Legge sull'archiviazione - Scopo

1. La legge ha lo scopo di

a) regolamentare l'attività degli archivi pubblici come istituzioni di trasmissione autentica, sicurezza giuridica e trasparenza dell'azione statale;

b) preservare gli archivi pubblici come centri di elaborazione storica e promuovere la coordinazione tra gli archivi.

1. I documenti sono informazioni registrate, indipendentemente dal supporto informativo. Comprendono anche tutti gli strumenti necessari per la comprensione delle informazioni e il loro utilizzo.

2. Sono considerati di interesse archivistico i documenti che hanno valore legale, amministrativo, politico, economico, storico, sociale o culturale e che sono importanti per una trasmissione autentica.

3. I documenti che un archivio ha preso in custodia per la conservazione sono considerati beni archivistici.

4. Gli archivi sono enti che si occupano della trasmissione storica e della formazione della coscienza storica, prendendo in custodia i documenti degli organi, conservando permanentemente questi beni archivistici come beni culturali e rendendoli accessibili al pubblico. I pre-archivi degli organi non sono considerati archivi ai sensi di questa legge.

5. I seguenti termini della legge cantonale sulla protezione dei dati si applicano anche a questa legge: «Dati personali», «Dati personali particolarmente sensibili», «Profilazione», «Persone interessate», «Cantone», «Comuni» e «Organi».

1. La legge si applica al Cantone e ai comuni.

2. Essa si applica inoltre alle persone fisiche e giuridiche nonché alle società di persone del diritto commerciale, nella misura in cui siano loro attribuiti compiti pubblici.

3. Gli organi che attribuiscono compiti pubblici a persone o società di persone secondo il comma 2 sono responsabili del rispetto di questa legge.

1. Gli organi che trattano documenti nell'esercizio di attività pubbliche sono tenuti a conservarli fino alla decisione sulla loro rilevanza archivistica.

1. Gli organi gestiscono sistematicamente i loro documenti. L'esecutivo competente emana regolamenti a tal riguardo.

2. L'esecutivo competente stabilisce quali materiali e formati di dati adatti all'archiviazione devono essere utilizzati.

3. L'archivio consiglia gli organi in merito all'organizzazione, conservazione, sicurezza e informatizzazione dei documenti.

4. Gli organi sono tenuti a fornire informazioni all'archivio in materia archivistica.

1. L'archivio stabilisce il valore archivistico in accordo con gli organi.

2. In caso di controversie sul valore archivistico, i documenti vengono archiviati provvisoriamente.

1. Gli organi consegnano all'archivio i documenti di rilevanza storica.

2. L'archivio concorda con gli organi la periodicità delle consegne.

3. L'archivio consiglia gli organi su come preparare i documenti per la consegna.

4. I documenti consegnati non possono più essere modificati.

5. Le persone fisiche e le società di persone conformemente al § 3 comma 2 consegnano i loro documenti a un archivio pubblico, a meno che non dispongano di archivi propri.

1. L'archivio acquisisce i documenti in originale o in una forma equivalente su un supporto dati sostitutivo.

2. L'archivio rende accessibile il proprio materiale d'archivio tramite inventari e strumenti di ricerca, affinché il pubblico possa utilizzarlo.

3. L'archivio conserva il materiale d'archivio in modo sicuro e appropriato.

1. I beni archivistici sono inalienabili. L'esecutivo competente può concedere delle eccezioni.

2. I terzi non possono acquisire i beni archivistici nemmeno per usucapione.

1. Il materiale d'archivio è accessibile al pubblico dopo la scadenza dei termini di protezione. L'accessibilità è gratuita. Per prestazioni complesse può essere applicata una tassa conforme al tariffario delle tasse amministrative dell'11 marzo 1974. L'esecutivo competente emana un regolamento per l'uso.

2. Durante il periodo dei termini di protezione, il materiale d'archivio non è accessibile al pubblico. Restano riservati i diritti di consultazione ai sensi dei §§ 15 a 18.

1. La normale durata di protezione è di 30 anni.

2. I documenti che erano già accessibili al pubblico prima della loro consegna continuano ad esserlo.

1. I documenti d'archivio che contengono dati personali particolarmente degni di protezione o profilazioni e i relativi risultati sono soggetti a un periodo di protezione esteso di 100 anni. Questa disposizione non si applica qualora la persona interessata acconsenta alla consultazione.

