Ordinanza sulla raccolta, il trattamento e la conservazione di dati di polizia (PolDaVO) - Oggetto e Scopo (PolDaVO)

1. Il presente regolamento disciplina

a) l'elaborazione e l'archiviazione;

b) l'accesso e il diritto di rettifica, integrazione e aggiornamento;

c) la conservazione e la cancellazione.

2. Ha lo scopo di proteggere e salvaguardare tali dati in conformità con la legge sull'informazione e la protezione dei dati.

1. Per i termini dati personali e dati personali degni di particolare protezione, si applicano le definizioni secondo la legge sulle informazioni e protezione dei dati.

2. Il termine dati in questo regolamento comprende sia i dati personali che i dati personali degni di particolare protezione.

1. Questo regolamento si applica a tutte le raccolte di dati gestite dalla polizia cantonale.

2. Restano riservate le disposizioni della legge sull'informazione e la protezione dei dati.

1. Questa normativa si applica a tutti i dipendenti della polizia cantonale e ai dipendenti di altre forze di polizia autorizzati ad accedere ai dati ai sensi di questa normativa.

1. Il comandante o la comandante è responsabile dei compiti secondo il § 24, §§ 26-29 e §§ 34 e seguenti della legge sulle informazioni e la protezione dei dati.

2. Egli o ella può delegare questi e gli altri compiti assegnatigli ai sensi di questo regolamento ai capi di dipartimento.

1. I dati devono essere protetti mediante la regolazione delle autorizzazioni di accesso, interrogazione e immissione, in particolare da presa di conoscenza non autorizzata, modifica, utilizzo, cancellazione e furto.

2. Il comandante o la comandante emana istruzioni riguardo ai dettagli.

1. Il comandante o la comandante provvede affinché i terminali, nei quali sono memorizzati i dati, insieme ai relativi registri e fascicoli, siano sistemati in locali protetti contro l'accesso di persone non autorizzate.

1. Possono essere conservati solo i dati che sono rilevanti, necessari e idonei per prevenire o chiarire reati o per procedure amministrative di autorizzazione.

1. Il comandante o la comandante concede le autorizzazioni di accesso e deve approvarle.

1bis. Il comandante o la comandante rispetta in questo contesto il principio di proporzionalità. In caso di lunga conservazione dei documenti, i diritti della personalità delle vittime devono essere particolarmente considerati.

2. L'autorizzazione di accesso è concessa ai collaboratori della polizia cantonale che sono soggetti al segreto d'ufficio e che necessitano dei dati conservati per adempiere alle loro funzioni legali.

3. Alle stesse condizioni, il comandante o la comandante può concedere l'autorizzazione di accesso ai collaboratori di altre polizie.

1. La Polizia cantonale può autorizzare i corpi di polizia municipale ad accedere ai sistemi informativi cantonali, purché questi offrano garanzie per il rispetto delle disposizioni stabilite nel presente regolamento.

2. L'autorizzazione all'accesso è concessa solo ai dipendenti dei corpi di polizia municipale che sono vincolati al segreto d'ufficio e che necessitano dei dati conservati per l'adempimento delle loro funzioni legali.

3. ...

4. Il comandante o la comandante può limitare l'accesso in casi specifici.

1. La procedura di accesso e consultazione, nonché la relativa norma di eccezione, sono disciplinate dall'articolo 26 della Legge sull'Informazione e sulla Protezione dei Dati.

1. Le decisioni di non luogo a procedere e di archiviazione, così come le assoluzioni delle autorità penali del Cantone di Soletta, sono registrate d'ufficio.

2. I decreti d'accusa e le sentenze delle autorità di cui al comma 1 devono essere distrutti dopo la registrazione della data di cancellazione dei dati biometrici a fini di identificazione.

3. Chi è registrato in una banca dati della Polizia Cantonale può presentare per iscritto la richiesta di inserire nel sistema la nota "Non luogo a procedere", "Procedimento archiviato", "Ritiro della querela" o "Assoluzione".

4. La richiesta è accolta se viene presentata una decisione corrispondente dell'autorità competente. La Polizia Cantonale comunica la decisione per iscritto.

1. L’accesso ai documenti ufficiali e le relative disposizioni di deroga sono disciplinati dagli articoli 12 e seguenti, 34 e seguenti e 40 della Legge sull'informazione e la protezione dei dati.

