Oggetto e Ambito di Applicazione (ArchDV)

1. Questa ordinanza direttoriale disciplina la gestione e l'archiviazione dei documenti degli enti pubblici ai sensi dell'articolo 2, comma 1, della Legge Comunale del 16 marzo 1998 (LG) e delle loro istituzioni ai sensi dell'articolo 65 LG (di seguito indicate come comuni).

2. Si applica ai documenti su carta e ai documenti provenienti da sistemi elettronici (di seguito indicati come documenti elettronici). Le normative sono descritte separatamente a seconda del supporto.

3. La gestione e l'archiviazione dei documenti delle organizzazioni private e delle persone che svolgono un compito di diritto pubblico per conto di un comune sono regolate dall'articolo 3, comma 4, lettera c ArchG.

L'archivio comunale è un'istituzione per la conservazione permanente dei documenti di rilevanza archivistica derivanti dai compiti, dall'attività, dalle deliberazioni degli organi e dalla gestione del comune.

1. I documenti sono informazioni registrate, indipendentemente dal supporto dei dati, nonché tutti gli strumenti e i dati complementari necessari per la comprensione delle informazioni e il loro utilizzo.

2. I documenti provenienti da sistemi elettronici sono

a) documenti che sono generati come prodotti intermedi, secondari o finali di processi elettronici di elaborazione e che possono essere disponibili in forma digitale o analogica,

b) documenti che sono accessibili esclusivamente in forma digitale e leggibili solo mediante strumenti elettronici (documenti digitali).

3. Sono rilevanti per l'attività i documenti con informazioni necessarie per comprendere, eseguire e ricostruire un'attività economica (dati primari), nonché le informazioni descrittive e tecniche necessarie per la loro comprensione (metadati).

4. Sono degni di archiviazione i documenti di valore permanente

a) per la protezione degli interessi del comune,

b) per la protezione degli interessi legittimi delle persone coinvolte o di terzi,

c) per l'attività amministrativa,

d) per la legislazione e l'applicazione del diritto,

e) per la documentazione dell'attività e dell'organizzazione delle autorità,

f) per la comprensione del presente e della storia o

g) per la scienza e la ricerca.

1. Il ciclo di vita dei documenti comprende tre fasi: la creazione, la gestione, l'archiviazione e la conservazione, nonché l'eliminazione secondo un piano di archiviazione (sistema di classificazione) ai sensi dell'Articolo 5.

2. I documenti attraversano le fasi del ciclo di vita come segue

a) Archiviazione: documenti di affari in corso,

b) Archivio intermedio: documenti con un periodo di conservazione in corso per la salvaguardia delle prove, per eventuali verifiche e riapertura degli affari e

c) Archivio permanente: documenti valutati per la salvaguardia degli interessi del comune e del pubblico, la tracciabilità a lungo termine dell'attività del comune o per la ricerca scientifica (bene archivistico).

3. I documenti devono essere resi accessibili e disponibili agli aventi diritto durante l'intero ciclo di vita.

1. Il Comune istituisce un sistema di ordinamento come base sistematica per l'elaborazione, l'archiviazione e la conservazione dei documenti.

2. Deposita i documenti secondo questo ordinamento.

3. Il sistema di ordinamento contiene

a. la sistematica per l'ordinamento dei documenti,

b. i termini di conservazione e

c. la valutazione.

4. Il sistema di ordinamento si applica sia ai documenti cartacei che ai documenti elettronici.

5. Il Comune lo adatta alle nuove circostanze.

1. I periodi minimi di conservazione e una raccomandazione di valutazione approfondita per specifiche categorie di documenti sono stabiliti negli allegati da 1 a 4.

2. Il comune può, dopo il termine del periodo minimo di conservazione ai sensi del comma 1, valutare i documenti e prevedere periodi di conservazione più lunghi. Questi devono essere integrati nel sistema di ordinamento secondo l'articolo 5 comma 3 lettera b.

3. Il comune valuta la rilevanza archivistica dei documenti non elencati nell'allegato pertinente secondo l'articolo 3 comma 4. I periodi di conservazione e la valutazione devono essere integrati nel sistema di ordinamento secondo l'articolo 5 comma 3 lettere b e c.

4. Per i documenti contenenti dati personali ai sensi dell'articolo 30, la conservazione secondo i commi 2 e 3 è consentita solo con riserva dell'articolo 21 comma 2.

5. I documenti che non sono valutati come degni di archiviazione devono essere distrutti dopo il termine del periodo di conservazione.

