Ordinanza sul trattamento digitale della posta nell'amministrazione dello Stato - Ambito di applicazione personale

1. Il presente decreto si applica agli organi pubblici che, ai sensi dell'art. 4 di questo decreto, partecipano alla gestione digitale della posta, nonché ai loro collaboratori.

2. Gli organi pubblici ai sensi di questo decreto sono

a) il governo;

b) il consiglio cantonale;

c) i dipartimenti e la cancelleria dello Stato;

d) i segretariati generali e gli uffici;

e) i servizi assegnati amministrativamente a un dipartimento o alla cancelleria dello Stato.

1. Sono incluse nella gestione digitale della posta tutte le spedizioni che pervengono per via postale alla Cancelleria di Stato per gli organi pubblici partecipanti alla gestione digitale della posta. Sono considerate tali le spedizioni indirizzate a

a) l'organo pubblico;

b) la direzione dell'organo pubblico;

c) reparti e uffici subordinati dell'organo pubblico;

d) i collaboratori dell'organo pubblico;

e) i membri del governo;

f) gli organi del consiglio cantonale.

1. La Cancelleria dello Stato si occupa della gestione della posta digitale per gli organi pubblici. Ciò comprende la smistamento, l'apertura, la digitalizzazione e la consegna delle spedizioni destinate agli organi pubblici, nonché l'amministrazione delle spedizioni fisiche inoltrate.

2. La Cancelleria dello Stato designa un responsabile della gestione della posta digitale. Questa funzione può essere svolta anche da più persone.

1. Per partecipare alla gestione digitale della corrispondenza, l'ente pubblico emana un'istruzione di servizio esecutiva. Viene utilizzato un modello di istruzione di servizio fornito dalla Cancelleria dello Stato.

2. Nell'istruzione di servizio esecutiva, l'ente pubblico può stabilire disposizioni che derogano in particolare agli articoli 6 e 8 di questo decreto, a condizione che

a) le particolari circostanze e i compiti da svolgere dall'ente pubblico lo richiedano e

b) tali disposizioni deroganti siano opportuni.

3. La Cancelleria dello Stato emana l'istruzione di servizio esecutiva per il governo. I servizi parlamentari emettono l'istruzione di servizio esecutiva per il Consiglio Cantonale.

1. Altre entità, in particolare le organizzazioni con partecipazione cantonale ai sensi dell'[art. 94a](https://www.gesetzessammlung.sg.ch/data/140.1/de/art94a) della Legge sull'amministrazione statale del 16 giugno 1994, possono partecipare al trattamento digitale della posta se stipulano un accordo con la cancelleria di Stato.

2. L'accordo disciplina in particolare il campo di applicazione, la procedura, le competenze, le eccezioni, i rinvii e il trattamento dei dati. Viene utilizzato un modello di accordo fornito dalla cancelleria di Stato.

1. La persona responsabile dell'elaborazione della posta digitale apre le spedizioni in arrivo per gli enti pubblici, effettua la loro digitalizzazione e ne dispone la consegna elettronica.

2. Se l'indirizzo della spedizione contiene un nome di persona, la consegna elettronica avviene alla persona indicata.

3. Per le spedizioni senza indirizzo con nome di persona, la consegna elettronica avviene alla casella di posta di gruppo designata dall'ente pubblico a tale scopo. L'ente pubblico comunica alla Cancelleria di Stato i dati relativi alle caselle di posta di gruppo.

1. Il o la responsabile della gestione della posta digitale non prende conoscenza del contenuto di un invio, a meno che ciò non sia necessario per il corretto adempimento dei propri compiti. In tal caso, limita la conoscenza al grado necessario per l’esecuzione dei compiti.

2. In tale contesto, mantiene segrete le informazioni di cui ha preso conoscenza.

1. La o il responsabile della gestione postale digitale esclude i seguenti invii dall'elaborazione postale digitale in base al loro indirizzo o aspetto esterno prima dell'apertura

a) invi inviati come personali e confidenziali ai sensi dell'Art. 9 di questo decreto;

b) le offerte nell'ambito degli appalti pubblici secondo il Regolamento sugli appalti pubblici del 21 aprile 1998.

