Regolamento della direzione della giustizia sulla consultazione degli atti e l'archiviazione - Ambito di Applicazione

1. Questo regolamento disciplina

a) la consultazione degli atti giudiziari dei procedimenti conclusi fino alla consegna all'Archivio di Stato e

b) l'archiviazione di tutti gli atti dei tribunali ai sensi del § 40 GOG, della direzione della giustizia, della commissione di vigilanza, della commissione degli avvocati e del segretariato generale fino alla consegna all'Archivio di Stato.

1. I fascicoli giudiziari sono atti procedurali che, secondo quanto previsto dal § 40 GOG, sono sotto il controllo dei tribunali e contengono informazioni su qualsiasi supporto informativo, ricevute, acquisite o create dai tribunali nel corso di un procedimento giudiziario.

2. I fascicoli amministrativi sono atti che, ai sensi del § 40 GOG, rientrano sotto il controllo dei tribunali, della direzione giudiziaria, della commissione di sorveglianza, della commissione degli avvocati e della segreteria generale, e contengono informazioni su qualsiasi supporto informativo, ricevute, acquisite o create nell'ambito dell'attività amministrativa.

3. L'attività amministrativa comprende in particolare affari concernenti il personale, la finanza, l'organizzazione, l'amministrazione e la supervisione regolamentare.

1. Sulle richieste di accesso ai fascicoli giudiziari di procedimenti conclusi delle autorità giudiziarie inferiori decide la presidenza del collegio giudicante.

2. Sulle richieste di accesso ai fascicoli giudiziari di procedimenti conclusi dell'Alta Corte, dopo aver consultato la presidenza del collegio giudicante, decide la direzione della giustizia (§ 39 cpv. 3 IDAG).

3. Nel diritto di protezione dei minori e degli adulti, per le richieste di accesso ai fascicoli che si trovano presso le precedenti autorità tutelari (i comuni), è competente la presidenza del tribunale familiare rispettiva.

4. Gli organi competenti dei comuni sono autorizzati ad un accesso semplificato ai fascicoli delle precedenti autorità tutelari conservati dai comuni, nell'ambito dell'applicazione della legge federale sulla rivalutazione delle misure coercitive a scopo assistenziale e collocamenti extrafamiliari prima del 1981 (AFZFG, in particolare art. 11). In caso di dubbi, possono riservare l'autorizzazione alla presidente del tribunale familiare competente o al presidente del tribunale familiare competente.

1. La visione delle decisioni e delle sentenze di procedimenti conclusi è concessa su richiesta, a meno che il diritto di visione non sia ostacolato da interessi privati o pubblici prevalenti.

2. La divulgazione di decisioni e sentenze avviene di norma in forma anonima.

1. Per gli altri documenti, si applicano per analogia i termini di protezione secondo il § 46, commi 1 e 2 IDAG.

2. Gli enti amministrativi hanno diritto di accesso se necessario per l'adempimento dei loro compiti o se ciò è nell'interesse delle persone coinvolte.

3. Determinante per il calcolo del termine di protezione è la data di efficacia legale del procedimento.

4. Il termine di protezione può essere prorogato per un periodo limitato in singoli casi, nella misura in cui sussista un preminente interesse pubblico o privato contrario all'accesso da parte di terzi.

1. L'accesso ai documenti durante il periodo di protezione può essere concesso su richiesta scritta, in particolare se

a) è presente il consenso delle persone coinvolte,

b) i documenti erano già accessibili al pubblico, salvo nuovi motivi contrari all'accesso.

2. Alle parti del procedimento è concesso l'accesso ai documenti prima della scadenza del periodo di protezione senza dover dimostrare un interesse meritevole di tutela, purché non vi si oppongano interessi privati o pubblici prevalenti.

3. Ai terzi è concesso l'accesso ai documenti prima della scadenza del periodo di protezione nella misura in cui dimostrino un interesse meritevole di tutela e non vi si oppongano interessi privati o pubblici prevalenti.

1. Il diritto all'accesso agli atti include il diritto di esaminare o rendere consultabili i fascicoli e i supporti informativi presso la sede del tribunale, nonché di prendere appunti o fare fotografie.

2. Nella misura in cui viene concesso l'accesso, vi è il diritto di ottenere, dietro pagamento di una tassa, fotocopie degli atti o duplicati dei supporti informativi presso la cancelleria.

3. Al fine di tutelare la riservatezza personale e specifici segreti, l'accesso può essere limitato a determinate parti degli atti. Gli atti consultabili possono essere anonimizzati.