6. Restano salve le diverse durate di conservazione previste dalla legge federale o dalla legge cantonale.

I documenti vengono archiviati, conservati e tenuti su supporto cartaceo o in forma elettronica.

...

1. Ogni comune garantisce una gestione corretta della propria documentazione e mantiene un archivio.

2. Le responsabilità ai sensi degli articoli 9 e 10 possono essere assegnate alla stessa entità (autorità o persona).

L'ente comunale designa l'organismo responsabile della supervisione della corretta gestione dei documenti e gli uffici competenti per la gestione dei documenti.

Gli uffici competenti per la gestione dei documenti garantiscono una gestione ordinata, tracciabile e verificabile dei documenti.

Essi sono responsabili della registrazione dei documenti rilevanti per gli affari in un registro cartaceo o in formato elettronico.

Provvedono all'attuazione delle disposizioni sulla gestione dei documenti da parte di tutte le persone incaricate dello svolgimento delle funzioni.

La Comunità designa l'organo responsabile della supervisione della gestione archivistica e gli uffici responsabili dell'archiviazione dei documenti.

Gli uffici responsabili dell'archiviazione dei documenti garantiscono un'archiviazione ordinata, tracciabile e verificabile dei documenti.

Essi sono responsabili della completa registrazione del materiale archivistico in uno strumento di ricerca.

Essi sono competenti per l'utilizzo del materiale archivistico.

Provvedono all'attuazione della legislazione archivistica.

1. Il comune può incaricare terzi dell'archiviazione dei documenti e della gestione del materiale archivistico nell'archivio a lungo termine.

2. Il terzo o i terzi forniscono garanzia per l'archiviazione sicura dei documenti e la gestione del materiale archivistico ai sensi della legislazione archivistica. La responsabilità per la corretta gestione dell'archivio rimane al comune.

3. I documenti archiviati presso terzi possono essere trasferiti in un'altra sede solo con il consenso del comune.

4. Il comune regola l'accesso ai documenti conservati presso terzi.

1. Le funzioni del comune sono gestite sotto forma di affari.

2. Gli uffici responsabili della gestione dei documenti elaborano e gestiscono gli affari.

1. Per ogni affare viene aperto un dossier. Per i documenti cartacei, il comune può stabilire eccezioni.

2. Il dossier comprende tutti i documenti rilevanti per l'affare secondo l'articolo 3 comma 3.

3. Viene archiviato secondo il sistema di ordinamento previsto dall'articolo 5 e registrato in un elenco.

1. Dopo la conclusione o l'interruzione di un affare, la persona incaricata del trattamento ordina il dossier, verificandone la completezza e la tracciabilità, e rimuovendo i documenti non pertinenti all'affare.

2. La persona incaricata del trattamento consegna il dossier per la conservazione agli uffici responsabili della gestione dei documenti.

3. Gli uffici responsabili della gestione dei documenti controllano l'ordinamento del dossier e lo convertono in una forma adatta all'archiviazione. Essi sono responsabili dell'accessibilità a chi ne ha diritto e della disponibilità del dossier.

4. Dopo la chiusura del dossier, i documenti o il dossier sono immodificabili durante il periodo di conservazione. Sono fatte salve la correzione o la distruzione di documenti errati o non necessari contenenti dati personali, secondo l'articolo 23 della legge sulla protezione dei dati del 19 febbraio 1986 (KDSG)[[4]].

1. Al completamento del fascicolo inizia a decorrere il termine di conservazione stabilito nel relativo allegato o determinato dal comune.

2. Il fascicolo completato viene trasferito nell'archivio intermedio.

3. Gli uffici responsabili della gestione dei documenti sono incaricati della conservazione nell'archivio intermedio.

1. Tutti i documenti di un'attività in formato cartaceo vengono archiviati in un dossier in formato cartaceo.

2. In caso di gestione dei documenti senza formazione di un dossier si applicano almeno i seguenti requisiti

a) Strutturazione dell'archiviazione dei documenti secondo un sistema di classificazione,

b) Ordinamento cronologico dei documenti,

c) Etichettatura dei documenti e

d) Registrazione dei documenti in un elenco.

1. Qualora i verbali dell'assemblea comunale, del consiglio comunale e del parlamento comunale siano conservati e archiviati su carta, devono essere rilegati o spillati.

1. Il fascicolo costituito per ciascun nuovo affare può essere suddiviso in sottofascicoli.

2. Il fascicolo viene registrato nel sistema di gestione degli affari con metadati e assegnato a una posizione del sistema di classificazione ai sensi dell'articolo 13, comma 3.