1. Per la comunicazione dei dati nell'ambito della collaborazione amministrativa, si applica l'articolo 42 della legge sulla Polizia Cantonale[10].

1. Le informazioni vengono fornite solo a terzi che dimostrino un sufficiente titolo giuridico.

2. Se viene richiesta un'informazione su dati di persone decedute, essa deve essere fornita qualora il richiedente dimostri un interesse in merito e non vi siano interessi prevalenti dei familiari della persona deceduta o di terzi contrari. La stretta parentela e il matrimonio con la persona deceduta costituiscono un interesse.

1. I dati vengono conservati solo per il tempo necessario alla Polizia cantonale per adempiere ai suoi compiti, in particolare per la prevenzione dei pericoli e per la prevenzione e il perseguimento dei reati.

2. Rimane riservata la durata di conservazione stabilita in questo regolamento o negli ordini di servizio pertinenti.

1. Alla scadenza del periodo di conservazione stabilito dal presente regolamento o dall'ordine di servizio corrispondente, i dati vengono cancellati.

1. Nel sistema informativo della Polizia Cantonale sono conservati in particolare i seguenti dati

a) Dati di base;

b)* Dati biometrici per il riconoscimento, incluse le fotografie degli arrestati;

c) Dati di detenzione;

d) Dati relativi ai casi;

e)* Dati sulle armi;

f) Dati di registro.

1. I dati di base di una persona fisica comprendono

a) Nome e cognome;

b) Alias e soprannomi;

c) Data e luogo di nascita;

d) Luoghi d'origine/nazionalità;

e) Stato per cittadinanza straniera;

f) Genere;

g) Indirizzo;

h) Nomi e cognomi dei genitori;

i) Stato civile nonché nome e cognome del coniuge o dell'ex coniuge;

j) Professione;

k) Collegamenti.

2. I dati di base delle persone giuridiche sono tutti i dati che caratterizzano la persona giuridica secondo le disposizioni del diritto delle obbligazioni.

1. I dati di base possono essere trattati in relazione ai dati biometrici di riconoscimento, ai dati di detenzione, ai dati relativi ai casi, ai dati sulle armi e ai dati di registro.

2. Inoltre, il trattamento dei dati personali è consentito nel contesto di

a) procedimenti di autorizzazione amministrativa;

b) rapporti di rilevamento;

c) altri rapporti di polizia come, in particolare, rapporti informativi assistenziali e rapporti in relazione a decessi straordinari;

d) misure extraprocessuali di protezione dei testimoni[11].

1. Il trattamento dei dati personali nell'ambito del KBM è consentito alle condizioni previste dagli articoli 35bis - 35quinquies KapoG.

2. Se il trattamento dei dati si basa sull'articolo 35quinquies KapoG, è necessaria inoltre l'esplicita autorizzazione del comandante o della comandante.

3. Se una persona è registrata anche in un altro modulo (modulo persone o modulo casi) ai sensi degli articoli 35ter - 35quinquies KapoG, ciò viene indicato con la nota "KBM".

1. Sono classificati come dati biometrici per il riconoscimento

a) Luogo del trattamento, data del trattamento;

b) Dati identificativi;

c) Foto della persona interessata, inclusi numero e data della ripresa;

d) Identità (segnalamento, caratteristiche particolari, dattiloscopia e tampone della mucosa buccale);

e) Motivo del trattamento.

1. Dati di detenzione sono informazioni relative alle persone che sono arrestate, detenute temporaneamente o si trovano in un istituto penitenziario cantonale. Sono registrati, purché la Polizia cantonale ne sia a conoscenza.

2. I seguenti dati sono registrati come dati di detenzione

a) Luogo e data di ingresso;

b) Tipo di detenzione;

c) Data e motivo del rilascio;

d) Autorità competente per l'incarcerazione;

e) Reato.

1. Dati relativi al caso sono informazioni su un reato tentato o commesso o su azioni preparatorie punibili ai sensi dell'articolo 260bis del Codice Penale Svizzero del 21 dicembre 1937 e ulteriori informazioni provenienti da denunce penali e rapporti della polizia.

