Ordinanza sul trattamento dei dati del personale - Oggetto

1. Ai sensi delle disposizioni relative ai fascicoli del personale, al dossier personale o ai dati personali, si intendono tutti i documenti relativi a un determinato rapporto di lavoro conservati dal datore di lavoro, indipendentemente dal fatto che siano in formato elettronico o cartaceo.

1. I dati devono essere protetti mediante misure costruttive, organizzative e tecniche.

2. Per il trattamento dei dati dei dipendenti tramite sistemi informatici si applica l'ordinanza dell'11 marzo 2008 sulla sicurezza delle informazioni.

1. Per l'elaborazione dei dati personali, il datore di lavoro può coinvolgere terze parti.

2. Egli rende accessibili i dati personali solo alle persone che ne hanno bisogno per svolgere le loro funzioni.

1. L'accesso e le modifiche ai fascicoli elettronici delle candidature e del personale vengono registrati.

2. I registri vengono conservati dai Servizi Centrali di Informatica per 2 anni.

1. I dossier di candidatura scritti ed elettronici possono essere elaborati nel sistema informativo del personale per dossier di candidatura (eRecruiting).

2. eRecruiting serve a pubblicare offerte di lavoro e a rendere efficiente il processo di candidatura.

1. Il supporto tecnico dell'Ufficio del personale concede i diritti di accesso ai servizi del personale e ai dipendenti del centro servizi dell'Ufficio del personale, che sono responsabili del reclutamento.

2. I servizi del personale concedono, caso per caso, ai superiori responsabili della selezione, i diritti di accesso.

1. I servizi del personale delle direzioni, della Cancelleria dello Stato e dei tribunali ricevono un diritto di trattamento sui dossier di candidatura per posti all'interno della propria autorità di assunzione e su tutti i dossier di candidatura spontanea.

2. I membri del personale del centro servizi dell'Ufficio del Personale, responsabili del reclutamento, ricevono un diritto di trattamento sui dossier di candidatura per posti di tutte le autorità di assunzione e su tutti i dossier di candidatura spontanea.

3. I superiori responsabili della selezione dei candidati ricevono un diritto di trattamento sui dossier di candidatura per i posti nei quali sono responsabili.

4. I documenti di candidatura forniti dai candidati non possono essere modificati dai membri del personale del Cantone.

1. La candidata o il candidato può, nel caso di una candidatura elettronica, effettuare da sé correzioni e cancellazioni nel sistema eRecruiting.

1. Per ogni dipendente viene tenuto un dossier personale.

2. Qualora una dipendente o un dipendente abbiano stipulato più contratti di lavoro con diverse autorità assuntrici, i documenti specifici del contratto verranno gestiti per ciascun impiego.

1. I dati contenuti nel fascicolo personale sono elencati nell'allegato al regolamento sulla gestione dei dati personali.

1. I servizi del personale delle direzioni e della cancelleria dello Stato competenti per le rispettive autorità di assunzione sono responsabili della gestione dei dossier del personale e dell'attuazione delle basi legali e portano la responsabilità per i dati da loro trattati.

2. Nelle scuole pubbliche, le direzioni scolastiche svolgono la funzione dei servizi del personale competenti per l'autorità di assunzione e sono supportate dal servizio del personale competente.

3. Nei tribunali, l'amministrazione della giustizia svolge la funzione di servizio del personale competente per l'autorità di assunzione.

4. Il centro servizi dell'ufficio del personale è responsabile dei dati da esso trattati.

1. I servizi per il personale, i dipendenti del centro servizi dell'ufficio personale, responsabili della scansione dei documenti per il fascicolo elettronico del personale, nonché il supporto tecnico dell'ufficio personale ricevono un diritto di trattamento permanente e illimitato nei fascicoli del personale dei dipendenti da assistere.

2. Gli altri dipendenti del centro servizi dell'ufficio personale e i responsabili della formazione professionale ricevono un diritto di trattamento permanente, ma limitato nei fascicoli del personale dei dipendenti da assistere.

3. I diritti dettagliati di trattamento si trovano nell'allegato di questo regolamento.

1. Su richiesta, i dipendenti hanno diritto a una visione completa e temporanea del loro fascicolo personale; su richiesta, le informazioni devono essere fornite per iscritto se necessario.

2. Il diritto di accesso è limitato se interessi pubblici o privati preponderanti si oppongono al diritto di consultazione degli atti.

1. I superiori ottengono un accesso permanente e limitato ai fascicoli personali delle loro dipendenti e dei loro dipendenti.

2. La direzione dell'ufficio del personale, il suo sostituto e il reparto di diritto del personale dell'ufficio del personale ricevono su richiesta un accesso temporaneo e completo a un fascicolo personale, qualora ciò sia necessario per l'adempimento delle loro funzioni.

