Oggetto e Campo di Applicazione (RARCHMP)

1. Questo regolamento disciplina la conservazione dei documenti della Procura generale, delle procure cantonali e regionali, nonché della procura dei minori.

1. Supporti di memoria sono tutti i materiali utilizzati per l'archiviazione o la riproduzione di dati in forma analogica e digitale.

2. Strumenti di ricerca sono strumenti ausiliari necessari per il reperimento, l'utilizzo e la comprensione dei documenti, come elenchi fisici o elettronici, registri, archivi, liste e panoramiche organizzative.

3. Documenti provenienti da sistemi elettronici sono

a) Documenti generati come prodotti intermedi, secondari o finali di processi di elaborazione elettronica e disponibili in forma digitale o analogica,

b) Documenti accessibili esclusivamente in forma digitale e leggibili solo tramite strumenti elettronici (documenti digitali).

1. Le procure raccolgono, ordinano e conservano i loro documenti in modo tale che le operazioni e i risultati essenziali della loro attività possano essere ricostruiti e comprovati in ogni momento.

2. A tal fine, conservano solo documenti completi e affidabili.

3. I documenti soggetti a obbligo di conservazione sono

a. Fascicoli del procedimento che rimangono nella competenza della procura fino alla conclusione definitiva,

b. Fascicoli del procedimento e dell'esecuzione che rimangono nella competenza della procura minorile fino alla conclusione definitiva o fino al termine dell'esecuzione,

c. Pubblicazioni ufficiali o altre pubblicazioni di valore documentario che vengono pubblicate dalla procura,

d. Pubblicazioni a cui la procura ha contribuito nella realizzazione o che ha sostenuto finanziariamente,

e. Altri documenti considerati meritevoli di archiviazione ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, della legge sull'archiviazione (ArchG).

1. Documenti che non sono soggetti all'obbligo di conservazione ai sensi dell'articolo 3 devono essere conservati solo su istruzione della Procura Generale.

1. Per i dati personali che non sono soggetti all'obbligo di conservazione ai sensi dell'Articolo 3, si applicano le disposizioni della legge sulla protezione dei dati del 19 febbraio 1986 (KDSG)[[2]].

2. Le norme speciali sulla conservazione, in particolare quelle della legislazione del personale, rimangono riservate.

1. I documenti devono essere conservati come segue

a. Atti procedurali e di esecuzione secondo le disposizioni del Codice di procedura penale svizzero del 5 ottobre 2007 (CPP)[[3]](#enumeration_itemtext_content_fn_4102_2_3_c) fino al sopraggiungere della prescrizione del perseguimento o dell'esecuzione;

b. Atti procedurali e di esecuzione della giustizia minorile fino al compimento del 30° anno di età del minore. Rimane riservato l'articolo 36 paragrafo 2 della Legge federale del 20 giugno 2003 sul diritto penale minorile (Legge sul diritto penale minorile, LDPM)[[4]](#enumeration_itemtext_content_fn_4103_2_4_c), mentre la durata del periodo di conservazione degli atti relativi a trasgressori di transizione ai sensi dell'articolo 3 paragrafo 2 LDPM, condannati a una pena o a una misura secondo il Codice penale svizzero (CPS)[[5]](#enumeration_itemtext_content_fn_4103_2_5_c), è determinata dalle disposizioni per gli adulti (lett. a);

c. Documenti ufficiali o altre pubblicazioni di valore documentale devono essere conservati almeno fino all'offerta all'Archivio di Stato ai sensi dell'articolo 10,

d. Copie di riferimento di pubblicazioni in cui il pubblico ministero ha partecipato o che ha finanziato devono essere conservate almeno fino all'offerta all'Archivio di Stato ai sensi dell'articolo 10,

e. Altri documenti soggetti all'obbligo di conservazione ai sensi dell'articolo 3 devono essere conservati almeno fino all'offerta all'Archivio di Stato ai sensi dell'articolo 10.

1. Ogni procura crea un piano d'archiviazione dei propri documenti e lo segue. Deposita i propri documenti secondo questo ordine.

2. Nei piani d'archiviazione vengono stabiliti

a) la sistematica per l'ordinamento dei documenti,

b) le disposizioni per la gestione dei documenti,

c) i termini di conservazione,

d) una proposta per la valutazione della rilevanza archivistica in vista del trasferimento dei documenti all'archivio di Stato.

3. La sistematica dell'ordinamento dei documenti deve essere il più semplice, chiara e corretta possibile.

1. Nella creazione, gestione e conservazione dei loro documenti, le procure assicurano che

a. siano utilizzati supporti informativi, materiali di scrittura e altre risorse che offrono una durata sufficiente, almeno pari ai rispettivi periodi di conservazione;

b. i locali dell'archivio siano chiudibili a chiave e i documenti siano protetti da influenze dannose, in particolare da fuoco, polvere, umidità e esposizione solare;

c. nessuna persona non autorizzata abbia accesso ai documenti.

