Ordinanza di applicazione della legge sull'informazione del pubblico, la protezione dei dati e l'archiviazione (VIDAG) - Domanda; Forma, Contenuto (VIDAG)

1. La richiesta di accesso ai documenti ufficiali può essere presentata informalmente e non necessita di essere motivata.

2. Il richiedente deve fornire le informazioni ragionevolmente necessarie per permettere all'ente pubblico di identificare il documento ufficiale richiesto.

3. L'ente pubblico può richiedere al richiedente di precisare la domanda.

4. L'ente pubblico informa il richiedente che la domanda non sarà presa in considerazione se egli non fornisce, entro un termine di 20 giorni, le precisazioni necessarie per l'identificazione del documento richiesto (§ 36 comma 1 IDAG).

5. Se le precisazioni richieste non vengono fornite, l'ente pubblico comunica per iscritto al richiedente che la domanda non sarà presa in considerazione.

1. Le richieste di accesso ai documenti ufficiali devono essere trattate dall'organo pubblico che gestisce i documenti o li fa gestire da terzi.

2. Le richieste di accesso ai documenti ufficiali del Gran Consiglio devono essere trattate dall'Ufficio. Se viene richiesto l'accesso agli atti di una commissione, è questa che tratta le richieste. Se la commissione non esiste più, le richieste sono trattate dall'Ufficio.

3. ...

4. Le richieste presentate a un'autorità non competente devono essere inoltrate all'organo pubblico competente.

1. Qualora l'accesso ai documenti ufficiali sia concesso tramite consultazione in loco, l'ente pubblico è tenuto a garantire un'adeguata protezione dei documenti.

**1. Gli organi pubblici devono adottare le seguenti misure per garantire la riservatezza, l'integrità, la disponibilità, la tracciabilità e le scadenze di cancellazione nella gestione elettronica dei dati personali:**

a) *Controllo di accesso*: l'accesso alle strutture in cui si trattano dati personali deve essere negato a persone non autorizzate,

b) *Controllo dei supporti dati*: impedire a persone non autorizzate di leggere, copiare, modificare o rimuovere i supporti dati,

c) *Controllo del trasporto*: nel comunicare dati personali e nel trasporto di supporti dati, è necessario prevenire la lettura, la copia, la modifica o la cancellazione non autorizzate dei dati,

d) *Controllo della divulgazione*: i destinatari dei dati, a cui vengono comunicati i dati personali tramite strutture di trasmissione dati, devono poter essere identificati,

e) *Controllo della memorizzazione*: impedire l'inserimento non autorizzato nella memoria, nonché la visualizzazione, la modifica o la cancellazione non autorizzate di dati personali memorizzati,

f) *Controllo degli utenti*: impedire l'uso di sistemi di elaborazione automatizzata dei dati tramite strutture di trasmissione dati da parte di persone non autorizzate,

g) *Controllo di accesso*: limitare l'accesso delle persone autorizzate solo ai dati personali necessari per svolgere i loro compiti,

h) *Controllo delle immissioni*: i sistemi elettronici devono consentire di verificare successivamente quali dati personali sono stati inseriti, a quale ora e da quale persona,

i) *Ripristino*: garantire che i sistemi utilizzati possano essere ripristinati in caso di guasto,

j) *Affidabilità, integrità*: garantire che tutte le funzioni del sistema siano disponibili, che le malfunzioni vengano segnalate e che i dati personali memorizzati non possano essere danneggiati da malfunzionamenti del sistema.

