Ambito di applicazione (ARCHRZSG)

1. Questo regolamento disciplina la conservazione e la consegna degli atti del tribunale superiore, del tribunale cantonale delle misure coercitive per quanto riguarda le cause penali, del tribunale per i reati economici, del tribunale dei minorenni, dei tribunali regionali, dei tribunali regionali delle misure coercitive e delle autorità regionali di conciliazione.

2. La conservazione dei dati relativi al diritto del personale è disciplinata dalla legislazione sul personale.

1. **Documenti** sono informazioni registrate, indipendentemente dal supporto dati, nonché tutti gli strumenti e i dati complementari necessari per la comprensione delle informazioni e il loro utilizzo.

2. **Supporti dati** sono tutti i materiali utilizzati per l'archiviazione o la riproduzione di dati in forma analogica e digitale.

3. **Strumenti di reperimento** sono strumenti necessari per il ritrovamento, l'utilizzo e la comprensione dei documenti, come repertori fisici o elettronici, registri, schedari, elenchi e panoramiche di organizzazione. Includono le seguenti informazioni aggiuntive sui dati primari

a struttura (suddivisione, layout, formato ecc.),

b contesto di elaborazione (persone, enti coinvolti, dispositivi di output, transazioni ecc.),

c indicazioni sul contenuto.

4. **Documenti da sistemi elettronici** sono

a documenti che vengono generati come prodotti intermedi, secondari o finali di processi di elaborazione elettronica e che esistono in forma digitale o analogica,

b documenti accessibili esclusivamente in forma digitale e leggibili solo mediante strumenti elettronici (documenti digitali).

1. Le autorità ai sensi dell'articolo 1 comma 1 conservano integralmente i loro atti procedurali e raccolgono, ordinano e conservano gli altri documenti, in modo tale che i principali processi e risultati della loro attività commerciale possano essere sempre ricostruiti e dimostrati.

1. I documenti sono di valore archivistico se hanno un valore permanente

a) per la giurisprudenza,

b) per la documentazione dell'attività e dell'organizzazione delle autorità,

c) per la comprensione del presente e della storia oppure

d) per la scienza e la ricerca.

2. I documenti per i quali è prescritta la conservazione permanente sono considerati di valore archivistico.

3. I documenti per i quali esiste un termine di conservazione limitato non sono generalmente considerati di valore archivistico, a meno che non vengano valutati come tali in casi specifici.

1. Ogni autorità ai sensi dell'articolo 1 paragrafo 1 prepara un piano di archiviazione per i propri documenti e lo mantiene aggiornato. Colloca i propri documenti secondo questo ordinamento.

2. Nei piani di archiviazione sono stabiliti

a) la sistematica per l'ordinamento dei documenti,

b) le normative per la gestione dei documenti,

c) i termini di conservazione,

d) una proposta per la valutazione del valore archivistico in vista della presa in carico degli atti da parte dell'archivio di Stato.

3. La sistematica dell'ordinamento dei documenti deve essere il più semplice, chiara e pertinente possibile.

Le autorità menzionate nell'articolo 1, paragrafo 1, si consultano con l'Archivio di Stato per la predisposizione dei piani di registrazione e degli strumenti di ricerca, in modo tale che questi possano essere successivamente accolti nell'Archivio di Stato senza modifiche e riutilizzati per il reperimento dei documenti corrispondenti.

1. Durante la creazione, gestione e conservazione della loro documentazione, le autorità conformemente all'articolo 1 paragrafo 1 assicurano che

a) vengano utilizzati supporti informativi, materiali per scrivere e altri strumenti resistenti all'invecchiamento, che offrano garanzia di una durata sufficiente, almeno pari ai relativi termini di conservazione,

b) i locali d'archivio siano chiudibili a chiave e che i documenti siano protetti da effetti dannosi, in particolare da fuoco, polvere, umidità, infestazioni da parassiti ed esposizione al sole,

c) persone non autorizzate non abbiano accesso ai documenti.