3. I dettagliati diritti di accesso sono riportati nell'allegato di questo regolamento.

1. Il rilascio dei fascicoli per la visione avviene tramite i servizi del personale.

1. I servizi del personale responsabili della raccolta dei dati correggono o eliminano immediatamente i dati errati o incompleti o quelli che non corrispondono allo scopo del trattamento.

1. I dipendenti presentano la loro richiesta di accesso, rettifica o cancellazione dei dati al servizio del personale competente.

2. Se l'autorità contesta l'inesattezza dei dati personali, spetta ad essa dimostrare la correttezza.

3. Se non è possibile dimostrare né la correttezza né l'inesattezza dei dati personali, la persona interessata può richiedere una contro dichiarazione.

1. I dati delle dipendenti e dei dipendenti, che vanno oltre la designazione della funzione e le informazioni di contatto ufficiali, possono essere pubblicati nell'intranet, in una pubblicazione interna o sulla bacheca solo se è presente un consenso scritto della persona interessata.

1. In caso di trasferimento interno del personale, il dossier personale viene consegnato al servizio del personale della nuova autorità di assunzione solo con il consenso scritto della dipendente o del dipendente.

1. A terzi, in particolare ai nuovi datori di lavoro, istituti bancari o di credito, o ai locatori, i dati possono essere trasmessi solo con il consenso scritto delle dipendenti e dei dipendenti interessati.

2. Il consenso della dipendente o del dipendente si considera dato se questi/e hanno indicato un'autorità di assunzione dell'amministrazione cantonale o dipendenti come referenza per fornire informazioni.

3. Il rilascio di referenze telefoniche richiede che l'identità del chiamante sia stabilita in modo inequivocabile.

4. La trasmissione dei dati è limitata alle informazioni necessarie per lo scopo della richiesta.

1. Per valutare misure di controllo adeguate nel settore della gestione del personale e dell'amministrazione, viene condotto un monitoraggio delle uscite da un fornitore esterno al momento del recesso dei membri del personale.

2. La selezione della metodologia d'indagine e l'organizzazione dell'esecuzione sono di responsabilità dell'ufficio del personale.

3. Se necessario, fornitori esterni possono essere coinvolti per condurre l'indagine di uscita.

4. I dati necessari per l'adempimento dei compiti possono essere trasferiti a un fornitore esterno solo dopo la conclusione di un accordo di riservatezza.

5. Gli incarichi per il trattamento dei dati personali da parte di unità organizzative o privati che non sottostanno alla Legge sulle informazioni e sulla protezione dei dati (IDG) devono essere conferiti per iscritto.

1. I seguenti dati personali vengono trasmessi in forma elettronica dai sistemi informativi del personale dell'Amministrazione Cantonale alle seguenti entità

a. Cassa di compensazione: dati per l'aggiornamento dei conti individuali dei dipendenti;

b. Cassa pensioni: dati per l'aggiornamento dei conti individuali dei dipendenti;

c. Banca/Posta: dati per l'accredito degli stipendi dei dipendenti;

d. Amministrazione fiscale: le certificazioni salariali dei dipendenti che risiedono in un cantone che richiede la presentazione delle certificazioni salariali da parte del datore di lavoro e i dati per il pagamento dell'imposta alla fonte dei dipendenti soggetti alla ritenuta alla fonte;

e. Istituto delle assicurazioni sociali del Canton Basilea-Campagna: dati per l'aggiornamento del diritto alle indennità familiari dei dipendenti.

1. Ad eccezione della lettera di candidatura, tutti i documenti dei candidati e delle candidate non selezionati saranno restituiti o distrutti entro 3 mesi dalla conclusione della procedura di selezione. Restano comunque valide eventuali accordi diversi con i candidati e le candidate.

2. Il periodo di conservazione di un dossier può essere prorogato qualora sia necessario per la trattazione di reclami ai sensi dell'articolo 13 comma 2 della legge federale del 24 marzo 1995 sulla parità dei sessi (Legge sulla parità, LPar).

1. Tutti i dati personali devono essere conservati fino alla fine del rapporto di lavoro.

2. Gli originali dei documenti scansionati devono essere distrutti dopo il completamento del controllo di qualità.

1. Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, i fascicoli personali vengono conservati per 10 anni e, al più tardi, al termine di questo periodo, offerti all'archivio di Stato per l'acquisizione.

2. I dati non acquisiti dall'archivio di Stato vengono eliminati.

3. In caso di controversia legale pendente o se una tale controversia è probabile, i dati personali possono essere conservati oltre il termine di 10 anni.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1º maggio 2013.