Ordinanza sulla legge sull'archivio (Ordinanza sull'archivio) (Archivverordnung) - Definizioni e Ambito di Applicazione

1. Gli Organi Pubblici ai sensi di questo regolamento sono

a. gli uffici, inclusa la Cancelleria dello Stato (per i documenti propri e quelli del Consiglio cantonale e del Consiglio di governo) e le segreterie dei dipartimenti (per i documenti propri e quelli del Dipartimento),

b. le persone e le organizzazioni che svolgono compiti cantonali sulla base dell'ordinamento giuridico.

2. La Sezione 2 di questo regolamento si applica esclusivamente agli organi pubblici ai sensi di questo regolamento. Non si applica ai tribunali e alle autorità da essi supervisionate.

1. L'Archivio di Stato assolve i compiti a esso attribuiti dalla legge sugli archivi del 16 giugno 2003 e dal presente regolamento sugli archivi come sezione del servizio Registro di Commercio e Archivio di Stato.

2. Riscuote le tariffe stabilite nel tariffario e nel regolamento delle spese per l'amministrazione statale del 28 maggio 1982.

1. Gli organi pubblici creano un sistema di ordinamento (piano di registrazione, piano delle pratiche, piano strutturale ecc.) che riflette le loro aree di competenza e secondo il quale ordinano i loro documenti.

2. Il sistema di ordinamento costituisce la base per l'archiviazione dei documenti presso l'archivio di Stato.

3. L'archivio di Stato deve essere informato sul sistema di ordinamento vigente e su eventuali modifiche e deve essere coinvolto tempestivamente nella pianificazione di sistemi di elaborazione elettronica dei dati e di controllo delle operazioni.

4. Ogni organo pubblico designa una persona responsabile per il sistema di ordinamento e l'archiviazione.

1. Gli organi pubblici assicurano una gestione sistematica e regolare dei documenti.

2. ...

1. Gli organi pubblici conservano i loro documenti in modo adeguato e sicuro e li proteggono da abuso, danneggiamento e perdita.

2. Essi sono responsabili per i documenti fino alla consegna all'Archivio di Stato ai sensi della legge cantonale sulla protezione dei dati del 2 luglio 1990.

1. Gli organi pubblici offrono i loro documenti all'Archivio di Stato per il trasferimento dopo la scadenza del periodo di conservazione.

2. In assenza di periodi di conservazione e accordi scritti con l'Archivio di Stato, gli organi pubblici offrono i loro documenti all'Archivio di Stato dopo 10 anni di conservazione.

3. Dopo la scadenza di 50 anni, l'Archivio di Stato può richiedere agli organi pubblici la consegna di documenti da conservare senza limitazioni.

4. In caso di scioglimento di un organo pubblico, i suoi documenti devono essere offerti all'Archivio di Stato previo accordo con il successore legale.

1. Per la consegna, i documenti devono essere preparati in modo tale da poter essere valutati e archiviati in considerazione della loro idoneità all'archiviazione.

2. L'elenco di consegna contiene almeno informazioni riguardanti

a. l'entità di una consegna (numero di volumi, scatole, ecc.),

b. il contenuto della consegna,

c. il periodo coperto dai documenti (data del documento più antico e del più recente).

1. L'Archivio di Stato può disciplinare in dettaglio, tramite accordi con gli organi pubblici, la protezione dei documenti ai sensi dei §§ 3-6 nei sistemi di informazione elettronica, gestione amministrativa e documentazione.

1. Se l'archivio di Stato rifiuta l'acquisizione dei documenti, questi devono essere distrutti nel rispetto dei principi della protezione dei dati.

1. Il materiale d'archivio deve essere utilizzato fondamentalmente nell'archivio di Stato.

2. L'archivio di Stato può fornire copie al posto degli originali, qualora sia necessario per la protezione del materiale d'archivio.

3. È possibile prestare materiale d'archivio agli organi conferenti o per scopi espositivi.

1. Gli atti d'archivio possono essere consultati fornendo le generalità.

2. Qualora gli atti d'archivio siano indicizzati secondo i dati personali, a una persona o a una società di persone viene fornita, su richiesta, l'informazione sui dati che la riguardano.

1. Le richieste di consultazione prima della scadenza dei termini di protezione devono essere presentate per iscritto presso l'archivio di Stato. Devono contenere i dati personali dei richiedenti e lo scopo dell'uso, inclusi eventuali propositi di pubblicazione.

2. L'archivio di Stato decide su tali richieste per iscritto. Può autorizzare la consultazione imponendo condizioni e requisiti, in particolare può vietare o limitare la produzione di riproduzioni e richiedere l'anonimizzazione dei dati.

1. L'Archivio di Stato gestisce una biblioteca di consultazione come strumento per l'accesso e l'utilizzo dell'archivio.

1. Chiunque pubblichi un'opera che si basi in parti essenziali sull'utilizzo di documenti d'archivio dell'Archivio di Stato è tenuto a depositarne una copia di riferimento presso lo stesso.

1. L'Archivio di Stato emana un regolamento sull'uso dei suoi locali, materiali d'archivio e strutture.

2. Esso può allontanare le persone che violano in modo grave le norme di utilizzo e negare loro l'accesso all'Archivio di Stato.

1. I seguenti decreti sono abrogati

a. Regolamento per l'Archivio di Stato del Cantone di Lucerna del 24 maggio 1976,

b. Ordinanza sulla gestione dei documenti e il loro trasferimento all'Archivio di Stato del 18 ottobre 1988.

1. Il regolamento entra in vigore il 1° gennaio 2004. Deve essere pubblicato.