Regolamento sugli archivi - Ambito di Applicazione

1. Questo regolamento disciplina

a) l'archiviazione dei documenti

1. del cantone

2. delle persone fisiche e giuridiche di diritto pubblico e privato, nella misura in cui svolgano compiti cantonali. La Banca Cantonale di Uri non rientra in questo regolamento

3. dei comuni, corporazioni e privati, nella misura in cui, secondo una disposizione legale o un accordo privato, consegnino al Archivio di Stato i documenti per l'archiviazione

b) l'uso dell'Archivio di Stato da parte degli organi del cantone e di terzi.

1. L’archiviazione serve alla conservazione sicura e alla trasmissione documentaria di documenti legali, politici, economici, storici, sociali o culturali per gli organi del cantone e per il pubblico.

2. Ai sensi di questo regolamento, i documenti sono tutte le informazioni registrate, indipendentemente dal supporto informativo, nonché tutti gli strumenti necessari per la loro comprensione e utilizzo.

3. Sono considerate beni archivistici i documenti che l'archivio di Stato ha accettato di conservare in quanto meritevoli di archiviazione. Sono meritevoli di archiviazione i dati che presumibilmente hanno un valore duraturo per

a) documentare l'attività della pubblica amministrazione

b) supportare i compiti di legislazione, amministrazione e giurisprudenza

c) tutelare gli interessi legittimi delle persone coinvolte e di terzi

d) servire alla scienza e alla ricerca

e) promuovere la comprensione del presente e della storia

1. L'archivio di Stato è responsabile per l'archiviazione dei documenti e per l'esecuzione di questo regolamento, salvo quanto diversamente stabilito dalla legislazione.

2. L'archivio di Stato ha in particolare il compito di

a) conservare e valutare i documenti secondo criteri scientifici e archivistici

b) custodire in sicurezza il materiale d'archivio

c) garantire l'accessibilità e fruibilità del materiale d'archivio

d) assicurare la conservazione (conservazione e restauro) del materiale d'archivio

e) consigliare e sorvegliare gli enti obbligati all'offerta nell'organizzazione e gestione dei registri manuali e degli archivi intermedi

f) consigliare i comuni, le corporazioni e, nella misura in cui lo consentono i compiti principali, i privati nell'organizzazione e gestione degli archivi

3. L'archivio di Stato può anche acquisire documenti per i quali non vi è alcun obbligo di offerta e la cui rilevanza archivistica non sia ancora stata determinata.

4. Rimangono riservate le competenze finanziarie ordinarie secondo la Costituzione del Cantone (RB 1.1101).

1. Sono soggetti all'obbligo di offerta

a) gli organi e gli uffici amministrativi del Cantone

b) gli organi e gli uffici amministrativi delle persone fisiche e giuridiche di diritto pubblico e privato, nella misura in cui svolgono compiti cantonali o incaricati dal Cantone

c) gli organi e gli uffici amministrativi dei comuni e delle corporazioni, nella misura in cui la legislazione lo preveda

d) altre persone, nella misura in cui abbiano stipulato un accordo corrispondente con l'archivio di Stato

2. Coloro che sono soggetti all'obbligo di offerta devono catalogare i propri documenti con piani di registratura e periodicamente offrirli all'archivio di Stato per l'assunzione, non appena i documenti non siano più necessari per l'adempimento dei relativi compiti. L'archivio di Stato, in collaborazione con le entità soggette all'obbligo di offerta, determina quali documenti siano di valore archivistico e debbano quindi essere acquisiti nell'archivio.

3. Fino a tale momento, le entità soggette all'obbligo di offerta devono conservare i documenti in registri ordinati e archivi temporanei.

4. L'archivio di Stato stabilisce i dettagli dell'obbligo di offerta e della consegna nelle istruzioni. Le istruzioni devono essere approvate dalla direzione competente[1].

1. I documenti soggetti all'obbligo di offerta non possono essere distrutti senza il consenso dell'Archivio di Stato.

2. L'Archivio di Stato, in linea di principio, non distrugge alcun documento prima della scadenza dei termini di protezione senza il consenso degli enti cedenti.

