Ordinanza sulla gestione dei documenti e sull'archiviazione (VAA) - Dignità d'archivio (VAA)

1. I documenti sono considerati degni di essere archiviati ai sensi dell'[Art. 1](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art1) lett. f della legge sulla gestione e l'archiviazione dei documenti del 19 aprile 2011[[3]](#paragraphtext_content_fn_252951_2_3_c), se hanno un valore permanente per

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| a) | la documentazione dell'organizzazione e dell'attività dell'ente pubblico; | | |

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| b) | la tutela di interessi legittimi dell'ente pubblico, delle persone coinvolte o di terzi; | | |

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| c) | la comprensione della storia e del presente; | | |

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| d) | legiferazione, attività amministrativa e giurisprudenza; | | |

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| e) | scienza e ricerca. | | |

1. L'organo pubblico designa una persona responsabile dell'attuazione delle norme sulla gestione dei documenti, dell'obbligo di proporre e consegnare i documenti e, in caso di assenza di valore archivistico, della loro distruzione. I compiti di gestione restano di competenza della direzione dell'organo pubblico.

2. Il comune può designare l'impiegata o l'impiegato, a cui è assegnata la direzione dell'archivio comunale, come persona responsabile.

3. L'organo pubblico comunica all'archivio di Stato la persona responsabile.

1. L'azienda comunale indipendente di diritto pubblico, l'associazione comunale e il consorzio indicano ciascuno l'archivio comunale di un comune partecipante come l'archivio competente.

1. L'Archivio di Stato comprende il materiale d'archivio

a) delle Vogteien anteriori all'anno 1798, nonché del Cantone di Säntis e delle parti sangallesi del Cantone di Linth degli anni dal 1798 al 1803;

b) degli organi pubblici del Cantone, nonché dei suoi istituti e fondazioni di diritto pubblico autonomi;

c) di istituzioni, organizzazioni, famiglie e singole persone, nella misura in cui il loro materiale d'archivio sia rilevante per la storia del Cantone e venga consegnato all'Archivio di Stato per la conservazione;

d) dei comuni, nella misura in cui il loro materiale d'archivio venga consegnato all'Archivio di Stato per la conservazione permanente.

1. L'Archivio di Stato opera come organo specializzato cantonale superiore per la gestione dei documenti e l'archiviazione, nonché come organo di supervisione sui archivi comunali, affinché gli enti pubblici gestiscano i loro documenti

a) indipendentemente dal supporto informativo, secondo le disposizioni della legge sulla gestione dei documenti e sull'archiviazione del 19 aprile 2011 per quanto riguarda la sicurezza, creandoli e gestendoli;

b) trattandoli, dalla loro creazione fino all'archiviazione, secondo principi uniformi.

1. Directive Tecniche Specialistiche dell'Archivio di Stato ai sensi dell'Art. 4 comma 2 della Legge sulla gestione dei documenti e sull'archiviazione del 19 aprile 2011 si applicano nei confronti dell'ente pubblico

a) del Cantone nonché ente e fondazione di diritto pubblico indipendente del Cantone come disposizioni vincolanti. L'Archivio di Stato e l'entità competente dell'ente o della fondazione possono regolare questioni tecniche mediante accordo;

b) del Comune, azienda comunale di diritto pubblico indipendente nonché associazione di comuni e associazione ad hoc come raccomandazioni.

1. L'Archivio di Stato emana linee guida tecniche specialistiche in particolare riguardo a

a) requisiti minimi per la gestione fisica ed elettronica degli atti;

b) la creazione di un sistema di ordinamento;

c) conservazione dei documenti e termini di conservazione;

d) sicurezza dei documenti nei sistemi elettronici e requisiti per l'archiviazione elettronica a lungo termine;

e) valutazione dei documenti riguardo alla loro rilevanza archivistica e stipula di accordi di archiviazione tra organo pubblico e archivio competente;

f) offerta di documenti all'archivio competente e creazione di un elenco di offerte elettronico;

g) preparazione dei documenti per la consegna all'archivio competente.

1. L'Archivio di Stato può ordinare all'archivio comunale di archiviare documenti di particolare rilevanza storica o giuridica.

2. Emette un provvedimento.

1. L'Archivio di Stato consiglia e supporta gli archivi comunali nell'ambito dei mezzi finanziari e del personale disponibili in particolare

a) con ausili pratici per la gestione e l'archiviazione dei documenti;

b) attraverso la fornitura di informazioni sulla valutazione dei documenti in relazione alla decisione sulla loro rilevanza archivistica;

c) per quesiti strutturali e spaziali nonché per l'acquisto di arredamenti per archivi;

d) mediante la disponibilità di corsi di formazione continua sulla gestione e l'archiviazione dei documenti;

e) fornendo informazioni tecniche specialistiche;

f) nella redazione del regolamento di utilizzo e del tariffario delle tasse.