**2. Le misure sono orientate secondo lo scopo, la natura e l'ampiezza del trattamento dei dati così come i possibili pericoli per i diritti di personalità delle persone coinvolte. Devono essere periodicamente verificate per la loro efficacia e proporzionalità e adeguate agli sviluppi tecnologici.**

**3. Gli organi pubblici stabiliscono il concetto di sicurezza dei dati e determinano i termini di conservazione dei dati da loro trattati nel rispetto degli obblighi di offerta secondo la legislazione archivistica.**

**4. Al massimo un anno dopo la scadenza di un obbligo di offerta temporaneo secondo la legislazione archivistica o dieci anni dopo la loro creazione, i dati personali non trasferiti all'archivio devono essere cancellati, a meno che non siano ancora necessari per l'adempimento dei compiti o a fini probatori in seguito a una verifica comprovabile. La revisione deve essere ripetuta al massimo ogni dieci anni. Rimangono riservate disposizioni speciali in altri decreti.**

1. Gli organi pubblici documentano nell'operatività di un sistema elettronico per il trattamento dei dati personali le misure adottate per garantire la sicurezza dei dati, così come la loro verifica e aggiornamento.

2. Gli accessi ai dati personali devono essere registrati come segue, se il rispetto degli obiettivi di protezione non può esser garantito in altro modo

a) * Accessi da parte degli amministratori di sistema

b) * Accessi degli utenti per

1. Autenticazione e autorizzazione,

2. Inserimento e modifica dei dati,

3. Consultazione dei dati,

4. Trasmissione dei dati,

5. Cancellazione dei dati.

2bis I registri devono essere conservati in modo da garantire la revisione per un anno. Possono essere utilizzati esclusivamente per la verifica della legalità del trattamento dei dati e per la garanzia della sicurezza delle informazioni e dell'informatica.

3. ...

1. Gli organi pubblici effettuano una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati ogni volta che viene introdotta o ampliata un'applicazione informatica che utilizza dati personali, o in caso di modifiche tecnologiche che prevedibilmente comportano un rischio maggiore per la personalità e i diritti fondamentali della persona interessata. Un rischio maggiore si presume in particolare quando

a) * il sistema consente il profiling,

b) * vengono trattati dati personali particolarmente degni di protezione,

c) * i trattamenti dei dati personali sono eseguiti da incaricati,

d) * due o più organi pubblici trattano dati personali in un sistema elettronico comune.

2. Si può rinunciare alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, a condizione che e nei limiti in cui i trattamenti dei dati siano esplicitamente regolati nella base giuridica.

3. Gli organi pubblici documentano per iscritto il risultato della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (§ 17a Abs. 2 IDAG). Una copia deve essere inviata alla persona incaricata della trasparenza e della protezione dei dati, qualora l'applicazione non venga sottoposta a consultazione preliminare.

1. La Valutazione d'Impatto sulla Protezione dei Dati contiene almeno

a) l'organo pubblico responsabile, la base giuridica, lo scopo e una descrizione sistematica delle operazioni di trattamento dati pianificate,

b) una valutazione della necessità e della proporzionalità delle operazioni di trattamento dati rispetto allo scopo,

c) una valutazione dei rischi per la personalità e i diritti fondamentali delle persone interessate, tenendo conto degli obiettivi di protezione conformemente al § 4 comma 1 e

d) le misure tecniche e organizzative pianificate per far fronte ai rischi (§ 4 comma 1), incluso, tra l'altro, in riferimento ai trattamenti di dati da parte di terzi incaricati.

1. Con la richiesta di consultazione preliminare (§ 17b IDAG), l'organo pubblico responsabile presenta la documentazione della valutazione d'impatto sulla protezione dei dati.

2. L'organo pubblico non avvia i trattamenti di dati previsti finché la consultazione non è completata.

3. La consultazione è completata quando la persona incaricata per la trasparenza e la protezione dei dati dichiara l'applicazione non problematica o ha emesso una raccomandazione ai sensi del § 17b comma 2 IDAG.

1. Le violazioni della sicurezza dei dati sono in particolare violazioni della sicurezza che portano alla distruzione, alla perdita, alla modifica o all'accesso non autorizzato ai dati personali.