4. I supporti contenenti interviste a minori vittime di reati e rappresentazioni pornografiche di tali minori, così come stampe fotografiche realizzate da tali supporti o rappresentazioni, possono essere esaminati dalle parti e dai loro rappresentanti (inclusi gli avvocati) solo nei locali del tribunale utilizzando i dispositivi di riproduzione messi a disposizione, e non possono essere copiati né portati fuori dai locali del tribunale.

1. Per i servizi relativi al diritto di accesso agli atti, può essere applicata una tassa secondo le disposizioni vigenti.

1. La tutela giuridica è disciplinata dall'art. 39 comma 3 IDAG e dall'art. 38 comma 1 lett. f GOG.

1. Per la consultazione degli atti amministrativi di affari conclusi si applicano le disposizioni dell'IDAG.

1. L'archivio è destinato, dopo la definizione definitiva del procedimento o dopo la conclusione dell'affare, a garantire l'ulteriore utilizzo dei fascicoli da parte delle parti coinvolte, degli uffici e dei terzi, nonché ad assicurare una trasmissione documentaria permanente e completa all'archivio di Stato.

1. Tutti i documenti vengono conservati, a meno che non siano restituiti ai depositanti prima dell'archiviazione.

1. Organo responsabile per l'archivio in questione è l'autorità presso la quale si trovano gli atti dopo la conclusione definitiva della procedura o dopo la chiusura dell'affare.

2. L'autorità competente regola le responsabilità nel proprio regolamento d'ufficio.

1. Gli atti archiviati devono essere conservati in locali chiudibili a chiave e idonei per l'archiviazione.

2. L'autorità responsabile redige un piano di archiviazione per ogni località d'archivio, che viene aggiornato periodicamente.

1. Gli archivi devono essere ordinati da ciascuna autorità in base al tipo di procedimento e alla data di archiviazione. La connessione tra numero di archivio e numero di procedimento deve essere garantita mediante controllo elettronico delle pratiche. I documenti vengono conservati separatamente per fascicoli con diversa durata di conservazione.

2. L'Autorità di protezione dei minori e degli adulti ordina i fascicoli come dossier di vita, contenente tutti i singoli procedimenti riguardanti questa persona. Dispone i giustificativi di spesa in base alla data di archiviazione del rapporto contabile in questione e conserva separatamente i fascicoli dei tutori.

3. I fascicoli di particolare rilevanza storica devono essere designati al momento dell'archiviazione e conservati separatamente. Allo stesso modo, devono essere designati e conservati separatamente i fascicoli secondo il § 32 comma 6 (crimini imprescrittibili ai sensi dell'Art. 101 StGB).

1. Per l'archiviazione devono essere utilizzate scatole archivio. Le scatole devono essere etichettate esternamente in modo leggibile e contrassegnate con il numero d'archivio riportato nel sistema.

2. Gli atti devono essere rilegati nella corrispondente cartella procedurale e conservati nelle scatole archivio.

1. Nell'archivio del Tribunale Superiore sono conservati

a) gli atti processuali del Tribunale Superiore,

b) i registri delle udienze con indice,

c) gli atti processuali arbitrali.

1. Nell'archivio del Tribunale Amministrativo Speciale vengono conservati i suoi fascicoli.

1. La Commissione di Conciliazione per le Questioni di Parità conserva i documenti delle procedure di conciliazione nell'archivio giudiziario del Tribunale Amministrativo Speciale. Il Tribunale Amministrativo Speciale è responsabile della successiva distruzione.

1. Il tribunale delle misure coercitive conserva gli atti delle procedure di misure coercitive nell'archivio del rispettivo tribunale distrettuale.

1. Negli archivi dei tribunali distrettuali sono conservati

a) i fascicoli processuali del tribunale distrettuale in cause civili contenziose e non contenziose, in cause penali, nonché in questioni di esecuzione forzata e fallimentari,

b) i fascicoli del diritto di protezione dei minori e degli adulti, a meno che non siano stati trasferiti ad un'altra autorità a seguito di un cambio di competenza,

c) le sentenze penali, le sentenze riguardanti lo stato civile, le sentenze in controversie di crediti e nel diritto delle cose (come volumi di verbali con registro),

d) i controlli di testamenti e contratti di successione, nonché la raccolta delle disposizioni di ultima volontà aperte.

1. L'autorità di conciliazione per l'affitto e la locazione conserva gli atti delle procedure di conciliazione nell'archivio del tribunale distrettuale. Il tribunale distrettuale è responsabile per la successiva distruzione.