3. Dopo la scadenza dei termini di protezione, decide l'Archivio di Stato sulla distruzione dei documenti. Per gli atti contenenti dati personali particolarmente degni di protezione, l'Archivio di Stato deve preliminarmente ottenere il consenso dell'ente soggetto all'obbligo di offerta.

4. La distruzione del materiale archivistico affidato contrattualmente è regolata dalle disposizioni dei contratti di acquisizione. In assenza di tali contratti, sono applicabili le norme di questo regolamento.

1. Documenti che erano già accessibili al pubblico prima dell'archiviazione rimangono accessibili al pubblico.

2. Per il resto, l'accesso ai beni archivistici è consentito, a meno che la legislazione non disponga diversamente e sia trascorso un periodo di protezione di 30 anni, calcolato a partire dalla data del documento più recente in una pratica o dossier.

3. Le autorità che hanno consegnato i documenti possono utilizzarli in qualsiasi momento. L'archivio statale le consiglia e mette a disposizione i documenti.

4. L'uso dei beni archivistici trasferiti contrattualmente è regolato dalle disposizioni dei contratti di acquisizione. In mancanza di tali disposizioni, si applicano quelle del presente regolamento.

1. L'utilizzo di archivi giudiziari e archivi contenenti dati personali particolarmente sensibili o profili della personalità è soggetto a un periodo di protezione prolungato di dieci anni dalla morte della persona interessata o, qualora la data di morte non sia nota o determinabile solo con uno sforzo sproporzionato, di 100 anni dalla nascita. Se non è possibile determinare né la data di morte né la data di nascita, il periodo di protezione prolungato è di 80 anni, calcolato a partire dalla data del documento più recente in un affare o dossier. Resta salva l'autorizzazione della persona interessata a un utilizzo anticipato degli archivi.

1. Eccezionalmente, la documentazione d'archivio può essere utilizzata per scopi scientifici non personali prima della scadenza dei termini di protezione. I dati devono essere resi anonimi e i risultati possono essere pubblicati solo in modo tale che le persone interessate non siano identificabili.

2. Chi richiede un'autorizzazione eccezionale deve presentare una domanda scritta e motivata, che specifichi in particolare lo scopo della ricerca e gli atti interessati.

3. Tali autorizzazioni eccezionali sono concesse dal consiglio del governo o, se si tratta di documentazione d'archivio giudiziaria, dal tribunale competente. Nei casi di minore importanza e qualora non siano coinvolti dati personali particolarmente sensibili o profili di personalità, l'autorizzazione eccezionale è concessa dall'archivio di stato.

4. Le autorizzazioni eccezionali possono essere accompagnate da condizioni e prescrizioni.

1. Se sussiste, in relazione a determinate categorie di beni archivistici o in singoli casi, un prevalente interesse pubblico o privato meritevole di tutela che si oppone all'uso da parte di terzi, il Consiglio di Stato può limitare o vietare completamente l'uso dopo la scadenza dei termini di protezione.

1. Le disposizioni della Legge sulla protezione dei dati (RB 2.2511) e quelle del Codice civile svizzero (SR 210) sulla tutela della personalità restano riservate.

1. L'Archivio di Stato emana un regolamento d'uso che deve essere approvato dalla direzione competente.

1. L'uso dell'Archivio di Stato è gratuito.

2. Servizi particolari sono soggetti a pagamento. Le tariffe sono stabilite dal Regolamento sulle Tasse (RB 3.2512) e dal Regolamento delle Tariffe (RB 3.2521).

1. L'utilizzo del materiale d'archivio per scopi commerciali richiede l'autorizzazione del Consiglio di Governo. Nei casi di minore entità, decide l'Archivio di Stato.

2. L'autorizzazione può essere subordinata a una regolamentazione contrattuale dell'entità dell'uso e di eventuali partecipazioni agli utili da parte del Cantone.

3. L'uso commerciale del materiale d'archivio trasferito contrattualmente è regolato dalle disposizioni dei contratti di cessione. In mancanza di tali contratti, si applicano quelle di questo regolamento.

1. Di tutte le opere e pubblicazioni, che si basano in tutto o in parte sull'uso del materiale d'archivio dell'archivio di Stato, deve essere fornita a quest'ultimo una copia d’esemplare gratuita.

1. Questo regolamento entra in vigore il 1° luglio 2002.