2. La protezione della persona interessata non richiede una notifica, qualora

a) le misure tecniche e organizzative dell'ente pubblico abbiano impedito la presa di conoscenza dei dati personali da parte di terzi non autorizzati o

b) l'ente pubblico abbia assicurato, tramite misure successive, che con ogni probabilità non esista più alcun rischio elevato per la personalità e i diritti fondamentali delle persone interessate o

c) ciò comporti uno sforzo sproporzionato e invece venga effettuata una comunicazione pubblica o un'altra misura informativa efficace.

1. Dati personali particolarmente degni di protezione sono in particolare dati riguardanti

a) le attività religiose, ideologiche, politiche o sindacali,

b) la salute, la sfera intima o l’appartenenza etnica,

c) misure di assistenza sociale,

d) procedimenti e sanzioni amministrativi o penali,

e)* le caratteristiche genetiche ereditate o acquisite di una persona che forniscono informazioni precise sulla sua fisiologia o sulla sua salute e che sono state ottenute in particolare dall'analisi di un campione biologico della persona interessata (dati genetici),

f)* le caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona, ottenute tramite procedure tecniche speciali, che consentono o confermano l'identificazione univoca di questa persona (dati biometrici).

1. In caso di comunicazione dei dati per scopi non personali, in particolare per ricerca, pianificazione e statistiche, l'informazione delle persone interessate può essere omessa. Restano riservate disposizioni legislative contrarie.

2. Se i dati sono raccolti e conservati esclusivamente per il rispetto e il controllo della sicurezza dei dati, non sussiste l'obbligo di informare le persone interessate.

3. Se i dati sono raccolti e conservati esclusivamente per il rispetto delle norme di conservazione e archiviazione, non sussiste l'obbligo di informare le persone interessate.

1. Il blocco dei dati ai sensi del § 16 IDAG deve essere confermato per iscritto alle persone interessate dal controllo della popolazione.

2. La richiesta di revoca di un blocco dei dati deve essere presentata per iscritto.

1. Un interesse legittimo ai sensi del § 16 comma 1 IDAG sussiste in particolare quando esiste una relazione giuridica, economica o personale con la persona sulla quale si richiede l'informazione.

2. Lo scopo ideale ai sensi del § 16 comma 2 IDAG è in particolare dato

a) nei partiti politici per la promozione dell'interesse politico,

b) nelle organizzazioni senza scopo di lucro per il reclutamento di membri e per appelli alle donazioni; il marchio di qualità ZEWO o il riconoscimento corrispondente da parte dell'ufficio fiscale del Cantone Argovia vale come prova del carattere benefico,

c) nei club e nelle organizzazioni locali e regionali per la promozione della vita comunitaria, della prevenzione sanitaria, dello sport o della cultura.

1. Il controllo degli abitanti può richiedere, ai fini della comunicazione dei dati personali ai sensi del § 16 IDAG, la presentazione di una dichiarazione in cui il richiedente si impegna a rispettare le condizioni, in particolare all'elaborazione esclusivamente per lo scopo indicato o al rispetto del divieto di trasmissione.

2. La dichiarazione d'impegno può essere associata a un accordo su una penale contrattuale in caso di mancato rispetto delle condizioni.

1. Qualora gli spazi accessibili al pubblico siano sorvegliati con impianti ottico-elettronici ai sensi del § 20 IDAG in modo da consentire l'identificazione delle persone, nel regolamento devono essere indicati almeno i seguenti dati

a) Scopo della sorveglianza,

b) Designazione della persona o dell'ente incaricato dell'esecuzione della sorveglianza e autorizzato a trattare i dati, in particolare ad analizzarli,

c) Designazione degli edifici e delle aree soggette a sorveglianza,

d) Determinazione degli orari di sorveglianza,

e) Decisione in merito alla memorizzazione dei dati e, se del caso, per quanto tempo.

2. Gli impianti ottico-elettronici devono essere regolati in modo da rilevare solo i dati strettamente necessari.

3. I dati raccolti possono essere utilizzati solo per lo scopo previsto. L'organo pubblico deve garantire la sicurezza dei dati ai sensi del § 4.