2. Ogni procura designa una persona responsabile della gestione del protocollo.

3. La persona responsabile è il referente per tutte le questioni relative alla gestione dell'archivio.

1. Le singole procure della Repubblica concordano con l'archivio di Stato per la predisposizione dei piani archivistici e degli strumenti di ricerca, in modo tale che questi possano successivamente essere assunti dall'archivio di Stato con il minimo delle modifiche e possano essere utilizzati per il reperimento della documentazione correlata.

2. Rendono accessibili i loro piani archivistici all'archivio di Stato e comunicano a quest'ultimo le modifiche importanti.

3. Nella gestione del protocollo sono obbligate a seguire le direttive dell'archivio di Stato.

1. Tutti i documenti da conservare ai sensi dell'Articolo 3 devono essere offerti per l'archiviazione all'Archivio di Stato come segue

a) Fascicoli di procedimento e di esecuzione al termine del periodo di conservazione,

b) Fascicoli di procedimento e di esecuzione della procura dei minori al termine del periodo di conservazione,

c) Esemplari di deposito di pubblicazioni ufficiali o di altre pubblicazioni di valore documentario al momento della loro uscita o al più tardi cinque anni dopo,

d) Esemplari di deposito di pubblicazioni che la procura ha contribuito a realizzare o ha sostenuto finanziariamente al momento della loro uscita o al più tardi cinque anni dopo,

e) Altri documenti obbligatori da conservare ai sensi dell'Articolo 3 comma 3 lettera e, non appena non più necessari, ma al più tardi dieci anni dopo la conclusione del relativo affare.

2. Per quanto riguarda i dettagli dell'obbligo di offerta, le procure sono obbligate a seguire le istruzioni dell'Archivio di Stato.

Prima di offrire i documenti all'Archivio di Stato, essi devono essere revisionati e preparati per la consegna secondo le istruzioni della Procura Generale.

1. Le procure suggeriscono all'archivio di Stato i documenti che ritengono di interesse archivistico secondo l'articolo 3 comma 2 ArchG.

2. Preparano i documenti in modo tale che l'archivio di Stato possa valutarne l'interesse archivistico senza sforzi aggiuntivi.

**Valutazione dei documenti dai sistemi elettronici**

Per la valutazione dei documenti provenienti da sistemi elettronici, le procure coinvolgono l'archivio di Stato già nella fase di pianificazione di nuovi sistemi. L'archivio di Stato deve essere coinvolto in maniera adeguata nel progetto pertinente.

All'archivio di Stato deve essere garantito l'accesso a tutti i sistemi i cui dati sono soggetti all'obbligo di offerta e devono essere esaminati per la loro rilevanza archivistica, in particolare la documentazione di progetto, di sistema e applicativa pertinenti, laddove necessario per l'adempimento dei suoi compiti. L'accesso tramite procedura di richiamo è escluso.

Qualora i documenti provenienti da sistemi elettronici, che sono soggetti all'obbligo di offerta, siano conservati integralmente e rispettando la loro affidabilità in forma analogica (su carta o microfilm), la procura responsabile può essere esonerata dall'obbligo di offerta per i dati contenuti nel sistema.

1. All'archivio di Stato devono essere offerti per la consegna, insieme ai documenti, anche gli strumenti di ricerca pertinenti e, se del caso, ulteriori strumenti ausiliari.

2. Alle consegne deve essere allegato un elenco dei documenti consegnati, contenente le seguenti informazioni

a. Contenuto dei documenti in forma sintetica,

b. Indicazione di dati personali.

3. Le procure della Repubblica sono responsabili del trasferimento del materiale archivistico. Devono preliminarmente concordare con l'archivio di Stato le necessarie modalità.

4. Ogni consegna deve essere attestata da un rapporto di consegna rilasciato dall'archivio di Stato.

5. Per quanto riguarda i dettagli della consegna, esse sono soggette a istruzioni nei confronti dell'archivio di Stato.

1. L'accesso del pubblico ai documenti d'archivio delle procure si determina in base agli articoli 16 e seguenti della legge sugli archivi (ArchG).

1. Per l'archiviazione degli atti procedurali ed esecutivi, che sono stati creati entro il 31 dicembre 2010 presso gli uffici dei giudici istruttori e i tribunali per i minorenni, si applicano le disposizioni del regolamento del Tribunale Supremo del 29 novembre 2010 sull'archiviazione dei tribunali civili e penali di primo e secondo grado[6].

1. Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2011.

2. Esso sarà inserito nella raccolta di leggi del Cantone di Berna.