2. Il periodo di protezione esteso termina anticipatamente quando siano trascorsi 50 anni dalla morte della persona interessata. La prova del decesso deve essere fornita dalla persona che desidera consultare i documenti d'archivio.

1. L'archivio può limitare la consultazione per determinate categorie di materiale d'archivio o per casi singoli in presenza di interessi pubblici o privati meritevoli di protezione, dopo la scadenza del termine ordinario o prorogato di protezione.

1. Il termine di protezione ordinario e quello prolungato iniziano a decorrere dalla data del documento più recente di un fascicolo o di una pratica.

1. L'accesso ai documenti ufficiali archiviati è regolato dalla Legge sulla trasparenza dell'amministrazione (Legge sulla trasparenza) del 20 febbraio 2014.

2. L'accesso agli altri materiali d'archivio è concesso secondo le disposizioni dei §§ 15-17.

1. L'archivio fornisce alle persone interessate informazioni entro il periodo di protezione e concede loro accesso ai beni archivistici specificati con precisione.

2. L'archivio può limitare, sottoporre a condizioni, rinviare o negare la fornitura di informazioni e l'accesso a causa di interessi prevalenti del pubblico o di terzi. La fornitura di informazioni e l'accesso possono anche essere rinviati o limitati se non sono compatibili con una gestione amministrativa razionale.

3. Qualora una persona interessata ritenga che le informazioni riguardanti lei contenute nei beni archivistici siano inesatte, può richiedere di far annotare tale circostanza. I beni archivistici stessi non devono essere modificati.

1. L'archivio fornisce informazioni agli organi durante il periodo di protezione e concede loro accesso al materiale d'archivio da essi consegnato, qualora ciò sia necessario per l'esecuzione delle loro funzioni.

1. L'archivio può fornire informazioni a terzi durante il periodo di protezione e consentire loro l'accesso ai documenti d'archivio, a condizione che non vi siano interessi pubblici o privati meritevoli di protezione che vi si oppongano. L'ente che ha consegnato i documenti e, in caso di dubbio, la persona interessata devono essere ascoltati.

2. La concessione di informazioni e l'accesso avvengono su richiesta scritta. Tale concessione è approvata qualora sussista un motivo importante, in particolare per lavori di ricerca. Resta riservato il § 15 comma 2 seconda frase.

3. L'archivio può disporre condizioni con la concessione, in particolare riguardo all'ulteriore utilizzo delle informazioni.

1. Il diritto di accesso ai documenti d'archivio privati, che l'archivio ha acquisito tramite donazioni o tramite contratti di deposito con terzi, è regolato dai relativi contratti.

2. In mancanza di una tale regolamentazione, si applicano le disposizioni di questa legge.

1. L'Archivio di Stato è un centro di competenze per il settore archivistico cantonale e comunale. Esso

a) promuove il settore archivistico;

b) mette a disposizione degli archivi le sue conoscenze archivistiche;

c) consiglia e supporta gratuitamente gli archivi comunali;

d) è autorizzato a stipulare contratti di collaborazione con i comuni;

e) promuove la ricerca storica nei campi della storia nazionale, locale e personale e incoraggia le pubblicazioni;

f) si impegna per la salvaguardia di documenti di terzi di interesse archivistico, quando sono di rilevanza cantonale. È autorizzato a stipulare contratti di donazione o deposito a tal fine.

2. L'Archivio di Stato è l'archivio centrale per gli organi del Cantone.

1. Ogni comune gestisce un archivio.

2. L'archivio comunale svolge per gli organi del comune, mutatis mutandis, le stesse funzioni che l'archivio di stato svolge per gli organi del cantone.

1. È punito con multa chi intenzionalmente divulga informazioni da documenti d'archivio soggetti a un periodo di protezione o altrimenti esplicitamente sottratti alla pubblicazione.

2. Su richiesta è punito con multa chi intenzionalmente

a) sottrae documenti dall'archiviazione, li rimuove o li distrugge, oppure

b) altera o distrugge materiali d'archivio.

1. I comuni provvedono affinché entro quattro anni dall'entrata in vigore di questa legge il materiale d'archivio sia custodito in modo sicuro e adeguato (§ 8 comma 3).

1. Questa legge entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nel Bollettino Ufficiale, dopo la scadenza del termine per il referendum non esercitato (§ 34 della Costituzione cantonale) o dopo l'approvazione da parte del popolo.