4. Il regolamento deve essere presentato alla persona incaricata della trasparenza e della protezione dei dati insieme alla richiesta di autorizzazione (§ 20 comma 1 frase 2 IDAG).

**1. Gli incaricati per il trattamento dei dati personali devono essere selezionati con cura dall'ente pubblico, prestando particolare attenzione alle misure tecniche e organizzative adottate da questi ultimi. Attraverso contratto o condizioni devono essere stabiliti:**

a) Oggetto e durata dell'incarico,

b) Ampiezza, natura e scopo del trattamento dati previsto, il tipo di dati e il gruppo dei soggetti interessati,

c) Le misure tecniche e organizzative da adottare per garantire la sicurezza dei dati, il loro controllo e documentazione,

d) Esecuzione dei diritti delle persone interessate,

e) Obbligo di riservatezza e trasferimento di tale obbligo a tutti i responsabili del trattamento dei dati,

f) Eventuale autorizzazione alla concessione di subappalti,

g) Diritti di controllo dell'ente pubblico incaricante e i corrispondenti obblighi di tolleranza e cooperazione dell'incaricato,

h) Obbligo di notifica dell'incaricato in caso di violazioni della sicurezza dei dati,

i) Autorità direttiva dell'ente pubblico,

j) La restituzione dei supporti dati forniti e la cancellazione dei dati memorizzati dall'incaricato.

**2. Se il trattamento dei dati personali non costituisce l'obbligo principale dell'incaricato, l'accordo o le condizioni devono essere orientati per analogia al contenuto di cui al comma 1.**

1. Parenti stretti, che hanno diritto di visione ai sensi del § 26 IDAG, sono persone legate ai defunti in linea retta o fino al grado di nipoti dei fratelli, sia per parentela che per affinità.

1. I dati personali, che l'ente pubblico responsabile non può dimostrare come corretti, non devono essere cancellati ma piuttosto annotati con un'apposita notazione, solo se altrimenti non esisterebbero più dati ufficiali pertinenti allo scopo della raccolta dei dati relativi a questa persona.

1. La persona incaricata per la Trasparenza e la Protezione dei Dati è amministrativamente affiliata al Dipartimento dell'Economia Pubblica e degli Interni.

2. La persona incaricata per la Trasparenza e la Protezione dei Dati assume il suo personale. Può avvalersi di esperti, qualora l'adempimento delle sue mansioni richieda conoscenze specialistiche particolari.

1. Le richieste di informazione e/o accesso ai documenti ufficiali devono essere trattate, per quanto possibile, entro 10 giorni.

2. ...

3. Gli organi pubblici rilasciano entro 30 giorni dal ricevimento di una raccomandazione ai sensi del § 32 comma 3 IDAG una dichiarazione scritta sull'accettazione o meno della raccomandazione.

1. La persona incaricata della Pubblicità e della Protezione dei Dati si occupa della pubblicazione adeguata delle raccomandazioni e delle decisioni ai sensi del § 32 commi 3-5 IDAG in forma anonima, preferibilmente su Internet.

1. Se sorgono domande riguardo alla sicurezza informatica o altre questioni relative all'informatica, la persona incaricata per la pubblicità e la protezione dei dati richiede il parere del Dipartimento delle Finanze e delle Risorse.

2. Gli organi pubblici richiedono il parere della persona incaricata per la pubblicità e la protezione dei dati prima dell'emanazione di leggi, regolamenti, linee guida, regolamenti o istruzioni nell'ambito di applicazione dell'IDAG.

3. Le decisioni nell'ambito di applicazione dell'IDAG devono essere notificate alla persona incaricata per la pubblicità e la protezione dei dati, a meno che essa non sia già parte in causa. Essa è autorizzata a proporre ricorsi amministrativi e ricorsi al tribunale amministrativo.