2. I dati relativi al caso includono

a) Evento;

b) Luogo e tempo;

c) Fatti;

d) Modalità del reato;

e) Persone offese;

f) Indizi;

g) Oggetti del reato e danni materiali;

h) Collegamenti a eventi simili;

i) Veicoli.

1. I dati sui titolari di un'autorizzazione basata sulla legislazione federale sulle armi, sugli accessori per armi e sulle munizioni sono trattati nel modulo "Armi".

2. Se una persona di cui al comma 1 è registrata anche in un altro modulo (modulo persone o modulo casi), ciò viene indicato con l'annotazione "Arma".

1. I dati del giornale sono informazioni su eventi che vengono segnalati alla polizia cantonale o che vengono a sua conoscenza nell'esercizio delle sue funzioni.

2. Vengono registrati come dati del giornale

a) Destinatario o destinataria di una segnalazione;

b) Data e ora della segnalazione;

c) Responsabile della pratica della polizia cantonale;

d) Evento;

e) Data/ora dell'evento;

f) Luogo dell'evento;

g) Circostanza;

h) Misure / Disposizioni;

i) Dati personali del segnalante, della persona danneggiata, dell’accusato, nonché del ritrovatore o della ritrovatrice;

j) Veicoli.

1. Il comandante o la comandante designa i singoli collaboratori della polizia cantonale che sono autorizzati a procedere con l'elaborazione dei dati conservati.

1. I dati di base relativi a un caso rimangono nel sistema informativo della polizia fino alla scadenza della durata di conservazione specifica del reato secondo il comma 2.

2. La durata di conservazione specifica del reato è

a)* 90 anni per i crimini imprescrittibili secondo l'articolo 101 Codice Penale, per reati punibili con l'ergastolo, nonché quando è disposta una misura privativa della libertà secondo l'articolo 64 Codice Penale;

b)* 25 anni per i reati punibili con una pena detentiva superiore a cinque anni;

c)* 20 anni per i reati punibili con una pena detentiva fino a cinque anni;

cbis)* 15 anni per i reati punibili con una pena detentiva fino a tre anni;

d)* 10 anni per i reati punibili con un'altra pena;

dbis)* 4 anni per i reati di diffamazione secondo l'articolo 173 e seguenti del Codice Penale;

e)* 3 anni per i reati punibili con multa.

3. Resta salvo l'accorciamento della durata ordinaria di conservazione secondo il § 39.

1. I dati fondamentali delle persone fisiche vengono cancellati al più tardi con il decesso della persona interessata.

2. I dati fondamentali delle persone giuridiche vengono cancellati al più tardi con la loro dissoluzione o la cancellazione dell'iscrizione nel registro di commercio, nella misura in cui la polizia cantonale ne venga a conoscenza.

1. Se una persona è registrata con più reati, tutte le voci relative a tali reati rimangono conservate nel sistema informativo della polizia finché non scade il periodo di conservazione per il reato che rimane registrato più a lungo.

1. La durata di conservazione specifica alla fattispecie delittuosa dei dati relativi ai casi corrisponde ai termini di conservazione di cui al § 28 comma 2.

2. Se la partecipazione al reato è stata accertata, il termine di cui al comma 1 inizia a decorrere al momento dell'accertamento della presunta responsabilità.

3. Se la partecipazione al reato non è stata accertata, il termine di cui al comma 1 inizia a decorrere al momento della commissione del reato. Fatto salvo l'articolo 97 comma 2 del Codice penale.

1. Nei reati gravi, i dati relativi al caso possono essere conservati per altri dieci anni con il consenso del comandante o della comandante, in particolare quando sussistano importanti interessi pubblici per una registrazione più lunga.

2. A scopo di formazione, casi idonei come ad esempio incidenti aerei e casi di omicidio possono essere conservati in forma anonima e con il consenso del comandante o della comandante per un tempo indeterminato.

1. Se i dati personali sono collegati a una procedura amministrativa di autorizzazione, vengono cancellati dopo 10 anni. Se la persona interessata è ancora in possesso dell'autorizzazione a tale data, i dati vengono trattati per ulteriori 10 anni. La cancellazione avviene al più tardi 5 anni dopo la scadenza dell'autorizzazione o al raggiungimento dell'80° anno di età oppure dopo la morte della persona interessata.

