Ordinanza sul trattamento digitale della posta (V DPV) - Scopo e Oggetto (DPV)

1. Questo regolamento disciplina la gestione dell'elaborazione digitale della posta in arrivo presso il Centro Servizi dell'Ufficio Costruzioni del Cantone di Zugo (DLZ).

2. Essa regola in particolare l'organizzazione, i processi e le procedure, nonché l'assicurazione della qualità per l'elaborazione digitale della posta in arrivo presso il DLZ.

1. Il regolamento si applica alla posta dell'amministrazione cantonale che arriva al DLZ ed è indirizzata all'amministrazione cantonale del Cantone di Zugo e ai suoi collaboratori.

2. Sono soggetti a questo regolamento il DLZ e tutte le unità organizzative dell'amministrazione cantonale che, attraverso una richiesta della direzione competente, della cancelleria di stato e dei tribunali, abbiano deciso di utilizzare la consegna postale digitale presso la direzione dei lavori pubblici e per le quali siano state create le condizioni tecniche per il collegamento alla soluzione ePostkorb.

1. Il DLZ è l'ente centrale responsabile per la distribuzione della posta descritta nel § 2 comma 1. È competente per la smistamento, apertura, digitalizzazione e consegna delle spedizioni postali, nonché la gestione degli inoltri fisici.

1. I dipendenti del Centro di Servizio (DLZ) smistano e aprono la posta descritta nel § 2 comma 1, eseguono la digitalizzazione e la trasmettono elettronicamente alla persona o all'ente autorizzato a riceverla.

1. I collaboratori del DLZ operano al servizio del Cantone e sono soggetti alla legge sui rapporti di lavoro del personale statale (Legge sul personale, LP) del 1° settembre 1994. In particolare, sono soggetti al segreto d’ufficio ai sensi del § 29 della Legge sul personale e sono responsabili ai sensi della legge sulla responsabilità delle collettività, dei membri delle autorità e dei funzionari (Legge sulla responsabilità) del 1° febbraio 1979.

2. La Direzione delle costruzioni disciplina la definizione dei compiti dei collaboratori del DLZ nell'ambito di un regolamento operativo. In esso devono essere fissati in particolare

a) panoramiche dettagliate dei processi per la gestione della posta nel DLZ;

b) istruzioni nei confronti dei collaboratori del DLZ nell'ambito delle singole fasi del processo (ad es. preselezione, preparazione per la scansione dei documenti, scansione, assegnazione alla casella di posta elettronica, ordini originali, distruzione delle spedizioni).

1. I collaboratori del DLZ non prendono generalmente conoscenza del contenuto della posta durante l'apertura. Nella misura in cui è necessario per il corretto svolgimento delle loro mansioni, la presa di conoscenza si limita al livello richiesto per l'adempimento delle stesse.

2. Le unità organizzative secondo il § 2 comma 2 redigono una lista negativa delle spedizioni postali che non possono essere aperte e la rendono accessibile al DLZ. In tal caso, la consegna avviene secondo il § 9.

3. Inoltre, sulla base del loro indirizzo o del loro aspetto esteriore, non possono essere aperti

a) le spedizioni postali contrassegnate come private, personali o confidenziali;

b) le spedizioni postali la cui apertura è disciplinata da regolamenti speciali, in particolare relative a voti per corrispondenza secondo la legge sulle elezioni e sulle votazioni (Legge elettorale e di votazione, WAG) del 28 settembre 2006, nonché relative ad offerte nell'ambito degli appalti pubblici secondo l'accordo intercantonale sugli appalti pubblici (IVöB) del 15 novembre 2019;

c) le spedizioni postali raccomandate con ricevuta di ritorno.

1. Una spedizione postale è considerata privata, personale o riservata quando ciò risulta chiaramente dall'indirizzamento.

2. Una spedizione postale non è considerata privata-personale-riservata se

a) è presente solo la dicitura «da consegnare a» e non ci sono indizi contrari;

b) è presente solo il nome della persona prima del nome dell'unità organizzativa.

3. In caso di dubbio, una spedizione postale è trattata come privata-personale-riservata.

1. La posta in arrivo al DLZ viene, dopo essere stata aperta, completamente scansionata mediante un processo di scansione standardizzato, che soddisfa i requisiti del progresso tecnico attuale e della sicurezza dei dati.

2. Le unità organizzative ai sensi del § 2 comma 2 redigono un elenco negativo di quegli invii postali che non possono essere scansionati e lo rendono accessibile al DLZ. In tal caso, la consegna avviene conformemente al § 9.

3. Non vengono scansionati, ma consegnati fisicamente (§ 9), anche gli invii postali che per motivi pratici o tecnici non si prestano alla digitalizzazione, in particolare

a) giornali e riviste;

b) documenti pinzati o rilegati che non possono essere separati senza danneggiare notevolmente i documenti;

c) formati speciali;

d) formati superiori (più grandi di A3);

e) oggetti tridimensionali, ad esempio, tessere identificative;

f) fogli di carta con uno spessore superiore a 4 mm;

g) documentazioni voluminose.

4. Dopo la scansione, i dipendenti del DLZ controllano visivamente la completezza e la qualità degli invii postali digitalizzati. Alterazioni a questi sono consentite solo se mirate a migliorare la leggibilità del documento.

1. La posta, che non viene aperta (§ 6), viene inoltrata in forma fisica mediante giri postali definiti alla persona o ente avente diritto a riceverla.

2. La posta, che non viene scansionata (§ 8), viene inoltrata in forma fisica con il successivo giro postale possibile alla persona o ente avente diritto a riceverla.

3. La posta digitalizzata viene inviata elettronicamente alla persona o ente avente diritto a riceverla attraverso la soluzione ePostkorb. Questa accede direttamente alle spedizioni postali digitalizzate.

4. Le unità organizzative ai sensi del § 2 comma 1, che ricevono prevalentemente spedizioni postali che non possono essere distrutte a causa di obblighi di conservazione, possono incaricare il DLZ di consegnare tutta la posta indirizzata a loro sia in forma digitale che fisica.

1. Dopo la notifica di un invio postale digitalizzato alla persona o ente autorizzato a riceverlo, l'originale fisico viene conservato per 90 giorni dalla data di scansione nel Centro di Elaborazione Dati (DLZ) e, al termine di questo periodo, distrutto in modo confidenziale.

2. La persona o l'ente autorizzato a ricevere l'invio può richiedere al DLZ la spedizione dell'originale fisico entro il termine di 90 giorni come indicato nel comma 1. Si devono osservare gli obblighi di conservazione superiore, in particolare quelli previsti dal Regolamento sulla gestione dei documenti del 20 marzo 2020 e dalla Legge sugli archivi del 29 gennaio 2004.

3. La posta digitalizzata insieme ai dati che attestano il processo di scansione standardizzato (ad es. file di registro), rimangono accessibili nel sistema per 90 giorni dal momento della scansione, dopo di che vengono eliminati dal sistema.