**Revisione del fascicolo elettronico per completezza e tracciabilità**

1. La revisione del fascicolo elettronico per la sua completezza e tracciabilità, ai sensi dell'articolo 14, paragrafo 1, include anche la verifica dei metadati associati all'affare.

2. Per garantire l'immutabilità dei documenti o del fascicolo secondo l'articolo 14, paragrafo 4, alla chiusura del fascicolo, i documenti contenuti nel fascicolo elettronico sono resi protetti da scrittura.

3. Contemporaneamente, i documenti elettronici vengono convertiti in un formato idoneo per l'archiviazione (conversione).

4. Per la determinazione dei formati idonei all'archiviazione si applicano i requisiti dell'Ufficio di coordinamento per l'archiviazione permanente dei documenti elettronici (KOST).

1. Alla scadenza del periodo minimo di conservazione secondo l'allegato corrispondente, si procede all'attuazione della decisione di valutazione ai sensi dell'articolo 6 paragrafi 2 fino a 6.

2. I documenti di rilevanza storica devono essere conservati permanentemente.

3. In assenza di una valutazione, le autorità competenti per la gestione dei documenti decidono insieme alle autorità competenti per l'archiviazione dei documenti sulla distruzione o archiviazione degli stessi.

1. I documenti non meritevoli di archiviazione vengono distrutti.

2. I documenti non meritevoli di archiviazione contenenti dati personali devono essere distrutti quando non sono più necessari (articolo 19 KDSG). Ciò vale anche per gruppi di documenti con una grande quantità di dati personali, se solo alcuni di essi sono meritevoli di archiviazione. L'obbligo di distruggere questi documenti è espressamente indicato nell'allegato corrispondente.

3. Gli uffici responsabili della gestione dei documenti redigono un verbale di tutti i documenti distrutti.

4. Questo contiene informazioni su

a) il momento della distruzione (data),

b) la quantità dei documenti distrutti (quantità: pagine, scatole o peso, ecc.) e

c) il contenuto dei documenti distrutti (denominazione dell'argomento trattato, uffici competenti del comune e periodo di preparazione dei documenti).

5. Il verbale non deve consentire di risalire ai dati personali.

1. Il piano archivistico rappresenta l'organizzazione del patrimonio archivistico in base ai settori d'attività del Comune e all'interno di questi in ordine cronologico.

2. Il patrimonio archivistico può essere suddiviso cronologicamente nei seguenti ambiti

a) primo ambito (ambito storico): patrimonio archivistico di secoli ed epoche passate e

b) ulteriori ambiti nel piano archivistico: ogni qualvolta viene introdotto un nuovo sistema di ordinamento per la gestione dei documenti correnti.

3. Il patrimonio archivistico che non deriva dalle competenze, dalle attività o dalla gestione del Comune è assegnato a un settore separato.

1. È necessario predisporre e mantenere costantemente aggiornato uno strumento di ricerca per il materiale d'archivio del comune.

2. Lo strumento di ricerca deve contenere almeno

a. la posizione dei documenti nel piano d'archivio,

b. l'identificazione dei documenti (ente responsabile principale e informazioni contenutistiche) e

c. il periodo di creazione dei documenti.

1. I documenti d'archivio su carta sono conservati nei locali d'archivio.

2. Sono disposti in modo facilmente accessibile, ordinato e delimitato secondo le varie aree.

3. I documenti d'archivio sono ordinati e rintracciabili secondo la sistematica del piano archivistico.

1. La sala archivio è strutturata in modo da proteggere i documenti d'archivio da rimozioni non autorizzate, da accessi non autorizzati, da influenze dannose e da parassiti.

2. I comuni possono utilizzare spazi d'archivio comuni.

3. I documenti d'archivio sono conservati separatamente per ciascun comune.

1. I documenti provenienti da settori aziendali gestiti interamente in modo elettronico possono essere archiviati permanentemente in formato elettronico, a condizione che i sistemi di gestione aziendale elettronica e di gestione archivistica elettronica soddisfino come standard minimo i requisiti tecnici conformi a KOST.

2. Gli uffici competenti per la gestione dei documenti mantengono disponibili nel sistema di gestione aziendale i documenti elettronici di valore archivistico (archivio intermedio ai sensi dell'articolo 15) fino a quando l'integrazione riuscita nell'archivio elettronico non sia stata effettuata e confermata.

3. Una volta ricevuta la conferma di integrazione, i documenti consegnati vengono eliminati dal sistema di gestione aziendale o contrassegnati come archiviati. I documenti contenenti dati personali devono essere ulteriormente contrassegnati come tali, e l'accesso ad essi deve essere limitato secondo l'articolo 31.

