Legge sull'archivistica (Archivgesetz) - Scopo

1. L'Archivio di Stato e gli archivi dei comuni custodiscono il patrimonio culturale, aiutano a garantire i diritti e servono all'amministrazione. Essi assicurano agli organi pubblici del cantone e dei comuni, nonché al pubblico, in particolare per la ricerca e l'istruzione, una documentazione permanente.

1. La legge disciplina gli aspetti archivistici

a) del Cantone,

b) dei Comuni,

c) * degli enti pubblici e delle istituzioni di diritto pubblico del Cantone e dei Comuni che svolgono un compito pubblico, nonché dei privati, nella misura in cui il Cantone e i Comuni abbiano loro affidato lo svolgimento di compiti pubblici, qualora trattino dati personali e siano soggetti alla legge sull'informazione e la protezione dei dati.

2. Il Consiglio di Stato e i Comuni possono sottoporre alla legge sugli archivi anche gli enti pubblici e le istituzioni a loro appartenenti, nonché persone fisiche e giuridiche e organizzazioni private a cui sono affidati compiti pubblici, indipendentemente dalla condizione di cui al paragrafo 1 lettera c.

3. Il Consiglio di Stato garantisce che le istituzioni intercantonali, a cui partecipa il Cantone, rispettino le norme archivistiche ai sensi di questa legge.

1. L'archivio statale comprende tutti i documenti di interesse archivistico che si sono prodotti presso gli organi pubblici del cantone e i loro predecessori giuridici. Gli archivi comunali comprendono quei documenti di interesse archivistico prodotti presso organi pubblici dei Comuni e i loro predecessori giuridici.

2. Sono equiparati agli archivi statali o agli archivi comunali

a) i documenti di corporazioni, istituti, persone e organizzazioni soggetti alla legge sugli archivi ai sensi del § 2 comma 1 lettera c e comma 2;

b) documenti di altre entità e privati che l'archivio di Stato e gli archivi comunali hanno accettato nel pubblico interesse;

c) materiali di documentazione che servono a integrare gli altri archivi.

3. I documenti comprendono atti, certificati, protocolli, schede, piani, sigilli, documenti visivi e sonori, stampati e le restanti informazioni registrate, indipendentemente dal supporto di informazione e includendo i mezzi necessari per la loro comprensione e utilizzo.

4. Sono di interesse archivistico i documenti che presumibilmente avranno un valore duraturo per

a) documentare l'attività degli organi pubblici,

b) scopi di legislazione, amministrazione o giurisprudenza,

c) garantire gli interessi legittimi delle persone coinvolte o di terzi,

d) scienza e ricerca,

e) la comprensione del presente e della storia.

5. Gli organi pubblici sono autorità e servizi pubblici del cantone, dei comuni di abitanti, dei comuni borghesi, nonché delle loro corporazioni e istituti di diritto pubblico. I servizi pubblici del cantone sono le unità amministrative (dipartimenti e uffici) dei dipartimenti. Persone e organizzazioni private sono equiparate agli organi pubblici ai sensi del § 2 comma 1 lettera c e comma 2.

1. Le disposizioni archivistiche della legge notarile e delle leggi federali rimangono riservate.

1. L'Archivio di Stato ha il compito di

a) raccogliere i documenti degli organi pubblici del Cantone di Basilea Città e decidere sulla loro rilevanza archivistica;

b) prendere in consegna, conservare, integrare, preservare e riparare i documenti di rilevanza archivistica,

1. indicizzarli e renderli disponibili per la consultazione;

c) partecipare alla ricerca e alla pubblicazione del patrimonio archivistico statale.

2. L'Archivio di Stato prende in consegna, conserva e indicizza, nella misura in cui vi sia un interesse pubblico,

a) documenti di altra provenienza, in particolare privata;

b) materiali documentari che servono a integrare il restante patrimonio archivistico.

3. L'Archivio di Stato partecipa alla tutela, indicizzazione e messa a disposizione di documenti di rilevanza archivistica delle istituzioni inter-cantonali a cui partecipa il Cantone.

4. L'Archivio di Stato consiglia gli organi pubblici nella tutela, gestione e consegna dei loro documenti; a tal fine emette istruzioni.

5. L'Archivio di Stato consiglia i comuni su questioni archivistiche.

6. L'Archivio di Stato può, in accordo con l'organo pubblico offerente, prendere in carico anche documenti per i quali non esiste ancora obbligo di offerta e sui quali non è stata ancora presa una decisione riguardo alla rilevanza archivistica. Fino a tale decisione, l'organo pubblico offerente rimane responsabile conformemente al § 6 della Legge sull'informazione e sulla protezione dei dati.

