Regolamento d'applicazione della legge dell'11 settembre 2007 sulla protezione dei dati personali (RLPrD) - Conservazione e eliminazione dei dati personali (ad art. 11) (RLPRD)

1. Il titolare del trattamento anonimizza o distrugge i dati personali che non sono più necessari allo scopo per cui sono stati raccolti. Ne informa il Responsabile cantonale della protezione dei dati e dell'informazione (di seguito: il Responsabile). Sono fatti salvi i casi previsti dalla legge sulla protezione dei dati personali [A] e dal presente regolamento, nonché dalla legislazione relativa agli archivi.

2. Il Responsabile è autorizzato a emanare direttive particolari relative alla conservazione e all'eliminazione dei dati.

1. In caso di dubbio fondato, il titolare del trattamento consulta l'Incaricato prima di decidere in merito a

a. la comunicazione orale o mediante elenchi di dati a terzi estranei all'amministrazione cantonale, in assenza di una disposizione legale espressa;

b. la creazione di accessi diretti a file esistenti, la consegna di copie di tutto o parte di un file, la connessione tra file o qualsiasi altro mezzo di trasmissione analogo, a beneficio di terzi appartenenti o meno all'amministrazione cantonale.

1. La comunicazione di dati provenienti da archivi soggetti alla legge [A] per una rubrica o altra opera simile di interesse generale è oggetto di una convenzione tra il suo editore o l'utilizzatore e il responsabile del trattamento, salvo diversa disposizione di legge.

1. La convenzione deve obbligatoriamente

a. elencare i dati personali trasmessi;

b. determinare la provenienza dei dati personali trasmessi;

c. incaricare l'editore di concedere all'interessato l'accesso ai dati che lo riguardano e di indicargliene la provenienza;

d. fissare la frequenza con cui l'opera deve essere pubblicata con le correzioni e integrazioni richieste sia dal titolare del trattamento che dai singoli interessati;

e. precisare le misure di sicurezza a carico dell'editore;

f. prevedere il diritto di controllo del Garante;

g. fissare le condizioni di indennizzo da versare da parte dell'editore.

2. La convenzione può inoltre

a. accompagnare la trasmissione di dati personali con altre clausole accessorie;

b. prevedere una penale convenzionale nel caso in cui l'editore violasse i suoi obblighi.

1. I dati contenuti in un annuario di indirizzi o in un'altra opera simile di interesse generale possono essere resi accessibili tramite un altro supporto, a condizione che i dati e i loro criteri di classificazione siano gli stessi di quelli della pubblicazione.

1. L'Incaricato gestisce il registro dei file in modo tale che possa essere completato man mano che se ne presenti la necessità.

2. Lo aggiorna periodicamente, almeno una volta all'anno.

1. Il registro dei file è consultabile sul sito internet del Responsabile ed è anche visionabile presso i locali di quest'ultimo.

2. Esso è pubblicato nel suo rapporto di attività.

1. Il Preposto può emanare direttive relative alla tenuta del registro dei file. Devono imperativamente figurare il "descrittivo del file" e il "registro delle trasmissioni", i quali menzionano in particolare quanto segue

a. per il "descrittivo dei file": natura e scopo del file, esistenza di dati sensibili e/o di profili della personalità, provenienza dei dati, co-sfruttamento, modalità di accesso al file; il descrittivo dei file contiene per ogni file indicazioni complementari concernenti il numero approssimativo delle persone interessate e il momento previsto della distruzione dei dati o del loro archivio;

b. per il "registro delle trasmissioni": terzi beneficiari della trasmissione, dati personali trasmessi, disposizione legale che autorizza la trasmissione, decisione, periodicità della trasmissione, modalità della trasmissione (accesso al file). Possono essere concordate modalità particolari con i servizi che procedono a un gran numero di trasmissioni.

1. I regolamenti comunali in materia di videosorveglianza specificano in particolare i seguenti punti

a. lo scopo perseguito dall'installazione;

b. le regole e le procedure di sicurezza relative alla conservazione delle immagini registrate, comprese quelle estratte dal sistema di videosorveglianza;

c. la persona o le persone autorizzate a gestire la videosorveglianza;

d. le regole di accesso alle immagini, comprese quelle estratte dal sistema di videosorveglianza;

e. l'informazione al pubblico e le sue modalità;

f. l'ubicazione e il campo della telecamera o delle telecamere;

g. la durata di conservazione delle immagini e le modalità di distruzione delle immagini.

1. Le informazioni raccolte tramite un sistema di videosorveglianza possono essere utilizzate solo nell'ambito di un procedimento giudiziario.

1. Quando la risposta alla richiesta richiede un lavoro superiore a un'ora, viene percepito un emolumento di 40 franchi all'ora oltre tale durata, fino a e compreso quattro ore. Oltre tale limite, l'emolumento ammonta a 60 franchi per ogni ora supplementare. Il richiedente è informato previamente del costo probabile.

2. In caso di richiesta sullo stesso argomento presentata più di tre volte all'anno dalla stessa persona, viene percepito un emolumento di 60 franchi all'ora.

3. Un emolumento di 20 centesimi per copia è percepito a partire dalla 21ª pagina per ogni copia di un dossier che superi le 20 pagine.

1. La sorveglianza dei dati registrati su base informatica è effettuata dall'Incaricato, con il supporto dell'Ufficio di sicurezza dell'informatica cantonale (di seguito: OSIC).

2. Su richiesta dell'Incaricato, l'OSIC può in particolare

a. contribuire a rispondere a richieste di consulenza da parte dei servizi e delle entità soggette alla legge [A], ad esempio in fase di elaborazione di progetti informatici;

b. aiutarlo a ottenere i dati necessari per la tenuta del registro dei file;

c. aiutarlo a controllare il livello di sicurezza effettivo dei dati personali e della loro trasmissione.

3. L'Incaricato, previa consultazione dell'OSIC, può emanare direttive sul trattamento dei dati registrati su base informatica (sicurezza dei dati, ecc.).

1. Il Dipartimento delle finanze e delle relazioni esterne è incaricato dell'esecuzione del presente regolamento che entra in vigore il 1º novembre 2008.