2. Ogni autorità ai sensi dell'articolo 1 paragrafo 1 designa una persona responsabile per la gestione di registratura.

3. La persona responsabile è il punto di riferimento per tutte le questioni relative alla gestione degli archivi.

1. **L'archiviazione degli atti procedurali in materia civile e penale avviene dopo la conclusione del procedimento. Un procedimento si considera concluso al momento dell'entrata in vigore della res iudicata formale.**

2. **L'archiviazione di altri documenti, che temporaneamente o permanentemente si ritengono meritevoli di conservazione, avviene dopo la conclusione dell'affare pertinente.**

1. Gli atti dell'amministrazione giudiziaria devono essere conservati per dieci anni dopo la conclusione dell'attività. Non devono essere offerti all'archivio di Stato.

2. I documenti relativi agli esami per avvocati devono essere conservati per cinque anni.

3. Le delibere, le decisioni e i verbali devono essere conservati permanentemente in collezioni create fisicamente o elettroniche.

1. I fascicoli del procedimento del Tribunale Superiore vengono conservati per dieci anni dal passaggio in giudicato. Successivamente, vengono consegnati all'Archivio di Stato per la conservazione permanente.

1. Per i fascicoli procedurali dei tribunali civili di primo grado si applicano i seguenti termini

a Procedura di conciliazione

1 Accordo, autorizzazione alla causa, proposta di sentenza: 5 anni

2 Decisione: 10 anni

b Procedura ordinaria

1 se appellabile in linea generale: 30 anni

2 ristrutturazioni agricole: 40 anni

3 questioni di diritto familiare: 50 anni

4 non appellabile: 10 anni

c * Procedura semplificata

1 * se appellabile in linea generale: 30 anni

2 * appellabile in materia familiare: 50 anni

3 * non appellabile: 10 anni

d Procedura sommaria

1 in linea generale: 10 anni

2 ritiro nella procedura fallimentare: 2 anni

3 autorizzazioni di sequestro: 2 anni

4 contratti di concordato: 40 anni

5 divieto giudiziario: permanente

e Rogatorie: 10 anni

1. Per i fascicoli procedurali dei tribunali penali di prima istanza valgono i seguenti termini

a Fascicoli del tribunale monocratico: 30 anni

b Fascicoli del tribunale collegiale: 50 anni

c Fascicoli del tribunale per i minorenni

1 fino al compimento del 30º anno di età

2 Autori di reato transitori, se misura o pena secondo il Codice Penale (StGB): termine secondo il tribunale per adulti (30/50 anni)

d Fascicoli del tribunale regionale e cantonale per le misure coercitive: 10 anni

e * ...

I controlli aziendali devono essere conservati in modo permanente in forma fisica o elettronica.

Le sentenze e le decisioni processuali del Tribunale Superiore, inclusi i motivi, devono essere conservate permanentemente in una raccolta di sentenze.

...

La forma di conservazione deve seguire le direttive dell'Archivio di Stato del Cantone di Berna.

1. La corte superiore consegna all'archivio di Stato tutti i documenti che, ai sensi degli articoli 11 e 13a, devono essere conservati, dopo il decorso di dieci anni dall'entrata in vigore definitiva, per la conservazione permanente.

2. L'archivio di Stato non distrugge alcun documento senza il consenso della corte superiore.

1. L'Archivio di Stato acquisisce dai tribunali civili e penali di primo grado, nonché dagli organi di conciliazione, la documentazione selezionata secondo le decisioni di valutazione seguenti, sotto forma di campionamento.

2. Tribunale regionale Oberland, Sezione Civile

a Procedure di diritto di famiglia: Archiviazione di ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

b Procedure appellabili: Archiviazione integrale

c Procedure non appellabili: Archiviazione integrale

d Richieste di fallimento senza apertura, arresti: Non meritevoli di archiviazione

e Procedure di successione: Casi significativi di rilevanza storica, il resto non è meritevole di archiviazione

f Procedure sommarie: Archiviazione delle misure di protezione coniugale (in termini di selezione qualitativa) ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

g Rogatorie: Non meritevoli di archiviazione

3. Tribunale regionale Oberland, Sezione Penale

a Giudice unico: Archiviazione di ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

b Collegio giudicante: Archiviazione di ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

c Tribunale delle misure coercitive: Archiviazione di ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

4. Organo di conciliazione Oberland

a Archiviazione dei primi 500 casi di ogni 10ª annata (2011, 2021, ecc.)