1. I documenti d'archivio statale sono conservati nell'Archivio di Stato.

2. L'Archivio di Stato garantisce la conservazione permanente e l'utilizzabilità dei documenti d'archivio e li protegge da utilizzo non autorizzato o distruzione.

3. I documenti e i materiali di documentazione che l'Archivio di Stato conserva in adempimento delle sue funzioni ai sensi del § 5 commi 1 e 2 sono inalienabili.

4. I documenti d'archivio statale possono, in via eccezionale, essere conservati presso un altro ente sulla base di un accordo, purché siano garantiti la conservazione permanente, l’utilizzabilità e la protezione da utilizzo non autorizzato secondo quanto previsto dalla presente legge. L'archiviazione è soggetta alla supervisione dell'Archivio di Stato.

1. Gli organi pubblici sono obbligati a scartare i documenti che non sono più necessari per l’adempimento dei compiti e a offrirli periodicamente all'Archivio di Stato per l’acquisizione.

2. Devono essere offerti anche quei documenti che

a) contengono dati personali meritevoli di protezione,

b) sono soggetti a un obbligo speciale di segretezza.

2bis Non devono essere offerti i documenti relativi ai colloqui con i dipendenti e i documenti riguardanti le candidature che non hanno portato a un rapporto di lavoro.

2ter È fatta salva l'offerta di documenti relativi ai colloqui con i dipendenti con il consenso della persona dipendente interessata.

3. Mediante accordo tra l’organo pubblico offerente e l'Archivio di Stato, è possibile

a) stabilire in anticipo la natura e la portata dei documenti da offrire,

b) rinunciare all’offerta di documenti di evidente scarsità d'importanza.

4. L’obbligo di offerta di una persona persiste anche dopo la cessazione del suo incarico o mandato pubblico e passa agli eredi dopo la morte della persona obbligata.

1. L'Archivio di Stato ha libero accesso alle registrature, nonché alle raccolte di dati e documenti degli organi pubblici, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento adeguato e razionale dei suoi compiti.

1. Tutte le persone hanno il diritto di utilizzare il materiale d'archivio secondo le disposizioni di questa legge.

2. L'utilizzo è limitato o escluso nella misura in cui

a) vi sia motivo di ritenere che altrimenti verrebbero compromessi interesses legittimi prevalenti di una persona interessata o di terzi;

b) siano stati stipulati accordi limitativi con gli attuali o precedenti proprietari del materiale d'archivio di origine privata;

c) ne deriverebbe un dispendio amministrativo sproporzionato;

d) lo stato di conservazione del materiale d'archivio lo richieda.

3. L'utilizzo è generalmente gratuito. Possono essere richieste tasse per servizi speciali forniti dall'archivio statale.

4. L'archivio statale ha il diritto di ricevere gratuitamente una copia di deposito delle opere che si basano in misura sostanziale sull'utilizzo del materiale d'archivio statale.

**1. Gli archivi possono generalmente essere utilizzati solo dopo un periodo di protezione di 30 anni. I documenti che, al momento della loro creazione o durante il loro utilizzo, erano destinati alla pubblicazione o accessibili al pubblico, non sono soggetti ad alcun periodo di protezione.**

**2. I documenti che, per la loro finalità o per il loro contenuto essenziale, riguardano una persona fisica, possono essere utilizzati solo 10 anni dopo la morte di quest'ultima. Se la data del decesso non è nota o è difficile da determinare con uno sforzo sproporzionato, il periodo di protezione termina 100 anni dopo la nascita. Se non è possibile stabilire né la data di morte né la data di nascita, il periodo di protezione termina 80 anni dopo la chiusura dei documenti.**

**3. Per tutti i termini relativi ai documenti, l'anno determinante è quello in cui i documenti sono stati completati attraverso un'integrazione o l'ultimo incremento organico.**

**4. I periodi di protezione di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere prorogati di massimo 20 anni se l'interesse pubblico lo richiede imperativamente o se vi è motivo di ritenere che un periodo di protezione più breve pregiudicherebbe interessi meritevoli di protezione preponderanti di una persona coinvolta o di terzi.**

**5. L'archivio statale può rendere accessibili gli archivi per l'uso prima della scadenza dei termini dei paragrafi 1, 2 e 4, se è garantito che l'interesse pubblico e gli interessi meritevoli di protezione preponderanti delle persone coinvolte o di terzi non siano pregiudicati. Esso può rendere accessibili gli archivi con termini di protezione secondo i paragrafi 2 rispettivamente 2 e 4 prima della loro scadenza per l'uso, se**

a) i documenti sono necessari per la realizzazione di un determinato progetto di ricerca oppure

b) se la persona coinvolta - o dopo la sua morte i suoi familiari - ha acconsentito all'uso oppure

c) se l'uso è nel preponderante interesse della persona coinvolta o di terzi.

