Regolamento sull'organizzazione strutturale e funzionale degli organi interdipartimentali (Regolamento d'organizzazione) (Organisationsreglement) - Principi

1. La Conferenza delle segretarie e dei segretari di dipartimento (KDS) coordina, su incarico del Consiglio di Governo, l'attività operativa e la collaborazione dell'amministrazione.

2. Essa pianifica e gestisce gli affari interdipartimentali.

3. Prepara, su incarico del Consiglio di Governo, affari di rilevanza strategica e può, ai fini dell'individuazione precoce, affrontare autonomamente temi importanti per il Cantone.

1. La KDS svolge in particolare i seguenti compiti

a. Preparazione di affari governativi di carattere interdipartimentale,

b. Gestione di progetti di importanza strategica su incarico del Consiglio di Governo,

c. Coordinamento di questioni operative trasversali, di pianificazione e organizzative (in particolare nei settori delle finanze, del personale, dell'informatica e delle infrastrutture),

d. Gestione di ulteriori temi su incarico del Consiglio di Governo.

1. La KDS emette direttive sui processi interdipartimentali, sugli strumenti, sulle questioni di pianificazione e organizzazione e richiede al Consiglio di governo di dichiararle vincolanti.

2. Essa può impartire incarichi a comitati, a organi amministrativi interni e a terzi.

1. La KDS è composta dal cancelliere dello Stato o dalla cancelliera dello Stato, dai segretari e dalle segretarie dei dipartimenti nonché, con voto consultivo, dal segretario generale o dalla segretaria generale del tribunale cantonale.

2. Il cancelliere dello Stato o la cancelliera dello Stato presiede l'organo.

3. Se necessario, vengono coinvolti altri collaboratori o esperti esterni all'amministrazione.

1. La KDS può costituire comitati per la preparazione delle proprie attività.

2. Al momento dell'istituzione di un comitato, essa documenta per iscritto il mandato, la composizione e le competenze del comitato stesso nonché le modalità di presentazione dei rapporti.

3. Un comitato può, se necessario, coinvolgere ulteriori collaboratori o esperti esterni all'amministrazione.

1. La KDS può istituire ulteriori comitati permanenti per l'assunzione di compiti specifici, oltre al comitato dei Responsabili dell'Organizzazione previsto ai §§ 12-17. Tale istituzione richiede l'approvazione del Consiglio di Governo.

2. Al momento dell'istituzione di un comitato, essa documenta per iscritto i compiti del comitato, la sua composizione e organizzazione, nonché le modalità di presentazione dei resoconti.

3. I comitati sono generalmente composti interdipartimentalmente dal personale dirigenziale dell'amministrazione.

1. Il KDS si riunisce ogni volta che gli affari lo richiedono, ma almeno una volta al mese.

2. I membri del KDS possono presentare argomenti da trattare entro una scadenza definita dalla direzione della riunione. La convocazione del KDS avviene almeno cinque giorni prima della data della riunione. L'invito viene inviato elettronicamente con l'indicazione degli affari da trattare. Eventuali documenti sono allegati all'invito.

3. Con il consenso di tutti i membri presenti, è possibile trattare in riunione anche affari che non sono stati menzionati nell'invito.

1. I membri della KDS possono farsi rappresentare dai loro sostituti in caso di impedimento.

1. La KDS è in grado di deliberare se la maggioranza dei suoi membri aventi diritto di voto è presente.

2. Salvo diversa disposizione, la KDS decide a maggioranza semplice dei voti espressi.

3. Il membro presiedente la seduta ha diritto di voto e, in caso di parità di voti, decide con voto decisivo.

4. Le deliberazioni possono essere valide anche tramite circolazione, a condizione che nessun membro richieda la discussione.

1. Durante le sedute del KDS viene redatto un verbale, che contiene almeno le decisioni adottate. Inoltre, viene redatto e regolarmente aggiornato un elenco delle pendenze.

2. Il verbale è redatto da un segretario o una segretaria designato/a dal KDS.

3. Il verbale è inviato ai membri del KDS e agli altri partecipanti alla seduta al massimo due settimane dopo la riunione.

1. La KDS rende conto periodicamente al Consiglio di Stato delle proprie attività, di norma annualmente, in forma scritta e, se necessario, verbalmente.

1. Il Collegio dei Responsabili Organizzativi (CRO) gestisce e coordina, per conto della KDS, compiti e progetti interdipartimentali relativi a servizi organizzativi e informatici.

1. Il OVG svolge i seguenti compiti

a. Sviluppo di processi e standard organizzativi interdipartimentali,

b. Gestione di progetti interdipartimentali e sviluppo di standard e strumenti per la gestione dei progetti,

c. Assunzione del controllo della qualità in collaborazione con il centro di competenza,

d. Elaborazione e coordinazione del portafoglio di progetti IT e del portafoglio di applicazioni IT soggetti alle disposizioni del regolamento informatico,

e. Assunzione di ulteriori incarichi dal KDS.

1. Il TAR svolge e coordina le mansioni a lui assegnate e presenta la richiesta al KDS.

2. Può assegnare incarichi a comitati, gruppi di esperti e a terzi per l'adempimento dei compiti.

3. Può istituire gruppi di esperti.

4. Fornisce direttive ai fornitori di servizi interni ed esterni per l'attuazione. Restano salve le disposizioni del regolamento informatico del 1° luglio 2008[3].

1. Il GVO è composto dai responsabili dell'organizzazione e dell'informatica dei dipartimenti, della Cancelleria di Stato, del Tribunale Cantonale, nonché da un rappresentante o una rappresentante del Servizio Informatica (DIIN) (una persona per ciascuna unità organizzativa).

2. Se necessario, vengono coinvolti esperti ed esperte.

3. I membri del GVO possono farsi rappresentare in caso di impedimento o inviare le loro osservazioni in forma scritta al presidente o alla presidente.

1. L'OVG è guidato dal o dalla responsabile dell'organizzazione e dell'informatica del Dipartimento delle Finanze.

2. Si riunisce generalmente una volta al mese o ogni volta che è necessario per svolgere i compiti assegnati.

3. I membri dell'OVG possono presentare argomenti da trattare fino a una scadenza definita dalla presidenza della riunione. La convocazione dell'OVG avviene almeno cinque giorni prima della data della riunione. L'invito viene inviato elettronicamente e include l'indicazione degli affari da trattare. Eventuali documenti sono allegati all'invito.

4. Con il consenso di tutti i membri presenti, durante la riunione possono essere trattati anche affari non menzionati nell'invito.

5. L'OVG è in grado di deliberare se è presente la maggioranza dei suoi membri.

6. A meno che non sia previsto diversamente dalla legge o dal regolamento, l'OVG decide a maggioranza semplice dei voti espressi. Le astensioni non sono considerate nella determinazione del risultato.

7. Il membro che presiede la riunione ha diritto di voto e, in caso di parità, esprime il voto decisivo.

8. Le delibere possono essere assunte validamente anche mediante circolazione, a condizione che siano prese all'unanimità e nessun membro richieda una discussione.

9. Dei verbali dell'OVG viene redatto un verbale che contiene almeno le delibere assunte. Inoltre, viene tenuta una lista delle pendenze, aggiornata regolarmente.

1. Il OVG riferisce periodicamente al KDS sulla sua attività, di norma tramite rapporto scritto trimestrale e due volte all'anno oralmente presso il KDS.