2. I dati sui proprietari di armi e i dati sui titolari di autorizzazioni in base alla legislazione federale su armi, accessori per armi e munizioni vengono cancellati dopo 30 anni. Se la persona, dopo la scadenza di tale termine, è ancora in possesso di un'arma oppure è ancora titolare di un'autorizzazione, resta registrata fino alla rinuncia al possesso dell'arma oppure fino alla scadenza dell'autorizzazione, al più tardi fino al suo decesso. Al momento della cancellazione deve essere cancellata anche la nota "arma" nei vari moduli.

3. I dati personali in relazione a rapporti di informazione di assistenza sociale e rapporti sui tentativi di suicidio vengono cancellati dopo 10 anni, al più tardi dopo la morte della persona interessata.

4. In caso di decessi straordinari, i dati personali vengono cancellati 30 anni dopo la data del decesso.

1. Se il motivo per il trattamento dei dati viene meno, i dati personali devono essere cancellati senza indugio. In ogni caso, la cancellazione deve avvenire al più tardi dopo il decesso della persona interessata. Al momento della cancellazione deve essere eliminata anche la nota "KBM" negli altri moduli.

2. Se il trattamento dei dati avviene in base ai §§ 35bis - 35quater KapoG, i dati devono essere cancellati 5 anni dopo l'ultimo incremento dei dati registrato. La singola voce, che non è stata già cancellata secondo la frase 1, sarà cancellata al più tardi dopo 20 anni.

3. Se il trattamento dei dati avviene in base al § 35quinquies KapoG, i dati devono essere cancellati 10 anni dopo l'ultimo incremento dei dati registrato. La singola voce, che non è stata già cancellata secondo la frase 1, sarà cancellata al più tardi dopo 30 anni.

4. Il comandante o la comandante può, in casi giustificati, ordinare la proroga del termine di conservazione secondo i paragrafi 2 e 3.

1. La cancellazione dei dati biometrici per il riconoscimento si determina in base alla legislazione federale.

a)* ...

b)* ...

c)* ...

d)* ...

2. ...

3. ...

4. ...

1. I dati relativi alla detenzione vengono cancellati insieme ai dati di base.

1. La durata della conservazione dei dati trattati in relazione alla protezione dei testimoni extraprocessuale è determinata dalla legislazione federale sulla protezione dei testimoni extraprocessuale.

2. ...

3. ...

1. I dati del registro vengono eliminati dopo 10 anni.

1. Se una persona è registrata nel sistema informativo della polizia in relazione a un reato e contemporaneamente anche perché i suoi dati sono trattati ai sensi dei §§ 20 e 21, i rispettivi periodi di conservazione applicabili non devono essere cumulati.

1. Se si tratta di un reato ai sensi del § 28 paragrafo 2 lettere a - c, su richiesta viene esaminato, attraverso una valutazione degli interessi e dopo consultazione con il pubblico ministero, se e in quale misura la durata ordinaria della conservazione dei dati principali e di detenzione nonché dei dati relativi al caso deve essere ridotta.

2. Se si tratta di un reato ai sensi del § 28 paragrafo 2 lettere cbis - e, la durata ordinaria della conservazione dei dati principali e di detenzione nonché dei dati relativi al caso viene ridotta di un terzo.

1. Al più tardi con la cancellazione dei dati di base devono essere distrutti anche tutti i documenti.

2. Il comandante o la comandanta può, in accordo con il o la delegato/a per l'Informazione e la Protezione dei Dati, concedere eccezioni se ci sono motivi validi per ritenere che i documenti possano rivelarsi essenziali in futuro per il perseguimento di importanti interessi pubblici.

3. Fatta salva la legge sugli archivi.

1. Su richiesta, sia la cancellazione dei dati che la distruzione dei documenti corrispondenti vengono confermate per iscritto.

1. Il comandante o la comandanta adotta le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati ai sensi del § 16 comma 1 lettera c della Legge sull'informazione e la protezione dei dati e del § 12 e seguenti del Regolamento sull'informazione e la protezione dei dati.

2. Ogni trattamento dei dati nel sistema informativo della polizia deve essere registrato in un protocollo.

1. Il Consiglio di Stato determina l'entrata in vigore.

2. Fatto salvo il diritto di opposizione del Consiglio cantonale.