2. Dopo l'apertura, ulteriori invii vengono esclusi dall'elaborazione postale digitale per motivi pratici di non idoneità alla digitalizzazione. Tra questi vi sono in particolare

a) giornali e riviste;

b) formati speciali;

c) formati superiori (maggiori di A3);

d) documenti rilegati a spirale o rilegate;

e) documentazioni ampie (più di 100 fogli).

3. La o il responsabile dispone la consegna fisica degli invii ai sensi dei commi 1 e 2 di questa disposizione alla persona o ente competente.

1. Una spedizione si considera personale-confidenziale quando risulta evidente che è stata consegnata a una persona per conoscenza personale o confidenziale o non in veste ufficiale.

2. La classificazione si basa sui criteri allegati a questo decreto.

1. La destinataria o il destinatario verifica la competenza per una spedizione ricevuta.

2. Se non è competente, assegna la spedizione alla persona o all'ufficio competente. Se la persona o l'ufficio competente non sono noti, restituisce la spedizione al responsabile della gestione digitale della posta.

1. Dopo l'attivazione della spedizione di un invio digitalizzato, il responsabile dell'elaborazione della posta digitale conserva l'originale fisico secondo le disposizioni della legge sulla tenuta dei registri e l'archiviazione del 19 aprile 2011 e del regolamento sulla tenuta dei registri e l'archiviazione del 19 marzo 2019 per almeno 30 giorni. Alla scadenza di questo termine, egli o ella garantisce la distruzione riservata dell'originale fisico.

2. Entro 30 giorni dall'attivazione della spedizione, la persona o l'ente competente dell'organo pubblico può richiedere il rinvio dell'originale fisico al responsabile dell'elaborazione della posta digitale.

3. La persona o l'ente competente dell'organo pubblico esamina un invio digitalizzato ricevuto per documenti con obbligo di conservazione in originale. Se un documento con obbligo di conservazione in originale è contenuto in un invio, la persona o l'ente competente dell'organo pubblico richiede tempestivamente il rinvio al responsabile dell'elaborazione della posta digitale.

1. La Cancelleria di Stato emana le disposizioni attuative per regolamentare i dettagli della procedura di gestione della posta digitale, nella misura in cui rientra nella competenza del responsabile della gestione della posta digitale.

1. La Cancelleria di Stato può esternalizzare l'elaborazione dei dati nell'ambito della gestione digitale della posta a terzi. A tal fine, stipula un accordo per l'elaborazione dei dati su mandato, che garantisce il rispetto delle disposizioni di cui all'art. 9 della legge sulla protezione dei dati del 20 gennaio 2009 e all'art. 19 del regolamento sulla sicurezza informatica del 24 febbraio 2004.

1. Le istruzioni di servizio esistenti degli organi pubblici relative all'esercizio pilota dell'elaborazione postale digitale continueranno ad essere applicate dopo l'entrata in vigore del presente decreto, salvo quanto previsto al comma 2 di questa disposizione, a meno che non siano abrogate da un'istruzione di servizio esecutiva di un organo pubblico superiore.

2. Le eccezioni per le spedizioni indirizzate ai servizi del personale degli organi pubblici non troveranno applicazione oltre l'esercizio pilota. Resta riservato il comma 4 di questa disposizione.

3. Le istruzioni di servizio esistenti ai sensi del comma 1 di questa disposizione sostituiscono per gli organi pubblici dell'esercizio pilota precedente le istruzioni di servizio esecutive previste per la partecipazione all'elaborazione postale digitale.

4. Le istruzioni di servizio esistenti ai sensi del comma 1 di questa disposizione possono essere adattate dal competente organo pubblico alle circostanze modificate, con riserva della corretta applicazione dell'art. 4 comma 2 del presente decreto.