Ordinanza sulla gestione dei documenti nell'amministrazione cantonale (AktenV) - Oggetto (AktenV)

1. Questo regolamento disciplina la corretta e sistematica tenuta dei registri nell'amministrazione cantonale.

1. Questo regolamento si applica alle seguenti unità amministrative

a) Uffici e dipartimenti secondo l'Appendice 1 del Regolamento sulla gestione orientata ai risultati di compiti e finanze (VAF) del 5 dicembre 2012[3],

b) istituzioni pubbliche di diritto pubblico non autonome del Cantone,

c) la persona incaricata per la trasparenza e la protezione dei dati,

d) il controllo finanziario,

e) commissioni e gruppi di lavoro assegnati al Consiglio di Governo o a una delle suddette unità amministrative.

2. Si applica alla gestione dei documenti indipendentemente dalle procedure, sistemi, processi e supporti di informazione utilizzati, in particolare nell'uso di sistemi di gestione aziendale, applicazioni specifiche e banche dati, nonché per i corrispondenti archivi cartacei.

3. I seguenti organi pubblici regolano autonomamente la loro gestione documentale ai sensi del § 43 IDAG e del § 23 del Regolamento sulla legge sull'informazione pubblica, la protezione dei dati e l'archivistica (VIDAG) del 26 settembre 2007[4]

a) Istituzioni pubbliche di diritto pubblico autonome del Cantone,

b) Organi del Gran Consiglio,

c) Tribunali,

d) Privati che svolgono compiti pubblici.

1. La gestione dei documenti ha i seguenti obiettivi

a) Utilizzare e gestire le informazioni in modo sistematico, il più uniforme possibile e di qualità costante,

b) Supportare un'efficace conduzione amministrativa e collaborazione all'interno dell'amministrazione,

c) Fornire rendicontazione sull'attività delle autorità amministrative,

d) Consentire l'ispezione dei documenti nei procedimenti amministrativi così come supportare l'accesso ai propri dati personali e ai documenti ufficiali,

e) Costituire le basi per l'archiviazione e garantire una trasmissione significativa.

1. In questo regolamento si intende per

a) Gestione degli atti: Elaborazione e conservazione sistematica delle informazioni relative agli affari,

b) Informazioni: Registrazioni che riguardano un affare, indipendentemente dalla forma di presentazione e dal supporto informativo,

c) Affare: Unità di elaborazione per l'adempimento delle funzioni statali,

d) Dossier: Insieme dei documenti rilevanti per l'affare che vengono creati, ricevuti ed elaborati durante la gestione di un affare,

e) Documenti: Unità fisiche o digitali di informazioni registrate,

f) Documenti rilevanti per l'affare: Documenti necessari per l'esecuzione e la tracciabilità di un affare,

g) Metadati: Dati strutturati per la descrizione e la gestione dei dossier e delle informazioni.

1. La gestione dei documenti comprende la pianificazione, l'esecuzione e il controllo sistematici e organizzati delle operazioni.

2. I fascicoli e le informazioni vengono elaborati e conservati in forma digitale, salvo che la legislazione a cui sono soggette le operazioni richieda la forma fisica.

1. La gestione dei documenti soddisfa, indipendentemente da procedure, sistemi, processi e supporti informativi, i seguenti requisiti

a) Le informazioni sono autentiche rispetto alla paternità e al momento della creazione (Autenticità),

b) Le informazioni sono complete e permanentemente protette contro modifiche non autorizzate e le modifiche devono essere tracciabili (Integrità),

c) Le informazioni sono affidabili, esatte e complete riguardo alle attività o eventi registrati (contenuti) (Affidabilità),

d) Le informazioni sono etichettate, reperibili, permanentemente utilizzabili, presentabili e comprensibili nel contesto aziendale (Utilizzabilità).

2. I sistemi a supporto della gestione dei documenti soddisfano inoltre i seguenti criteri

a) Garanzia dell'integrazione dei fascicoli e delle informazioni dai sistemi sostituiti (Migrazione),

b) Possibilità di offrire fascicoli e informazioni all'archivio di Stato.

3. Le norme tecniche della Conferenza dei Segretari Generali (GSK) concretizzano i requisiti per la gestione dei documenti, in particolare per i sistemi a supporto della gestione dei documenti.