1. L'Archivio di Stato può, nell'ambito della sua supervisione specialistica

a) richiedere agli organi pubblici del comune, nonché all'azienda pubblica comunale autonoma, all'associazione di comuni e all'unione di scopo, e alle persone responsabili, informazioni sull'organizzazione e le competenze, nonché sull'attuazione della legge sulla gestione e archiviazione degli atti del 19 aprile 2011 e del presente decreto;

b) visitare l'archivio comunale previa annuncio e consulare il responsabile dell'archivio comunale e la persona responsabile sul posto.

2. In caso di riscontro di carenze o possibilità di miglioramenti, l'Archivio di Stato invia un rapporto scritto con raccomandazioni al responsabile dell'archivio comunale e alla persona responsabile.

3. Se dall'eliminazione delle carenze o dall'attuazione delle misure di miglioramento sono previste conseguenze di costo maggiori, l'Archivio di Stato trasmette il rapporto e le raccomandazioni al consiglio.

1. L'organo pubblico assicura che la gestione degli atti sia conforme ai principi di affidabilità, autenticità, integrità, nonché usabilità e disponibilità.

2. Si intendono

a) Affidabilità: registrazione corretta, sistematica e precisa dell'operazione commerciale;

b) Autenticità: attribuibilità verificabile dei documenti e inequivocabile tracciabilità delle circostanze temporali e materiali sottostanti l'operazione commerciale registrata;

c) Integrità: completezza e inalterabilità della registrazione conservata rispetto a quella originaria dell'operazione commerciale;

d) Usabilità e disponibilità: registrazione dell'operazione commerciale permanentemente dimostrabile, reperibile e utilizzabile.

3. I requisiti si applicano in modo appropriato alla gestione elettronica degli atti.

1. L'ente pubblico stabilisce un sistema di classificazione basato sulle funzioni per l'archiviazione dei suoi documenti.

2. L'ente pubblico del Cantone, così come l'istituzione e la fondazione di diritto pubblico autonoma del Cantone, sottopone il sistema di classificazione all'Archivio di Stato per la valutazione. Quest'ultimo prende posizione e si esprime in particolare sulla conformità con le linee guida tecnico-professionali secondo l'art. 7 lett. b in combinato disposto con l'art. 6 lett. a del presente testo normativo.

1. L'ente pubblico conserva integralmente i documenti fino all'esecuzione della decisione dell'archivio competente riguardo al loro valore archivistico.

2. Garantisce che i documenti siano protetti da influenze dannose, in particolare da fuoco, polvere, umidità, acqua e parassiti, nonché da perdita e cancellazione.

3. Concede all'archivio competente l'accesso ai fascicoli fisici ed elettronici, nella misura in cui ciò sia necessario per l'adempimento efficace ed economico dei suoi compiti.

1. L'organo pubblico del Canton nonché l'ente e la fondazione autonomi di diritto pubblico del Canton coinvolgono l'Archivio di Stato nella pianificazione di nuovi sistemi elettronici in merito alla valutazione e consegna della documentazione.

2. L'organo pubblico del Comune nonché l'impresa comunale autonoma di diritto pubblico, l'associazione di comuni e l'unione di scopo possono richiedere consulenza e collaborazione all'Archivio di Stato.

1. I documenti si considerano non più necessari e sono soggetti all'obbligo di offerta quando

a) non devono più essere disponibili o lo devono raramente per l'azione amministrativa dell'ente pubblico;

b) un termine di conservazione prescritto è scaduto;

c) per motivi di protezione dei dati, non possono più essere elaborati dall'ente pubblico.

2. L'ente pubblico offre senza indugio all'archivio competente i documenti che hanno più di 50 anni.

3. Si occupa del trasporto o, in caso di registrazioni su supporto di informazione elettronica, della trasmissione elettronica dei documenti da consegnare all'archivio competente.

1. L'archivio di Stato stipula un accordo di archiviazione con l'ente pubblico del Cantone nonché con l'istituzione e la fondazione di diritto pubblico autonoma del Cantone.

2. Gli accordi di archiviazione designano i documenti di valore archivistico e regolano in particolare i termini di conservazione e la consegna all'archivio di Stato.

3. Possono prevedere termini di conservazione per documenti non di valore archivistico.

1. L'ente pubblico consegna all'archivio competente le pubblicazioni ufficiali immediatamente dopo la loro pubblicazione senza che vi sia stata alcuna richiesta.

2. Sono considerate pubblicazioni ufficiali le pubblicazioni, sia uniche che periodicamente ricorrenti, accessibili al pubblico dell'ente pubblico. Sono comprese anche le pubblicazioni pubblicate in formato elettronico.

