dati che non sono più necessari vanno archiviati o distrutti. L’archiviazione o la distruzione dei dati avviene in collaborazione con l’Archivio federale.

...

A scopo di ricerca o di pianificazione, la SEM può comunicare dati personali ad autorità, a università e a loro istituti nonché a organizzazioni private. I dati devono essere anonimizzati nella misura in cui lo scopo del trattamento lo consenta. I risultati vanno pubblicati in modo tale che le persone interessate non possano essere determinate. L’ulteriore trasmissione di tali dati è lecita unicamente con il consenso della SEM.

La SEM ha la competenza di concludere trattati internazionali in vista del recepimento di atti di esecuzione della Commissione europea che stabiliscono il contenuto delle statistiche mensili intersistemiche e sono stati emanati in virtù dell’articolo 12 paragrafo 3 del regolamento (UE) 2024/1358 , sempreché tali trattati internazionali siano di portata limitata ai sensi dell’articolo 7 a della legge del 21 marzo 1997 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione.

La presente ordinanza entra in vigore il 1° ottobre 1999.