4. Se il comune ha incaricato un terzo della gestione dell'archiviazione elettronica, quest'ultimo conferma per iscritto la riuscita integrazione prima dell'eliminazione dei documenti nel sistema di gestione aziendale.

1. L'indicizzazione degli archivi elettronici negli strumenti di ricerca ai sensi dell'articolo 23 deve essere effettuata fino al livello del dossier.

2. Sono fatte salve le eccezioni dovute a impossibilità tecniche.

1. Il comune ampliato o di nuova costituzione a seguito di una fusione comunale

a) completa la documentazione d'archivio dei comuni soppressi a causa della fusione,

b) la registra in uno strumento di ricerca,

c) garantisce che nello strumento di ricerca del comune ampliato o di nuova costituzione sia correttamente indicato lo strumento di ricerca separato per la documentazione d'archivio dei comuni soppressi, e

d) designa il locale d'archivio in cui i documenti dei comuni soppressi a causa della fusione sono conservati permanentemente.

2. Il locale d'archivio deve soddisfare i requisiti secondo l'Articolo 25, paragrafo 1.

1. Il comune, la cui soppressione senza successione legale è imminente, provvede, prima della sua eliminazione, all'archiviazione permanente e sicura dei suoi documenti ai sensi della legislazione sugli archivi.

2. Conclude il trattamento del suo materiale archivistico e lo registra in uno strumento di ricerca.

3. Trasferisce il suo materiale archivistico ad un altro comune o organizzazione per l'archivio a lungo termine. Se nessun comune o organizzazione accetta di farlo, l'archivio di Stato assume il materiale archivistico.

1. L'archiviazione di documenti contenenti dati personali è disciplinata dall'articolo 14 ArchG.

1. Gli uffici responsabili dell'archiviazione dei documenti possono accedere ai dati personali archiviati.

2. Gli uffici responsabili della gestione dei documenti possono accedere ai dati personali archiviati solo se questi sono conservati a fini di sicurezza e prova secondo l'articolo 19, comma 2, KDSG.

3. L'articolo 14, comma 3, ArchG stabilisce se è consentito l'accesso agli altri documenti contenenti dati personali.

1. Se una persona interessata contesta l'esattezza dei dati personali archiviati, può far allegare una dichiarazione di contestazione ai documenti (Nota di contestazione).

2. La Nota di contestazione viene presentata per iscritto presso gli enti responsabili dell'archiviazione dei documenti, contrassegnata come contestazione e fornita del nome della persona interessata.

3. Viene allegata ai documenti nel punto corrispondente con la data. Il materiale d'archivio non può essere modificato.

1. Il materiale d'archivio è messo a disposizione del pubblico.

2. L'accesso all'archivio comunale è concesso secondo la legislazione sull'informazione e la protezione dei dati. La disponibilità è determinata dagli articoli da 16 a 25 della ArchG.

3. Le richieste di accesso a documenti contenenti dati personali per uno scopo non personale ai sensi dell'articolo 20 della ArchG devono essere presentate per iscritto e motivate.

4. Su queste richieste decidono le autorità responsabili dell'archiviazione dei documenti.

1. Le autorità competenti per l'archiviazione dei documenti possono limitare o negare l'accesso a determinate parti dell'archivio o a singoli documenti, se

a vi è il rischio di danneggiamento oppure

b l'accesso comporta un onere sproporzionato per il comune.

1. Il comune può prestare il materiale d'archivio al cantone, ad altri comuni o ad altri archivi a scopo di ricerca scientifica, se è garantito un trattamento adeguato.

2. Può mettere a disposizione il materiale d'archivio per mostre su richiesta, se

a) non sussistono preoccupazioni di natura conservativa,

b) nel luogo dell'esposizione è garantita la sicurezza necessaria e

c) il fine desiderato non può essere raggiunto con altri mezzi.

3. Il comune non presta documenti di particolare valore storico. Eccezioni possono essere concesse per esposizioni di rilevante importanza, a condizione che siano soddisfatte le condizioni del paragrafo 2.

4. L'uso commerciale e l'inalienabilità del materiale d'archivio sono disciplinati dagli articoli 23 e 24 della Legge sugli Archivi (ArchG).

1. Per la sorveglianza cantonale sugli archivi comunali si applicano le disposizioni ai sensi dell'articolo 87 e seguenti GG.

2. L'Archivio di Stato è l'organo di sorveglianza cantonale per l'ambito storico degli archivi comunali e può emanare relative direttive.

3. È disponibile come organo cantonale specializzato per la sorveglianza comunale in materia archivistica, fornendo consulenza.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1º gennaio 2015.