Förordning (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling

Statsmyndighet, för vilken riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiv eller stadsarkiv är arkivmyndighet, skall enligt bestämmelserna i denna förordning utgallra uppgifter ur sådan upptagning för automatisk databehandling, som är tillgänglig för myndigheten för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Bestämmelserna gäller i den mån ej annat följer av föreskrift som meddelas med stöd av 6 § datalagen (1973:289). Förordning (1978:183).

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som rör fortlöpande kontroll eller redovisning vid personaladministration, förrådsförvaltning, upphandling eller medelsförvaltning skall utgallras, om uppgiften har begagnats för sitt ändamål och ej behövs för myndighetens verksamhet eller för revision. Förordning (1978:183).

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som framkommit genom sammanställning eller annan bearbetning av andra uppgifter, skall utgallras, om dessa andra uppgifter i sin ursprungliga form ingår i sådan upptagning för automatisk databehandling som är tillgänglig för myndigheten på sätt som anges i 1§. Utgallringen skall ske när den gallringsfrist som fastställts för bearbetningen gått ut. Gallringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten, om ej annat följer av vad som föreskrivits av regeringen eller riksarkivet. Myndigheten skall vid fastställandet av gallringsfrist beakta vad som gäller i fråga om åtals- och fordringspreskription och vad som i övrigt krävs av hänsyn till tjänstens behöriga gång eller revision. Myndigheten skall underrätta arkivmyndigheten om beslut angående gallringsfrist. Förordning (1978:183).

Uppgift, som ingår i upptagning för automatisk databehandling i egenskap av program, teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation, skall utgallras, om uppgiften ej längre behövs vare sig för att annan uppgift i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas eller förstås, för annat till myndighetens verksamhet hänförligt ändamål eller för framtida forskning. Förordning (1978:183).

Utöver vad som följer av 2--4 §§ skall felaktig uppgift i upptagning för automatisk databehandling utgallras när uppgiften rättats och icke längre behövs för revision eller tillvaratagande av enskilds rätt.

Riksarkivet får förordna att utgallring enligt 2--4 §§ icke skall ske. Sådan föreskrift får meddelas endast om det är påkallat med hänsyn till forskning eller annat viktigt ändamål.

Det åligger myndighet, för vilken upptagning för automatisk databehandling är tillgänglig på sätt som anges i 1§, att, i den mån uppgift i upptagningen ej skall utgallras enligt denna förordning eller föreskrift som regeringen, datainspektionen eller riksarkivet meddelar särskilt, fortlöpande överväga huruvida uppgiften utan olägenhet kan utgallras och att hos riksarkivet eller i fråga om myndighet, som lyder under försvarsdepartementet, hos krigsarkivet lägga fram förslag härom. Förordning (1979:112).

Närmare föreskrifter för tillämpningen av denna förordning meddelas av riksarkivet. Förordning (1978:183).

Riksarkivets befogenheter enligt 6 och 8§§ skall i fråga om myndighet, som lyder under försvarsdepartementet, ankomma på krigsarkivet. Förordning (1979:112).