1. I magistrati di pace conservano gli atti delle procedure di conciliazione. Possono consegnare gli atti all'archivio del tribunale distrettuale per la conservazione. In tal caso, il tribunale distrettuale è responsabile della successiva distruzione. Gli atti dei magistrati di pace devono essere consegnati all'archivio giudiziario competente al più tardi al momento della cessazione dell'incarico.

1. Vengono conservati, in linea di principio, tutti gli atti amministrativi. Non vengono conservati le bozze e le annotazioni, così come le note elettroniche e le e-mail che non sono rilevanti per le decisioni.

1. Nell'archivio del Segretariato Generale sono conservati

a) Atti e decisioni (come volumi di protocolli con indice) della direzione della giustizia e della commissione di sorveglianza,

b) Atti e decisioni (come volumi di protocolli con indice) della commissione degli avvocati,

c) * ...

d) Controlli amministrativi, libri cassa e controlli delle tasse condotti prima dell'introduzione dell'elaborazione elettronica dei dati (EED),

e) Documenti rilevanti per l'attività e l'amministrazione disponibili dopo l'introduzione dell'EED,

f) Relazioni d'affari dei tribunali,

g) Dossier personali (chiusi separatamente).

1. Nell'archivio del Tribunale Superiore vengono conservati

a) registri di controllo degli affari, libri cassa e registri delle tasse tenuti prima dell'introduzione dell'informatica,

b) documenti rilevanti per affari e amministrazione disponibili dopo l'introduzione dell'informatica.

1. Nell'archivio del Tribunale Amministrativo Speciale sono conservati

a) documenti pertinenti alle attività commerciali e amministrative,

b) fascicoli personali (conservati separatamente e sotto chiave).

1. L'Ufficio di Conciliazione per le Questioni di Pari Opportunità conserva i suoi documenti amministrativi nell'archivio del Tribunale Amministrativo Specializzato. Il Tribunale Amministrativo Specializzato è responsabile della successiva distruzione.

1. I registri di cassa e gli atti amministrativi sono custoditi presso il tribunale distrettuale che si occupa della gestione.

1. Negli archivi dei tribunali distrettuali sono conservati

a) registri commerciali, libri cassa e controlli delle spese condotti prima dell'introduzione dell'informatica,

b) documenti rilevanti per affari e amministrazione disponibili dopo l'introduzione dell'informatica,

c) fascicoli personali (conservati separatamente).

1. L'autorità di conciliazione per affitto e locazione conserva i suoi atti amministrativi nell'archivio del tribunale distrettuale. Il tribunale distrettuale è responsabile della successiva distruzione.

1. È necessario eseguire una pulizia dell'archivio secondo le necessità. I fascicoli devono essere eliminati e distrutti in occasione della pulizia dell'archivio nel rispetto dei termini di cui ai paragrafi 3-6, a condizione che non sussista un obbligo di consegna. Restano salvi i termini divergenti secondo il diritto superiore.

2. I termini si calcolano a partire dall'

a) entrata in vigore definitiva della sentenza per gli atti giudiziari,

b) conclusione dell'affare per gli atti amministrativi.

3. Sono eliminabili non prima di 10 anni

a) gli atti amministrativi dei tribunali in generale,

b) i fascicoli dei procedimenti sommari, ad eccezione della legislazione sulla protezione del minore e degli adulti,

c) i fascicoli di apertura di esecuzioni e di fallimenti,

d) i fascicoli relativi all'esecuzione forzata,

e) * i fascicoli dei procedimenti civili ordinari o semplificati, inclusi i procedimenti conciliativi nei tribunali del lavoro e quelli riguardanti i minori, ad eccezione dei procedimenti con effetti sullo stato civile come divorzi e separazioni, azioni di paternità e contestazioni,

f) i fascicoli dei procedimenti penali, se non è stata pronunciata una multa, una pena detentiva o una misura di sicurezza,

g) i procedimenti di assistenza giudiziaria,

h) i fascicoli dei procedimenti di vigilanza, con eccezione dei procedimenti disciplinari,

i) altri fascicoli della commissione di vigilanza,

k) i fascicoli della direzione giudiziaria,

l) i fascicoli presidenziali della Camera dei ricorsi penali del Tribunale superiore,

m) i controlli delle attività condotti prima dell'introduzione dell'informatica, con eccezione dei controlli testamentari e dei contratti di eredità,

n) i libri cassa, i controlli delle tariffe e le fatture ante introduzione dell'informatica,

o) i documenti rilevanti per gli affari e l'amministrazione presenti dopo l'introduzione dell'informatica,