1. Le unità amministrative disciplinano l'adempimento dei compiti, le competenze interne, i diritti di accesso e di trattamento, nonché i metodi e gli strumenti per la gestione dei documenti, in regolamenti organizzativi che devono essere aggiornati regolarmente.

2. Le norme tecniche della GSK stabiliscono i requisiti per la formulazione dei regolamenti organizzativi, in particolare per la gestione e la conservazione dei dossier e delle informazioni.

1. Le unità amministrative dispongono di un sistema di classificazione per la gestione di tutti i dossier e le informazioni.

2. Il sistema di classificazione rappresenta tutte le funzioni di un’unità amministrativa, è strutturato gerarchicamente, presenta una sistematica uniforme ed è espandibile.

3. Esso deve essere corredato di metadati e contiene in particolare i tempi di conservazione, nonché la valutazione prospettica archivistica effettuata dall'Archivio di Stato secondo § 18 comma 1 lett. b in collaborazione con le unità amministrative.

4. Le norme tecniche della GSK concretizzano i requisiti per i sistemi di classificazione, in particolare la loro struttura nonché le posizioni dei sistemi di classificazione prescritte e i metadati.

1. L'unità amministrativa competente digitalizza i documenti e le informazioni presentate fisicamente.

2. Sono esclusi i documenti e le informazioni che per motivi tecnici non possono essere digitalizzati e vengono conservati nella loro forma originale.

3. L'unità amministrativa competente converte tempestivamente i documenti e le informazioni digitali in formati permanentemente utilizzabili, tenendo conto dei requisiti ai sensi del § 6 comma 1.

4. Le norme tecniche della GSK stabiliscono i requisiti qualitativi per la digitalizzazione e la conversione di documenti e informazioni.

1. L'unità amministrativa competente distrugge i documenti e le informazioni fisiche dopo 90 giorni dalla digitalizzazione.

2. Non vengono distrutti i documenti e le informazioni fisiche,

a) finché devono essere conservati ai sensi delle disposizioni di legge,

b) finché si prevede che saranno necessari per dimostrare fatti rilevanti dal punto di vista legale,

c) che devono essere conservati per la loro importanza storica o culturale.

1. La protezione dei dossier e delle informazioni da accessi non autorizzati o modifiche, nonché da sottrazione e danneggiamento, è disciplinata dalla legislazione sulla sicurezza delle informazioni e sulla protezione dei dati.

2. Dopo la scoperta di un danno, l'unità amministrativa competente informa immediatamente l'archivio di Stato e si occupa del completo ripristino dei dossier e delle informazioni.

1. Per ogni affare, l'unità amministrativa competente apre un singolo fascicolo.

2. Sono escluse dalla formazione del fascicolo le informazioni che, a causa del loro scopo d'uso, non si prestano a tale fine e che vengono trattate con strumenti informatici adeguati.

3. I fascicoli e le informazioni devono essere assegnati in modo univoco a una posizione nel sistema di classificazione.

4. Se più unità amministrative sono coinvolte in un affare, deve essere designata un'unità amministrativa capofila che gestisca il fascicolo principale.

5. Le norme tecniche della GSK stabiliscono i requisiti dettagliati per la formazione del fascicolo, in particolare per tipi specifici di affari.

1. L'unità amministrativa competente gestisce i fascicoli in modo tale che le fasi essenziali del lavoro e i risultati possano essere rintracciati in qualsiasi momento.

2. I fascicoli sono generalmente tenuti per iscritto. La forma è stabilita secondo il § 5 comma 2.

3. Le norme tecniche della GSK stabiliscono come devono essere gestiti i fascicoli dei procedimenti amministrativi ai sensi del § 1 della legge sulla procedura amministrativa (legge sulla procedura amministrativa, VRPG) del 4 dicembre 2007.

1. L'unità amministrativa competente chiude un fascicolo dopo il completamento della relativa pratica.

2. In tale ambito, essa svolge le seguenti attività

a) Verifica della completezza del fascicolo,

b) Rimozione dei documenti non più rilevanti per la pratica,

c) Integrazione dei metadati necessari nel fascicolo.

3. Dopo la chiusura del fascicolo, in linea di principio, non possono più essere apportate modifiche ai fascicoli.

1. Con la chiusura del dossier inizia la fase di conservazione dei dossier sotto la responsabilità dell'unità amministrativa competente.

