Generale (ARCHRVG)

1. Questo regolamento disciplina la conservazione e l'archiviazione dei documenti

a) del Tribunale amministrativo,

b) della Commissione ricorsi tributari,

c) della Commissione ricorsi per provvedimenti nei confronti di conducenti di veicoli

d) della Commissione di stima per l'espropriazione, oltre a

e) della Commissione per il miglioramento fondiario.

2. La conservazione dei dati personali è regolata dalla legislazione sulla protezione dei dati personali.

1. **Documenti**: Sono considerati documenti tutti gli atti del tribunale amministrativo e delle altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione, tutte le altre informazioni registrate, indipendentemente dai supporti dati, nonché tutti gli strumenti e i dati complementari necessari per la comprensione delle informazioni e il loro uso.

2. **Supporti Dati**: Sono materiali utilizzati per la memorizzazione di dati sia in forma analogica che digitale.

3. **Materiale d'Archivio**: Sono considerati come materiale d'archivio i documenti che sono stati acquisiti dall'archivio di Stato per la conservazione o che devono essere consegnati a quest'ultimo.

4. **Strumenti di Ricerca**: Sono strumenti necessari per l'individuazione, l'utilizzo e la comprensione dei documenti, come elenchi fisici o elettronici, registri, schedari, liste e panoramiche di organizzazione. Essi contengono le seguenti informazioni aggiuntive sui dati primari

a. Struttura (articolazione, layout, formato, ecc.),

b. Contesto di elaborazione (persone, uffici coinvolti, dispositivi di emissione, transazioni, ecc.),

c. Specifiche sul contenuto.

5. **Documenti da Sistemi Elettronici**

a. Documenti prodotti come prodotti intermedi, accessori o finali di processi di elaborazione elettronica che esistono in forma digitale o analogica,

b. Documenti accessibili esclusivamente in forma digitale e leggibili solo tramite strumenti elettronici (documenti digitali).

1. Il Tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione garantiscono che l'amministrazione del tribunale possa essere sempre tracciata e comprovata nei documenti.

2. La tracciabilità risulta dalle sentenze e dalle motivazioni in esse contenute.

3. Il Tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione conservano solo documenti completi e affidabili.

4. L'affidabilità dei documenti, in particolare quelli provenienti da sistemi elettronici, deve essere garantita con adeguate misure organizzative e tecniche.

1. Nei procedimenti in cui il Tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione decidono come istanza di ricorso, vengono conservati i seguenti atti

a) gli atti di diritto (senza allegati),

b) l'oggetto del ricorso,

c) la corrispondenza avvenuta nell'ambito del procedimento amministrativo,

d) i fogli di circolazione,

e) le ordinanze e le decisioni,

f) la sentenza,

g) i documenti riguardanti gli scambi di opinioni.

2. Gli altri atti processuali vengono restituiti ai rispettivi mittenti o distrutti al termine del procedimento.

1. I documenti amministrativi vengono archiviati permanentemente, nella misura in cui sono preziosi per la comprensione della storia e dello sviluppo del tribunale amministrativo e delle altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione.

2. I verbali e le consultazioni vengono conservati permanentemente.

1. Sentenze e decisioni che concludono il processo, comprese le motivazioni, sono conservate permanentemente in raccolte predisposte fisicamente o elettronicamente.

2. I registri delle pratiche sono conservati permanentemente in forma fisica o elettronica.

1. Durante la creazione, gestione e conservazione dei loro documenti, il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione garantiscono che

a) siano utilizzati supporti informativi a lunga durata, materiali scriventi e strumenti ausiliari che assicurino una durata sufficiente, che corrisponda almeno ai termini minimi di conservazione previsti,

b) i locali di archivio siano chiudibili a chiave e che i documenti siano protetti, nell'ambito delle possibilità, da influenze dannose, in particolare da fuoco, polvere, umidità e irradiazione solare,

c) persone non autorizzate non abbiano accesso ai documenti.

La Segretaria Generale o il Segretario Generale del Tribunale Amministrativo è responsabile dell'organizzazione e della gestione del registro. Lei o lui emana le istruzioni pertinenti.

Le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione designano una persona responsabile del registro e della gestione dei loro documenti.

I segretariati preparano i documenti da conservare.