1. Le autorità responsabili della fornitura di spazi per archivi e dell'infrastruttura archiviaria nei cantoni e nei comuni adottano le misure protettive necessarie per assicurare la conservazione sicura e durevole del materiale d'archivio.

2. I locali destinati all'archiviazione proteggono il materiale d'archivio in particolare da

a) fuoco, polvere, umidità, acqua e parassiti;

b) esposizione diretta alla luce solare e influenze climatiche dannose;

c) accesso non autorizzato e modifiche;

d) furto, danneggiamento e distruzione.

3. La dimensione e l'allestimento dei locali e, se necessario, la loro climatizzazione favoriscono l'efficacia delle misure protettive.

1. L'organo pubblico del comune, nonché l'ente pubblico a carattere indipendente del comune, l'unione di comuni e il consorzio di scopo, e l'archivio competente garantiscono che la documentazione e il materiale archivistico siano conservati separatamente.

1. In caso di modifiche di stato delle comunità secondo le disposizioni della Legge sulla fusione dei comuni del 17 aprile 2007

a) il comune unito conserva gli archivi dei comuni preesistenti separatamente e distinti dal proprio archivio;

b) il comune, cui per legge è trasferito l'archivio di un altro comune, e il comune cui, in base a decisione consensuale, è trasferito integralmente o parzialmente l'archivio di un altro comune, conservano gli archivi distintamente dal proprio archivio.

2. Per le modifiche di stato delle comunità anteriori all'entrata in vigore di questo decreto, il paragrafo 1 della presente disposizione è applicato di conseguenza.

3. L'Archivio di Stato applica i paragrafi 1 e 2 della presente disposizione, quando gli viene consegnato materiale d'archivio di comunità a seguito di modifiche di stato effettuate per la conservazione permanente.

1. Negli archivi comunali comuni ai sensi dell'[Art. 5](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art5) commi 1 e 2 della legge sulla gestione e l'archiviazione degli atti del 19 aprile 2011[[8]](#paragraphtext_content_fn_253030_2_8_c), l'archivio comune conserva separatamente gli atti d'archivio dei comuni partecipanti.

2. In caso di trasferimento permanente degli atti d'archivio di un comune all'archivio di Stato ai sensi dell'[Art. 7](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/de/art7) della legge sulla gestione e l'archiviazione degli atti del 19 aprile 2011[[9]](#paragraphtext_content_fn_253031_2_9_c), l'archivio di Stato conserva gli atti d'archivio trasferiti separatamente dagli atti d'archivio del Cantone e da altri atti d'archivio trasferiti.

1. La separazione dei documenti e del materiale d'archivio o di diverso materiale d'archivio ai sensi degli articoli 19-21 di questo decreto avviene spazialmente o mediante l'identificazione del rispettivo materiale d'archivio.

1. Promulgano un regolamento di utilizzo

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| a) | il Dipartimento degli Interni per l'Archivio di Stato; | | |

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| b) | il Consiglio per l'archivio comunale. Per gli archivi condivisi secondo [Art. 5](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/it/art5) della Legge sulla tenuta dei documenti e sull'archiviazione del 19 aprile 2011[[10]](#enumeration_itemtext_content_fn_149550_2_10_c), è competente il Consiglio del comune che gestisce l'archivio. | | |

2. L'archivista di Stato e il responsabile dell'archivio comunale possono, in caso di gravi violazioni del regolamento di utilizzo, limitare o revocare l'accesso all'archivio.

3. Si considerano gravi violazioni in particolare il danneggiamento o la modifica intenzionale o per negligenza grave, nonché il reiterato cambiamento dello stato dell'ordine e l'asportazione del materiale d'archivio. Rimangono riservate la denuncia penale secondo [Art. 26](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/147.1/it/art26) della Legge sulla tenuta dei documenti e sull'archiviazione del 19 aprile 2011[[11]](#paragraphtext_content_fn_253035_2_11_c) e la rivendicazione di un diritto al risarcimento danni.

1. L'archivio competente può concedere all'ente pubblico, che ha consegnato i documenti per l'archiviazione, un accesso privilegiato al patrimonio archivistico se

a) il patrimonio archivistico non è più vecchio di 50 anni e

b) l'ente pubblico necessita nuovamente dei documenti per l'attività amministrativa.

2. Nell'ambito dell'accesso privilegiato, l'ente pubblico può consultare il patrimonio archivistico al di fuori dell'archivio.

3. L'accesso privilegiato avviene a condizione che

a) lo stato di conservazione e di ordine del patrimonio archivistico non venga compromesso o modificato;

b) sia escluso il danneggiamento o la perdita del patrimonio archivistico;

c) la consultazione da parte di terzi o delle persone interessate rimanga ragionevolmente possibile.

4. L'archivio competente può limitare temporalmente l'accesso privilegiato e associarlo ad ulteriori condizioni.