**6. In caso di dubbio, l'archivio statale consulta l'organo pubblico consegnante prima di abbreviare i termini di protezione. Questo vale in particolare per i documenti con termini di protezione prorogati secondo il paragrafo 4.**

**7. I termini di protezione dei paragrafi 1 e 2 non si applicano agli archivi, nella misura in cui erano accessibili secondo la legge sull'informazione e la protezione dei dati prima della consegna all'archivio statale.**

1. I documenti d'archivio, la cui consultazione si basa su una riduzione del termine di protezione ai sensi del § 10 comma 5, possono essere utilizzati esclusivamente per lo scopo e alle condizioni indicate nella disposizione di autorizzazione dell'archivio di Stato. Le infrazioni saranno punite secondo l'art. 292 del Codice Penale.

2. Chi viola in modo grave le disposizioni del regolamento di consultazione può essere escluso dall'ulteriore utilizzo e sarà obbligato a risarcire i danni.

1. L'ente pubblico che consegna può utilizzare il proprio materiale d'archivio indipendentemente dai termini di protezione, nella misura in cui ciò sia necessario per adempiere ai propri compiti.

2. Con il consenso dell'ente pubblico che consegna, altri enti pubblici possono utilizzare il materiale d'archivio durante il periodo di protezione, a condizione che ne abbiano bisogno per adempiere ai loro compiti legali. Restano riservate disposizioni particolari di riservatezza.

3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano al materiale d'archivio contenente dati personali, che è stato offerto all'archivio competente secondo l'articolo 18 della legge sulla protezione dei dati e da questo accettato. Resta riservato il fatto che l'ente pubblico che consegna o un altro ente pubblico deve accedere al materiale d'archivio nell'interesse prevalente di una persona interessata e che tale persona abbia dato il proprio consenso o che il suo consenso possa essere presunto in base alle circostanze.

1. Alle persone interessate è rilasciata su richiesta un'informazione sui loro dati personali, nella misura in cui il materiale archivistico sia indicizzato per nome della persona o vengano fornite informazioni che consentano di trovare i dati con un ragionevole sforzo.

2. Invece di un'informazione, può essere concessa la consultazione del materiale archivistico.

3. Le informazioni o la consultazione sono limitate o rifiutate se lo richiedono interessi pubblici imperativi o prevalenti interessi degni di protezione di terzi.

1. Se una persona interessata contesta l'esattezza dei dati personali, può richiedere che ai documenti venga allegata una dichiarazione di rettifica. Dopo la morte della persona interessata, questo diritto spetta ai familiari, qualora dimostrino un legittimo interesse in merito.

1. Le comunità residenziali e le comunità civiche gestiscono archivi per i loro documenti di valore permanente.

2. I loro enti di diritto pubblico, istituzioni e organizzazioni, nonché le persone e organizzazioni private, sono soggetti alla legge sugli archivi ai sensi del § 2 comma 1 lettera c. I comuni possono estendere l'applicazione della legge sugli archivi ai sensi del § 2 comma 2.

1. Per i comuni si applicano le seguenti disposizioni di questo legge in modo analogo

- § 5 riguardante i compiti dell'archivio

- § 6 riguardante la sicurezza dei beni archivistici

- § 7 riguardante l'obbligo di offerta

- §§ 9 - 11 riguardanti il principio di utilizzo, i termini di protezione, le infrazioni

- § 12 Utilizzo da parte degli organismi pubblici

- §§ 13 - 14 riguardanti informazione e accesso nonché replica.

1. Le comunità possono, in virtù di accordi consensuali, affidare in tutto o in parte l'esecuzione delle loro funzioni archivistiche all'archivio statale.

1. Il Consiglio di Stato emana, mediante ordinanza, le disposizioni esecutive relative a questa legge, in particolare riguardo all'obbligo di offerta, alle tasse e all'utilizzo, inclusa la consegna di una copia d'obbligo e la riproduzione del materiale d'archivio statale.

2. I comuni disciplinano autonomamente i dettagli ulteriori riguardanti i loro interessi archivistici.

1. Le disposizioni dell'Archivio di Stato sono soggette a ricorso presso il dipartimento competente. Inoltre, si applicano le disposizioni generali della giustizia amministrativa.