p) i fascicoli della commissione degli avvocati; dopo la scadenza del periodo di conservazione, i lavori di esame vengono distrutti (non vi è consegna alle candidate e ai candidati),

q) * i fascicoli delle autorità conciliative per locazione e affitto e delle giudici di pace,

r) i fascicoli della sezione fiscale del tribunale amministrativo speciale,

s) i fascicoli della sezione tributi speciali e espropriazioni del tribunale amministrativo speciale,

t) i fascicoli dell'ufficio di conciliazione per le questioni di parità di trattamento,

u) i fascicoli e i fascicoli cassa e amministrativi del tribunale delle misure coercitive,

v) i supporti dati contenenti registrazioni sonore in relazione alla verbalizzazione,

w) le pezze giustificative nei procedimenti di protezione del minore e degli adulti dopo l'approvazione del conto e del rapporto.

4. Sono eliminabili non prima di 25 anni

a) i fascicoli dei procedimenti civili ordinari o semplificati con effetti sullo stato civile come divorzi e separazioni, azioni di paternità e contestazioni,

b) i fascicoli dei procedimenti penali, se è stata pronunciata una multa, una pena detentiva o una misura di sicurezza (dal 1º gennaio 2007: una misura secondo gli artt. 59-61 StGB), con eccezione dei procedimenti in cui è stata inflitta una pena detentiva a vita (dal 1º gennaio 2007: pena detentiva) o una detenzione a scopo di sicurezza (dal 1º gennaio 2007: misure di sicurezza),

c) i fascicoli dei procedimenti dinanzi ai tribunali amministrativi e di assicurazione,

d) i fascicoli dei procedimenti disciplinari, con eccezione delle procedure della commissione degli avvocati in cui è stato pronunciato un divieto permanente di esercizio della professione,

e) i fascicoli nel diritto di protezione adulta dopo la conclusione della misura, ad eccezione dei procedimenti relativi al collocamento sociale.

5. Sono eliminabili non prima di 50 anni

a) i fascicoli dei procedimenti penali in cui è stata inflitta una pena detentiva a vita (dal 1º gennaio 2007: pena detentiva) o una detenzione a scopo di sicurezza (dal 1º gennaio 2007: misure di sicurezza),

b) i controlli testamentari e dei contratti di eredità e la raccolta delle disposizioni di ultima volontà aperte,

c) i fascicoli della commissione degli avvocati nei procedimenti in cui è stato pronunciato un divieto permanente di esercizio della professione,

d) i fascicoli sul diritto di protezione dei minori e nei procedimenti relativi al collocamento sociale dopo la conclusione della misura.

6. I fascicoli di verbali e i fascicoli di procedimenti in cui è stata pronunciata una pena detentiva per reati imprescrittibili secondo l'art. 101 StGB, non possono essere distrutti. I fascicoli di verbali sono consegnati dopo 25 anni all'archivio di Stato per una conservazione sicura e permanente.

7. Le disposizioni del paziente e le mandati di protezione depositati, che non sono ancora stati eseguiti, vengono eliminati 120 anni dopo la nascita della persona disponente o affidataria. Possono essere eliminati prima se il tribunale viene a conoscenza della morte della persona interessata.

1. Alla scadenza del periodo di conservazione, i documenti devono essere offerti all'archivio di Stato per ulteriore conservazione. L'archivio di Stato, in accordo con l'ente obbligato a offrire, stabilisce quali documenti devono essergli consegnati.

2. I documenti devono essere preparati dall'ente obbligato a offrire per l'ulteriore archiviazione solo quando è confermata l'accettazione da parte dell'archivio di Stato.

3. I documenti non accettati dall'archivio di Stato devono essere distrutti.

4. La competenza materiale sulla decisione delle richieste di accesso ai documenti, dopo la consegna degli stessi all'archivio di Stato, è pienamente dell'archivio di Stato.

1. Sulle domande di bonifica degli archivi presentate dall'autorità di conciliazione per l'affitto e la locazione e dai giudici di pace decide la presidente del tribunale distrettuale in funzione, rispettivamente il presidente del tribunale distrettuale in funzione. Lei, rispettivamente lui, comunica l'eliminazione degli atti all'archivio di Stato.

2. Sulle domande di bonifica degli archivi del Segretariato generale decide la direzione della giustizia. Essa comunica l'eliminazione degli atti all'archivio di Stato.

3. Su tutte le altre domande di bonifica degli archivi decide la segretaria generale, rispettivamente il segretario generale. La segretaria generale, rispettivamente il segretario generale, comunica l'eliminazione degli atti all'archivio di Stato.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1º luglio 2017.