4. Se la persona incaricata per la pubblicità e la protezione dei dati ha avuto la possibilità di presentare un ricorso, essa non emette né raccomandazioni né decisioni nella stessa materia, a meno che non sussistano motivi di revisione ai sensi del § 39 cpv. 2 della Legge sulla procedura amministrativa (Legge sulla procedura amministrativa, VRPG) del 4 dicembre 2007.

1. L'ammontare delle tasse da riscuotere dagli organi pubblici ai sensi del § 40 comma 2 IDAG è determinato secondo quanto previsto dal § 5 del Regolamento sulle Tasse (GebührV) del 13 marzo 2024.

2. ...

1. Gli organi pubblici provvedono alla raccolta, all'ordinamento e alla conservazione sicura dei documenti e delle ulteriori registrazioni appartenenti al loro ambito di competenza, che servono all'adempimento di compiti pubblici, indipendentemente dalla forma di presentazione e dal supporto informativo (informazioni).

2. Gestiscono i documenti e le informazioni da loro amministrati in dossier, che sono assegnati in modo univoco a una posizione del sistema di ordinamento tracciato.

2bis. Sono escluse dalla formazione del dossier le informazioni che, a causa del loro scopo di utilizzo, non sono adatte e che vengono elaborate con strumenti informatici adeguati. Anche queste informazioni devono essere assegnate in modo univoco a una posizione del sistema di ordinamento tracciato.

3. ...

1. Per l'amministrazione cantonale, ad eccezione degli enti pubblici autonomi, si applica il Regolamento sulla gestione dei documenti nell'amministrazione cantonale (Regolamento documenti) del 29 ottobre 2025.

1. Le seguenti autorità cantonali (soggetti obbligati all'offerta) sono tenute a offrire all'archivio di Stato tutti i dossier e le informazioni quando i loro termini di conservazione sono scaduti e non ne hanno più bisogno in modo permanente

a) Gran Consiglio,

b) Tribunali, inclusi le autorità di conciliazione, l'ufficio fallimenti e l'ispettorato di esecuzione,

c) Consiglio di Stato,

d) Cancelleria di Stato e Dipartimenti, incluse le istituzioni di diritto pubblico non autonome,

e) incaricato per la trasparenza e la protezione dei dati,

f) Controllo finanziario,

g) Commissioni e gruppi di lavoro, assegnati a una delle autorità sopra menzionate.

1. Le istituzioni di diritto pubblico indipendenti del Cantone mantengono i propri archivi.

2. Possono concordare con l'Archivio di Stato che a quest'ultimo vengano offerti fascicoli e informazioni che rivestono importanza per il pubblico e la scienza. I paragrafi §§ 24-26b si applicano mutatis mutandis.

1. L'Archivio di Stato, in collaborazione con gli enti obbligati alla fornitura, stabilisce quali fascicoli e informazioni siano meritevoli di archiviazione.

2. Gli enti obbligati alla fornitura stabiliscono, in consultazione con l'Archivio di Stato, i termini minimi di conservazione dei loro fascicoli e informazioni per motivi legali e amministrativi.

3. Il decorso dei termini è calcolato a partire dalla data del documento più recente di un affare. Per le informazioni ai sensi del § 23 comma 2bis, l'Archivio di Stato, in collaborazione con l'ente obbligato alla fornitura, stabilisce intervalli di tempo regolari per la consegna ai sensi del § 26a.

1. Prevalenti interessi pubblici ai sensi del § 45 comma 3 IDAG sussistono in particolare quando l'accesso ai fascicoli e alle informazioni è idoneo a

a) mettere in pericolo la sicurezza del Cantone,

b) compromettere in modo duraturo i rapporti con Stati esteri, organizzazioni internazionali o tra il Cantone Argovia e la Confederazione o altri Cantoni oppure

c) compromettere gravemente la capacità operativa del Consiglio di Stato.

2. Qualora non sussistano più i motivi ostativi ai sensi del § 45 comma 3 IDAG o sia scaduto il termine prorogato, i fascicoli e le informazioni devono essere immediatamente offerti all'archivio di Stato.

