Ordinanza sulla gestione di progetti e di portafogli di progetti (VPPM) - Oggetto e Ambito di Applicazione (VPPM)

1. Questo regolamento disciplina la procedura per la gestione dei programmi e progetti e per la gestione del portafoglio progetti nell'amministrazione cantonale.

2. ...

1. In questo regolamento i termini seguenti sono utilizzati nel significato descritto

a. «Progetto»: un'iniziativa autonoma, con durata limitata e non ricorrente, con obiettivi definiti, la cui realizzazione richiede un'organizzazione e una gestione del progetto a causa della complessità o novità ad essa associate;

b. «Programma»: una struttura organizzativa temporanea sovraordinata, in cui diversi progetti sono coordinati e gestiti in modo uniforme sulla base di un incarico di programma comune;

c. «Portafoglio progetti»: una raccolta uniforme, valutabile e attuale dei programmi e progetti pianificati e in corso in un determinato ambito di competenza;

d. «Gestione del portafoglio progetti»: include tutte le mansioni e i processi necessari per la priorizzazione, il coordinamento, il controllo e il supporto sovraordinati dei progetti pianificati e in corso;

e. «Valutazione del progetto»: un controllo puntuale di un progetto effettuato da esperti indipendenti dal progetto stesso, che valutano lo stato di un progetto e il suo inserimento nell'organizzazione funzionale, formulano un giudizio fondato sulle probabilità di successo e, se necessario, raccomandano misure correttive;

f. «Spese totali»: la somma di tutte le spese uniche (costi esterni) relative a un progetto per tutta la durata del progetto, oltre alle spese successive per l'utilizzo dei risultati del progetto per un periodo di utilizzo di 4 anni; *

g. «Progetto informatico o di digitalizzazione»: * un progetto il cui obiettivo principale è quello di digitalizzare i processi aziendali, creare o utilizzare collezioni di dati, introdurre o adattare un'applicazione specialistica, oppure costruire o migliorare le infrastrutture informatiche;

h. «Progetto chiave»: progetti indicati nel piano delle attività e finanziario e nel rapporto annuale; *

i. * «Portafoglio progetti digitali»: una compila uniforme, valutabile e attuale dei progetti di informatica o digitalizzazione pianificati e in corso.

1. A seconda delle spese complessive, vengono distinte le seguenti categorie di progetti

a. Progetto minore: al massimo CHF 300‘000.-;

b. Progetto medio: CHF 300‘000-CHF 1 milione;

c. Grande progetto: oltre CHF 1 milione.

2. La categorizzazione secondo il comma 1 e le seguenti disposizioni per i progetti si applicano anche ai programmi.

3. Per progetti di costruzione e pianificazione, vengono distinte le seguenti categorie di progetti

a. progetti piccoli e medi: fino a CHF 15 milioni;

b. Grandi progetti: oltre CHF 15 milioni.

1. I progetti medi e grandi devono essere gestiti secondo il metodo di gestione dei progetti HERMES, ad eccezione dei progetti di costruzione e pianificazione.

2. I progetti di costruzione e pianificazione devono essere gestiti secondo gli standard dell'Associazione Svizzera degli Ingegneri e Architetti (SIA).

3. Le eccezioni ai paragrafi 1 e 2 devono essere concesse dal segretariato generale della direzione competente. Presso la Cancelleria dello Stato, le eccezioni sono concesse dal Cancelliere o dalla Cancelliera.

4. I piccoli progetti possono essere realizzati senza l'applicazione di un metodo specifico di gestione del progetto. Tuttavia, devono essere applicati i principi generali della gestione del progetto. In particolare, si richiede

a. che il ruolo del committente e del responsabile del progetto non sia ricoperto dalla stessa persona;

b. di formulare un incarico di progetto scritto;

c. di sviluppare una pianificazione del progetto;

d. di effettuare un'analisi delle basi legali;

e. di condurre un'analisi del fabbisogno di protezione e, in base a essa, una valutazione dei rischi;

f. di garantire la documentazione scritta delle decisioni del progetto;

g. di verificare regolarmente lo stato del progetto in termini di risultati, scadenze e costi;

h. di presentare una valutazione di chiusura del progetto.

1. La responsabilità complessiva di un progetto spetta al Segretariato Generale responsabile, al servizio competente o alla Cancelleria dello Stato. Essi designano una persona come committente.

2. La committente o il committente può essere solo una singola persona impiegata presso la direzione competente per il progetto o presso la Cancelleria dello Stato, oppure un membro del consiglio di governo.

3. Nei grandi progetti, la committente o il committente deve essere un membro della direzione aziendale o del gruppo dirigente superiore del Segretariato Generale responsabile, del servizio competente o della Cancelleria dello Stato.