5. Tutti i Tribunali regionali e organi di conciliazione

a Strumenti di ricerca e controlli amministrativi: Archiviazione integrale

b Divieti: Archiviazione integrale

c Casi singoli significativi portati all'attenzione del pubblico al di fuori della regione ristretta.

6. I tribunali civili e penali di primo grado e gli organi di conciliazione preparano i documenti da consegnare in modo che possano essere acquisiti e indicizzati dall'Archivio di Stato senza sforzo aggiuntivo.

7. L'Archivio di Stato elabora con tutti gli enti responsabili dei documenti un accordo bilaterale vincolante per le consegne.

8. La distruzione dei documenti, con o senza obbligo preliminare di offerta, è regolata dagli accordi di consegna di cui al paragrafo 7. Le nuove serie di documenti create da un'unità sono sempre soggette a obbligo di offerta prima della distruzione.

1. Ai fini della valutazione dei documenti provenienti da sistemi elettronici, le autorità, conformemente all'articolo 1 comma 1, coinvolgono l'archivio di Stato già nella fase di pianificazione di nuovi sistemi. L'archivio di Stato deve essere coinvolto nel relativo progetto in modo adeguato.

2. Deve essere concesso all'archivio di Stato l'accesso a tutti i sistemi i cui dati sono soggetti all'obbligo di offerta e devono essere esaminati per verificare la loro rilevanza archivistica, in particolare alle relative documentazioni di progetto, sistema e applicazione, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento dei suoi compiti. L'accesso mediante procedura di interrogazione è escluso.

3. Se i documenti provenienti da sistemi elettronici, soggetti all'obbligo di offerta, sono conservati integralmente e garantendo la loro affidabilità in forma analogica (su carta o microfilm), l'autorità giudiziaria responsabile può essere esonerata dall'obbligo di offerta dei dati contenuti nel sistema.

1. All'Archivio di Stato devono essere offerti per la consegna anche gli strumenti di ricerca pertinenti insieme ai documenti, nonché eventuali ulteriori strumenti ausiliari. Le autorità giudiziarie possono stabilire accordi diversi con l'Archivio di Stato nei singoli casi.

2. Alle consegne deve essere allegato un elenco degli atti consegnati, contenente le seguenti informazioni

a) Contenuto degli atti in forma sintetica,

b) Indicazione sui dati personali.

3. Le autorità giudiziarie sono responsabili del trasferimento del materiale d'archivio.

4. Esse ricevono dall'Archivio di Stato una ricevuta per ogni consegna tramite un rapporto di consegna.

5. Riguardo ai dettagli della consegna, le autorità giudiziarie si accordano con l'Archivio di Stato.

1. Per l'archiviazione dei fascicoli procedurali, creati fino al 31 dicembre 2010 presso le autorità giudiziarie di primo e secondo grado in materia civile e penale, nonché presso gli uffici del giudice istruttore, rimangono applicabili le disposizioni del Regolamento del 6 agosto 1943 sugli Archivi Distrettuali e le relative istruzioni della Camera di Sorveglianza del Tribunale Superiore del Cantone di Berna del 28 agosto 2009.

2. Per l'archiviazione dei fascicoli procedurali creati fino al 31 dicembre 2010 presso i tribunali per i minorenni, rimangono applicabili le disposizioni d'archiviazione del Regolamento del 20 dicembre 2006 sulla giustizia minorile (Regolamento sulla Giustizia Minorile, JRPV).

1. Il presente regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2011.

2. Esso sarà inserito nella Raccolta Ufficiale delle Leggi del Canton Berna.