1. Gli uffici obbligati a fornire consegnano al Archivio di Stato i fascicoli e le informazioni valutati come meritevoli di archiviazione.

2. La consegna avviene secondo le direttive dell'Archivio di Stato.

1. Le autorità obbligate a offrire sono tenute a distruggere i dossier e le informazioni che l'Archivio di Stato ha valutato come non meritevoli di archiviazione.

2. Esse assicurano la distruzione ordinata e documentano ogni distruzione.

3. Le seguenti azioni relative ai dossier e alle informazioni richiedono l'approvazione dell'Archivio di Stato

a) distruzione,

b) sostituzione elettronica di archivi cartacei voluminosi.

4. L'Archivio di Stato non distrugge alcun bene archivistico senza il consenso scritto della competente autorità obbligata a offrire.

1. Sotto la supervisione dell'Archivio di Stato si trovano tutte le strutture di conservazione e i luoghi di archiviazione di fascicoli e informazioni degli enti tenuti alla fornitura e delle istituzioni pubbliche autonome di diritto pubblico del Cantone.

2. Nell'ambito della sua supervisione, l'Archivio di Stato può, in particolare

a) richiedere informazioni e documenti,

b) emettere avvisi e direttive,

c) ordinare misure per il ripristino dello stato legittimo, se esistono significativi interessi pubblici nell'archiviazione di tali fascicoli o informazioni.

1. Il materiale d'archivio dell'Archivio di Stato comprende

a) materiale d'archivio dell'Argovia risalente al periodo degli enti predecessori del Cantone fino al 1798, nonché dei cantoni elvetici Argovia, Baden e Fricktal (incluso il materiale d'archivio delle istituzioni ecclesiastiche soppresse),

b) * materiale d'archivio degli organi pubblici del Cantone dal 1803,

c) * ulteriore materiale d'archivio che è significativo per la storia del Cantone, delle località e delle persone, e che viene donato o affidato all'Archivio di Stato come proprietà o deposito - da istituzioni, organizzazioni, persone fisiche e giuridiche - o che in un altro modo arriva in possesso dell'Archivio di Stato,

d) * ...

e) una piccola biblioteca di riferimento.

1. Il materiale d'archivio è accessibile al pubblico per la consultazione.

2. La consultazione del materiale d'archivio relativo a lasciti e depositi è regolata dalle disposizioni dei contratti di cessione.

3. I dettagli sono disciplinati dall'archivio statale in un regolamento d'uso, che deve essere approvato dal consiglio governativo. Il regolamento d'uso stabilisce inoltre le modalità di prestito e di utilizzo commerciale in conformità ai §§ 28 e 29.

1. L'Archivio di Stato può effettuare ricerche per conto di terzi.

2. ...

3. ...

1. L'Archivio di Stato può prestare materiale d'archivio per la ricerca scientifica e per scopi espositivi per un tempo adeguato, a condizione che sia garantito un trattamento appropriato e la sicurezza.

1. L'Archivio di Stato disciplina caso per caso le condizioni e la procedura per l'utilizzo commerciale del materiale d'archivio.

2. I relativi contratti devono essere firmati, per la loro validità, dalla direttrice o dal direttore del Dipartimento dell'Istruzione, della Cultura e dello Sport.

1. La supervisione tecnica sull'Archivio di Stato è esercitata da una Commissione d'archivio composta da cinque a sette membri. Essa supporta e consiglia il Consiglio di Stato nella promozione e nel coordinamento del sistema archivistico nel Cantone.

2. Il Consiglio di Stato elegge i membri della Commissione d'archivio e il suo presidente per una durata di quattro anni.

1. Gli adeguamenti tecnici e organizzativi necessari ai sensi del § 5 devono essere effettuati al più tardi entro quattro anni dall'entrata in vigore del presente regolamento.

1. Questo regolamento deve essere pubblicato nella raccolta delle leggi. Esso entra in vigore il 1° luglio 2008.