4. Se l'attuazione di un progetto deriva da una decisione del consiglio di governo o di un comitato (ad es. conferenza dei segretari generali), viene stabilito quale Segretariato Generale o quale servizio assumerà la responsabilità del progetto. Questa può essere assunta anche dalla Cancelleria dello Stato.

1. Le responsabili e i responsabili di progetti informatici o di digitalizzazione devono soddisfare i seguenti requisiti in base alla categoria del progetto

a. Progetto piccolo: Formazione di base in gestione di progetti;

b. Progetto medio: Formazione di base in gestione di progetti, Certificazione HERMES Advanced;

c. Grande progetto: Formazione di base in gestione di progetti, Certificazione HERMES Advanced, esperienza dimostrabile nella gestione di progetti medi o grandi.

2. Le responsabili e i responsabili di altri progetti devono soddisfare i seguenti requisiti in base alla categoria del progetto

a. Progetto piccolo: Formazione di base in gestione di progetti;

b. Progetto medio: Formazione di base in gestione di progetti, Certificazione HERMES Foundation;

c. Grande progetto: Formazione di base in gestione di progetti, Certificazione HERMES Foundation, esperienza dimostrabile nella gestione di progetti medi o grandi.

1. L'appaltatrice o l'appaltatore nomina una persona nel ruolo HERMES di responsabile qualità e rischio per i grandi progetti. Questa persona non deve provenire dallo stesso segretariato generale o dallo stesso ufficio dell'appaltatrice o dell'appaltatore.

2. La responsabile qualità e rischio o il responsabile qualità e rischio dei grandi progetti deve possedere una certificazione di livello HERMES Foundation e avere comprovate esperienze nella gestione di grandi progetti.

1. Ogni direzione e la Cancelleria di Stato gestiscono un portafoglio progetti che comprende tutti i progetti medi, grandi e chiave pianificati e in corso nel loro ambito di competenza.

1bis. Per i progetti di costruzione e pianificazione, nel portafoglio progetti vengono inclusi solo i progetti grandi e i progetti chiave.

2. I progetti piccoli possono essere gestiti nel portafoglio progetti singolarmente o sotto forma di progetto aggregato.

3. La Direzione delle finanze e delle chiese fornisce lo strumento e i processi standardizzati per la gestione del portafoglio progetti.

4. Le direzioni e la Cancelleria di Stato istituiscono, nel loro ambito di competenza, i processi necessari per la gestione del portafoglio progetti e nominano un responsabile del portafoglio progetti.

1. I responsabili di progetto comunicano trimestralmente lo stato dei progetti inclusi nel portafoglio alla responsabile o al responsabile del portafoglio progetti della loro direzione o alla Cancelleria di Stato rispettiva.

2. La responsabile o il responsabile del portafoglio progetti analizza lo stato dei progetti e riferisce al segretariato generale competente o alla rispettiva Cancelleria di Stato.

3. I segretariati generali o la rispettiva Cancelleria di Stato dispongono, se necessario, misure per i progetti di loro competenza, come ad esempio le valutazioni di progetto (project assessments).

1. I progetti indicati nel piano di compiti e finanziamenti e nella relazione annuale sono considerati progetti chiave.

2. La classificazione di un progetto come progetto chiave è di competenza della direzione responsabile e della cancelleria statale, tenendo conto delle disposizioni relative al piano di compiti e finanziamenti e alla relazione annuale.

3. ...

1. I progetti informatici o di digitalizzazione pianificati e in corso di tutte le categorie vengono gestiti in un portfolio di progetti digitali comune.

2. La gestione del portfolio di progetti digitali avviene secondo le direttive del Servizio di Trasformazione Digitale (DiDiT).

3. La responsabilità del processo per la gestione del portfolio di progetti digitali è attribuita alla DiDiT.

4. La DiDiT elabora periodicamente analisi rilevanti per la direzione dal portfolio di progetti digitali.

1. La DiDiT

a. tratta questioni metodologiche, formative e pratiche nell'applicazione di HERMES;

b. supporta le direzioni e la cancelleria statale, se necessario;

c. monitora gli sviluppi nell'ambito della gestione dei progetti e HERMES.

1. La DiDiT fornisce strumenti di lavoro e formazione per il metodo di gestione dei progetti HERMES. In tale ambito, si tengono in considerazione le particolarità cantonali e le esigenze dei gruppi target.

2. Le Direzioni e la Cancelleria di Stato garantiscono che i committenti e i responsabili di progetto operanti nel loro ambito di competenza dispongano delle necessarie formazioni e competenze nel campo della gestione dei progetti e del metodo di gestione dei progetti applicabile.