Regolamento d'organizzazione della Cancelleria dello Stato (Do LKA) - Struttura (LKA)

1. La Cancelleria di Stato è composta da

a. la Cancelleria di Stato in senso stretto;

b. l'Archivio di Stato.

1. La cancelliera o il cancelliere dirige la Cancelleria di Stato, in particolare con incarichi di prestazione e accordi sugli obiettivi.

2. La supplenza compete alla 2a cancelliera o al 2o cancelliere.

3. L'autorità di assunzione dei collaboratori della Cancelleria di Stato in senso stretto è la cancelliera o il cancelliere.

4. L'autorità di assunzione dei collaboratori dell'Archivio di Stato è la cancelliera o il cancelliere insieme all'archivista di stato o all'archivista statale.

1. Si tiene annualmente uno scambio tra il membro del consiglio di governo responsabile della supervisione della cancelleria statale e il cancelliere o la cancelliera dello stato.

2. La presidenza del consiglio di contea è convocata.

1. Il cancelliere o la cancelliera stabilisce le competenze finanziarie dettagliate e i diritti di firma dei dipendenti in un regolamento sulle competenze.

1. I processi e i compiti della Cancelleria di Stato vengono digitalmente registrati e documentati.

2. Il personale della Cancelleria di Stato è responsabile all'interno del proprio ambito lavorativo di

a. aggiornare i processi e i contenuti esistenti negli strumenti previsti a tale scopo;

b. registrare nuovi processi e contenuti.

3. Le direzioni dei dipartimenti verificano regolarmente i processi e i contenuti di cui sono responsabili.

1. La gestione degli atti della Cancelleria dello Stato è garantita da un sistema di gestione amministrativa (sistema GEVER).

2. La Cancelleria dello Stato assicura la separazione della gestione elettronica degli affari tra il Consiglio di Stato e il Consiglio di Governo tramite misure tecniche e organizzative.

3. Alla Cancelleria dello Stato spetta il compito di condurre un controllo degli affari pendenti, delle istanze e degli incarichi del Consiglio di Stato e del Consiglio di Governo.

1. La Cancelleria dello Stato è responsabile dell'organizzazione interna, del funzionamento e dello sviluppo dei seguenti canali di comunicazione cantonali

a. il sito internet cantonale;

b. i canali cantonali sui social media;

c. l'intranet cantonale (Area Comunicazione);

d. il mezzo di informazione interno per l'amministrazione cantonale.

1. La Cancelleria di Stato svolge, in qualità di editore delle raccolte legislative sistematiche e cronologiche, i seguenti compiti

a. la consulenza all'amministrazione cantonale e ai comuni in materia di tecnica legislativa e redazione;

b. l'esame tecnico-legislativo e redazionale degli atti nel processo di co-relazione;

c. la pubblicazione degli atti e la cura delle raccolte legislative.

2. La Cancelleria di Stato svolge, in qualità di editore del Bollettino Ufficiale, i compiti conformemente al regolamento sulla legge di pubblicazione.

1. La Cancelleria di Stato fornisce i seguenti servizi di cancelleria

a. trattamento della posta in entrata e in uscita;

b. assegnazione o risposta diretta a tutte le richieste e gli invii, comprese le lamentele al Consiglio di Governo;

c. organizzazione di eventi per il Consiglio del Cantone;

d. servizio di araldo durante le sedute del Consiglio del Cantone;

e. gestione della zona di accoglienza nell'edificio del Governo;

f. regolazione dell'uso e della locazione degli spazi nell'edificio del Governo, nonché la cura e la gestione degli stessi;

g. autenticazioni per l'uso nei rapporti con le autorità nazionali e straniere.

2. Le autenticazioni per l'uso nei rapporti con le autorità nazionali e straniere possono essere firmate dai collaboratori competenti per materia. La cancelliera o il cancelliere possono autorizzare altri collaboratori della Cancelleria di Stato a firmare le autenticazioni.

1. La Cancelleria di Stato fornisce al Consiglio del Cantone, inclusi i suoi organi, i seguenti servizi

a. la preparazione, l'esecuzione e il seguito delle riunioni, inclusa la stesura dei verbali;

b. la consulenza alla presidenza del Consiglio del Cantone, agli organi direttivi e alle presidenze delle commissioni cantonali, sia in questioni tecniche e procedurali che in materia di pianificazione, organizzazione e gestione;

c. la gestione delle segreterie delle commissioni, incluso il contributo nella redazione dei rapporti delle commissioni;

d. la gestione della segreteria della Conferenza Interparlamentare della Svizzera Nordoccidentale (IPK NWCH) e di altre commissioni interparlamentari;

e. l'amministrazione dei dati personali e il pagamento delle indennità giornaliere.

1. La Cancelleria di Stato fornisce al Consiglio di Stato i seguenti servizi

a. la preparazione, l'esecuzione e il seguito delle riunioni del Consiglio di Stato, inclusa la stesura dei verbali e l'emissione delle decisioni;

b. la gestione di un elenco delle questioni in sospeso;

c. la consulenza al Consiglio di Stato in materia di pianificazione, organizzazione e gestione aziendale;

d. l'attuazione del principio di pubblicità per le questioni relative al Consiglio di Stato, nonché gli altri obblighi assegnati dalla normativa sull'informazione e la protezione dei dati;

e. il coordinamento della rappresentanza in occasioni ufficiali nonché a livello inter-cantonale o transfrontaliero, se necessario con l'accompagnamento di una capo del cerimoniale.