2. La fase di conservazione dura almeno fino alla scadenza del termine di conservazione e alla consegna all'Archivio di Stato.

1. L'offerta e la consegna dei dossier all'Archivio di Stato sono disciplinate dai §§ 23b-26b VIDAG.

1. Per l'introduzione e l'assicurazione di una gestione corretta dei documenti nelle unità amministrative sono responsabili le seguenti figure di direzione

a) Segretari generali per la segreteria di Stato o del rispettivo dipartimento,

b) Direzioni d'ufficio o di sezione,

c) Direzioni degli enti pubblici non autonomi di diritto pubblico,

d) la persona incaricata della trasparenza e della protezione dei dati,

e) la direzione del controllo finanziario.

2. Le figure di direzione sono altresì responsabili per le commissioni e i gruppi di lavoro assistiti dalla loro unità amministrativa.

3. I collaboratori delle unità amministrative assicurano una gestione corretta dei documenti negli affari loro assegnati.

1. L'Archivio di Stato è responsabile per

a) la consulenza alle unità amministrative nell'introduzione e nell'adattamento dei sistemi di ordinamento e delle norme organizzative,

b) l'esame e l'approvazione dei sistemi di ordinamento e delle norme organizzative, inclusa la valutazione archivistica prospettica in collaborazione con le unità amministrative.

2. Le decisioni della Conferenza per la Gestione degli Atti (AFK) e della GSK, che influenzano l'adempimento dell'incarico legale dell'Archivio di Stato ai sensi del § 44 IDAG, necessitano della sua previa approvazione.

1. Il GTS è un gruppo di lavoro interdipartimentale. Coordina tutte le questioni relative alla gestione dei documenti ed elabora norme tecniche nonché strumenti per l'attuazione nelle unità amministrative.

2. È composto dai seguenti membri permanenti

a) una persona delegata dalla CSC (presidenza),

b) una persona incaricata della gestione documentale della Cancelleria di Stato e dei Dipartimenti,

c) un rappresentante dell'Archivio di Stato.

3. I seguenti membri non permanenti possono farsi rappresentare alle consultazioni del GTS su invito o su propria richiesta

a) il controllo finanziario,

b) la persona incaricata di trasparenza e protezione dei dati,

c) l'ufficio competente per la sicurezza delle informazioni,

d) i tribunali.

4. Per il resto, il GTS si costituisce autonomamente.

1. La GSK consiglia e delibera su richiesta dell'AFK

a) norme tecniche ai sensi dei §§ 6 cpv. 3, 7 cpv. 2, 8 cpv. 4, 9 cpv. 4, 12 cpv. 5 e 13 cpv. 3,

b) questioni e affari relativi all'amministrazione dei fascicoli, qualora non si possa raggiungere un accordo nell'AFK.

2. Rende le norme tecniche accessibili nell'intranet dell'amministrazione cantonale e informa le unità amministrative sulle novità.

1. Fino all'entrata in vigore delle norme tecniche del GSK ai sensi del § 20, i seguenti documenti sono considerati norme tecniche

a) Promemoria dell'Archivio di Stato n. 1 "Prescrizioni organizzative per la gestione dei documenti" del 4 aprile 2024,

b) Promemoria dell'Archivio di Stato n. 2 "Sistema di classificazione per la gestione dei documenti" del 2 maggio 2024,

c) Promemoria dell'Archivio di Stato n. 3 "Formazione del fascicolo per la gestione e l'archiviazione dei documenti" del 20 luglio 2018,

d) Promemoria dell'Archivio di Stato n. 4 "Metadati" del 27 aprile 2021,

e) Promemoria dell'Archivio di Stato n. 5 "Migrazione in formati idonei per l'archiviazione" del 21 gennaio 2019,

f) Direttive del Consiglio di Stato sulla gestione e trasmissione degli atti procedurali del 3 gennaio 1989.

2. La Cancelleria dello Stato è autorizzata, su richiesta del GSK, ad abrogare le lettere da a a f del comma 1 o l'intero comma 1 quando il GSK ha adottato le relative norme tecniche ai sensi del § 20. L'abrogazione avviene alla data di entrata in vigore delle norme tecniche.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1º gennaio 2026.