La Segretaria Generale o il Segretario Generale del Tribunale Amministrativo è responsabile della conservazione sicura dei documenti e gestisce gli spazi predisposti a tale scopo.

1. Il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione redigono un piano di archiviazione delle loro documentazioni e lo mantengono aggiornato. Posizionano i loro documenti secondo questa normativa.

2. Nei piani di archiviazione sono annotati

a. la sistematica per l'ordinamento dei documenti,

b. le norme per la gestione dei documenti,

c. i termini di conservazione,

d. una proposta per la valutazione della rilevanza archivistica in vista del trasferimento dei documenti all'Archivio di Stato.

3. La sistematica dell'ordinamento dei documenti deve essere quanto più possibile semplice, chiara e adeguata.

4. Il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione si consultano con l'Archivio di Stato nella predisposizione dei piani di archiviazione e degli strumenti di ricerca.

1. Il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione offrono all'archivio statale tutti i documenti che devono essere conservati ai sensi degli articoli 4, 5 e 6 al termine del periodo di conservazione. I documenti da conservare permanentemente vengono offerti non prima di dieci anni dall'entrata in vigore definitiva.

2. Il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione propongono all'archivio statale quali documenti ritengono meritevoli di archiviazione e quali possono essere distrutti. I documenti non possono essere distrutti senza il consenso dell'archivio statale.

3. L'archivio statale valuta i documenti e decide sulla loro dignità di essere archiviati tenendo conto delle proposte del tribunale amministrativo e delle altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione.

4. L'archivio statale non distrugge alcun documento senza il consenso del tribunale amministrativo e delle altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione.

5. Riguardo ai dettagli dell'obbligo di offerta, il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione si consultano con l'archivio statale.

Articolo 1: Accesso del Registro di Stato

Il Registro di Stato deve avere accesso a tutti i sistemi i cui dati sono soggetti all'obbligo di offerta e che devono essere esaminati per determinarne la rilevanza archivistica, in particolare alle documentazioni relative a progetti, sistemi e applicazioni pertinenti, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento dei suoi compiti. L'accesso tramite procedura di recupero è escluso.

Qualora i documenti provenienti da sistemi elettronici soggetti all'obbligo di offerta siano conservati integralmente e mantenendo la loro affidabilità in forma analogica (su carta o microfilm), l'autorità amministrativa giudiziaria responsabile può essere esentata dall'obbligo di offerta dei dati contenuti nel sistema.

1. All'Archivio di Stato devono essere offerte, insieme ai documenti, anche le liste di ricerca corrispondenti e eventuali altri strumenti ausiliari per la consegna.

2. Alle consegne deve essere allegato un elenco dei documenti consegnati, che contenga le seguenti informazioni

a) Contenuto dei documenti in forma concisa,

b) Indicazione dei dati personali.

3. Il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione sono responsabili del trasferimento dei beni archivistici.

4. Si fanno rilasciare dall'Archivio di Stato una ricevuta di consegna per ogni trasporto effettuato.

5. Per i dettagli della consegna, il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione si accordano con l'Archivio di Stato.

1. Gli atti dei procedimenti del tribunale amministrativo e delle altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione sono conservati per un periodo di dieci anni a partire dal passaggio in giudicato formale.

2. Alla scadenza del periodo di conservazione di dieci anni, gli atti sono offerti all'archivio di Stato per l'archiviazione permanente.

3. Degli atti della sezione di diritto previdenziale del tribunale amministrativo e della commissione di ricorso per le misure nei confronti dei conducenti di veicoli, sono offerti all'archivio di Stato, dopo la scadenza del periodo di conservazione di dieci anni, solo ogni decimo fascicolo (numeri decimali). Gli altri fascicoli possono essere distrutti dal tribunale amministrativo.

4. L'offerta e l'archiviazione dei documenti dell'amministrazione giudiziaria, che devono essere considerati provvisoriamente o permanentemente di valore conservativo, avviene dieci anni dopo la conclusione dell'affare in questione.

1. Documenti di procedura e amministrativi, creati fino al 31 dicembre 2010 presso il tribunale amministrativo e le altre autorità giudiziarie indipendenti dall'amministrazione, possono essere offerti all'archivio di Stato in un'azione unica semplificata.

1. Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2011.

2. Esso sarà inserito nella raccolta di leggi del Cantone di Berna.