2. La Cancelleria di Stato fornisce i seguenti servizi di consulenza e supporto al Consiglio di Stato per quanto riguarda le relazioni esterne del Cantone

a. il coordinamento della rappresentanza degli interessi del Cantone verso la Confederazione;

b. il coordinamento e la rappresentanza nelle conferenze governative inter-cantonali;

c. il coordinamento e la rappresentanza in organismi di cooperazione regionale e transfrontaliera;

d. la gestione della segreteria della Conferenza dei Governi della Svizzera Nordoccidentale (NWRK).

1. La Cancelleria di Stato è competente per la gestione di tutte le operazioni connesse all'esercizio dei diritti politici in conformità con la legge sui diritti politici.

2. Alla Cancelleria di Stato spettano i seguenti compiti in relazione a elezioni e votazioni

a. il coordinamento e l'esecuzione delle elezioni e votazioni federali e cantonali, in collaborazione con la Cancelleria federale e i comuni;

b. la presentazione di richieste al Consiglio di Governo riguardanti tutte le questioni concernenti le elezioni e le votazioni, incluse le contestazioni del diritto di voto;

c. la redazione delle spiegazioni relative alle votazioni, nonché dei video esplicativi sulle elezioni e votazioni, basati sulle spiegazioni della direzione competente in merito all'oggetto del voto.

1. La Cancelleria di Stato è responsabile dei seguenti compiti nel campo della comunicazione esterna

a. il coordinamento delle richieste da parte dei media e della popolazione;

b. l'informazione sulle decisioni del Consiglio di Stato;

c. la consulenza al Parlamento cantonale e al Consiglio di Stato nelle attività di pubbliche relazioni.

1. La Cancelleria di Stato è responsabile del funzionamento interdipartimentale, dello sviluppo e del supporto di un accesso centrale ai servizi digitali delle autorità del Cantone.

2. La Cancelleria di Stato fornisce i seguenti servizi digitali interdipartimentali

a. Piattaforma di servizi online inclusivo di un account BL;

b. Elenco delle prestazioni con informazioni su uffici, servizi e procedure amministrative;

c. Moduli BL.

3. La Cancelleria di Stato garantisce, nel suo ambito di competenza, la rappresentanza degli interessi nei confronti di organi inter-cantonali e comuni.

1. La Cancelleria di Stato consiglia e supporta l'Ufficio del Mediatore, l'Ufficio di Vigilanza sulla Protezione dei Dati e il Controllo Finanziario nei seguenti ambiti

a. Risorse Umane (HR);

b. Controllo di gestione e contabilità;

c. Trasformazione digitale e sviluppo organizzativo.

1. L'archivista statale gestisce l'archivio statale, in particolare tramite mandati di prestazione e accordi sugli obiettivi.

2. La sostituzione spetta all'archivista statale supplente.

1. La gestione dei documenti dell'Archivio di Stato è garantita da un sistema di gestione aziendale (sistema GEVER).

2. Per l'espletamento delle sue funzioni principali, l'Archivio di Stato utilizza le applicazioni specialistiche corrispondenti.

1. L'Archivio di Stato è il principale archivio dell'amministrazione cantonale e funge da centro di competenza per le questioni di archiviazione digitale e gestione documentale secondo la legge sull'archiviazione e il regolamento GEVER. Offre i seguenti servizi

a. la consulenza e il supporto degli uffici cantonali e di altri enti nell'organizzazione della loro gestione documentale e nell'archiviazione;

b. la consulenza e il supporto degli uffici cantonali nell'introduzione di un sistema cantonale GEVER (centro di competenza per la gestione documentale);

c. il coordinamento e la verifica della corretta gestione documentale e dell'archiviazione;

d. la decisione sull'importanza storica dei documenti e la loro regolare acquisizione nell'Archivio di Stato, inclusa l'archiviazione di documenti di rilevanza storica appartenenti a persone fisiche e giuridiche di diritto privato;

e. l'acquisizione di tutte le informazioni che descrivono i documenti archiviati e la loro elaborazione in dati di consultazione;

f. la conservazione a lungo termine e la messa a disposizione di tutti i documenti archiviati, indipendentemente dalla loro forma originale.

1. L'Archivio di Stato consente l'accesso ai documenti archiviati secondo la legge sull'archiviazione, nel rispetto della legge sull'informazione e sulla protezione dei dati.

2. L'Archivio di Stato supporta l'amministrazione cantonale, i privati ​​e il pubblico nell'uso dei documenti archiviati tramite i seguenti servizi

a. Consulenza sulle offerte nella sala di lettura;

b. Fornitura di informazioni e consulenza nella ricerca di materiale archivistico;

c. Richiesta di documenti archivistici fisici e consultazione;

d. Prestito temporaneo di documenti consegnati all'ufficio competente;

e. Consultazione di collezioni digitalizzate;

f. Gestione ed espansione della sala di lettura digitale.

3. L'archivista di Stato regola l'uso degli spazi pubblici dell'Archivio di Stato (sala di lettura, biblioteca specializzata, sale di lavoro per gruppi, sala conferenze, atrio) attraverso un regolamento d'uso.

1. L'Archivio di Stato consente, tramite diverse offerte di educazione archivistica, la trasmissione dei documenti archiviati a diversi gruppi target.

2. L'Archivio di Stato promuove la ricerca della storia del cantone attraverso varie attività.